4 Признаки вашего процесса впускного проекта устарели
Помните эпизод «Я люблю Люси», где она работает на шоколадной фабрике и не может идти в ногу с притоком шоколада, приходящего по ленту конвейера?
Иногда так чувствует, когда вы пытаетесь справиться с потоком входящих проектов. В опросе отRingCentral на перегрузке приложения связиНа рабочем месте 70% рабочих заявили, что объем связи, которую они получают, является главной проблемой. Рабочие переключаются между приложениями до 10 раз в час и, когда они делают, 31% сообщают о том, чтобы потерять поезд мыслей. Если ваша команда настолько затоплена новыми задачами, исходями из всех направлений и пройдет между инструментами, они просто не могут завершить проекты на скорости вашего бизнеса.
Это звучит как ваша текущая работапроектВпускной процесс? Если это так, пришло время обновить свойСтратегии управления требованиямиОтказ Управление входящими запросами на работу не черно-белые. ПривязываниеНапонтаж проекта лучшие практикиПомогите вам пойти в техникулер. Вот 4 признаки вашего процесса впуска на проект устарели и несколько простых шагов для создания четко определенного впускного процесса проекта, который возьмет вашу команду в будущее.
Знак № 1: Запросы на работу вводятся вручную и проходят несколько каналов
Электронная почта, мгновенные сообщения и письменный стол - о мой! С таким количеством различных инструментов и стилей коммуникаций входящие работы придумывают на вас с каждым углом и хаос. И так же, как в «Я люблю Люси» Сцена, вещи падают сквозь трещины, работа не до пар, и вы быстро выгорете.
LAX Communication может работать хорошо для небольших команд, но в качестве шкал для бизнеса вам нужен процесс запроса на участие в проекте, который помогает вам правильно управлять как вашим текущим, так и входящей и входящей работе. В журнале CIO,Майк Браннан, ВП технологии и маркетинга на Centric Consulting, утверждаетЧто для того, чтобы лидеры могли идти в ногу с бизнес-требованиями и изменениями технологии, им нужно разрабатывать отдельные процессы и механизмы потребления работы, чтобы иметь дело со всеми новыми, одновременно поддерживающими строгие и управляемые процессы для всех вещей.
Лидеры должны иметь возможность управлять как текущей рабочей нагрузкой, так и запросами проекта. Однако,Согласно исследованиям McKinsey & AMP; КомпанияКоманды отходы до 45% своего времени на потребление работыЗадачи, которые могут быть автоматизированы- как консолидирующие запросы и присвоение их соответствующим людям. Чем больше запросов вы получаете, тем больше трудоемкого и повторяющегося этого процесса становится.
Пока ваша команда может инвестировать в совместноеИнструмент управления работой, если они все еще должны вручную иВведите новые запросы проектаИз нескольких каналов вы не сэкономиете время, и вы запускаетерискошибок или дубликаты записей.
Принесите ваш процесс впуска на работу в будущее ... Настройка одного процесса запроса на потребление работы
Переместите запросы на потребление работы от IMS, электронных писем и чатов в одну воронку в рамках инструмента управления работой. Топ-исполнительские команды используютФормы запросаКонсолидация входящих потенциальных проектов, направляющих их прямо там, где живут их проекты. Формы запросов - это тип анкету на впуске проекта, что запрашители заполняют, чтобы помочь команде получить проект в нужном месте. Они отличный способ предоставить согласованность к потреблению потребления, сохраняя вашу команду от отслеживания критических данных, которые задерживают проект.
Требовать, чтобы любой новый запрос был представлен через этот процесс, или команда не добавит ее в очередь. Другие команды могут сначала отталкиваться, но они скоро увидят, что их запросы отфильтровываются через быстрее.
Например,Marketing Marketing Marketing Team каждый побрился более 400 электронных писем в месяц со своего входящегоПринимая запросы из электронного письма и приняв единый источник истины для всех входящих проектов. С четким процессом для управления рабочими запросами черезДиспетчер задач UDN, внутреннее сотрудничество улучшилось значительно и другие отделы счастливы, потому что они знают, что просьбы будут обрабатываться в организованном и своевременном порядке. Вот пример примера формы потребления проекта команда, как их, использует.
Знак № 2: нет формального процесса, чтобы повернуть запросы в проекты
Во время перегрузочных запросов на один канал является первым шагом, вам нужно иметь возможность превратить эти запросы в проекты. Если разные команды сотрудничают, определите, чей процесс вы будете следовать и набросать подотчетность и ожидания.
В Диспетчер задач UDNПрофессиональные услуги индустрии управления проектами32% респондентов заявили, что удовлетворение требований входящих запросов сложно, а 28% сказали, что установка проекта ипланированиебыли главной задачей. Даже с просьбами в одном месте команды могут бороться за перевести их в успешные проекты. Фактически 97% респондентов сообщают, что их проекты всегда задерживаются до некоторой степени. Самый большой виновник? Изменение требований.
Если вы изо всех сил пытаетесь превратить все эти запросы в успешные проекты, или ваши проекты всегда кажутся ударями задержки, вы не одиноки. А.Обзор 300 лидеров агентстваУстановлено, что 52% респондентов считают творческие трусы, не хватающие внимания. И в отдельном опросе,82% агентских клиентовсказал, что они видят необходимость в лучших трубках. Для того, чтобы команды предпринять форму запроса и превратить его в проект, им нужна нужная информация и простая последовательность последующего процесса.
Принесите свой процесс потребления работы в будущее ... автоматизация успешных проектов.
Потребление работы может показаться невероятно сложным. У вас есть текущая работа, цели и ресурсы для баланса. Как вы можете соответствовать новым запросам в этот поток? Вот некоторые рекомендуемые процессы впускного процесса проекта.
Определив процесс, используя инструменты, которые помогут вам автоматизировать работу, а также сбора требований вперед, вы избежите задержек проекта и улучшить связь между командами.
Знак № 3: Ваши проекты являются списком дел, не стратегически сопоставлены на более крупные цели
Хотя сцена «Я люблю Люси», является комедией, реальность бесконечной линии проектов не так смешной. Вы реагируете или проактивны в том, как вы управляете потреблением вашей работы? Является ли цель, чтобы все кончили были красиво завернуты или это больше о количестве?
Для многих команд поток входящих запросов чувствует себя как бесконечный конвейер вещей, приходящих и обрабатывающую без какой-либо реальной стратегии. Они не могут видеть, насколько дополнительная работа влияет на KPI, что может привести к отключению и недовольству.
В исследовании CMO Insights на маркетинговой отрасли61% маркетологов сообщили о том, чтобы ощущать давление, чтобы доказать свою ценность, а другойОпрос на стресс сотрудника и выгоранияГоворят, что 39% маркетологов работают не менее 5 часов сверхурочных часов каждую неделю для удовлетворения требований. В нашем исследовании профессиональных услуг 31% респондентов работают более 8 часов в день, 3 дня в неделю, а на 18% работают 8+ часов каждый рабочий день.
Перегружены с работой, многие команды проверяют выдающиеся запросы только после того, как они закончилизадачаИ готовы решать новые проекты. Этот ультралинейный подход означает срочные запросы, которые являются высоким приоритетом для одной команды, могут быть низким приоритетом для другого. Звучит знакомо?
Отделение вокруг рабочего стиля и целейотрицательно влияет на производство и производительность.Около 97% сотрудников и руководителейПоверьте, отсутствие выравнивания в команде непосредственно влияет на исход проекта. Итак, даже если у вас есть лучший впускной процесс, это значит мало, если вы не сможете приоритетировать запросы.
Принесите свой процесс потребления работы в будущее ... сопоставление входящих проектов к целям вашей команды и приоритеты к работе стратегически, а не «в порядке в списке»
Компании с эффективными впускными процессами организуют и решают предстоящие проекты по приоритету. Теперь, когда у вас есть ваши запросы в одном месте и организованы для Kickoff, пришло время поднять вашу работу! Но для того, чтобы сделать это, вам нужно подумать за пределами вашей команды.
В Форбес статья о том, как компании могут разрушить барьерыАвтор Brent Gleeson цитирует «противоречивое лидерство» в качестве главной причины, почему силосы существуют. Он советует менеджерам и руководителям установить тон для разрушения бункеров, обмена информацией и эффективно сотрудничать.
Установить OBRS как внутренне, как команда, а внешне, как компанияОтказ Совместите проекты для этих баксов. Удерживайте периодические встречи, чтобы просмотреть ваши KPI, планировать предстоящую работу и обеспечить приоритеты, которые вы определяете приоритеты, на самом деле дальнейшее отделение и цели компании. ВДиспетчер задач UDN Нам нравится визуализировать эту концепцию как лестницу.
Глядя на цели таким образом, дает лидерам структуру, чтобы оставаться выровненным и расставлять приоритеты проектов. Это гарантирует, что все понятно о том, как они повышают ценность организации, давая членам команды ощущение достижения.
Сделайте часть вашего проекта впускного процесса сопоставления процессов запросов на более крупные цели компании. Задайте вопросы, как:
Задавать такие вопросы, как это поможет вам приоритетировать входящие запросы и сделать ваш ответ более стратегическими и менее реактивными.
Процесс разработки целей в качестве компании также помогает руководителям пересмотреть рынок и улучшить стратегию.Маркетинговое изучение маркетинга в области профессиональных услугНашли фирмы, которые проводят систематические исследования их целевой аудитории, растут быстрее и более прибыльны. Этот вид целенаправленного исследования и выравнивания компании заставляют команды для оценки проектов в более совместном свете.
Знак № 4: У вас нет способа визуализации и поделиться текущей работой вашей команды
Еще одна большая проблема для Люси и ее подруга заключалась в том, что они не могли видеть, как приходит шоколад, поэтому они не смогли планировать, как наилучшим образом управлять своей работой.
Без видимостиКак руководитель команды должны планировать и принимать входящие работы? Они должны быть в состоянии получить снимок того, где их проекты стоят, а также посмотреть, какие проекты снижаются на щуке. Вместо того, чтобы сосредоточить внимание на унифицированных усилиях для достижения этих компаний KPI, они прерваны ресурсы и заходят. Это может вызвать задержки проекта,Дублируйте работуСмущает связь и стрессовую рабочую среду.
Есть ли у вашей команды календарный вид на все ваши текущие и предстоящие даты? Вы используете статусы рабочего процесса, чтобы информировать заинтересованные стороны в состоянии запрашиваемых проектов? С подходящими инструментами вы можете расширить возможности вашей команде, чтобы увидеть в будущем.
Принесите свой процесс впуска на работу в будущее ... используя инструмент управления работой, который дает вам несколько представлений на вашу работу.
Первый шаг кзавязывая методы планирования проектасостоит в том, чтобы включиться справаИнструменты управления проектамиОтказ Возможность визуализации, управлять и измерять ресурсы, помогают вам прогнозировать, где вы можете стратегически принимать новые запросы без рискованных узких мест.
Представьте, что вы наМаркетинговая командаС множеством разных проектов, происходящих сразу. Вы получаете запрос на запись тематического исследования клиента. Как вы можете сказать, и когда у вашей команды будет пропускная способность для задачи? Общий вид Caleable Calendar в вашем инструменте управления работой может помочь вам визуализировать, где вы можете соответствовать запрошенным проектам. Диспетчер задач UDNКалендари позволяют легко запланировать, отслеживать и поделиться работойкак внутри или снаружи. Color-код по состоянию, каналу, аудитории и т. Д. И коснитесь в календарях других команд, чтобы получить обзор реального времени запланированных проектов.
Предоставление видимости к тому, какая работа на самом деле выполняется, способствует чувству истинного сотрудничества. На уровне команды, видя, как усилия каждого человека способствуют целым, добавляет смысл и вдохновляет всех работать в унисон для достижения общих целей. На внешнем уровне вы можете более легче сотрудничать с внешними командами, если вы можете показать им, где их проект подходит.
Еще один способ выполнить это с использованием индивидуальных статусов рабочих процессов. С быстрым взглядом, просьбами или заинтересованными сторонами проекта можно увидеть, где находится проект. Нет более ненужных встреч обновлений статуса. Когда команды могут удерживать друг друга и эффективно общаться, они могут предпринять больше работы. Возможность увидеть вашу работу, дает возможность вам управлять как текущие работы, так и входящие запросы на работу.
Готовы принести процесс впускного процесса проекта в Technicicolor?
Прямо сейчас ваша команда может чувствовать себя как Люси, и ее подруга, отчаянно пытаются идти в ногу с притоками задач возглавляли свой путь. Следуйте этим лучшим методам впускного процесса проекта, и вы обнаружите, что вы не только делаете не только с пресловутой лентой рабочей конвейеры, но избивая его!
А. управление проектомПлатформа вродеДиспетчер задач UDNможет помочь вам начать. Попробуйте бесплатное 2-недельное испытание сегодня.
И хотя вы здесь, проверьте наши последующие сообщения:
