4 Signs Projektinottoprosessi on vanhentunut
Muista "Rakastan Lucy" jakso, jossa hän työskentelee suklaan tehtaalla ja ei voi pysyä suklaan tulossa kuljetinhihnalle?
Joskus se on, miten se tuntuu, kun yrität käsitellä tulevien hankkeiden valkeumaa. TutkimuksessaRingCentral Communication App YlikuormitusTyöpaikalla 70% työntekijöistä sanoi, että he saavat viestinnän määrän, on huippuluokan haaste. Työntekijät siirtyvät sovellusten välillä jopa 10 kertaa tunti ja kun he tekevät, 31% raportoi menettää ajatuksensa. Jos joukkueesi on niin innoissaan uusista tehtävistä, jotka tulevat kaikista suunnista, ja ne jäävät työkalujen välillä, ne eivät yksinkertaisesti voi suorittaa projekteja yrityksesi nopeudella.
Kuulostaako tämä nykyinen työsihankeImuprosessi? Jos näin on, on aika päivittääKysyntäohjausstrategiat. Saapuvien työpyyntöjen hallinta ei ole mustavalkoinen. VipuvaikutusHankkeen saanti parhaita käytäntöjäAuta sinua menemään TECHNICOLOR. Tässä on 4 merkkejä projektin saanti prosessi on vanhentunut ja muutamia yksinkertaisia ohjeita rakentaa hyvin määritellyn hankkeen saanti prosessi, otan joukkueesi tulevaisuuteen.
Sign # 1: Työpyynnöt syötetään manuaalisesti ja tulevat useiden kanavien läpi
Sähköposti, pikaviestit ja Desk Drop-Bys - Oh my! Niin monilla eri työkaluilla ja viestintätyyleillä saapuvat työpyynnöt tulevat sinulle jokaisesta kulmasta ja kaaosta. Ja aivan kuten "Rakastan Lucy" -tapahtumassa, asiat putoavat halkeamien läpi, työ ei ole par, ja poltat nopeasti.
Lax antaminen voisi toimia hyvin pieniä joukkueita, mutta liiketoiminnan asteikkoja, tarvitset projektin saanti pyytämiseen, jonka avulla voit hallita sekä nykyisen ja tulevan työn kunnolla. CIO Magazine,Mike Brannan, teknologian ja markkinoinnin VP CENTRIC Consulting, väittääSe, jotta johtajat pysyvät liiketoiminnan vaatimuksissa ja muuttamalla teknologiaa, niiden on kehitettävä erillisiä prosesseja ja työn saantimekanismeja käsittelemään kaikkia uusia, samalla kun ylläpidetään tiukkoja ja hallinnoitavia prosesseja kaikesta toiminnasta.
Johtajien on pystyttävä hallitsemaan sekä nykyistä työmäärää että projektipyyntöjä. Kuitenkin,McKinseyn & amp; Yhtiö, joukkueet tuhlaavat jopa 45% työstä työstäTehtävät, jotka voitaisiin automatisoida- kuten konsolidoivat pyynnöt ja antavat ne asianmukaisiin ihmisiin. Mitä enemmän pyyntöjä saat, sitä enemmän aikaa vievää ja toistuvaa tätä prosessia tulee.
Kun tiimisi voi sijoittaa yhteistyöhönTyönhallintatyökalu, jos niiden on vielä lähdettävä manuaalisesti jaSyötä uusia projektipyyntöjäuseista kanavista, et säästä aikaa, ja suoritatriskivirheitä tai päällekkäisiä merkintöjä.
Tuo työn saanti-prosessi tulevaisuuteen ... Yhden työn saantimen pyyntöprosessin asettaminen
Siirrä työnottopyynnöt IMS: stä, sähköposteista ja keskusteluista yhdeksi suppiloon työnhallintatyökalussa. Top-suorittavat joukkueet käyttävätPyydä lomakkeitaSaapuvien potentiaalisten hankkeiden lujittaminen, jota heitä suhtautuvat oikein, jos niiden hankkeet elävät. Pyyntölomakkeet ovat tyyppiä hankkeen saanti kyselylomake, jonka pyynnön esittäjät täyttävät, jotta joukkueen auttamiseksi saat projektin oikeaan paikkaan. He ovat erinomainen tapa tarjota johdonmukaisuutta työn saantiin, säästää tiimisi seurata kriittisiä yksityiskohtia, jotka viivästyvät projekti käynnistyvät.
Vaaditaan, että kaikki uudet pyynnöt toimitetaan tämän prosessin kautta tai joukkue ei lisää sitä jonossaan. Muut joukkueet saattavat painaa ensin, mutta he näkevät pian, että niiden pyynnöt suodatetaan nopeammin.
Esimerkiksi,Epaurantin markkinointituotantoryhmä ajettiin yli 400 sähköpostia kuukaudessa postilaatikostaOttaen pyyntöjä sähköpostitse ja hyväksymällä yhden totuuden lähteen kaikille tuleville hankkeille. Selkeä prosessi työpyyntöjen avullaUDN-tehtävähallintaSisäinen yhteistyö parani voimakkaasti ja muut osastot ovat onnellisia, koska he tietävät pyynnöt käsitellään järjestäytyneessä ja ajoissa. Tässä on esimerkki projektinottomuodosta Esimerkistä, kuten heidän käyttäisivät joukkue.
Sign # 2: Ei ole muodollista prosessia pyyntöjen kääntämiseksi hankkeisiin
Vaikka pyyntöjä yhdelle kanavalle on ensimmäinen askel, sinun on voitava kääntää nämä pyynnöt hankkeisiin. Jos eri joukkueet toimivat yhteistyössä, määritä, jonka prosessi seuraa ja kuvaus vastuullisuutta ja odotuksia.
Sisään UDN-tehtävähallintaProfessional Services Industry Project Management Survey32 prosenttia vastaajista sanoi, että saapuvien pyyntöjen vaatimukset ovat vaikeita, ja 28% sanoi, että hankkeen asetukset jaaikataulutusolivat huippuluokan haaste. Jopa pyynnöt yhdessä paikassa, joukkueet voivat kamppailla kääntämään ne onnistuneiksi projekteiksi. Itse asiassa 97 prosenttia vastaajista ilmoittaa, että niiden hankkeet viivästyvät aina jonkin verran. Suurin syyllinen? Vaatimusten muuttaminen.
Jos kamppaileet kääntämään kaikki nämä pyynnöt onnistuneiksi projekteiksi tai projektit näyttävät aina viivästyvistä, et ole yksin. ATutkimus 300 viraston johtajastaLöytyi, että 52% vastaajista uskoo luovia alushousuja, joissa ei ole keskittyä. Ja erillisessä tutkimuksessa,82% viraston asiakkaistasanoi, että he näkevät tarve parempaan alushousuun. Jotta joukkueet ottamaan pyyntölomakkeen ja kääntävät sen hankkeeseen, he tarvitsevat oikeat tiedot ja helppokäyttöinen kick-off-prosessi.
Tuo työnottoprosessi tulevaisuuteen ... Automaattinen onnistunut projekti Kick-off
Työskentely voi tuntua uskomattoman monimutkaiselta. Sinulla on nykyinen työ, tavoitteet ja resurssit tasapainoon. Miten voit sovittaa uusia pyyntöjä kyseiseen virtaukseen? Seuraavassa on hankkeen saantimen prosessi parhaita käytäntöjä.
Määrittelemällä prosessin käyttämällä työkaluja, joiden avulla voit automatisoida työtä ja kerätä vaatimuksia eteen, vältä projektin viivästyksiä ja parantaa tiimien välistä viestintää.
Sign # 3: Projektit ovat tehtäväluettelo, jota ei ole strategisesti kartoitettu suuremmille tavoitteille
Vaikka "Rakastan Lucy" kohtaus on koomini, loputtoman projektien todellisuus ei ole niin hauska. Oletko reaktiivinen tai ennakoiva, miten hallitset työnottoa? Onko tavoite saada kaikki suklaat kauniisti käärittyinä tai onko se enemmän määrästä?
Monille joukkueille saapuvien pyyntöjen virta tuntuu aivan kuten loputtoman kuljettimen hihna, joka on tulossa ja käsitellään ilman todellista strategiaa. He eivät näe, kuinka ylimääräinen työ vaikuttaa KPI: hen, mikä voi johtaa katkaisuun ja tyytymättömyyteen.
KOMPO Insights -tutkimuksessa markkinointiteollisuudesta, 61% markkinoijista ilmoitti tunne painostuksen todistamaan arvonsa ja toinenTutkimus työntekijöiden stressistä ja burnoutistasanoo 39% markkinoijista työskentelee vähintään 5 tuntia ylitöitä viikoittain vaatimusten täyttämiseksi. Professional Services -tutkimuksessa 31% vastaajista työskentelee yli 8 tuntia päivässä, 3 päivää viikossa, kun taas 18% työ 8+ tuntia joka työpäivä.
Ylivoimainen työ, monet joukkueet tarkastelevat erinomaisia pyyntöjä vasta sen jälkeen, kun he ovat valmiitatehtäväja ovat valmiita torjumaan uusia hankkeita. Tämä erittäin lineaarinen lähestymistapa tarkoittaa kiireellisiä pyyntöjä, jotka ovat yksi tiimin ensisijainen prioriteetti voi olla alhainen prioriteetti toiselle. Kuulostaa tutulta?
Jakaminen työtyyliin ja tavoitteisiinvaikuttaa negatiivisesti tuotantoon ja suorituskykyyn.Noin 97% työntekijöistä ja johtajistaUsko, että tiimissä oleva yhdenmukaistaminen vaikuttaa suoraan hankkeen tulokseen. Joten vaikka sinulla on paras imuprosessi, se tarkoittaa vähän, jos et pysty priorisiksi pyyntöihin.
Tuo työnottoprosessi tulevaisuuteen ... Mapping Saapuvat projektit tiimin tavoitteisiin ja priorisointi strategisesti pikemminkin kuin "luettelossa"
Yritykset, joilla on tehokas saanti prosessit järjestävät ja käsittelevät tulevia hankkeita ensisijaisella tavalla. Nyt kun sinulla on pyyntösi yhdestä paikasta ja järjestetty Kickoffille, on aika nostaa työsi! Mutta jotta tehdä niin, sinun täytyy ajatella tiimisi ulkopuolella.
Jonkin sisälläForbes artikkeli siitä, miten yritykset voivat rikkoa esteitä, Kirjailija Brent Gleeson mainitsee ”ristiriidassa johtajuutta” kuin alkuun miksi siilot olemassa. Hän neuvoo johtajia ja johtajia asettamaan sävyn silon hajoamiseksi, tietojen jakamiseksi ja yhteistyöhön tehokkaasti.
Perustaa Okrs sekä sisäisesti, tiiminä ja ulkoisesti yrityksenä. Kohdista hankkeet niille OKRS: lle. Pidä määräaikaisia kokouksia KPI: n tarkistamiseksi, suunniteltaessa tulevaa työtä ja varmista, että pyynnöt asettavat itse asiassa lisäosasto ja yrityksen tavoitteet. AtUDN-tehtävähallinta , haluamme visualisoida tämän konseptin kuin tikkaat.
Tarkasteltaessa tavoitteita tällä tavoin antaa johtajille rakenne pysymään yhdenmukaistettuna ja priorisoimalla hankkeita. Tämä varmistaa, että kaikki ovat selkeitä siitä, miten he lisäävät arvoa organisaatiolle, antaen tiimin jäsenille tunne saavutus.
Tee osa projektinottoprosessin kartoituspyyntöjä suuremmille yrityksen tavoitteille. Kysy kysymyksiä, kuten:
Tällaiset kysymykset auttavat sinua priorisoimaan saapuvia pyyntöjä ja tekemään vastauksesi strategisemmaksi ja vähemmän reaktiivisemmaksi.
Tavoitteiden kehittäminen yritys auttaa myös johtajia tarkastelemaan uudelleen markkinapaikkaa ja parantamaan strategiaa.Sarana-markkinointitutkimus ammatillisesta palvelualallaLöydetty yritykset, jotka käyttävät systemaattista tutkimusta kohderyhmäänsä kasvavat nopeammin ja ovat kannattavia. Tällainen keskittynyt tutkimus ja yrityksen kohdistus pakottavat joukkueet arvioimaan projekteja yhteistyön valossa.
Kirjaudu # 4: Sinulla ei ole tapaa visualisoida ja jakaa tiimin nykyistä työtä
Toinen suuri haaste Lucylle ja hänen ystävälleen oli, että he eivät voineet nähdä suklaata tulevat, joten he eivät voineet suunnitella, miten parhaiten hallita työtä.
Ilman näkyvyyttä, Miten tiimijohtajien pitäisi suunnitella ja hyväksyä saapuvan työn? Heidän on kyettävä saamaan tilannekuva, jossa heidän projektinsa ovat samoin kuin nähdä, mitä projekteja tulossa haukille. Sen sijaan, että keskitytään yhtenäiseen ponnisteluun näiden yritysten KPI: n saavuttamiseksi, he ovat resursseja ja nielitteiset. Tämä voi aiheuttaa projektin viivästyksiä,kaksoiskappale, sekava viestintä ja stressaava työympäristö.
Onko tiimelläsi kalenteri näkemys kaikista nykyisistä ja tulevista päivämääristä? Oletko hyödyntäminen työnkulkutilanteissa, jotta sidosryhmät ovat tietoisia pyydettyjen hankkeiden asemasta? Oikeilla työkaluilla voit antaa tiimisi nähdä tulevaisuuteen.
Tuo työnottoprosessi tulevaisuuteen ... hyödyntää työnhallintatyökalua, joka antaa sinulle useita näkymiä työhösi.
Ensimmäinen askelHankkeen aikataulutustekniikan hoitaminenon käynnistää oikealleProjektinhallintatyökalut. Voidakseen visualisoida, hallita ja mitata resursseja auttaa sinua ennustamaan, mistä voit strategisesti ottaa uusia pyyntöjä vaarantamatta pullonkauloja.
Kuvittele, että oletMarkkinointijoukkuePaljon erilaisia hankkeita kerralla. Saat pyynnön kirjoittaa asiakaskohtainen tutkimus. Miten voit kertoa, jos ja milloin tiimisi on kaistanleveys tehtävälle? Jakattava, kerroskelpoinen kalenteri-näkymä työnhallintatyökaluasi voi auttaa sinua visualisoimaan, missä voit asentaa pyydetyt projektit. UDN-tehtävähallintaKalenterit helpottavat aikataulun, seurata ja jakaa työtäsekä sisäisesti että ulkoisesti. Värikoodi tila, kanava, yleisö jne. Ja napauta muita joukkueiden kalentereita saada reaaliaikainen yleiskatsaus aikataulun mukaisiin projekteihin.
Näkyvyyden tarjoaminen siihen, mitä työtä todella saavutetaan edistää todellista yhteistyötä. Joukkueen tasolla näet, miten kukin yksilön ponnistelut edistävät koko lisäämistä ja inspiroi kaikkia työskentelemään yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Ulkopuolisella tasolla voit tehdä yhteistyötä ulkopuolisten ryhmien kanssa, jos voit näyttää heille, missä projekti sopii.
Toinen tapa saavuttaa tämä on käyttämällä räätälöityjä työnkulkutilaa. Nopea silmäyksellä tai projektin sidosryhmät voivat nähdä, missä projekti seisoo. Ei enää tarpeetonta tilapäivityskokouksia. Kun joukkueet pystyvät pitämään toiset vastuulliset ja kommunikoivat tehokkaasti, he voivat ottaa enemmän työtä. Ymmärrät työsi antaa sinulle mahdollisuuden hallita sekä nykyistä työtä että saapuvia työpyyntöjä.
Oletko valmis tuomaan projektinottoprosessin Technicoloriin?
Juuri nyt joukkueesi voi tuntua Lucy ja hänen ystävänsä, epätoivoisesti yrittää pysyä tulossa tehtävien lähdössä. Noudata näitä projektin saantiprosessin parhaita käytäntöjä ja huomaat, että et pelkästään ylläpitää proverbiaalinen kuljetinhihna, vaan voittaa sen!
A Projektinhallintafoorumi kutenUDN-tehtävähallintavoi auttaa sinua alkuun. Kokeile ilmainen 2 viikon kokeilu tänään.
Ja kun olet täällä, tutustu seurantaviestejemme:
