4 semnează procesul de admisie a proiectului dvs. este depășit

Amintiți-vă de episodul "Îl iubesc pe Lucy" unde lucrează într-o fabrică de ciocolată și nu poate ține pasul cu afluxul de ciocolată care coboară în banda transportoare?

Uneori așa se simte când încercați să vă ocupați de potopul proiectelor primite. Într-un sondaj de laRingCentral pe o supraîncărcare a aplicațiilor de comunicareLa locul de muncă, 70% dintre lucrători au declarat că volumul comunicării pe care îl primesc este o provocare de top. Lucrătorii se comută între aplicații de până la 10 ori pe oră și, când fac, 31% raportează pierderea trenului de gândire. Dacă echipa dvs. este atât de inundată cu noi sarcini care vin din toate direcțiile și este înlăturat între instrumente, pur și simplu nu pot completa proiectele la viteza afacerii dvs. necesită.

Are acest sunet ca munca curentăproiectProcesul de admisie? Dacă da, este timpul să vă actualizațiStrategii de management al cererii. Gestionarea cererilor de lucru nu este alb-negru. Leveraging.Cele mai bune practici de admisie a proiectuluivă ajută să mergeți la tehnicolor. Iată 4 semne Procesul de admisie a proiectului este depășit și câțiva pași simpli pentru a construi un proces de admisie a proiectului bine definit, care va lua echipa în viitor.

Semnul # 1: Cererile de lucru sunt introduse manual și vin prin mai multe canale

Email, mesaje instantanee și drop-by-uri de birou - Oh! Cu atât de multe instrumente diferite și stiluri de comunicare, cererile de lucru de intrare vin la tine din fiecare unghi și haos apare. Și la fel ca în scena "iubesc Lucy", lucrurile cad prin crăpături, munca nu este de până la par, și tu arzi repede.

Comunicarea Lax ar putea funcționa bine pentru echipele mai mici, dar ca scale de afaceri, aveți nevoie de un proces de solicitare de admisie a proiectului care vă ajută să gestionați atât munca dvs. actuală, cât și cea de intrare corespunzătoare. În revista Cio,Mike Brannan, VP de tehnologie și marketing la Consulting Centric, afirmăcă, pentru ca liderii să țină pasul cu cerințele de afaceri și de a schimba tehnologia, trebuie să dezvolte procese separate și mecanisme de admisie de lucru pentru a face față tuturor lucrurilor noi, menținând în același timp procese riguroase și guvernate pentru toate lucrurile operaționale.

Liderii trebuie să poată gestiona atât volumul curent de muncă, cât și cererile de proiect. In orice caz,Potrivit cercetării de către McKinsey & AMP; Companie, echipele deșeuri de până la 45% din timpul lor la aportul de muncăsarcini care ar putea fi automatizate- cum ar fi consolidarea cererilor și atribuirea acestora oamenilor corespunzători. Cu cât veți obține mai multe cereri, cu atât mai mult consumator și repetitiv acest proces devine.

În timp ce echipa dvs. ar putea investi într-o colaborareInstrumentul de gestionare a muncii, dacă încă mai trebuie să surprindă manual șiIntroduceți cereri noi de proiectDe la mai multe canale, nu veți economisi timp și rulațiriscde erori sau intrări duplicate.

Aduceți procesul de admisie a muncii în viitor prin ... stabilirea unui proces de solicitare a aportului de lucru

Mutați cererile de admisie a muncii de la IMS, e-mailuri și chat-uri într-o singură pâlnie din cadrul instrumentului de gestionare a muncii. Echipele de top care se folosescSolicitați formularePentru a consolida proiectele potențiale primite, funning-o chiar acolo unde trăiesc proiectele lor. Formularele de solicitare sunt un tip de chestionar de admisie a proiectului pe care solicitanții o completează pentru a ajuta o echipă să obțină proiectul la locul potrivit. Acestea sunt o modalitate excelentă de a oferi consistența la aportul de muncă, economisind echipa dvs. de la urmărirea detaliilor critice care începe proiectul de întârziere.

Solicitați ca orice cerere nouă să fie trimisă prin acest proces sau echipa nu o va adăuga la coada lor. Alte echipe s-ar putea împinge la început, dar vor vedea în curând că cererile lor sunt filtrate mai repede.

De exemplu,Echipa de producție de marketing a lui Esurance fiecare ras peste 400 de e-mailuri pe lună de la căsuța de e-mailPrin luarea de solicitări de e-mail și adoptarea unei singure surse de adevăr pentru toate proiectele primite. Cu un proces clar pentru gestionarea cererilor de lucru prin intermediulManager de sarcini UDN., colaborarea internă îmbunătățită drastic și alte departamente sunt fericite deoarece știu că cererile vor fi tratate într-o manieră organizată și în timp util. Iată un exemplu al unui formular de admisie a proiectului Exemplu o echipă ca și ei ar folosi.

Semnul # 2: Nu există un proces oficial de a transforma cererile în proiecte

În timp ce cererile de funneling într-un singur canal este primul pas, va trebui să puteți transforma aceste solicitări în proiecte. Dacă se colaborează diferite echipe, determinați al cărui proces veți urmări și evidențiați responsabilitatea și așteptările.

În Manager de sarcini UDN.Sondajul de management al proiectelor de servicii profesionale, 32% dintre respondenți au declarat că îndeplinirea cerințelor solicitărilor primite este dificilă, iar 28% au declarat că configurarea proiectului șiprogramareau fost o provocare de top. Chiar și cu cererile într-un singur loc, echipele pot lupta să le traducă în proiecte de succes. De fapt, 97% dintre respondenți raportează că proiectele lor sunt întotdeauna întârziate într-o oarecare măsură. Cel mai mare vinovat? Modificarea cerințelor.

Dacă vă luptați să transformați toate aceste solicitări în proiecte de succes sau proiectele dvs. par întotdeauna că au lovit întârzieri, nu sunteți singuri. AAncheta a 300 de lideri ai agențiilora constatat că 52% dintre respondenți consideră că este vorba de un foc de creare. Și într-un sondaj separat,82% dintre clienții agențiilorau spus că văd o nevoie pentru o mai bună informare. Pentru ca echipe să ia o cerere de solicitare și să o transforme într-un proiect, au nevoie de informațiile corecte și un proces ușor de urmărit.

Aduceți-vă procesul de admisie a muncii în viitor, prin ... Automatizarea kick-urilor de succes de proiect

Administrarea de lucru poate părea incredibil de complexă. Aveți activitatea curentă, obiectivele și resursele pentru a echilibra. Cum vă puteți potrivi cererilor noi în acest flux? Iată câteva dintre cele mai bune practici de proces de admisie a proiectului.

Prin definirea unui proces, utilizând instrumente pentru a vă ajuta să automatizați munca și să colectați cerințele în față, veți evita întârzierile proiectului și îmbunătățiți comunicarea între echipe.

Semnul # 3: Proiectele dvs. sunt o listă de sarcini, care nu sunt cartografiate strategic la obiective mai mari

În timp ce scena "iubesc Lucy" este comedică, realitatea unei linii nesfârșite de proiecte nu este atât de amuzantă. Sunteți reactivi sau proactivi în modul în care vă gestionați aportul de lucru? Este scopul de a avea toate bomboanele frumos înfășurate sau este mai mult despre cantitate?

Pentru multe echipe, fluxul de solicitări de intrare se simte ca o bandă de transport fără sfârșit a lucrurilor care vin și a fost tratată fără o strategie reală. Ei nu pot vedea modul în care munca suplimentară are impact asupra KPI-urilor, ceea ce poate duce la deconectare și nemulțumire.

În cadrul unui anchetă privind cunoștințele OCP privind industria de marketing, 61% dintre marketerii au raportat că are o presiune de a-și dovedi valoarea și altulAncheta privind stresul angajatului și BurnoutSpune că 39% dintre marketerii lucrează cel puțin 5 ore de ore suplimentare în fiecare săptămână pentru a răspunde cerințelor. În sondajul nostru profesional de servicii, 31% dintre respondenți lucrează mai mult de 8 ore pe zi, 3 zile pe săptămână, în timp ce 18% de lucru 8+ ore în fiecare zi de lucru.

Copleșit de muncă, multe echipe revizuiesc cererile remarcabile numai după ce au terminat asarcinăși sunt gata să abordeze proiecte noi. Această abordare ultra-liniară înseamnă că cererile urgente reprezintă o prioritate ridicată pentru o echipă ar putea fi o prioritate scăzută pentru altul. Suna familiar?

Divizia în jurul stilului de lucru și a obiectivelorinfluențează negativ producția și performanța.Aproximativ 97% dintre angajați și directoriConsiderați că lipsa de aliniere în cadrul unei echipe implică direct rezultatul unui proiect. Deci, chiar dacă aveți cel mai bun proces de admisie, înseamnă puțin dacă nu puteți prioritiza cererile.

Aduceți procesul de admisie a muncii în viitor prin ... Maparea proiectelor primite la obiectivele echipei dvs. și prioritizarea muncii strategic mai degrabă decât "în ordinea listei"

Companiile cu procese eficiente de admisie organizează și combate proiectele viitoare prin prioritate. Acum că aveți solicitările dvs. într-un singur loc și organizat pentru kickoff, este timpul să vă ridicați munca! Dar, pentru a face acest lucru, trebuie să vă gândiți în afara echipei dvs.

În A.Forbes Articol despre modul în care companiile pot distruge barierele, Autor Brent Gleeson citează "Leadership în conflict" ca motiv pentru care există silozuri. El îi sfătuiește pe manageri și lideri să stabilească tonul pentru ruperea silozurilor, împărtășirea informațiilor și colaborarea eficientă.

Stabili okrs atât pe plan intern, ca o echipă, cât și extern, ca o companie. Aliniați proiectele la acele okrs. Țineți întâlniri periodice pentru a vă revizui KPI-urile, a planificării lucrărilor viitoare și pentru a vă asigura solicitările pe care le prioritizați de fapt departamentul și obiectivele companiei. LaManager de sarcini UDN. , ne place să vizualizăm acest concept ca o scară.

Privind la obiective în acest fel, oferă liderilor structura să rămână aliniate și să prioritizeze proiectele. Acest lucru asigură că toată lumea este clară cu privire la modul în care acestea adaugă valoare organizației, oferind membrilor echipei un sentiment de realizare.

Faceți parte din cererile de cartografiere a procesului de admisie a proiectului dvs. la obiective mai mari ale companiei. Puneți întrebări cum ar fi:

Solicitarea întrebărilor ca aceasta vă va ajuta să acordați prioritate solicitărilor primite și să faceți răspunsul dvs. mai strategic și mai puțin reactiv.

Procesul de dezvoltare a obiectivelor ca o companie îi ajută, de asemenea, să reexamineze pe piață și să îmbunătățească strategia.Un studiu de marketing al industriei serviciilor profesionaleFirmele care au găsit cercetări sistematice în publicul lor țintă cresc mai repede și sunt mai profitabile. Acest tip de aliniere a cercetărilor concentrate și al companiei obligă echipele pentru a evalua proiectele într-o lumină mai colaborativă.

Semn # 4: Nu aveți o modalitate de a vizualiza și de a împărtăși munca actuală a echipei dvs.

O altă mare provocare pentru Lucy și prietenul ei a fost că nu au putut vedea bomboanele care vin, așa că nu au putut să planifice cum să-și gestioneze cel mai bine munca.

Fără vizibilitateCum ar trebui să planifice liderii de echipă și să accepte lucrările primite? Ei trebuie să poată obține un instantaneu de unde stau proiectele lor, precum și să vadă ce proiecte coboară în jos. Mai degrabă decât să se concentreze asupra unui efort unificat pentru a realiza acele companii KPI-uri, acestea sunt resursele Horde și devin sigure. Acest lucru poate provoca întârzieri ale proiectului,duplicat de lucru, Comunicarea confuză și un mediu de lucru stresant.

Echipa dvs. are o viziune calendaristică asupra tuturor datelor dvs. actuale și viitoare? Efectuați levierând statutul de flux de lucru pentru a informa părțile interesate cu privire la starea proiectelor solicitate? Cu instrumentele potrivite, puteți împuternici echipa dvs. să vadă în viitor.

Aduceți procesul de admisie a muncii în viitor, prin ... Leveragerea unui instrument de gestionare a muncii care vă oferă mai multe viziuni ale muncii dvs.

Primul pas spreHOALIE Tehnici de programare a proiectuluieste de a porni cu dreptulInstrumente de management de proiect. Fiind capabil să vizualizeze, să gestioneze și să măsoare resursele vă ajută să prognozați unde puteți lua strategic noile solicitări fără riscul blocajelor.

Imaginați-vă că sunteți într-oEchipa de marketingcu o mulțime de proiecte diferite care se întâmplă imediat. Aveți o cerere de a scrie un studiu de caz al clientului. Cum puteți spune dacă și când echipa dvs. va avea lățimea de bandă pentru sarcină? O vizualizare a calendarului acreabil la nivel de lucru în instrumentul de gestionare a muncii vă poate ajuta să vizualizați unde vă puteți potrivi proiectelor solicitate. Manager de sarcini UDN.Calendarele ușurează programarea, urmărirea și împărtășirea munciiatât pe plan intern, fie extern. Codul de culoare prin status, canal, public etc. și apăsați în calendarele altor echipe pentru a obține o prezentare în timp real a proiectelor programate.

Furnizarea vizibilității în ceea ce este de fapt realizarea de fapt, promovează un sentiment de colaborare adevărată. La nivel de echipă, văzând cum eforturile fiecărui individ contribuie la întregul adaugă semnificația și inspiră toți să lucreze la unison pentru a atinge obiective comune. La un nivel extern, puteți colabora mai ușor cu echipele din afara dacă le puteți arăta unde se potrivește proiectul lor.

O altă modalitate de a realiza acest lucru este prin utilizarea unor statute personalizate de flux de lucru. Cu o privire rapidă, solicitanții sau părțile interesate de proiect pot vedea unde se află un proiect. Nu mai sunt întâlniri de actualizare a statutului. Când echipele sunt capabile să dețină un alt responsabil și să comunice eficient, pot lua mai multă muncă. Fiind capabil să vadă munca dvs. vă împuternicește să gestionați atât munca curentă, cât și cererile de lucru primite.

Sunteți gata să vă aduceți procesul de admisie a proiectului în Technicolor?

Chiar acum, echipa ta se poate simți ca Lucy și prietenul ei, încercând cu disperare să țină pasul cu afluxul de sarcini care ți-a condus calea. Urmați aceste practici ale procesului de admisie a proiectului și veți găsi că nu numai că vă mențineți cu banda de transport proverbială a muncii, dar bătându-l!

A management de proiectplatformă ca.Manager de sarcini UDN.vă poate ajuta să începeți. Încercați astăzi un proces gratuit de 2 săptămâni.

Și în timp ce sunteți aici, consultați posturile noastre de urmărire: