4 Σημάδια Η διαδικασία πρόσληψης του έργου σας είναι ξεπερασμένη
Θυμηθείτε το επεισόδιο του "I Love Lucy" όπου εργάζεται σε εργοστάσιο σοκολάτας και δεν μπορεί να συμβαδίσει με την εισροή σοκολάτας που έρχεται κάτω από τη μεταφορική ζώνη;
Μερικές φορές έτσι αισθάνεται όταν προσπαθείτε να χειριστείτε τον κατακλυσμό των εισερχόμενων έργων. Σε μια έρευνα απόRingCentral στην υπερφόρτωση της εφαρμογής επικοινωνίαςΣτο χώρο εργασίας, το 70% των εργαζομένων δήλωσε ότι ο όγκος της επικοινωνίας λαμβάνει είναι μια κορυφαία πρόκληση. Οι εργαζόμενοι εναλλαγμένοι μεταξύ των εφαρμογών έως και 10 φορές την ώρα και, όταν το κάνουν, το 31% αναφέρει ότι η απώλεια της σκέψης τους. Εάν η ομάδα σας είναι τόσο πλημμυρισμένη με νέα καθήκοντα που προέρχονται από όλες τις κατευθύνσεις και στερεώνονται μεταξύ εργαλείων, απλά δεν μπορούν να ολοκληρώσουν τα έργα με την ταχύτητα που απαιτεί η επιχείρησή σας.
Αυτό ακούγεται σαν το τρέχον έργο σαςέργοδιαδικασία πρόσληψης; Αν ναι, ήρθε η ώρα να ενημερώσετε το δικό σαςΣτρατηγικές διαχείρισης της ζήτησης. Η διαχείριση των εισερχόμενων αιτήσεων εργασίας δεν είναι μαύρο και άσπρο. ΆξιοςΒέλτιστες πρακτικές εισαγωγής έργουνα σας βοηθήσει να πάτε τεχνικά. Εδώ είναι 4 σημάδια Η διαδικασία πρόσληψης του έργου σας είναι ξεπερασμένη και μερικά απλά βήματα για την κατασκευή μιας καλά καθορισμένης διαδικασίας πρόσληψης έργου που θα λάβει την ομάδα σας στο μέλλον.
Είσοδος # 1: Τα αιτήματα εργασίας εισάγονται χειροκίνητα και εισέρχονται σε πολλαπλά κανάλια
Email, άμεσα μηνύματα και drop-bys - oh μου! Με τόσα πολλά διαφορετικά εργαλεία και στυλ επικοινωνίας, τα εισερχόμενα αιτήματα εργασίας έρχονται σε σας από κάθε γωνία και το χάος προκύπτει. Και όπως και στο "I Love Lucy" σκηνή, τα πράγματα πέφτουν μέσα από τις ρωγμές, η δουλειά δεν είναι μέχρι par, και καίτε γρήγορα.
Η Lax Communication μπορεί να λειτουργήσει καλά για μικρότερες ομάδες, αλλά ως επιχειρηματικές ζυγαριές, χρειάζεστε μια διαδικασία αίτησης πρόσληψης έργου που σας βοηθά να διαχειριστείτε σωστά τόσο την τρέχουσα όσο και την εισερχόμενη εργασία σας. Στο περιοδικό Cio,Mike Brannan, VP της τεχνολογίας και μάρκετινγκ στην κεντρική συμβουλευτική, υποστηρίζειΑυτό, προκειμένου οι ηγέτες να συμβαδίζουν με τις επιχειρηματικές απαιτήσεις και την αλλαγή της τεχνολογίας, πρέπει να αναπτύξουν ξεχωριστές διαδικασίες και μηχανισμούς εισαγωγής εργασίας για την αντιμετώπιση όλων των νέων πραγμάτων, διατηρώντας παράλληλα αυστηρά και διέπονται διαδικασίες για όλα τα πράγματα λειτουργίας.
Οι ηγέτες πρέπει να είναι σε θέση να διαχειριστούν τόσο το τρέχον φόρτο εργασίας όσο και τα αιτήματα έργου τους. Ωστόσο,Σύμφωνα με την έρευνα του McKinsey & AMP; Εταιρία, οι ομάδες αποβλέπουν μέχρι το 45% του χρόνου τους στην πρόσληψη εργασίαςΕργασίες που θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν- όπως η εδραίωση των αιτημάτων και την εκχώρηση τους στους κατάλληλους ανθρώπους. Όσο περισσότερες αιτήσεις παίρνετε, τόσο περισσότερο χρονοβόρα και επαναλαμβανόμενη αυτή τη διαδικασία γίνεται.
Ενώ η ομάδα σας μπορεί να επενδύσει σε συνεργατικόΕργαλείο διαχείρισης εργασίας, αν εξακολουθούν να πρέπει να πηγαίνουν χειροκίνητα καιΕισαγωγή νέων αιτημάτων έργουΑπό πολλά κανάλια, δεν θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα εκτελέσετε τοκίνδυνοςσφαλμάτων ή διπλών καταχωρήσεων.
Φέρτε τη διαδικασία πρόσληψης εργασίας στο μέλλον ... τη δημιουργία μιας ενιαίας διαδικασίας αίτησης εισαγωγής εργασίας
Μετακινήστε τα αιτήματα εισαγωγής εργασίας από το IMS, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις συνομιλίες σε μια χοάνη στο εργαλείο διαχείρισης της εργασίας σας. Χρησιμοποιούν κορυφαίες ομάδεςΑίτηση φόρτωνΓια την εδραίωση των εισερχόμενων δυνητικών έργων, τα διοχετεύοντά τους, όταν ζουν τα έργα τους. Τα έντυπα αιτήσεων είναι ένας τύπος ερωτηματολογίου εισαγωγής έργου που οι αιτούντες συμπληρώνουν για να βοηθήσουν μια ομάδα να πάρει το έργο στο σωστό μέρος. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρέχετε τη συνοχή στην πρόσληψη εργασίας, εξοικονομώντας την ομάδα σας από την παρακολούθηση των κρίσιμων λεπτομερειών που ξεκινά το έργο καθυστέρησης.
Απαιτούν να υποβληθεί νέα αίτημα μέσω αυτής της διαδικασίας ή η ομάδα να μην την προσθέσει στην ουρά τους. Άλλες ομάδες μπορεί να ωθήσουν την αρχή, αλλά σύντομα θα δουν ότι τα αιτήματά τους φιλτράρονται με ταχύτερα.
Για παράδειγμα,Η ομάδα παραγωγής μάρκετινγκ της Esurance ξεκίνησε κάθε ένα από 400 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά μήνα από τα εισερχόμενά τουςΛαμβάνοντας τα αιτήματα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και υιοθετώντας μια ενιαία πηγή αλήθειας για όλα τα εισερχόμενα έργα. Με μια σαφή διαδικασία διαχείρισης αιτημάτων εργασίας μέσωUDN Task Manager, η εσωτερική συνεργασία βελτιώθηκε δραστικά και άλλα τμήματα ευτυχείς επειδή γνωρίζουν ότι τα αιτήματα θα αντιμετωπιστούν σε οργανωμένο και έγκαιρο τρόπο. Εδώ είναι ένα παράδειγμα ενός παραδείγματος εντύπου πρόσληψης έργου μια ομάδα όπως η δική τους θα χρησιμοποιούσε.
Υπογραφή # 2: Δεν υπάρχει επίσημη διαδικασία για να μετατρέψει τα αιτήματα σε έργα
Ενώ τα αιτήματα διοχέτευσης σε ένα κανάλι είναι το πρώτο βήμα, θα πρέπει να είστε σε θέση να μετατρέψετε αυτά τα αιτήματα σε έργα. Εάν οι διαφορετικές ομάδες συνεργάζονται, καθορίστε ποια διαδικασία θα ακολουθήσετε και να περιγράψετε τη λογοδοσία και τις προσδοκίες.
Σε UDN Task ManagerΈρευνα διαχείρισης επαγγελματικών υπηρεσιώνΤο 32% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι η ικανοποίηση των απαιτήσεων των εισερχόμενων αιτήσεων είναι δύσκολη και το 28% δήλωσε ότι η εγκατάσταση του έργου καιχρονοδρομολόγησηήταν μια κορυφαία πρόκληση. Ακόμη και με αιτήματα σε ένα μέρος, οι ομάδες μπορούν να αγωνιστούν να τις μεταφράσουν σε επιτυχημένα έργα. Στην πραγματικότητα, το 97% των ερωτηθέντων αναφέρει ότι τα έργα τους καθίστανται πάντα καθυστερημένα σε κάποιο βαθμό. Το μεγαλύτερο ένοχο; Αλλαγή απαιτήσεων.
Εάν αγωνίζεστε να μετατρέψετε όλα αυτά τα αιτήματα σε επιτυχημένα έργα ή τα έργα σας φαίνεται πάντα να χτυπούν καθυστερήσεις, δεν είστε μόνοι. ΕΝΑΈρευνα των 300 ηγέτες των οργανισμώνδιαπίστωσε ότι το 52% των ερωτηθέντων πιστεύουν ότι τα δημιουργικά σλιπ δεν έχουν εστίαση. Και σε ξεχωριστή έρευνα,82% των αντιπροσωπειών του Οργανισμούείπε ότι βλέπουν μια ανάγκη για καλύτερα σλιπ. Προκειμένου οι ομάδες να λάβουν ένα έντυπο αίτησης και να την μετατρέψουν σε ένα έργο, χρειάζονται τις σωστές πληροφορίες και μια εύκολη στη διαδικασία εκκίνησης.
Φέρτε τη διαδικασία πρόσληψης εργασίας στο μέλλον ... Αυτοματοποίηση επιτυχημένων έργων Kick-off
Η πρόσληψη εργασίας μπορεί να φαίνεται απίστευτα πολύπλοκη. Έχετε την τρέχουσα εργασία, τους στόχους και τους πόρους σας για να ισορροπήσετε. Πώς μπορείτε να ταιριάζει νέα αιτήματα σε αυτή τη ροή; Ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές επεξεργασίας έργου.
Καθορίζοντας μια διαδικασία, χρησιμοποιώντας εργαλεία για να σας βοηθήσουμε να αυτοματοποιήσετε την εργασία και τη συλλογή των απαιτήσεων προς τα εμπρός, θα αποφύγετε τις καθυστερήσεις του έργου και να βελτιώσετε την επικοινωνία μεταξύ ομάδων.
Είσοδος # 3: Τα έργα σας είναι μια λίστα υποχρεώσεων, που δεν έχει χαρτογραφηθεί στρατηγικά σε μεγαλύτερους στόχους
Ενώ η σκηνή "I Love Lucy" είναι κωμική, η πραγματικότητα μιας ατελείωτης γραμμής έργων δεν είναι τόσο αστείο. Είστε αντιδραστικοί ή προληπτικοί στο πώς διαχειρίζεστε την πρόσληψη εργασίας σας; Είναι ο στόχος να έχουμε όλες τις σοκολάτες όμορφα τυλιγμένες ή είναι περισσότερο για την ποσότητα;
Για πολλές ομάδες, το ρεύμα των εισερχόμενων αιτημάτων αισθάνεται ακριβώς όπως μια ατελείωτη μεταφορική ζώνη των πραγμάτων που έρχονται και χειρίζονται χωρίς καμία πραγματική στρατηγική. Δεν μπορούν να δουν πώς επιπλέον η εργασία επηρεάζει την KPI, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε αποσύνδεση και δυσαρέσκεια.
Σε μια έρευνα CMO Insights σχετικά με τη βιομηχανία μάρκετινγκ, Το 61% των εμπόρων ανέφερε ότι αισθάνεται πίεση για να αποδείξει την αξία τους και ένα άλλοΈρευνα για το άγχος των εργαζομένων και την εξάντλησηΛέει ότι το 39% των εμπόρων εργάζονται τουλάχιστον 5 ώρες υπερωριών κάθε εβδομάδα για να καλύψουν τις απαιτήσεις. Στην έρευνα επαγγελματικών υπηρεσιών μας, το 31% των ερωτηθέντων εργάζεται πάνω από 8 ώρες την ημέρα, 3 ημέρες την εβδομάδα, ενώ το 18% εργάζεται 8+ ώρες κάθε εργάσιμη ημέρα.
Συγκλονισμένοι με την εργασία, πολλές ομάδες επανεξετάζουν τα εκκρεμή αιτήματα μόνο αφού τελείωσαν έναέργοκαι είναι έτοιμοι να αντιμετωπίσουν νέα έργα. Αυτή η εξαιρετικά γραμμική προσέγγιση σημαίνει επείγοντα αιτήματα που αποτελούν υψηλή προτεραιότητα για μια ομάδα μπορεί να είναι χαμηλή προτεραιότητα για άλλη. Ακούγεται οικείο?
Τμήμα γύρω από το στυλ εργασίας και τους στόχουςεπηρεάζει αρνητικά την παραγωγή και την απόδοση.Περίπου το 97% των εργαζομένων και των στελεχώνπιστεύουν ότι η έλλειψη ευθυγράμμισης μέσα σε μια ομάδα επηρεάζει άμεσα την έκβαση ενός έργου. Έτσι, ακόμη και αν έχετε τη καλύτερη διαδικασία πρόσληψης, σημαίνει ελάχιστα αν δεν είστε σε θέση να δώσετε προτεραιότητα των αιτημάτων.
Φέρτε τη διαδικασία πρόσληψης εργασίας στο μέλλον από το μέλλον ... χαρτογράφηση εισερχόμενων έργων στους στόχους της ομάδας σας και προτεραιότητα στην εργασία στρατηγικά παρά "στη λίστα"
Οι εταιρείες με αποτελεσματικές διαδικασίες εισαγωγής οργανώνουν και αντιμετωπίζουν τα επερχόμενα έργα με προτεραιότητα. Τώρα που έχετε τα αιτήματά σας σε ένα μέρος και οργανώνετε για kickoff, ήρθε η ώρα να ανυψώσετε τη δουλειά σας! Αλλά για να το κάνετε αυτό, πρέπει να σκεφτείτε έξω από την ομάδα σας.
Σε έναForbes άρθρο σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες μπορούν να σπάσουν τα εμπόδια, ο συγγραφέας Brent Gleeson αναφέρει τη "συγκρουόμενη ηγεσία" ως ο κορυφαίος λόγος για τον οποίο υπάρχει σιλό. Συμβουλεύει τους διαχειριστές και ηγέτες να θέσουν τον τόνο για να σπάσει τα σιλό, να μοιράζονται πληροφορίες και να συνεργαστούν αποτελεσματικά.
Δημιουργήστε OKR και τόσο εσωτερικά, ως ομάδα, όσο και εξωτερικά, ως εταιρεία. Ευθυγραμμίστε τα έργα με αυτά τα ΟΚΡΑ. Κρατήστε περιοδικές συναντήσεις για να ελέγξετε το KPI σας, να σχεδιάσετε το επερχόμενο έργο και να εξασφαλίσετε τα αιτήματα που προτεραιτένετε πραγματικά περαιτέρω τμήματα και τους στόχους της εταιρείας. ΣτοUDN Task Manager , θέλουμε να απεικονίσουμε αυτή την ιδέα σαν μια σκάλα.
Κοιτάζοντας τους στόχους με αυτόν τον τρόπο δίνει ηγέτες τη δομή για να παραμείνουν ευθυγραμμισμένοι και να δώσουν προτεραιότητα στα έργα. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλοι είναι σαφείς για το πώς προσθέτουν αξία στον οργανισμό, δίνοντας τα μέλη της ομάδας μια αίσθηση ολοκλήρωσης.
Κάντε μέρος των αιτημάτων χαρτογράφησης διαδικασίας πρόσληψης έργου σε μεγαλύτερους στόχους της εταιρείας. Ρωτήστε ερωτήσεις όπως:
Ζητώντας ερωτήσεις όπως αυτό θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στις εισερχόμενες αιτήσεις και να κάνετε την απάντησή σας πιο στρατηγική και λιγότερο αντιδραστική.
Η διαδικασία ανάπτυξης στόχων ως εταιρείας βοηθά επίσης οι ηγέτες να επανεξετάσουν την αγορά και να βελτιώσουν τη στρατηγική.Μια μελέτη μάρκετινγκ μεντεσέ της βιομηχανίας επαγγελματικών υπηρεσιώνΒρέθηκαν επιχειρήσεις που διεξάγουν συστηματική έρευνα στο κοινό-στόχο τους ταχύτερα και είναι πιο κερδοφόρα. Αυτό το είδος της εστιασμένης έρευνας και της ευθυγράμμισης της εταιρείας υποχρεώνουν τις ομάδες να αξιολογήσουν τα έργα σε ένα πιο συνεργατικό φως.
Εγγραφείτε # 4: Δεν έχετε έναν τρόπο να απεικονίσετε και να μοιραστείτε την τρέχουσα εργασία της ομάδας σας
Μια άλλη μεγάλη πρόκληση για τη Lucy και ο φίλος της ήταν ότι δεν μπορούσαν να δουν τις σοκολάτες που έρχονται, έτσι δεν ήταν σε θέση να σχεδιάσουν πώς να διαχειριστούν καλύτερα τη δουλειά τους.
Χωρίς ορατότητα, πώς είναι οι ηγέτες της ομάδας που υποτίθεται ότι σχεδιάζουν και δέχονται εισερχόμενες εργασίες; Πρέπει να είναι σε θέση να πάρουν ένα στιγμιότυπο όπου τα έργα τους βρίσκονται καθώς και να δουν ποια έργα έρχονται κάτω από το πλέγμα. Αντί να εστιάζουμε σε μια ενιαία προσπάθεια για την επίτευξη αυτών των εταιρειών KPI, εφοδιάζουν τους πόρους και να μαλακώσουν. Αυτό μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις έργων,διπλή εργασία, σύγχυση επικοινωνίας και ένα αγχωτικό περιβάλλον εργασίας.
Η ομάδα σας έχει μια ημερολογιακή άποψη για όλες τις τρέχουσες και επερχόμενες ημερομηνίες λήψης; Αξιοποιείτε τις καταστάσεις ροής εργασιών για να ενημερώσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με το καθεστώς των ζητούμενων έργων; Με τα σωστά εργαλεία, μπορείτε να ενδυναμώσετε την ομάδα σας να δει στο μέλλον.
Φέρτε τη διαδικασία πρόσληψης εργασίας στο μέλλον ... Αξιοποιώντας ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας που σας δίνει πολλές απόψεις της δουλειάς σας.
Το πρώτο βήμαΧορήγηση τεχνικών προγραμματισμού έργουείναι να τροφοδοτήσει με τα δεξιάΕργαλεία διαχείρισης έργων. Το να είσαι σε θέση να απεικονίσει, να διαχειριστεί και να μετρήσει τους πόρους σας βοηθά να προβλέψετε πού μπορείτε να αναλάβετε στρατηγικά νέα αιτήματα χωρίς να διακινδυνεύσετε τα σημεία συμφόρησης.
Φανταστείτε ότι είστε σε έναΜάρκετινγκΜε πολλά διαφορετικά έργα που συμβαίνουν ταυτόχρονα. Παίρνετε ένα αίτημα για να γράψετε μια μελέτη περίπτωσης του πελάτη. Πώς μπορείτε να πείτε αν και πότε η ομάδα σας θα έχει το εύρος ζώνης για το έργο; Μια κοινή, στρεπτική προβολή ημερολογίου στο εργαλείο διαχείρισης της εργασίας σας μπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσετε πού μπορείτε να τοποθετήσετε τα ζητήματα που ζητήσατε. UDN Task ManagerΤα ημερολόγια καθιστούν εύκολη να προγραμματίσετε, να παρακολουθήσετε και να μοιραστείτε την εργασίατόσο εσωτερικά είτε εξωτερικά. Χρώμα κώδικα ανά κατάσταση, κανάλι, κοινό κ.λπ. και πατήστε σε ημερολόγια άλλων ομάδων για να λάβετε μια επισκόπηση σε πραγματικό χρόνο των προγραμματισμένων έργων.
Παροχή ορατότητας σε ποιο έργο επιτυγχάνεται πραγματικά ενθαρρύνει την αίσθηση της πραγματικής συνεργασίας. Σε επίπεδο ομάδας, βλέποντας τον τρόπο με τον οποίο οι προσπάθειες κάθε ατόμου συμβάλλουν στο σύνολό του προσθέτουν νόημα και εμπνέουν όλους να εργαστούν με κοινού στόχους. Σε εξωτερικό επίπεδο, μπορείτε να συνεργαστείτε με τις εξωτερικές ομάδες εάν μπορείτε να τις δείξετε πού ταιριάζει το έργο τους.
Ένας άλλος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό είναι χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένες καταστάσεις ροής εργασιών. Με μια γρήγορη ματιά, οι αιτούντες ή οι φορείς του έργου μπορούν να δουν πού βρίσκεται ένα έργο. Δεν υπάρχουν πλέον άσκοπες συναντήσεις ενημέρωσης κατάστασης. Όταν οι ομάδες είναι σε θέση να κρατήσουν ένα άλλο υπεύθυνο και να επικοινωνούν αποτελεσματικά, μπορούν να πάρουν περισσότερη δουλειά. Το να βλέπετε τη δουλειά σας να σας εξουσιοδοτήσει να διαχειριστείτε τόσο την τρέχουσα εργασία όσο και τις εισερχόμενες αιτήσεις εργασίας.
Είστε έτοιμοι να φέρετε τη διαδικασία πρόσληψης του έργου σας σε τεχνική;
Αυτή τη στιγμή η ομάδα σας μπορεί να αισθάνεται σαν τη Lucy και ο φίλος της, προσπαθώντας απεγνωσμένα να συμβαδίσει με την εισροή των καθηκόντων με επικεφαλής τον τρόπο σας. Ακολουθήστε τις βέλτιστες πρακτικές διαδικασίας εισαγωγής έργου και θα διαπιστώσετε ότι δεν συμβαίνουν μόνο με τον παροιμιώδη μεταφορικό ιμάντα εργασίας, αλλά το χτυπάτε!
ΕΝΑδιαχείριση έργουπλατφόρμα όπωςUDN Task Managerμπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε. Δοκιμάστε μια δωρεάν δίκη 2 εβδομάδων σήμερα.
Και ενώ είστε εδώ, ελέγξτε τις ακόλουθες θέσεις μας:
