12 Βασικές αρχές διαχείρισης έργων (βασικός οδηγός)
Udn Webber
Διαχειριστής περιεχομένου
Υπάρχει μια παρτίδα που συμβαίνει Διαχείριση έργων .
Προϋπολογισμός, κερδίζοντας έγκριση από τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου σας, δημιουργώντας την ομάδα σας, την παρακολούθηση της προόδου, της σύνταξης αναφορών ....
Και αυτό είναι ακριβώς η άκρη του παγόβουνου!
Εάν ουρλιάζετε εσωτερικά, μην ανησυχείτε!
Εδώ είναι κάτι που θα σας βοηθήσει:
Οι αρχές διαχείρισης έργων ενεργούν ως αξιόπιστη πυξίδα ενώ θα πλοηγηθείτε ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης του έργου.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε ποιες είναι αυτές οι βασικές αρχές διαχείρισης έργων, τα πλεονεκτήματά τους και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα επιτυχημένα έργα.
Ας αρχίσουμε.
Ποιες είναι οι αρχές της διαχείρισης του έργου;
Οι αρχές διαχείρισης έργων είναι θεμελιώδεις έννοιες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την επιτυχή διαχείριση του έργου.
Αρκετά απλό, σωστό;
Λοιπόν, ποιες είναι οι βασικές αρχές της διαχείρισης έργων που κάθε Διευθυντής έργου θα πρέπει να ορκιστεί;
Έχουμε ομαδοποιήσει αυτά τα 12 σε 3 κάδους.
Ας ΡΙΞΟΥΜΕ μια ΜΑΤΙΑ:
Ορισμός ενός έργου
Αρχή 1: Πρέπει να είναι ένα έργο
Η πιο βασική αρχή είναι ότι πρέπει να υπάρχει ένα έργο.
Ας πάρουμε το Ορισμός ενός έργου Από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων: Να χαρακτηριστεί ως έργο, η εργασία πρέπει να είναι προσωρινή προσπάθεια και ο στόχος της είναι να δημιουργηθεί αξία.
Δεδομένου ότι η διαχείριση του έργου είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για την αποτελεσματική διαχείριση ενός έργου, οι αρχές της διαχείρισης έργων πρέπει να ισχύουν για αυτόν τον ορισμό.
Ως εκ τούτου, οι δραστηριότητες όπως η ανταπόκριση σε εισιτήρια ή περιεχόμενο επεξεργασίας, επομένως, δεν υπολογίζονται ως έργο.
Αρχή 2: Μια σαφής δομή του έργου
Μια βασική αρχή σε ένα Σχέδιο διαχείρισης έργου Κατά τη διάρκεια της φάσης ορισμού είναι η δομή του έργου.
Χωρίς αυτό, το έργο σας θα χωρίσει ταχύτερα από έναν πύργο Jenga!
Ακολουθούν τρία στοιχεία που πρέπει να καθοριστούν:
Πώς ξεκινάτε κάτι, αν δεν ξέρετε τι θέλετε να κάνετε στην πρώτη θέση;
Ο καθορισμός ενός στόχου θα θέσει τα πράγματα σε κίνηση και θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε τη δομή του έργου. Ξεκινήστε ζητώντας τον εαυτό σας τι είναι οι απαιτήσεις του έργου, τι πρέπει να γίνει και Γιατί.
Ως διαχειριστής έργου, πρέπει να διευκρινίσετε το στόχο του έργου και να το καταστήσετε παγκοσμίως να κατανοήσετε Ολοι που συμμετείχαν σε αυτό.
Αλλά πώς θέτετε Στόχοι έργου; Και ποια είναι η διαφορά μεταξύ στόχοι ?
Ελεύθερα εργαλεία διαχείρισης έργων σαν UDN Task Manager Κάνετε στόχους και στόχους ένα κομμάτι κέικ.
Κανείς δεν παίρνει ένα απεριόριστο χρονικό πλαίσιο για να ολοκληρώσει ένα έργο.
(Εκτός αν μπορείτε να αντιστρέψετε χρόνο όπως ο Δρ Strange)
Για γρήγορη ολοκλήρωση του έργου, πρέπει να έχετε ένα Σαφή Χρονοδιάγραμμα έργου.
Περιέχει τις εργασίες που πρέπει να γίνουν και τις ημερομηνίες έναρξης και τερματισμού τους.
Υποδεικνύει επίσης τη σειρά με την οποία πρέπει να αντιμετωπιστούν καθήκοντα.
Θα πρέπει πρώτα να ορίσετε ορόσημα και στη συνέχεια να διαιρέσετε το χρονοδιάγραμμά σας σε αυτά τα σημαντικά ορόσημα.
Τι είναι αυτό?
Τα ορόσημα είναι δείκτες που σας βοηθούν να καταλάβετε πότε το έργο έχει εισέλθει σε μια νέα φάση.
Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας κινείται από το ορόσημο μέχρι ορόσημο σε λίγες μέρες. Ξέρετε ότι εργάζονται ταχύτερα από το φλας στην καφεΐνη!
Και αν υπάρχει ένα μακρύ κενό μεταξύ δύο ορόσημων, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι μετακινούνται σε υψηλή ταχύτητα.
Με αυτή την προσέγγιση, θα είστε σε θέση να παραμείνετε στο πρόγραμμα του έργου. Πάντα.
Φτου!
Εδώ είναι ένα άλλο πράγμα: ορόσημα να ενισχύσει το ηθικό της ομάδας.
Γιατί θυμηθείτε, όλοι αρέσει η ορατή πρόοδο.
Αρχή 3: Προσδιορισμός παραδοτέων έργων
Η επόμενη αρχή διαχείρισης έργου καθορίζει τα παραδοτέα του έργου.
Τα παραδοτέα αναφέρονται σε οποιοδήποτε μοναδικό αποτέλεσμα ή προϊόν που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη διαδικασία ή φάση του έργου.
Πώς λοιπόν ορίζετε τα παραδοτέα του έργου;
Ξεκινήστε ζητώντας τον εαυτό σας τις σωστές ερωτήσεις όπως:
Αυτοί οι τύποι ερωτήσεων θα σας βοηθήσουν να καθορίσετε τα παραδοτέα του έργου και τις απαιτήσεις του έργου.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα παραδοτέων Η ομάδα σας μπορεί να χρειαστεί να εργαστεί:
Φαίνεται ότι τα πράγματα τελικά ανατρέχονται στον Jim από 'ξένο πράγματα!'
Υπάρχει ένα άλλο πλεονέκτημα ότι έχετε εκ των προτέρων καθορισμένα παραδοτέα.
Δεν θα χρειαστεί να αναγκάσετε να προσθέσετε νέα παραδοτέα μέσα στο μέσο του έργου.
Όχι μόνο αυτό θα σας εμποδίσει να περάσετε πάρα πολύ χρόνο σε αυτό, δεν θα χρειαστεί να εργαστείτε υπερωρίες για να καλύψετε τις προθεσμίες.
Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να μειώσετε το αληθινό έγκλημα που βλέπουν τα αληθινά γεγονότα στο Netflix.
Αρχή 4: Κατανομή των προϋπολογισμών του έργου
Δεν θα ήταν υπέροχο αν είχατε έναν απεριόριστο προϋπολογισμό;
Δυστυχώς, αν δεν έχετε ένα genie που σας παρέχει αυτές τις επιθυμίες, θα χρειαστεί να συνεργαστείτε με έναν αυστηρό προϋπολογισμό.
Με περιορισμένους πόρους, πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί από τα έξοδά σας.
Θυμηθείτε, δεν θέλετε να είστε συγκλονισμένοι όταν βρείτε τα έξοδά σας είναι εκτός γραφημάτων!
Έτσι, εδώ μπορείτε να κάνετε:
Ο προϋπολογισμός και η λογιστική μπορεί να είναι πολλή δουλειά και μπορεί να χρειαστούν διαφορετικά εργαλεία.
Αλλά γιατί να πάρετε πολλά εργαλεία όταν το λογισμικό διαχείρισης έργων όπως UDN Task Manager μπορεί να σας βοηθήσει να εξισορροπήσετε τα βιβλία;
Με UDN Task Manager Πλατεία ' Λογιστικό πρότυπο , μπορείτε να διαχειριστείτε τα αρχεία πωλήσεών σας, τα έξοδα έργου, τα τιμολόγια και άλλα, όλα στα πλαίσια το χώρο εργασίας σας.
Αρχή 5: σαφής στρατηγική για εκτέλεση
Πριν από τη φάση εκτέλεσης, χρειάζεστε ένα έργο του έργου και το σχέδιο έργου στη θέση του. Αυτά διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην επιτυχία των μεγάλων έργων.
Τι πρέπει να συμπεριληφθεί;
Η φάση σχεδιασμού θα πρέπει να έχει έναν σαφή ορισμό των βασικών δεικτών απόδοσης (KPIS), το λογισμικό διαχείρισης έργων που χρησιμοποιείται και παράγοντες κινδύνου που μπορεί να επηρεάσουν το αποτέλεσμα.
Θα πρέπει επίσης να εντοπίσετε πιθανά προβλήματα που θα μπορούσαν να προκαλέσουν περιποίηση ή να εκτροχιάστε την πρόοδό σας.
Προσδιορισμός ρόλων και αρμοδιοτήτων ομάδας
Αρχή 6: Ιδιοκτησία από διαχειριστή έργου ή χορηγός έργου
Η επόμενη θεμελιώδης αρχή είναι ότι ένα άτομο, ο διαχειριστής του έργου, πρέπει να δική της ευθύνη για την επιτυχία του έργου. Αυτό το άτομο πρέπει να ενεργεί ως εκπρόσωπος και να έρθει στην ίδια σελίδα με την εκτελεστική ομάδα.
Ως εκ τούτου, οι διαχειριστές έργων καθοδηγούν τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου μέσω της διαδικασίας λήψης αποφάσεων, ορίζουν τις αρμοδιότητες της ομάδας, ξεκινούν το σχέδιο του έργου και τη μέτρηση της επιτυχίας.
Λόγω της διασυνοριακής φύσης αυτού του ρόλου, οι διαχειριστές έργων πρέπει να έχουν μεγάλες διαπροσωπικές δεξιότητες, τη γνώση των επιχειρήσεων και της τεχνολογίας και την εμπειρία στη δομή διάσπασης της εργασίας.
ΑΡΧΗ 7: Καθορισμένες ομάδες ρόλων και ευθυνών
Απλά γνωρίζοντας ότι ο στόχος του έργου σας και ορίστε τους στόχους δεν είναι αρκετή.
Πρέπει επίσης να καθορίσετε τι Κάθε μέλος πρέπει να κάνει.
Εάν δεν το κάνετε αυτό, μπορείτε να αρχίσετε να προετοιμάζετε για μια κηδεία: επειδή το Dead του έργου σας, ακόμη και πριν αρχίσετε να εργάζεστε σε αυτό!
Όταν ορίζετε ρόλους και ευθύνες, κάθε μέλος της ομάδας γίνεται υπεύθυνο για τα καθήκοντά τους.
Και αφού τα μέλη της ομάδας γνωρίζουν ακριβώς τι πρέπει να κάνετε, δεν θα χάσουν χρόνο προσπαθώντας να αποκτήσουν σαφήνεια στο έργο.
Θεσπίζοντας τιμές
Αρχή 8: σαφή επικοινωνία μεταξύ μελών της ομάδας
Κακή επικοινωνία ομάδας = κακά αποτελέσματα.
Κατά τη διαχείριση έργων, η ισχυρή επικοινωνία από την πρώτη μέρα θα πρέπει να είναι η δική σας Πρωταρχικός στόχος.
Δεν θέλετε η επικοινωνία του έργου σας να μετατραπεί σε ένα παιχνίδι που είπε - είπε.
Γιατί αυτό θα έλεγε καταστροφή.
Μα γιατί?
Η σαφής επικοινωνία με την ομάδα σας είναι το κλειδί για να αποφύγετε τα ατυχήματα. Κάθε μέλος γνωρίζει τι εργάζονται και τι άλλοι εργάζονται, γεγονός που δημιουργεί μια εξορθολογισμένη ροή εργασίας.
Επιπλέον, η σαφή επικοινωνία σας επιτρέπει να εντοπίσετε και να γιορτάσετε τα επιτεύγματα των μελών της ομάδας.
Αρχή 9: Ευθυγράμμιση σε ολόκληρο τον οργανισμό
Αυτή είναι μια σημαντική αρχή που αποφεύγετε αργότερα τα προβλήματα όταν εξελίσσεται ένα έργο.
Οι ενδιαφερόμενοι και ο διαχειριστής του έργου συνεργάζονται μαζί ώστε όλα τα συστατικά του οργανισμού να υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον. Αυτό περιλαμβάνει την αποστολή, τη δομή και τα συστήματα της εταιρείας.
Η θέσπιση βασικής γραμμής διαχείρισης απόδοσης με τρία βασικά συστατικά - το κόστος, το χρονοδιάγραμμα και το πεδίο εφαρμογής του έργου - είναι σημαντικό όταν ευθυγραμμίζονται με τις εταιρείες και ορίζοντας το πεδίο ενός μεγαλύτερου έργου.
Αφού οριστεί σαφείς προσδοκίες, η διαχείριση και ο διαχειριστής έργου ορίζεται στις δικές δραστηριότητες του έργου, ο άνθρωπος αυτός πρέπει να δοθεί στην ελευθερία να λάβει αποφάσεις έργου.
Αρχή 10: Διαφάνεια και λογοδοσία
Προχωρώντας στην επόμενη αρχή διαχείρισης έργου.
Διαφάνεια.
Εκτός αν είστε κακοποιός κατά το τρέξιμο, κρύβεται είναι α κακή ιδέα.
Όταν σκοτεινιάζετε τα δεδομένα ή τις καταστάσεις του έργου από τους ενδιαφερόμενους και τους χορηγούς σας, θα σας στοιχειώσει στο μέλλον.
Και αυτό μπορεί μειωμένη εμπιστοσύνη μεταξύ της ομάδας σας και των ενδιαφερομένων.
Ωστόσο, αυτό δεν θα συνέβαινε αν εσείς και η ομάδα σας διατηρείτε πάντα τη διαφάνεια.
Εάν όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες σχετικά με το έργο, συμπεριλαμβανομένων των καταστάσεων, ορόσημων και του χρονοδιαγράμματος, τα πράγματα θα είναι πολύ πιο ομαλά.
Το αποτέλεσμα?
Τα επίπεδα δέσμευσης της ομάδας σας θα ήταν μέσα από την οροφή, και θα είναι πολύ πιο ευτυχισμένοι και ικανοποιημένοι με το έργο τους.
Με UDN Task Manager 'μικρό Οι επισκέπτες διαθέτουν , μπορείτε να συνεργαστείτε με ανθρώπους έξω από την ομάδα τους, όπως τα ενδιαφερόμενα μέρη ή τους πελάτες.
Αρχή 11: Διαχείριση κινδύνων και ανίχνευση
Κάθε έργο θα έχει ορισμένους κινδύνους που θα τους επισυνάπτονται. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν ζυγίζει πολλαπλά σύνθετα κομμάτια μέσα Διαχείριση έργων επιχειρήσεων .
Όταν αξιολογείτε αυτούς τους κινδύνους πριν Το έργο αρχίζει, θα είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε τυχόν πιθανά ζητήματα που μπορεί να προκύψουν.
Και αυτό δεν είναι το μόνο όφελος:
Με αυτή την προσέγγιση, θα μπορούσατε επίσης να ορίσετε μια ολόκληρη ομάδα για να εστιάσετε στους κινδύνους που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.
(Πιστεύουμε ότι «θα ήταν ένα τοποθέτητο όνομα για αυτήν την ομάδα. 😉 )
Αρχή 12: Μέτρηση της προόδου του έργου
Η παρακολούθηση και η μέτρηση της προόδου είναι μια βασική αρχή που είναι ζωτικής σημασίας για ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης του έργου.
Φανταστείτε αν δεν υπήρχε παρακολούθηση.
Δουλεύοντας από το σπίτι θα φαινόταν κάτι σαν αυτό ...
Με UDN Task Manager 'μικρό Gantt charts , μπορείτε να δείτε όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν, τις προθεσμίες τους και τα μέλη της ομάδας που είναι ανατεθεί σε αυτό.
Και εκεί το έχετε.
Όλες οι αρχές για τη διαχείριση επιτυχημένων έργων που ομαδοποιούνται σε 3 κάδους.
Συχνές ερωτήσεις
Αν και υπάρχουν διαφορετικές απόψεις για τα καλύτερα σημεία, οι βασικές αρχές της διαχείρισης έργων περιλαμβάνουν τα εξής: ένα σαφώς καθορισμένο έργο μέσω δομής, παραδοτέων και στρατηγικής · Σαφώς προσδιορίζονται οι ρόλοι της ομάδας, συμπεριλαμβανομένου του διαχειριστή έργου και της θέσπισης αξιών όπως η οργανωτική ευθυγράμμιση, η επικοινωνία, η διαφάνεια, η λογοδοσία, η διαχείριση του κινδύνου και η μέτρηση απόδοσης.
Υπάρχουν 12 αρχές, οι οποίες μπορούν να ομαδοποιηθούν σε 3 κάδους - ορίζοντας το έργο, ορίζοντας ρόλους και ευθύνες και καθιέρωση τιμών.
συμπέρασμα
Οι αρχές διαχείρισης έργων είναι τα δομικά στοιχεία όλων των επιχειρήσεων. ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλο ή μικρό.
Χρησιμοποιήστε τα με σύνεση, και όλα τα έργα σας θα είναι ένα χτύπημα Smash!
Ωστόσο, αυτές οι αρχές δεν πρόκειται να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε ένα ολόκληρο έργο μόνοι σας.
Ευτυχώς, εργαλεία όπως UDN Task Manager σχεδιάστηκαν ειδικά για να κάνουν όλη τη βαριά ανύψωση. Σας βοηθά με όλα τα καθήκοντα, τα χρονοδιαγράμματα και τα μέλη της ομάδας.
Είτε ακολουθείτε μεθοδολογίες όπως Υδατόπτωση , Ευκίνητος , ή Απαχος , UDN Task Manager Έχει όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε για να οργανώσετε την εργασία σας.
Έτσι παίρνω UDN Task Manager ΔΩΡΕΑΝ σήμερα και η διαχείριση των έργων σας θα είναι ένα κομμάτι κέικ!
