Πώς να βελτιώσετε την επικοινωνία της ομάδας: 6 στρατηγικές και συμβουλές

Περίληψη

Η ισχυρή επικοινωνία είναι η κινητήρια δύναμη για όλα όσα κάνετε στην εργασία. Ως διαχειριστής έργου, είναι δική σας ευθύνη να ορίσετε τον τόνο για το πώς τα μέλη της ομάδας σας επικοινωνούν μεταξύ τους. Σε αυτό το κομμάτι, συζητάμε τη σημασία της ομαδικής επικοινωνίας και παρέχουμε στρατηγικές για τον τρόπο βελτίωσης της δέσμευσης στο χώρο εργασίας.

Το στυλ επικοινωνίας σας λέει πολλά για εσάς ως ηγέτης. Υποστηρίζετε και χαλαρώνετε καθώς καθοδηγείτε την ομάδα σας μέσω δημιουργικών έργων; Ή είστε πιο έντονος στην παράδοσή σας, πιέζοντας τα μέλη της ομάδας σας για να εργαστείτε αποτελεσματικά και να δημιουργήσετε κερδίζοντας παραδοτέα; Υπάρχουν διάφοροιΣτυλ επικοινωνίας, και η αποτυχία επικοινωνίας μπορεί να προκαλέσει χαμηλή απόδοση και ηθικό.

Η ομάδα επικοινωνίας είναι κρίσιμη - αλλά ευτυχώς, η ανάπτυξη καλών πρακτικών επικοινωνίας ομάδας είναι εύκολη. ΣανΔιευθυντής έργου, μπορείτε να ορίσετε τον τόνο για το πώς τα μέλη της ομάδας σας επικοινωνούν μεταξύ τους. Εάν αντιμετωπίζετε αυτήν τη στιγμή την επικοινωνία, μην ανησυχείτε. Τα στυλ επικοινωνίας δεν τίθενται σε πέτρα και σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε τα βασικά στοιχεία για το πώς η ομάδα σας μπορεί να υλοποιήσει τις βέλτιστες πρακτικές επικοινωνίας. Εδώ είναι πώς.

Γιατί η ομαδική επικοινωνία είναι σημαντική;

Η ισχυρή επικοινωνία είναι η κινητήρια δύναμη για όλα όσα κάνετε στην εργασία. Μπορείτε να εντοπίσετε την ποιότητα του έργου, τις σχέσεις των ενδιαφερομένων και την ικανοποίηση του πελάτη πίσω στο πόσο καλά επικοινωνεί η ομάδα σας μεταξύ τους.

Η καλή επικοινωνία οδηγεί στην αποτελεσματική λήψη αποφάσεων, εμπλεκόμενων μελών της ομάδας και επιτυχημένα έργα. Από την άλλη πλευρά, η κακή επικοινωνία μέσα στην ομάδα σας μπορεί να προκαλέσει:

Ανισορροπημένη ή διπλή εργασία

Πεδίο σέρνεται

Απογοητευτικά αποτελέσματα του έργου

Μη ικανοποιημένοι πελάτες

Κακή ανατροφοδότηση πελατών

Υψηλός κύκλος εργασιών μελών της ομάδας

Υψηλό περιβάλλον άγχους

Χαμηλή δέσμευση μέλους της ομάδας

Για να βελτιώσετε την επικοινωνία της ομάδας, πρέπειοδηγούν με παράδειγμα. Πρακτική προσοχή και αναλάβετε δράση για να είστε διαφανείς με τα μέλη της ομάδας σας. Απαντήστε προληπτικά τις ερωτήσεις τους και να τους δώσουν το πλαίσιο για το γιατί λαμβάνετε αποφάσεις. Η αποτελεσματική επικοινωνία δεν είναι εύκολη - αλλά δημιουργώντας μια κουλτούρα ανοιχτού διαλόγου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα υγιές περιβάλλον εργασίας.

Ποιοι είναι οι 5 τύποι επικοινωνίας της ομάδας;

Υπάρχουν περισσότεροι από ένας τρόπος που επικοινωνεί η ομάδα σας. Πρέπει να γνωρίζετε και τις πέντε μορφές επικοινωνίας εάν ελπίζετε να δημιουργήσετε μια ομάδα υψηλής απόδοσης. Χρησιμοποιήστε αυτό το διάγραμμα για να εντοπίσετε τομείς επικοινωνίας όπου η ομάδα σας μπορεί να βελτιωθεί.

Προφορική επικοινωνία:Η λεκτική επικοινωνία είναι το πιο σημαντικό σημείο αλληλεπίδρασης μεταξύ μελών της ομάδας. Είτε η ομάδα σας μιλάει πρόσωπο με πρόσωπο, μέσω τηλεφώνου, είτε μέσω τηλεδιάσκεψης, αυτές οι συνομιλίες μπορεί να είναι ο αποφασιστικός παράγοντας για το πώς ένα άτομο αντιλαμβάνεται το άλλο. Η λεκτική επικοινωνία παρέχει την καλύτερη ευκαιρία για τα μέλη της ομάδας να εκφράσουν τις σκέψεις τους.

Μη λεκτική επικοινωνία: Μη λεκτική επικοινωνίαΠεριλαμβάνει πράγματα όπως η γλώσσα του σώματος, οι εκφράσεις του προσώπου και τον τόνο της φωνής. Πολλοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν πώς η μη λεκτική επικοινωνία επηρεάζει τις σχέσεις τους. Εντούτοις,πάνω απ 'το μισόΑπό όλη την επικοινωνία είναι μη λεκτικό, γι 'αυτό είναι σημαντικό να δώσουμε προσοχή στα μη λεκτικά σημάδια.

Γραπτή επικοινωνία:Μπορείτε εύκολα να ελέγξετε τον τρόπο επικοινωνίας μέσω γραφής. Η ομάδα σας θα πρέπει να έχει έναν κοινό στόχο να επικοινωνήσει αποτελεσματικά μέσω κάθε γραπτού τηλεφώνου, συμπεριλαμβανομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,Εργαλεία διαχείρισης έργων, μηνύματα, έρευνες ή σχόλια. Γνωρίζοντας πώς να εκφράσετε τον εαυτό σας μέσω της γραφής μπορεί να ωφελήσει την ομάδα σας και το κοινό σας.

Οπτική επικοινωνία:Η οπτική επικοινωνία είναι σημαντική στις συναντήσεις ή την κατάρτιση των ομάδων όταν μοιράζεστε πληροφορίες μέσω διαφανειών ή βίντεο. Το όφελος των οπτικών είναι ότι έχετε χρόνο να σκεφτείτε προτού παρουσιάσετε το μήνυμά σας σε άλλους. Πριν από την κοινή χρήση, σκεφτείτε αν τα οπτικά που επιλέξατε θα βοηθήσουν την ομάδα σας να καταλάβει τι προσπαθείτε να επικοινωνήσετε.

Ακούγοντας:Δεν μπορείτε να σκεφτείτε να ακούτε ως επικοινωνία, αλλά η αποτελεσματική επικοινωνία δεν μπορεί να συμβεί χωρίς αυτό. Η ακρόαση είναι ο τρόπος με τον οποίο λαμβάνετε πληροφορίες όταν οι άλλοι μιλούν σε εσάς. Ενεργή ακρόαση, Ειδικότερα, δημιουργεί ένα υγιές περιβάλλον εργασίας επειδή δείχνει τον επικοινωνία ότι ασχολείσαι και δίνοντας προσοχή σε αυτό που πρέπει να πουν.

6 Στρατηγικές για την κατασκευή δεξιοτήτων επικοινωνίας ομάδας

Υπάρχουν διάφορες στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε την ομάδαΕπικοινωνία στο χώρο εργασίας. Είτε η ομάδα σας εργάζεται εξ αποστάσεως είτε στο γραφείο, αυτά τα βήματα δράσης θα προωθήσουνΣυνεργασία ομάδαςκαι προωθούνται υγιείς σχέσεις, ανεξάρτητα από τη θέση ή την κατάταξη.

1. Επίλυση των συγκρούσεων γρήγορα

Οι συγκρούσεις στην εργασία μπορούν να ξεκινήσουν μικρά και να φαίνονται ασήμαντα. Για παράδειγμα, ένα μέλος της ομάδας μπορεί να μεταφέρει την προθεσμία του, πράγμα που σημαίνει ότι ένα άλλο μέλος της ομάδας έχει λιγότερο χρόνο για το τμήμα του έργου. Το πρώτο μέλος της ομάδας ζητά συγγνώμη στο άλλο, και όλα φαίνονται καλά. Αλλά αν το πρώτο μέλος της ομάδας εξακολουθεί να μετατοπίζει τις προθεσμίες - και το δεύτερο μέλος της ομάδας δεν έχει κοινοποιήσει πώς επηρεάζει το έργο τους - το δεύτερο μέλος της ομάδας μπορεί να γίνει δυσάρεστο και απογοητευτικό. Όταν τα μέλη της ομάδας δεν επιλύουν γρήγορα τις συγκρούσεις, οι τάσεις τάσης και οι επιδόσεις εργασίας υποφέρουν.

Υπόδειξη:Διδάξτε τα μέλη της ομάδαςΣτρατηγικές επίλυσης συγκρούσεωνΈτσι, μπορούν να αντιμετωπίσουν τα ζητήματα γρήγορα, άμεσα και με σεβασμό. Με αυτόν τον τρόπο, τα μικρά προβλήματα δεν μετατρέπονται σε μεγάλα.

2. Ενθάρρυνση της δέσμευσης

Κανείς δεν θέλει να αισθάνεται μικροεπιχειρήθηκε, αλλά χωρίς κάποια καθοδήγηση ή ομάδα συνεργασίας, τα μέλη της ομάδας μπορούν να βιώσουν έλλειψη δέσμευσης. Ως διευθυντής, είναι σημαντικό να ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας, ενώ τα δίνοντάς τους την ελευθερία να είναι δημιουργική.

Δοκιμάστε να ανταλλάξετε πληροφορίες και ιδέες με την ομάδα σας μέσω των συνεδριάσεων προβληματισμού και εβδομαδιαίων εργαστηρίων. Θυμηθείτε όχι μόνο να ζητήσετε ιδέες από την ομάδα σας, αλλά δείξτε ότι εκτιμάτε κάθε ιδέα. Αυτό διαβεβαιώνει τα μέλη της ομάδας που τους υποστηρίζετε.

Υπόδειξη:Προγραμματίστε εβδομαδιαίες συναντήσεις, ώστε ο καθένας να μοιράζεται αυτό που εργάζονται και να θέτουν ερωτήσεις εάν είναι απαραίτητο. Οι συναντήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συμμετάσχετε στην ομάδα σας χωρίς να διακόψετε σημαντικάχρόνος εστίασης .

3. Προωθήστε την επικοινωνία από κάτω προς τα πάνω

Τα μέλη της ομάδας στο κάτω μέρος τουδομή ομάδαςμπορεί να μην αισθάνεται άνετα να μιλάει και να μοιράζεται ιδέες. Όταν προωθήσετε την επικοινωνία από τη βάση προς τα πάνω, ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας σε κάθε θέση να υποστηρίζουν ιδέες και να επικοινωνήσετε τις απόψεις τους. Μπορείτε να προωθήσετε αυτόν τον τύπο επικοινωνίας με την οικοδόμηση εμπιστοσύνης και ηθικού με την ομάδα σας και να τους δώσετε μια αίσθηση ιδιοκτησίας σε έργα.

Υπόδειξη:Τα μέλη της ομάδας μπορεί να χρειαστούν μια ώθηση αν θέλετε να αισθάνονται άνετα να μιλάνε. Ρωτήστε τους για τις ιδέες, τις απόψεις και τα σχόλιά τους, ώστε να συνηθίσουν να μοιράζονται. Ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας σε διαφορετικά περιβάλλοντα, όπως συναντήσεις ομάδων, έρευνες, αλληλεπιδράσεις one-on-one, και μια μορφή κουτιού πρότασης.

4. Προσπαθήστε για διαφάνεια

Ένας επικοινωνιακός χώρος εργασίας είναι ένας όπου τα μέλη της ομάδας προτεραιώνονται στη διαφάνεια. Εάν εσείς και τα μέλη της ομάδας σας μπορεί να είναι ειλικρινείς μεταξύ τους, τότε θα μειώσετε την πιθανότητα εσφαλμένης παρακολούθησης και τυχόν κινδύνων που έρχονται με αυτό.

Ένας τρόπος να είναι διαφανής, καθώς ένας ηγέτης είναι να είμαι ειλικρινής για τις επιχειρηματικές επιδόσεις και να αποκαλύψει πληροφορίες όπως συμβαίνει. Θα πρέπει επίσης να παρέχετε εποικοδομητική κριτική όταν αισθάνεστε ότι είναι απαραίτητο, ώστε τα μέλη της ομάδας σας να μπορούν να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους. Το πιο σημαντικό, είναι κρίσιμο να συνδέσετε την καθημερινή τους εργασία σε μεγάλους στόχους εικόνων. Δίνοντας τα μέλη των μελών της ομάδας και τους δείχνουν γιατί το έργο τους είναι σημαντικό μπορεί να αυξήσει τα κίνητρα και να τους κάνει να αισθάνονται σαν αξιόλογα μέλη της ομάδας.

Υπόδειξη:Υπάρχει μια διαφορά μεταξύ της διαφάνειας και της υπέρβασης. Για παράδειγμα, είναι χρήσιμο για τα μέλη της ομάδας σας να γνωρίζουν αν η εταιρεία συναντήσει ετήσιους στόχους εσόδων, αλλά δεν χρειάζεται να μοιραστείτε τα προσωπικά σας ζητήματα με τον CEO που συμβαίνει αυτή την εβδομάδα.

5. Προγραμματίστε τις συναντήσεις one-on-one

Η επικοινωνία ομάδας εμφανίζεται σε ρυθμίσεις ομάδας και σε μεμονωμένες αλληλεπιδράσεις. Όταν τα μέλη της ομάδας αλληλεπιδρούν, φέρνουν την ενέργεια από κάθε εμπειρία πίσω στην ομάδα.

Τακτικές συναντήσεις one-on-one είναι η ευκαιρία να αντιμετωπίσετε θέματα και να κάνετε check in στην ευημερία των μελών της ομάδας σας. Η ομάδα σας θα είναι πιο σίγουρη όταν τους προσφέρετε χώρο για να μιλήσετε ελεύθερα. Μπορείτε επίσης να ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας σας να προγραμματίσουν ένα με το ένα το άλλο, ώστε να μπορούν να γνωρίσουν ο ένας τον άλλον και να χτίσουν συνεργατικές σχέσεις.

Υπόδειξη:Δεν χρειάζεται να αναλάβετε το ρόλο του θεραπευτή ως διευθυντή, αλλά θα πρέπει να ενδιαφέρεται για το πώς τα μέλη της ομάδας σας κάνουν. Εάν ένα μέλος της ομάδας αγωνίζεται συναισθηματικά, δείτε αν μπορείτε να τους δώσετε χρόνο ώστε να μπορέσουν να επιστρέψουν στη δουλειά σε ένα πιο υγιεινό κράτος.

6. Παρέχετε συνεπή ανατροφοδότηση

Ένα σημαντικό μέρος της επικοινωνίας της ομάδας είναι η ανατροφοδότηση απόδοσης. Τα μέλη της ομάδας χρειάζονται διαβεβαίωση για το πώς κάνουν για να παραμείνουν κίνητρα και να εμπλακούν. Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων one-on-one,δίνω ανατροφοδότησησε μέλη της ομάδας και να συζητήσουν περιθώρια ανάπτυξης. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε μέλη της ομάδας εάν έχουν ανατροφοδότηση για εσάς.

Υπόδειξη:Τα μέλη της ομάδας ενδέχεται να μην αισθάνονται πάντα άνετα να σας δίνουν άμεση ανατροφοδότηση. Εξετάστε τη διανομή μιας ανώνυμης έρευνας, ώστε να μπορείτε να πάρετε ειλικρινείς απόψεις από την ομάδα σας σχετικά με την απόδοσή σας ωςαρχηγός ομάδας .

4 στυλ επικοινωνίας ομάδας

Γνωρίζοντας πώς τα μέλη της ομάδας σας επικοινωνούν μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε την ομάδα σας ως σύνολο. Το προφίλ δίσκου είναι μια αξιολόγηση προσωπικότητας και συμπεριφοράς που κατηγοριοποιεί το κύριο στυλ επικοινωνίας ενός ατόμου ως κυρίαρχο, επηρεαστικό, ευσυνείδητο ή σταθερό.

Τα στυλ επικοινωνίας είναι πολύπλοκα και τα μέλη της ομάδας σας μπορεί να έχουν χαρακτηριστικά από περισσότερα από ένα από τα τέσσερα στυλ. Αλλά η κατανόηση του κύριου στυλ κάθε ατόμου και η προσαρμογή της επικοινωνίας σας σε αυτό μπορεί να προχωρήσει σε μεγάλο βαθμό στην οικοδόμηση μιας ισχυρής ομάδας.

Κυρίαρχο

Τα μέλη της ομάδας με κυρίαρχο στυλ επικοινωνίας είναι έντονες, αποτελεσματικές και επικεντρώνονται στα αποτελέσματα. Μπορείτε συνήθως να εντοπίσετε αυτά τα άτομα επειδή είναι ανταγωνιστικά και οδηγούνται για να πετύχουν. Ενώ αυτά τα άτομα είναι φυσικοί ηγέτες της ομάδας, οι αδυναμίες τους μπορεί να είναι ανυπομονησία και πάρα πολύ εμπιστοσύνη.

Υπόδειξη:Πρόκληση κυρίαρχα μέλη της ομάδας, ώστε να αισθάνονται κίνητρα στην εργασία, αλλά τους υπενθυμίζουν να κρατήσουν την ομάδα και την αποστολή της εταιρείας σε εστίαση ανά πάσα στιγμή.

Επηρεάζων

Τα μέλη της ομάδας με στυλ επικοινωνίας επηρεάζουν τα κοινωνικά προϊόντα της ομάδας σας. Αυτοί οι άνθρωποι γνωρίζουν πώς να γοητεύουν τους άλλους και να δημιουργήσουν ένα ενεργειακό και εμπλεκόμενο περιβάλλον. Οι επηρεαστές σας θα πετύχουν σε σχέσεις πελάτη και πελάτες επειδή απολαμβάνουν να μιλάνε στους ανθρώπους.

Υπόδειξη:Συνεχίστε τα μέλη της ομάδας επηρεασμού από την απώλεια εστίασης, δίνοντάς τους τα καθήκοντα που ταιριάζουν στο σύνολο δεξιοτήτων τους. Αφήστε τους να εκφραστούν στο ρόλο τους, φροντίζοντας, ενώ βεβαιώνουν ότι δεν είναι μια απόσπαση της προσοχής σε άλλους.

Ευσυνείδητος

Τα μέλη της ομάδας με στυλ επικοινωνίας συνείδησης είναι οι υψηλές επιδόσεις σας. Αυτά τα μέλη της ομάδας εργάζονται σκληρά για να παράσχουν εργασία χωρίς λάθη και θα βγουν από το δρόμο τους για να αναπτυχθούν οι γνώσεις τους. Ένα μέλος της ευσυνείδητης ομάδας μπορεί να προτιμήσει να εργαστεί ανεξάρτητα ώστε να μπορούν να ελέγχουν την απόδοσή τους.

Υπόδειξη:Αυτά τα μέλη της ομάδας τείνουν να προτιμούν την αντικειμενική ηγεσία, ώστε να μην υπάρχει χώρος για εσφαλμένη επικοινωνία. Επιτρέψτε στα μέλη της ομάδας συνείδησης να εργάζονται σε έργα που υπερέχουν. Να τους δώσετε σαφείς οδηγίες και μετρήσιμα σχόλια.

Σταθερά

Τα μέλη της ομάδας με σταθερά στυλ επικοινωνίας αξίζουν τη συνοχή και τη σταθερότητα στο περιβάλλον εργασίας τους. Σε αντίθεση με τα κυρίαρχα μέλη της ομάδας που απολαμβάνουν προκλήσεις, ένα σταθερό μέλος της ομάδας μπορεί να προτιμήσει έναν πιο προβλέψιμο ρόλο στην εξυπηρέτηση των πελατών ή του. Ένα χαλαρό περιβάλλον εργασίας επιτρέπει στα μέλη της ομάδας με σταθερά στυλ επικοινωνίας να αισθάνονται άνετα και ειρηνικά.

Υπόδειξη:Παρέχετε σταθερά μέλη της ομάδας με ένα σταθερό περιβάλλον εργασίας. Εάν προκύψουν αλλαγές, παραδώστε τους σταδιακά όποτε είναι δυνατόν. Ακούστε ενεργά αυτά τα μέλη της ομάδας, ώστε να αισθάνονται ακούσουν και να τους δίνουν σαφή κατεύθυνση σε κάθε σύνθετα καθήκοντα, ώστε να μην παραμείνουν αναπάντητες ερωτήσεις.

Εργαλεία επικοινωνίας ομάδας που προωθούν την ομαδική εργασία

Η απομακρυσμένη εργασία γίνεται όλο και πιο συνηθισμένη σε ολόκληρο τον κόσμο, πράγμα που σημαίνει πολλές ομαδικές επικοινωνίες σε απευθείας σύνδεση. Αλλά ακόμα κι αν εργάζεστε στο γραφείο, πιθανόν να χρησιμοποιήσετεΕργαλεία επικοινωνίας ομάδαςΓια να μοιραστείτε πληροφορίες και να βελτιώσετε τις ροές εργασίας σας.

Υπάρχουν διαθέσιμα εργαλεία επικοινωνίας ομάδας για όλα, όπως:

Μηνύματα και συνομιλία:Χρησιμοποιήστε τις εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων και συνομιλίας για να συζητήσετε τα έργα και να κάνετε ερωτήσεις σε πραγματικό χρόνο.

Κοινή χρήση αρχείων:Οι εφαρμογές κοινής χρήσης αρχείων σας επιτρέπουν να μοιράζεστε έγγραφα χωρίς την ανάγκη μεταφορά τους μεταξύ των μελών της ομάδας.

Video Conferencing:Η τηλεδιάσκεψη είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείτε τα μέλη της ομάδας σας να αντιμετωπίσουν εάν εργάζεστε από διαφορετικές τοποθεσίες ή ζώνες ώρας.

Επεξεργασία εγγράφων:Η ηλεκτρονική επεξεργασία εγγράφων σας επιτρέπει να μοιράζεστε και να αποθηκεύετε τα έγγραφα αυτόματα. Η ομάδα σας μπορεί να συνεργαστεί σε έγγραφα επειδή θα παραμείνουν ορατά και επεξεργάσιμα σε άλλα μέλη της ομάδας.

Διαχείριση έργου:Δεν μπορείτε να διατηρήσετε ισχυρή επικοινωνία με την ομάδα σας χωρίς εργαλείο διαχείρισης έργου.Εργαλεία διαχείρισης έργωνσανUDN Task ManagerΠροσφορά διαχείρισης εργασιών, ρύθμιση στόχου, σχόλια, κοινή χρήση αρχείων και πολλά άλλα.

Όταν μπορείτε να αποθηκεύσετε, να μοιραστείτε και να αναφέρετε την εργασία σας, η ομάδα σας θα έχει μεγαλύτερη σαφήνεια στον χώρο εργασίας και η επικοινωνία θα γίνει ευκολότερη.

Αύξηση της δέσμευσης των εργαζομένων με την ομάδα επικοινωνίας

Η καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας απαιτεί ναοδηγούν με παράδειγμα. Τα μέλη της ομάδας σας θα μιλήσουν και θα γίνουν πιο ασχολούνται όταν τους ενθαρρύνετε να το πράξουν. Εργαλεία επικοινωνίας ομάδας όπως UDN Task Manager έχουν σχεδιαστεί για συνεργασία και μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε υγιεινές συνήθειες που οδηγούν στην επιτυχία.