Hur man förbättrar lagkommunikation: 6 strategier och tips

Sammanfattning

Stark kommunikation är drivkraften för allt du gör på jobbet. Som projektledare är det ditt ansvar att ställa in tonen för hur dina lagmedlemmar kommunicerar med varandra. I det här stycket diskuterar vi vikten av lagkommunikation och ger strategier för hur man förbättrar engagemang på arbetsplatsen.

Din kommunikationsstil säger mycket om dig som ledare. Är du stödjande och avslappnad när du guidar ditt lag genom kreativa projekt? Eller är du mer intensiv i din leverans och trycker på att dina lagmedlemmar fungerar effektivt och skapa vinnande leveranser? Det finns olikaKommunikationsstilar, och misslyckande att kommunicera effektivt kan orsaka låg prestanda och moral.

Teamkommunikation är kritisk men lyckligtvis är det lätt att utveckla bra lagkommunikationspraxis. Som enprojektledare, Du kan ställa in tonen för hur dina lagmedlemmar kommunicerar med varandra. Om du för närvarande kämpar med kommunikation, oroa dig inte. Kommunikationsstilar är inte inställda i sten och i den här artikeln täcker vi grunderna om hur ditt lag kan genomföra kommunikations bästa praxis. Här är hur.

Varför är lagkommunikation viktigt?

Stark kommunikation är drivkraften för allt du gör på jobbet. Du kan spåra projektkvalitet, intressentrelationer och kundnöjdhet tillbaka till hur bra ditt lag kommunicerar med varandra.

God kommunikation leder till ett effektivt beslutsfattande, engagerade lagmedlemmar och framgångsrika projekt. Å andra sidan kan dålig kommunikation inom ditt lag orsaka:

Obalanserat eller dubblettarbete

Räckvidd kryp

Skrämmande projektresultat

Otillfredsställda klienter

Dålig kundåterkoppling

Hög Team Medlem Omsättning

Hög stressmiljö

Lågt lagmedlems engagemang

För att förbättra lagkommunikationen måste duföregå med gott exempel. Öva mindfulness och vidta åtgärder för att vara transparent med dina lagmedlemmar. Proaktivt svara på sina frågor och ge dem sammanhang om varför du fattar beslut. Effektiv kommunikation är inte lätt, men genom att skapa en kultur av öppen dialog kan du skapa en hälsosam arbetsmiljö.

Vilka är de 5 typerna av lagkommunikation?

Det finns mer än ett sätt ditt lag kommunicerar. Du måste veta om alla fem kommunikationsformer om du hoppas bygga ett högpresterande lag. Använd det här diagrammet för att identifiera kommunikationsområden där ditt lag kan förbättra.

Muntlig kommunikation:Verbal kommunikation är den viktigaste interaktionen mellan lagmedlemmar. Oavsett om ditt team pratar ansikte mot ansikte, via telefon eller genom videokonferenser, kan dessa konversationer vara den avgörande faktorn i hur en person uppfattar den andra. Verbal kommunikation ger bästa möjliga möjlighet för lagmedlemmar att uttrycka sina tankar.

Icke-verbal kommunikation: Icke-verbal kommunikationInnehåller saker som kroppsspråk, ansiktsuttryck och tonstopp. Många människor är inte medvetna om hur icke-verbal kommunikation påverkar deras relationer. Men egentligen,mer än hälftenAv all kommunikation är icke-verbal, varför det är viktigt att vara uppmärksam på icke-verbala signaler.

Skriftlig kommunikation:Du kan enkelt styra hur du kommunicerar genom att skriva. Ditt lag borde ha ett gemensamt mål att effektivt kommunicera genom varje skriftlig kommunikationskanal, inklusive e-post,Projekthanteringsverktyg, Meddelanden, undersökningar eller recensioner. Att veta hur man uttrycka dig själv genom att skriva kan gynna ditt lag och din publik.

Visuell kommunikation:Visuell kommunikation är viktig i lagmöten eller träning när du delar information via bilder eller videor. Fördelen med visuella är att du har tid att tänka innan du presenterar ditt meddelande till andra. Innan du delar, överväga om de visuella du har valt kommer att hjälpa ditt lag att förstå vad du försöker kommunicera.

Lyssnande:Du får inte tänka på att lyssna på att kommunicera, men effektiv kommunikation kan inte uppstå utan det. Lyssna är hur du får information när andra pratar med dig. Aktivt lyssnandeI synnerhet skapar en hälsosam arbetsmiljö eftersom den visar kommunikatören som du är förlovad och uppmärksam på vad de måste säga.

6 strategier för att bygga lagkommunikationsförmåga

Det finns olika strategier du kan använda för att förbättra lagetKommunikation på arbetsplatsen. Oavsett om ditt lag fungerar på distans eller på kontoret, kommer dessa åtgärdssteg att främjalagsamarbeteoch främja friska relationer, oavsett position eller rang.

1. Lösa konflikter snabbt

Konflikter på jobbet kan börja små och verkar varaojupt. Till exempel kan en gruppmedlem förskjuta sin tidsfrist, vilket innebär att en annan lagmedlem har mindre tid för sin del av projektet. Den första lagmedlemmen ber om ursäkt till den andra, och allt verkar bra. Men om den första lagmedlemmen fortsätter att flytta deadlines-och den andra lagmedlemmen inte har kommunicerat hur det påverkar deras arbete - den andra lagmedlemmen kan bli irriterad och frustrerad. När lagmedlemmar inte löser konflikter snabbt, bygger spänning och arbetsprestanda lider.

Dricks:Lär lagmedlemmarKonfliktlösningsstrategierSå de kan snabbt hantera problem snabbt, och respektfullt. På det sättet blir små problem inte till stora.

2. Uppmuntra engagemang

Ingen gillar att känna sig mikromanaged, men utan några vägledning eller lagsamarbete kan lagmedlemmarna uppleva brist på engagemang. Som chef är det viktigt att uppmuntra lagmedlemmar samtidigt som de ger dem frihet att vara kreativ.

Försök utbyta information och idéer med ditt team genom brainstorming sessioner och veckovisa workshops. Kom ihåg att inte bara begära idéer från ditt lag, men visa att du värdesätter varje idé. Detta försäkrar lagmedlemmar som du stöder dem.

Dricks:Planera veckovisa möten så att alla kan dela vad de arbetar med och ställer frågor om det behövs. Möten är ett bra sätt att engagera ditt lag utan att avbryta viktigafokusstid .

3. Främja bottom-up-kommunikation

Lagmedlemmar längst ner pålagstrukturKan inte känna sig bekväma att tala upp och dela idéer. När du främjar bottom-up-kommunikation uppmuntrar du lagmedlemmar i alla positioner att brainstorma idéer och kommunicera sina åsikter. Du kan främja denna typ av kommunikation genom att bygga förtroende och moral med ditt lag och ge dem en känsla av ägande i projekt.

Dricks:Lagmedlemmar kan behöva ett boost om du vill att de ska känna sig bekväma att prata. Fråga dem om sina idéer, åsikter och feedback så att de blir vana vid att dela. Uppmuntra lagmedlemmar i olika miljöer, som lagmöten, undersökningar, en-mot-en-interaktioner och ett förslag rutformformat.

4. Sträva efter öppenhet

En kommunikativ arbetsplats är en där lagmedlemmar prioriterar insynen. Om du och dina lagmedlemmar kan vara ärliga med varandra, så kommer du att minska risken för felkommunikation och eventuella risker som följer med det.

Ett sätt att vara transparent som ledare är att vara ärlig om affärsutveckling och avslöja information som det inträffar. Du bör också ge konstruktiv kritik när du känner att det är nödvändigt så att dina lagmedlemmar kan förbättra sina färdigheter. Viktigast är det kritiskt att ansluta sitt dagliga arbete till stora bildmål. Att ge lagmedlemmar sammanhang och visa dem varför deras arbete är viktigt kan öka motivationen och få dem att känna sig som värderade medlemmar i laget.

Dricks:Det finns en skillnad mellan öppenhet och överskott. Till exempel är det till hjälp för dina lagmedlemmar att veta om företaget träffade årliga intäktsmål, men du behöver inte dela dina personliga problem med VD som händer den här veckan.

5. Schema en-till-ett-möten

Teamkommunikation sker i gruppinställningar och i enskilda interaktioner. När lagmedlemmar interagerar, tar de energi från varje erfarenhet tillbaka till gruppen.

Regelbundna en-till-ett-möten är din chans att ta itu med problem och checka in på ditt lagmedlemmars välbefinnande. Ditt lag kommer att vara mer självsäkert när du erbjuder dem utrymme att prata fritt. Du kan också uppmuntra dina lagmedlemmar att schemalägga en-mot-dem med varandra, så de kan lära känna varandra och bygga samarbetsrelationer.

Dricks:Du behöver inte ta rollen som terapeut som chef, men du bör bry dig om hur dina lagmedlemmar gör. Om en lagmedlem kämpar emotionellt, se om du kan ge dem tid så att de kan komma tillbaka till jobbet i ett hälsosammare tillstånd.

6. Ge konsekvent feedback

En viktig del av lagkommunikation är prestanda feedback. Teammedlemmar behöver försäkra om hur de gör för att vara motiverade och engagerade. Under dina en-till-ett-möten,ge feedbacktill lagmedlemmar och diskutera utrymme för tillväxt. Du kan också fråga lagmedlemmar om de har feedback för dig.

Dricks:Lagmedlemmar kanske inte alltid känner sig bekväm och ger dig direkt feedback. Överväg att distribuera en anonym undersökning så att du kan få ärliga åsikter från ditt lag på din prestation somlagledare .

4 Team Communication Styles

Att veta hur dina lagmedlemmar kommunicerar kan hjälpa dig att hantera ditt lag som helhet. Skivprofilen är en personlighet och beteendebedömning som kategoriserar en persons primära kommunikationsstil som dominerande, influencer, samvetsgrann eller stadig.

Kommunikationsstilar är komplexa, och dina lagmedlemmar kan ha egenskaper från mer än en av de fyra stilarna. Men förståelse varje persons primära stil och skräddarsy din kommunikation till den kan gå långt i att bygga ett starkt lag.

Dominerande

Lagmedlemmar med dominerande kommunikationsstilar är intensiva, effektiva och fokuserade på resultat. Du kan vanligtvis upptäcka dessa individer eftersom de är konkurrenskraftiga och drivs för att lyckas. Medan dessa individer är naturliga lagledare, kan deras svagheter vara otålighet och för mycket förtroende.

Dricks:Utmana dominerande lagmedlemmar så att de känner sig motiverade på jobbet, men påminna dem om att hålla laget och företagets uppdrag i fokus hela tiden.

Influencer

Lagmedlemmar med influencer kommunikationsstilar är socialiseringsarna i din grupp. Dessa människor vet hur man charmar andra och skapar en energisk och engagerande miljö. Dina influenser kommer att lyckas med kund- och kundrelationer eftersom de tycker om att prata med människor.

Dricks:Håll influencer lagmedlemmar från att förlora fokus genom att ge dem uppgifter som passar deras skicklighet. Låt dem uttrycka sig i sin roll samtidigt som de ser till att de inte är en distraktion mot andra.

Samvetsgrann

Gruppmedlemmar med samvetsgranna kommunikationsstilar är dina högpresterande. Dessa lagmedlemmar arbetar hårt för att producera felfritt arbete och kommer att gå ut ur deras sätt att odla sin kunskap. En samvetsgrann teammedlem kan föredra att arbeta självständigt så att de kan styra deras prestanda.

Dricks:Dessa lagmedlemmar tenderar att föredra objektiva ledarskap så det finns inget utrymme för felkommunikation. Låt samvetsgranna gruppmedlemmar att arbeta med projekt som de excel vid. Ge dem tydliga riktlinjer och mätbara feedback.

Stadig

Lagmedlemmar med stabil kommunikationsstilar Värde konsistens och stabilitet i sina arbetsmiljöer. Till skillnad från dominerande lagmedlemmar som tycker om utmaningar kan en stadig teammedlem föredra en mer förutsägbar roll i kundtjänst eller det. En avslappnad arbetsmiljö tillåter lagmedlemmar med stabila kommunikationsstilar att känna sig bekväma och i fred.

Dricks:Ge stabila lagmedlemmar med en stabil arbetsmiljö. Om ändringar uppstår, leverera dem inkrementellt när det är möjligt. Lyssna aktivt på dessa lagmedlemmar så att de känner sig hörda och ge dem tydliga riktningar på några komplexa uppgifter så att inga frågor är obesvarade.

Team kommunikationsverktyg som främjar lagarbete

Fjärrarbete blir allt vanligare över hela världen, vilket innebär att en hel del lagkommunikation uppstår online. Men även om du arbetar på kontoret, använder du sannoliktTeam kommunikationsverktygAtt dela information och effektivisera dina arbetsflöden.

Det finns lagkommunikationsverktyg tillgängliga för allt, inklusive:

Meddelanden och chatt:Använd snabbmeddelanden och chatt apps för att diskutera projekt och ställa frågor i realtid.

Fildelning:Fildelning Apps låter dig dela dokument utan att behöva överföra dem mellan lagmedlemmar.

Videokonferenser:Videokonferenser är ett bra sätt att se dina lagmedlemmar ansikte mot ansikte om du arbetar från olika platser eller tidszoner.

Dokumentredigering:Med online-dokumentredigering kan du dela och spara dokument automatiskt. Ditt team kan samarbeta om dokument eftersom de kommer att förbli sikt och redigerbara till andra lagmedlemmar.

Projektledning:Du kan inte behålla stark kommunikation med ditt lag utan ett projekthanteringsverktyg.Projekthanteringsverktygtycka omUDN Task ManagerErbjuder uppgiftshantering, målinställning, feedback, fildelning och mer.

När du kan lagra, dela och hänvisa till ditt arbete, kommer ditt team att ha mer tydlighet på arbetsplatsen och kommunikationen blir enklare.

Öka arbetstagarens engagemang med lagkommunikation

Bättre kommunikation bland lagmedlemmar kräver att duföregå med gott exempel. Medlemmarna i ditt lag kommer att tala upp och bli mer engagerade när du uppmuntrar dem att göra det. Team kommunikationsverktyg som UDN Task Manager är utformade för samarbete, och de kan hjälpa dig att bygga friska vanor som leder till framgång.