Cara Meningkatkan Komunikasi Tim: 6 Strategi dan Tips

Ringkasan

Komunikasi yang kuat adalah kekuatan pendorong untuk semua yang Anda lakukan di tempat kerja. Sebagai manajer proyek, adalah tanggung jawab Anda untuk mengatur nada untuk bagaimana anggota tim Anda berkomunikasi satu sama lain. Dalam hal ini, kami membahas pentingnya komunikasi tim dan memberikan strategi untuk bagaimana meningkatkan keterlibatan di tempat kerja.

Gaya komunikasi Anda mengatakan banyak tentang Anda sebagai pemimpin. Apakah Anda mendukung dan rileks saat Anda memandu tim Anda melalui proyek-proyek kreatif? Atau apakah Anda lebih intens dalam pengiriman Anda, mendorong anggota tim Anda untuk bekerja secara efisien dan menciptakan kiriman yang menang? Ada berbagaiGaya Komunikasi, dan kegagalan untuk berkomunikasi secara efektif dapat menyebabkan kinerja rendah dan moral.

Komunikasi tim sangat penting - tetapi untungnya, mengembangkan praktik komunikasi tim yang baik itu mudah. Sebagaimanajer proyek, Anda dapat mengatur nada untuk bagaimana anggota tim Anda berkomunikasi satu sama lain. Jika saat ini Anda berjuang dengan komunikasi, jangan khawatir. Gaya komunikasi tidak diatur dalam batu dan dalam artikel ini, kami akan membahas dasar-dasar tentang bagaimana tim Anda dapat menerapkan praktik terbaik komunikasi. Begini caranya.

Mengapa komunikasi tim penting?

Komunikasi yang kuat adalah kekuatan pendorong untuk semua yang Anda lakukan di tempat kerja. Anda dapat melacak kualitas proyek, hubungan pemangku kepentingan, dan kepuasan pelanggan kembali ke seberapa baik tim Anda berkomunikasi satu sama lain.

Komunikasi yang baik mengarah pada pengambilan keputusan yang efektif, anggota tim yang terlibat, dan proyek yang sukses. Di sisi lain, komunikasi yang buruk dalam tim Anda dapat menyebabkan:

Pekerjaan yang tidak seimbang atau duplikat

Lingkup creep.

Hasil proyek yang mengecewakan

Klien yang tidak puas

Umpan balik pelanggan yang buruk

Turnover Anggota Tim Tinggi

Lingkungan stres tinggi

Keterlibatan Anggota Tim Rendah

Untuk meningkatkan komunikasi tim, Anda harusMenurut contoh. Berlatih perhatian dan ambil tindakan untuk transparan dengan anggota tim Anda. Secara proaktif menjawab pertanyaan mereka, dan memberi mereka konteks tentang mengapa Anda membuat keputusan. Komunikasi yang efektif tidak mudah - tetapi dengan menciptakan budaya dialog terbuka, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat.

Apa 5 jenis komunikasi tim?

Ada lebih dari satu cara tim Anda berkomunikasi. Anda harus mengetahui semua lima bentuk komunikasi jika Anda berharap untuk membangun tim berkinerja tinggi. Gunakan bagan ini untuk mengidentifikasi bidang komunikasi di mana tim Anda dapat meningkatkan.

Komunikasi lisan:Komunikasi verbal adalah titik interaksi yang paling penting antara anggota tim. Apakah tim Anda berbicara berhadapan muka, melalui telepon, atau melalui konferensi video, percakapan ini dapat menjadi faktor penentu dalam bagaimana seseorang memandang yang lain. Komunikasi verbal memberikan peluang terbaik bagi anggota tim untuk mengekspresikan pikiran mereka.

Komunikasi nonverbal: Komunikasi nonverbalTermasuk hal-hal seperti bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan nada suara. Banyak orang tidak menyadari bagaimana komunikasi nonverbal mempengaruhi hubungan mereka. Tetapi faktanya,lebih dari setengahDari semua komunikasi adalah nonverbal, itulah sebabnya penting untuk memperhatikan isyarat nonverbal.

Komunikasi tertulis:Anda dapat dengan mudah mengontrol bagaimana Anda berkomunikasi melalui penulisan. Tim Anda harus memiliki tujuan bersama untuk berkomunikasi secara efektif melalui setiap saluran komunikasi tertulis, termasuk email,Alat Manajemen Proyek, olahpesan, survei, atau ulasan. Mengetahui cara mengekspresikan diri melalui tulisan dapat menguntungkan tim dan audiens Anda.

Komunikasi Visual:Komunikasi visual penting dalam pertemuan tim atau pelatihan saat Anda berbagi informasi melalui slide atau video. Manfaat visual adalah bahwa Anda punya waktu untuk berpikir sebelum Anda menyajikan pesan Anda kepada orang lain. Sebelum berbagi, pertimbangkan apakah visual yang Anda pilih akan membantu tim Anda memahami apa yang Anda coba komunikasikan.

Mendengarkan:Anda mungkin tidak berpikir untuk mendengarkan sebagai berkomunikasi, tetapi komunikasi yang efektif tidak dapat terjadi tanpa itu. Mendengarkan adalah bagaimana Anda menerima informasi ketika orang lain berbicara kepada Anda. Mendengarkan aktif, khususnya, menciptakan lingkungan kerja yang sehat karena menunjukkan kepada komunikator bahwa Anda bertunangan dan memperhatikan apa yang mereka katakan.

6 strategi untuk membangun keterampilan komunikasi tim

Ada berbagai strategi yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan timkomunikasi di tempat kerja. Apakah tim Anda bekerja dari jarak jauh atau di kantor, langkah-langkah tindakan ini akan mempromosikanKolaborasi Timdan menumbuhkan hubungan yang sehat, terlepas dari posisi atau peringkat.

1. Selesaikan konflik dengan cepat

Konflik di tempat kerja dapat dimulai kecil dan tampak tidak penting. Misalnya, satu anggota tim dapat menggeser tenggat waktu mereka, yang berarti anggota tim lain memiliki lebih sedikit waktu untuk bagian mereka dari proyek. Anggota tim pertama meminta maaf kepada yang lain, dan semuanya tampak baik-baik saja. Tetapi jika anggota tim pertama terus menggeser tenggat waktu - dan anggota tim kedua belum berkomunikasi dengan cara kerja mereka - anggota tim kedua dapat menjadi kesal dan frustrasi. Ketika anggota tim tidak menyelesaikan konflik dengan cepat, ketegangan membangun dan kinerja kerja menderita.

Tip:Ajarkan anggota timStrategi Resolusi KonflikJadi mereka dapat mengatasi masalah dengan cepat, langsung, dan dengan hormat. Dengan begitu, masalah kecil tidak berubah menjadi yang besar.

2. Mendorong keterlibatan

Tidak ada yang suka merasakan mikro, tetapi tanpa beberapa panduan atau kolaborasi tim, anggota tim dapat mengalami kurangnya keterlibatan. Sebagai seorang manajer, penting untuk mendorong anggota tim sambil tetap memberi mereka kebebasan untuk menjadi kreatif.

Cobalah bertukar informasi dan ide dengan tim Anda melalui sesi brainstorming dan lokakarya mingguan. Ingatlah untuk tidak hanya meminta ide dari tim Anda, tetapi tunjukkan bahwa Anda menghargai setiap ide. Ini meyakinkan anggota tim yang Anda dukung.

Tip:Jadwalkan pertemuan mingguan sehingga setiap orang dapat membagikan apa yang sedang mereka kerjakan dan ajukan pertanyaan jika perlu. Rapat adalah cara yang bagus untuk melibatkan tim Anda tanpa mengganggu yang pentingfokus waktu .

3. Promosikan komunikasi bottom-up

Anggota tim di bagian bawahStruktur TimMungkin tidak merasa nyaman berbicara dan berbagi ide. Ketika Anda mempromosikan komunikasi bottom-up, Anda mendorong anggota tim di setiap posisi untuk melakukan brainstorming ide dan mengomunikasikan pendapat mereka. Anda dapat mempromosikan komunikasi jenis ini dengan membangun kepercayaan dan moral dengan tim Anda dan memberi mereka rasa kepemilikan dalam proyek.

Tip:Anggota tim mungkin perlu dorongan jika Anda ingin mereka merasa nyaman berbicara. Minta mereka untuk ide, pendapat, dan umpan balik mereka sehingga mereka terbiasa berbagi. Dorong anggota tim di lingkungan yang berbeda, seperti pertemuan tim, survei, interaksi satu-satu, dan format kotak saran.

4. Berusaha keras untuk transparansi

Tempat kerja komunikatif adalah salah satu di mana anggota tim memprioritaskan transparansi. Jika Anda dan anggota tim Anda dapat jujur ​​satu sama lain, maka Anda akan mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan risiko apa pun yang menyertainya.

Salah satu cara untuk menjadi transparan karena seorang pemimpin adalah jujur ​​tentang kinerja bisnis dan mengungkapkan informasi seperti yang terjadi. Anda juga harus memberikan kritik konstruktif ketika Anda merasa perlu sehingga anggota tim Anda dapat meningkatkan keterampilan mereka. Yang paling penting, sangat penting untuk menghubungkan pekerjaan sehari-hari mereka ke gol gambaran besar. Memberi konteks anggota tim dan menunjukkan kepada mereka mengapa pekerjaan mereka penting dapat meningkatkan motivasi dan membuat mereka merasa seperti anggota tim yang dihargai.

Tip:Ada perbedaan antara transparansi dan oversharing. Misalnya, sangat membantu bagi anggota tim Anda untuk mengetahui apakah perusahaan memenuhi tujuan pendapatan tahunan, tetapi Anda tidak perlu membagikan masalah pribadi Anda dengan CEO yang terjadi minggu ini.

5. Jadwalkan pertemuan satu lawan satu

Komunikasi tim terjadi dalam pengaturan grup dan dalam interaksi individu. Ketika anggota tim berinteraksi, mereka membawa energi dari setiap pengalaman kembali ke grup.

Rapat satu-on-one biasa adalah kesempatan Anda untuk mengatasi masalah dan check-in pada kesejahteraan anggota tim Anda. Tim Anda akan lebih percaya diri ketika Anda menawarkan ruang untuk berbicara dengan bebas. Anda juga dapat mendorong anggota tim Anda untuk menjadwalkan satu-satunya satu sama lain, sehingga mereka dapat saling mengenal dan membangun hubungan kolaboratif.

Tip:Anda tidak perlu mengambil peran terapis sebagai manajer, tetapi Anda harus peduli tentang bagaimana yang dilakukan anggota tim Anda. Jika seorang anggota tim berjuang secara emosional, lihat apakah Anda bisa memberi mereka waktu istirahat sehingga mereka dapat kembali bekerja dalam keadaan yang lebih sehat.

6. Berikan umpan balik yang konsisten

Bagian penting dari komunikasi tim adalah umpan balik kinerja. Anggota tim membutuhkan kepastian tentang bagaimana keadaan mereka tetap termotivasi dan bertunangan. Selama pertemuan satu-satu-satu,berikan umpan balikuntuk anggota tim dan mendiskusikan ruang untuk pertumbuhan. Anda juga dapat meminta anggota tim jika mereka memiliki umpan balik untuk Anda.

Tip:Anggota tim mungkin tidak selalu merasa nyaman memberi Anda umpan balik langsung. Pertimbangkan untuk mendistribusikan survei anonim sehingga Anda bisa mendapatkan pendapat yang jujur ​​dari tim Anda tentang kinerja Andapemimpin tim .

4 gaya komunikasi tim

Mengetahui bagaimana anggota tim Anda berkomunikasi dapat membantu Anda mengelola tim Anda secara keseluruhan. Profil disk adalah penilaian kepribadian dan perilaku yang mengkategorikan gaya komunikasi primer seseorang sebagai dominan, influencer, teliti, atau stabil.

Gaya komunikasi rumit, dan anggota tim Anda mungkin memiliki karakteristik dari lebih dari satu dari empat gaya. Tetapi memahami gaya primer setiap orang dan menyesuaikan komunikasi Anda untuk itu bisa sangat membantu dalam membangun tim yang kuat.

Dominan

Anggota tim dengan gaya komunikasi dominan sangat intens, efisien, dan fokus pada hasil. Anda biasanya dapat menemukan individu-individu ini karena mereka kompetitif dan didorong untuk berhasil. Sementara individu-individu ini adalah pemimpin tim alami, kelemahan mereka dapat tidak sabar dan terlalu percaya diri.

Tip:Tantang anggota tim yang dominan sehingga mereka merasa termotivasi di tempat kerja, tetapi mengingatkan mereka untuk menjaga tim dan misi perusahaan dalam fokus setiap saat.

Influencer.

Anggota tim dengan gaya komunikasi influencer adalah sosialis dari grup Anda. Orang-orang ini tahu bagaimana memikat orang lain dan menciptakan lingkungan yang energik dan menarik. Influencer Anda akan berhasil pada hubungan pelanggan dan klien karena mereka menikmati berbicara dengan orang-orang.

Tip:Simpan anggota tim influencer dari kehilangan fokus dengan memberi mereka tugas yang sesuai dengan keahlian mereka. Biarkan mereka mengekspresikan diri dalam peran mereka sambil memastikan mereka bukanlah gangguan bagi orang lain.

Teliti

Anggota tim dengan gaya komunikasi hati nurani adalah yang berprestasi tinggi Anda. Anggota tim ini bekerja keras untuk menghasilkan pekerjaan bebas kesalahan dan akan pergi keluar dari jalan mereka untuk menumbuhkan pengetahuan mereka. Anggota tim yang telusuran mungkin lebih suka bekerja secara mandiri sehingga dapat mengendalikan kinerja mereka.

Tip:Anggota tim ini cenderung lebih suka kepemimpinan obyektif sehingga tidak ada ruang untuk miskomunikasi. Izinkan anggota tim hati nurani untuk mengerjakan proyek yang mereka unggul. Beri mereka pedoman yang jelas dan umpan balik yang terukur.

Stabil

Anggota tim dengan gaya komunikasi yang stabil menghargai konsistensi dan stabilitas di lingkungan kerja mereka. Tidak seperti anggota tim yang dominan yang menikmati tantangan, anggota tim yang stabil mungkin lebih suka peran yang dapat diprediksi dalam layanan pelanggan atau itu. Lingkungan kerja yang santai memungkinkan anggota tim dengan gaya komunikasi yang stabil untuk merasa nyaman dan damai.

Tip:Berikan anggota tim yang stabil dengan lingkungan kerja yang stabil. Jika terjadi perubahan, kirimkan secara bertahap bila memungkinkan. Secara aktif mendengarkan anggota tim ini sehingga mereka merasa terdengar dan memberi mereka arahan yang jelas pada tugas-tugas kompleks sehingga tidak ada pertanyaan yang belum terjawab.

Alat komunikasi tim yang mempromosikan kerja tim

Pekerjaan jarak jauh menjadi semakin umum di seluruh dunia, yang berarti banyak komunikasi tim terjadi secara online. Tetapi bahkan jika Anda bekerja di kantor, Anda cenderung menggunakanAlat Komunikasi Timuntuk berbagi informasi dan merampingkan alur kerja Anda.

Ada alat komunikasi tim yang tersedia untuk semuanya, termasuk:

Pesan dan obrolan:Gunakan pesan pesan instan dan obrolan untuk membahas proyek dan mengajukan pertanyaan secara real time.

File sharing:Aplikasi berbagi file memungkinkan Anda berbagi dokumen tanpa perlu mentransfernya antara anggota tim.

Konferensi video:Konferensi video adalah cara yang bagus untuk melihat anggota tim Anda berhadap-hadapan jika Anda bekerja dari berbagai lokasi atau zona waktu.

Pengeditan dokumen:Pengeditan dokumen online memungkinkan Anda untuk membagikan dan menyimpan dokumen secara otomatis. Tim Anda dapat berkolaborasi pada dokumen karena mereka akan tetap dapat dilihat dan dapat diedit dengan anggota tim lainnya.

Manajemen proyek:Anda tidak dapat mempertahankan komunikasi yang kuat dengan tim Anda tanpa alat manajemen proyek.Alat Manajemen ProyekSukaUDN Task Manager.Menawarkan manajemen tugas, pengaturan tujuan, umpan balik, berbagi file, dan banyak lagi.

Ketika Anda dapat menyimpan, berbagi, dan merujuk pada pekerjaan Anda, tim Anda akan memiliki lebih banyak kejelasan di tempat kerja dan komunikasi akan menjadi lebih mudah.

Tingkatkan keterlibatan karyawan dengan komunikasi tim

Komunikasi yang lebih baik di antara anggota tim mengharuskan AndaMenurut contoh. Anggota tim Anda akan berbicara dan menjadi lebih bertunangan ketika Anda mendorong mereka untuk melakukannya. Alat komunikasi tim seperti UDN Task Manager. dirancang untuk kolaborasi, dan mereka dapat membantu Anda membangun kebiasaan sehat yang mengarah pada kesuksesan.