15 preguntas de la entrevista de gestión de proyectos, respuestas y consejos

Resumen

Aterrizar una entrevista de gestión de proyectos es un gran logro. Pero solo tendrá la oportunidad del trabajo si se prepara para la entrevista correctamente. En este artículo, cubrimos algunas de las preguntas de la entrevista de gestión de proyectos más frecuentes, por lo que puede acceder a esta entrevista y ser contratado.

Felicitaciones, obtuvo la entrevista para una posición de gerente de proyecto. Pero justo después de poner la fecha en su calendario, la entrevista se le pegó. Tu mente comienza a correr: ¿Qué tipo de preguntas te preguntarán? ¿Cómo puedes prepararse y asegurarte de que parezca seguro? Tienes elHabilidades de gestión de proyectosnecesario para tener éxito?

Respire hondo, estamos aquí para ayudar. Si tiene una entrevista para una posición de administrador de proyectos y espero encontrar respuestas inteligentes a las preguntas comunes, este post es para usted.

Y eso no es todo eso. Hemos roto algunos otros consejos y recursos a lo largo de este artículo que lo ayudarán a sentir que se prepare para su próxima entrevista.

¿Qué hace un gerente de proyecto?

Antes de sumergirnos en las preguntas de la entrevista, echemos un vistazo a quégerente de proyectoen realidad lo hace

El título Ha cambiado significativamente a lo largo de los años. Inicialmente, las funciones de Project Manager fueron puestos técnicos altamente especializados, y los propios gerentes de proyectos se certificaron en herramientas complicadas y complejas de gestión de proyectos. Afortunadamente,Herramientas modernas de gestión de proyectos.Han hecho que la gestión de proyectos sea accesible a una variedad más amplia de roles, y ahora con más frecuencia que no, un gerente de proyecto está menos enfocado en el elemento técnico y más enfocado en alinear a las partes interesadas, conducir claridad y golpear objetivos del proyecto.

La definición de gestión de proyectos varía entre empresas, departamentos y posiciones. Por ejemplo, enGestor de tareas UDN, creemos que si administra proyectos, usted es un gerente de proyecto, independientemente de su título de trabajo.

Para obtener una idea de lo que su entrevistador espera de usted como gerente de proyecto, estudie la descripción del trabajo de cerca para comprender la responsabilidad principal de la posición que solicitó. ¿Es la gestión de las personas, la gestión de costos, la gestión de riesgos,gestión de programas, o algo completamente diferente?

Si sabe qué conlleva exactamente su posición, puede utilizar esta información para prepararse mejor para la entrevista. Esto también lo ayudará a descubrir cuál de las preguntas y las respuestas a continuación será la más útil para su preparación de entrevistas.

1. Háblame de ti mismo.

Si bien técnicamente no es una pregunta, más a menudo que no, esto será lo primero que un entrevistador quiere que pueda hablar. Piense en su respuesta como su lanzamiento de ascensor: esta es su oportunidad de resumir brevemente quién es usted, por qué está aquí, y qué te convierte en el mejor candidato.

Lo que significa la pregunta:Para el entrevistador, es una excelente manera de aliviarse en una conversación, dar al candidato la oportunidad de instalarse, y dar una primera impresión. El entrevistador quiere descubrir quién eres como persona y por qué has aplicado.

Cómo responder:Explique brevemente cuál es su última o actual posición actual. Luego, nombra algunas habilidades que ha aprendido en su trabajo anterior y cómo lo han preparado para esta posición. Mantente positivo, sé sincero y deja que tu pasión brille.

Qué no decir:No solo reaste su currículum. El entrevistador tiene ese derecho frente a ellos. Dígales algo que no saben y no pueden descubrir solo de su currículum. Además, manténgalo profesional y lea la habitación, no se preocupa en cada entrevistador sobre su nuevo cachorro (desafortunadamente).

2. ¿Tienes experiencia trabajando desde casa y administrando un equipo remoto?

Dado que trabajar desde casa se ha convertido en la norma para muchas empresas, es posible que tenga que administrar un equipo completamente remoto, ya sea ahora o en el futuro. Las posiciones del gerente de proyecto son a menudoEl equipo llevao los clientes potenciales del proyecto, por lo que su entrevistador puede querer aprender más sobre su experiencia en esta área.

Lo que significa la pregunta:Los gerentes virtuales enfrentan más desafíos que los gerentes que comparten el mismo espacio de oficina que sus compañeros de equipo. El entrevistador quiere averiguar si tiene experiencia previa en la gestión. equipos virtuales .

Cómo responder:Si tiene experiencia administrando un equipo remoto, ¡eso es genial! Habla de algunos de los desafíos que enfrentaste no ser en persona y cómo los venciste. Si no tiene un montón de experiencia relevante, hable sobre cómo puede usar las herramientas de gestión de proyectos yUnion de equipoEjercicios para conectarse, comunicarse y colaborar con equipos remotos.

Qué no decir:No apague el desafío de mantener a los miembros del equipo virtual motivados y comprometidos. Tu entrevistador necesita saber que tomasmoral de equipoEn serio y entiendo lo que se necesita para conectarse con su equipo en un mundo remoto.

3. ¿Cómo mantienes tu equipo motivado?

Si su equipo de proyecto no se siente motivado, luchará para completar su trabajo de alto impacto. Esto puede causar retrasos en el proyecto y falta de calidad en sus entregables. Como gerente de proyecto, una de sus responsabilidades es saber cómo mantener a su equipo motivado y moviéndose hacia elObjetivo del Proyecto .

Lo que significa la pregunta:El entrevistador quiere averiguar cuáles son sus tácticas para mantener un equipo comprometido y motivado.

Cómo responder:Puede comenzar a describir el entorno de trabajo que espera construir para su equipo. Además de un lugar donde los compañeros de equipo se sienten valorados, vistos y entendidos, también es importante establecerobjetivos transparentesy expectativas para su equipo. Explique cómo el establecimiento de hitos del proyecto realista no solo conserva el proyecto en la pista, sino que también fomenta el trabajo en equipo efectivo.

Qué no decir:No hable sobre las recompensas monetarias, como las elevaciones o las promociones. Los equipos que completan su trabajo por motivación extrínseca solo no se sienten cumplidos como equipos que sienten una motivación intrínseca para desempeñar bien.

4. ¿Cuál es su estilo de liderazgo de elección?

Hay varios estilos de liderazgo diferentes por ahí y, mientras que algunos pueden ser más populares que otros, no hay un estilo de liderazgo correcto o incorrecto. De hecho, los miembros de su equipo pueden beneficiarse de diferentes estilos de liderazgo, dependiendo de sus personalidades únicas, los proyectos en los que están trabajando actualmente y los desafíos que enfrentan.

Lo que significa la pregunta:Mientras que los términosliderazgo y gestiónA menudo se usan indistintamente, no cada gerente es un líder y no cada líder es un gerente. Si el entrevistador hace esta pregunta, probablemente están buscando a alguien que pueda ser ambas, por lo que es importante que sepa cuál es su estilo de liderazgo.

Cómo responder:Asegúrese de saber qué conlleva los diferentes estilos de liderazgo. Conozca los riesgos y los beneficios de su estilo de liderazgo para que pueda responder con confianza las preguntas de seguimiento sobre sus habilidades de liderazgo específicas como:

Como unlíder democrático, ¿Cómo se asegura de que su equipo sigue confiando en usted cuando tome una decisión sin su entrada?

Como se acercala resolución de conflictosComo líder afiliativo?

Como líder transformador, ¿cómo combates la presión que su equipo puede sentir debido a su constante participación?

¿Cuál es su estilo de comunicación como unlíder transaccional ?

Como laissez-faire o líder delegativo, ¿cómo mantiene su equipo en camino?

Qué no decir:No se despliegue de la pregunta simplemente diciendo que su estilo de liderazgo depende de la situación. Si eso es cierto y su estilo de liderazgo es, de hecho,situacion, hable más sobre cómo adapta su estilo y dé ejemplos de cuándo solicitaría un estilo de apoyo, entrenamiento, delegado o dirección.

5. ¿Cómo comunica malas noticias con su equipo?

Parte de su descripción del trabajo, ya que un gerente de proyecto será entregar noticias a su equipo, bueno y malo. Ya sea que esté administrando personas o proyectos, en algún momento, es probable que tenga que transmitir malas noticias a su equipo.

La forma en que maneja situaciones pegajosas, como la comunicación de que no está alcanzando los objetivos de un proyecto o está perdiendo fondos para una iniciativa emocionante, será un reflejo de la calificada que debe ser un gerente.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador probablemente quiera averiguar si tiene tanto la integridad como las habilidades de comunicación para brindar malas noticias a su equipo sin causar malentendidos o problemas.

Cómo responder:Reconozca que el desafío de comunicar la mala noticia es que tiene que equilibrar la representación y la comprensión de la respuesta emocional de su equipo y la decisión de ejecutivos de nivel superior. Explique que la mejor manera de comunicar efectivamente, las malas noticias es prepararse.

Una vez que haya preparado y practicado, cómo le entregará su mensaje, harrá su mejor esfuerzo para usar el idioma directo al comunicar las noticias para evitar malentendidos. También es importante que haya reservado tiempo para las preguntas de su equipo y establezca los siguientes pasos para que se sientan preparados para lo que vendrá.

Qué no decir:No trates de responder a esta pregunta con un giro positivo. Las malas noticias son malas noticias y no hay razón para venderla como algo que no es. En su lugar, sea realista y asegúrese de mostrarle al entrevistador que comprende los riesgos potenciales y la gravedad de un escenario como este.

6. ¿Cómo priorizas las tareas?

Como gerente de proyecto, su jornada laboral puede cambiar en un instante. Las nuevas tareas, las solicitudes de cambio o un interesado confundido que necesitan una aclaración de inmediato pueden eliminar todo su horario. Es importante que sepa cómo priorizar el trabajo si desea sobresalir en esta posición.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador está buscando una respuesta muy directa y detallada sobre cómo prioriza las tareas.

Cómo responder:Explica tu ir aMétodo de gestión del tiempo. Tal vez usas elMatriz de EisenhowerPara averiguar qué tareas deben hacerse de inmediato o se pueden programar para más tarde, delegarse a otra persona, o eliminarse por completo.

Tal vez prefierascomer la ranay obtener su tarea más grande y más compleja realizada a primera hora de la mañana. Cualquiera que sea su método preferido depriorización de tareases, explique rápidamente lo que es y dé un ejemplo específico de cómo lo solicitaría, o mejor aún, cómo lo ha aplicado en el pasado.

Qué no decir:No solo digas que vayas con el flujo. Un gerente especializado utilizará herramientas y técnicas para priorizar las tareas por importancia y urgencia, así que asegúrese de compartir su enfoque de ir a su entrevistador.

7. ¿Cómo definen un proyecto ideal?

La respuesta a esto no es "una que va de acuerdo al plan". Esta pregunta tiene la intención de obtener más información sobre qué tipo de proyectos prefiere trabajar.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador quiere saber qué tipo de proyectos se siente más cómodo y seguro de trabajar. Esto no va a ser una garantía de que obtendrá el tipo de proyecto que describe, pero le dará al entrevistador un mejor sentido de su conjunto de habilidades.

Cómo responder:La mejor manera de responder a esta pregunta es ser honesto. Dígale al entrevistador qué tipo de proyectos lo excitan más. Tal vez prefiera proyectos que sean super colaborativos e innovadores. Tal vez haga su mejor trabajo cuando un proyecto se optimice y no hay demasiadas partes móviles al mismo tiempo. O puedes hacerlo muy bienGestionando múltiples proyectos pequeños.Eso funciona simultáneamente. Sea lo que sea que se sienta más apasionado por decirle al entrevistador. Y, si puede, dar un ejemplo de un proyecto específico que haya hecho en el pasado que realmente fue gratificante por usted.

Qué no decir:No mientas y dices que puedes manejar cualquier tipo de proyecto. Incluso si eso es cierto, realmente cava en el tipo que más te emociona, por lo que su respuesta es más genuina.

8. ¿Cómo maneja los cambios en un proyecto?

Los proyectos rara vez se van de acuerdo con el plan, por lo que su posición es tan importante. Como gerente del proyecto, estará a cargo de ajustar el calendario, comunicar cambios y adoptarlos en consecuencia.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador quiere saber qué tipo de Estrategias de resolución de problemasestas familiarizado con Dependiendo del nivel de su posición, es posible que también quieran saber lo familiar con usted conProcesos de gestión de cambios .

Cómo responder:Muestre su capacidad para adaptarse a situaciones inesperadas o incómodas al responder esta pregunta. Convencer al entrevistador que se pone en pie y ha manejado con éxito los cambios de proyecto antes.

Qué no decir:No seas vago. Si está luchando para explicar cómo maneja los cambios en un proyecto, proporcione un ejemplo de vida real. Esto también mostrará al entrevistador que ha logrado con éxito una situación como esta antes.

9. ¿Qué métodos de gestión de proyectos ha usado en el pasado?

Hay muchas metodologías de gestión de proyectos diferentes y es probable que haya usado o experimentado más de uno antes. Ya sea que esté familiarizado con los entornos de trabajo ágiles, el modelo de cascada o los equipos de ejecución enMelé-Este es el momento de mostrar su conocimiento.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador quiere averiguar si los métodos de gestión de proyectos que usan se adaptan al estilo de la organización.

Cómo responder:Hable sobre la metodología de gestión de proyectos con la que está más familiarizado y dar un ejemplo de cómo lo ha usado. Por ejemplo, podría hablar sobre su experiencia con equipos Scrum o hablar sobre proyectos que administró utilizandoTableros de Kanban. Explique por qué usó la metodología dada y cómo funcionó para su equipo y proyecto.

Qué no decir:No solo tire de las palabras de moda. Asegúrate de que sabes quéÁgilSignifica si vas a hablar de aplicar esta metodología. Los entrevistadores notan si entiende o no una metodología para que sea mejor prepararse para las preguntas de seguimiento.

10. ¿Con qué herramientas de gestión de proyectos tiene experiencia?

Hay una matriz de software de gestión de proyectos disponible y es probable que haya usado su parte justa de ellos. Realmente no hay una respuesta correcta o incorrecta a esta pregunta, pero puede obtener algunos puntos adicionales si personaliza su respuesta.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador quiere obtener un sentido de cuántos y qué tipos de herramientas de gestión de proyectos están familiarizadas.

Cómo responder:Responda sinceramente qué herramientas y software de gestión de proyectos que ha usado en el pasado. Si es posible, averigüe qué herramienta la empresa que está entrevistando para los usos. Puede encontrar información en su sitio web, un sitio de revisión o obtener este tipo de información de un empleado a través de LinkedIn. Con esta información a mano, puede adaptar su respuesta a la herramienta que utiliza la compañía y deje que el entrevistador sepa que lo ha usado o algo similar en el pasado.

Qué no decir:No juzgues a ninguna herramienta de gestión de proyectos. Puedes tener un favorito (Gestor de tareas UDN, ¿verdad?) O incluso una herramienta que le da un dolor de cabeza que solo lo piense, pero ahora no es el momento de juzgar el juicio. Simplemente enumere las herramientas con las que tiene experiencia y explique su nivel de habilidad si corresponde.

11. ¿Tiene experiencia con la gestión de costos o presupuestos?

Si bien no todas las posiciones de administración de proyectos se requieren conocimiento de la administración de costos, es una pregunta muy común para las posiciones de los recursos humanos, la contabilidad o la gestión financiera. Así que echemos un vistazo a la mejor manera de contestarlo.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador es curioso si ha tenido que administrar los costos antes y es probable que esté buscando un ejemplo.

Cómo responder:Si no tiene experiencia en la gestión de presupuestos, sea honesto al respecto y permita que el entrevistador separa cómo planea construir esta habilidad. Si tiene experiencia presupuestaria o de gestión de costos, hable sobre el presupuesto que ha logrado, de lo que está a cargo y cómo ustedRecursos adicionales asignadoscuando sea necesario.

Qué no decir:No conforme los presupuestos que nunca haya administrado o hablado de cómo administra su presupuesto personal si no tiene experiencia profesional. Ser fiscalmente responsable no es lo mismo que saber cómo administrar un presupuesto de proyecto. Así que sea honesto acerca de su experiencia y nivel de habilidad.

12. ¿Qué te motiva a dar lo mejor en un proyecto?

Esta es una excelente oportunidad para hablar sobre un proyecto que fue muy bien y explicar por qué fue uno de sus mejores proyectos hasta la fecha. Es probable que sean apasionados, inspiró a su equipo, y lideró el proyecto al éxito porque se sintió motivado.

Lo que significa la pregunta:La motivación se ve diferente a todos. El entrevistador quiere averiguar qué lo mantiene motivado para comprender mejor su personalidad.

Cómo responder:Piensa en lo que te motiva cuando estás trabajando. ¿Es un gran equipo que ama colaborar? ¿Te gusta mostrar el trabajo para resolver problemas? ¿Te emociona con aprender cosas nuevas y ampliar su conjunto de habilidades? Lo que sea que satisfaga y lo emociona para que haga lo mejor de su mejor lugar en un proyecto, compártelo con su entrevistador y dé un ejemplo si puede.

Qué no decir:No digas "dinero". Es obvio que el dinero es un factor en el por qué está motivado a presentarse para trabajar todos los días, pero el entrevistador está haciendo esta pregunta para averiguar qué otros factores lo manejan.

13. Háblame de un desafío que te enfrentas y cómo lo manejaste.

Como gerente de proyecto, encontrará muchos proyectos desafiantes. Comparta un desafío que se convirtió en un proyecto exitoso o una gran experiencia de aprendizaje con su entrevistador para demostrar que puede manejar obstáculos o contratiempos.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador quiere aprender más sobre sus habilidades de resolución de problemas y cómo se acerca a los desafíos. Están buscando un ejemplo específico.

Cómo responder:La mejor manera de responder a esta pregunta es aplicar el método de la estrella. Este método le permite romper una situación en cuatro categorías:

Situación: Comience con la situación en la que estabas. Por ejemplo, explique que su equipo de proyecto de repente se hizo más pequeño porque dos personas estaban enfermas por un período prolongado de tiempo.

Tarea: Explica cómo quisiste resolver la situación. Por ejemplo, su objetivo fue asegurarse de que aún pueda entregar el proyecto a tiempo.

Acción: Describe las acciones que tomaste para alcanzar tu objetivo. Por ejemplo, primero intentó obtener ayuda de otro equipo. Cuando eso no funcionó, tuvo que externalizar algunas de las tareas más simples a un freelancer para darle a su equipo el ancho de banda por su trabajo.

Resultado: Terminar con el resultado de la situación. Por ejemplo, la contratación de un freelancer le permitió a su equipo centrarse en las tareas importantes y completar el proyecto sin demoras. Además, terminaste contratando ese freelancer para su próximo proyecto porque hicieron un trabajo tan increíble que respaldaba a tu equipo.

Qué no decir:No hables de un desafío personal. El entrevistador quiere saber cómo maneja los desafíos como la falta de recursos, la retroalimentación negativa o los retrasos en el proyecto. Ya sea que tenga experiencia previa como gerente de proyecto o no, todos nos enfrentamos a los tiempos difíciles en el trabajo antes, así que hable sobre una situación en la que mostró qué tan bien puede manejar un desafío.

14. ¿Por qué buscas dejar tu trabajo actual?

Obviamente hay una razón por la que estás haciendo esta entrevista de trabajo. Y el entrevistador es curioso lo que espera encontrar aquí que le faltan su trabajo actual.

Lo que significa la pregunta:El entrevistador quiere descubrir una de las dos cosas (o ambas): ¿Cómo habla de su empleador anterior / actual y qué lo motivó para solicitar esta posición?

Cómo responder:En lugar de mirar hacia atrás a su antiguo o actual empleador, hable sobre lo que más te emociona sobre esta nueva oportunidad. ¿Estás entusiasmado con la posibilidad de reubicar? ¿Está esperando obtener nuevas habilidades o asumir más responsabilidades? Quizás esté buscando mejorar su equilibrio entre la vida laboral y sentir que esta nueva compañía es el lugar perfecto para hacerlo. Deje que su entusiasmo por el nuevo rol brille a través de: eso lo diferenciará de otros candidatos.

Qué no decir: No golpee a su ex empleador. No importa lo terrible que su trabajo actual o pasado sea o fue, es importante mirar hacia adelante y mantenerse positivo en su entrevista.

15. Nombra tres tácticas que ha usado para desarrollar y mantener las grandes relaciones con los clientes.

Dependiendo de su campo, es posible que tenga que lidiar con clientes o clientes de forma regular. Si es experto en crear y mantener relaciones sólidas, será un gran activo para su empresa.

Lo que significa la pregunta:Los clientes felices o los clientes son importantes: el entrevistador quiere saber si tiene más de una tarjeta de la manga cuando se trata de fomentar relaciones profesionales significativas.

Cómo responder:Piense en sus relaciones de clientes anteriores y lo que valoraron. ¿Apreciaban tu comunicación rápida y positiva? ¿Los hiciste sentir que eran tu único cliente o cliente? ¿Eximísimo superó sus expectativas? ¿Pudiste entender sus metas y hablar su idioma? Todas estas son tácticas probadas para construir y mantener relaciones comerciales fuertes.

Qué no decir:No se presague por lo grande que está con los clientes o clientes. La humildad es una de las muchas tácticas que ayudan a mantener relaciones profesionales positivas, así que asegúrese de estar humilde en su entrevista para demostrar que es capaz de esto.

Consejos para entrevistados

Conocimiento Decir es importante, pero una entrevista de trabajo es mucho más que solo decir las cosas correctas. Querrá dejar una gran impresión y asegurarse de que su personalidad se destaca del resto de la piscina candidata (especialmente en persona o por zoom). Aquí están nuestros consejos favoritos para dejar una gran impresión.

Además de practicar su lenguaje corporal y respuestas a las preguntas comunes de la entrevista, también debe familiarizarse con comunesTérminos de gestión de proyectos. De esa manera, cuando surgen durante la entrevista, no tiene que preguntar qué significan primero y potencialmente arriesgue sus posibilidades de obtener el trabajo.

Sin embargo, si alguna vez no está seguro de lo que significa el entrevistador con su pregunta, no tenga miedo de solicitar aclaraciones. Esto puede ahorrarte tanto tiempo como malentendidos.

Ve a buscar ese trabajo

Ahora que sabe qué decir (y qué no debe decir) durante su entrevista de trabajo, estamos seguros de que lo va a clavar.

Y si aterriza el trabajo, asegúrese de utilizar herramientas que facilitan la vida, comoGestor de tareas UDNEl software de gestión de proyectos que está diseñado para minimizar la conmutación de la aplicación. De esa manera, usted y su nuevo equipo pueden mantener todo, desde los mensajes a los plazos en un solo lugar y se centran en lo que es realmente importante.