La guía definitiva de la planificación de eventos virtuales.
En 2019,42%de organizaciones encuestadas eligieron planificar virtualeventos. Ahora, en 2020, ese número se ha duplicado a una friolera.84%. La mayoría demárketingLos profesionales (51% de ellos) creen que los eventos virtuales están aquí para mantenerse a largo plazo, incluso si eso significa agregar un componente virtual a las reuniones en persona. Por eso hemos creado esta guía para el evento virtual.planificación .
Ya sea que esté preparando su primer evento virtual o desee encontrar formas creativas para involucrar a las audiencias en su próxima, esta guía lo ha cubierto. Obtenga más información sobre los beneficios de la planificación de eventos virtuales y qué tipo de eventos debe considerar alojamiento.
Lea nuestras instrucciones paso a paso y echa un vistazo a nuestro virtualLista de verificación de planificación de eventosEso lo rompe todo para ti. Después, explore las respuestas a sus preguntas de tecnología de eventos virtuales más importantes y echa un vistazo a cómoGestor de tareas UDNPuede ayudarlo a maximizar su próxima reunión digital.
¿Qué es un evento virtual?
Un evento virtual es un evento que se encuentra en línea a través de transmisiones en vivo, videos grabados, llamadas de audio o cualquier otra forma de comunicación digital. Los eventos virtuales no tienen lugar en persona y son accesibles para cualquier persona con conexión a Internet.
Algunos eventos virtuales requieren poca planificación (como las transmisiones en vivo improvisadas en Facebook o Tiktok), mientras que otras necesitan un poco de tiempo para planificar y ejecutar (como una conferencia multi-día con oradores en vivo y sesiones de ruptura).
Diferentes tipos de eventos virtuales:
¿Por qué albergar un evento virtual?
Debe organizar un evento virtual porque llegará a personas que normalmente no podrían asistir debido a discapacidades físicas, horarios ocupados o restricciones financieras. SoncostoEfectivo porque no requieren un espacio de eventos físicos y les brinda muchas oportunidades grandes para capturar datos significativos sobre su audiencia.
Además, muchas empresas entre industrias han recurrido a la planificación de eventos virtuales, luego de la cancelación de conferencias en persona debido a la pandemia COVID-19. Ir completamente a Digital ha permitido a estas organizaciones continuar con las actividades de conciencia de marca y crear nuevas estrategias para alcanzar audiencias críticas.
¿Por qué los eventos virtuales son los eventos del futuro?
Los eventos virtuales son el futuro, según los capitalistas de la empresa de tecnología cuyo trabajo es invertir miles de millones de dólares en las herramientas más prometedoras disponibles. Este tipo de evento no solo es más sostenible, sino que también es más fácil para los oradores y los asistentes, se unen sin las barreras habituales que presentan eventos físicos / en persona. Además, hay muchas ventajas de poder medir fácilmente el compromiso, ya que se refiere a la futura planificación de eventos.
¿Necesita un evento virtual un presentador?
Un presentador en un evento virtual es un solo host o grupo de oradores que ofrecen su conocimiento en un tema determinado. Y no, un evento virtual no necesita uno. No todos los eventos virtuales necesitan girar en torno al aprendizaje. Algunos lo hacen mejor como oportunidades sociales o de redes. Y no todos los eventos virtuales deben confiar en una fuente singular para el liderazgo. En su lugar, pueden funcionar más como experiencias impulsadas por el grupo, como talleres de rendición de cuentas o asesinatos de temas.
¿Cómo planeas un evento virtual?
Para planificar un evento virtual, debe hacer muchas de las mismas cosas que lo haría si el evento fuera completamente en persona. Pero lo que hace que la planificación de los eventos virtuales sea diferente es la forma en que investiga a su audiencia, qué tipo de evento virtual usted elige, donde elige organizarlo, y qué tecnología de eventos virtuales se asocia para ejecutarlo de principio a fin.
Paso 1: Investiga tu audiencia virtual
Es posible que su audiencia de eventos virtuales no se vea igual que su audiencia de eventos en persona ahora que puede acceder a casi todos en el planeta, así que cree perfiles de asistentes objetivo con esto en mente. Elija un problema principal que le gustaría resolver por ellos. Luego, considere alojamiento de altavoces que normalmente no pudieron asistir a eventos físicos. Asegúrese de ofrecer herramientas y recursos digitales (como libros de trabajo y plantillas) que agregan aún más valor para sus asistentes objetivo.
Paso 2: Elija un tipo de evento virtual
Elija entre livestreams, sesiones pregrabadas o una combinación de ambas. Los livestreams son mejores para conferencias o talleres que involucran un Q & AMP; una sección entre el presentador y la audiencia. Las sesiones pregrabadas proporcionan a los asistentes virtuales la libertad de ver cuándo tienen tiempo o descarga y guardar el contenido para más adelante.
Paso 3: Decide dónde alojarlo.
Si su evento será transmitido en vivo, considere compartirlo en sitios de redes sociales como Facebook o Tiktok si desea construir o participar con audiencias objetivo allí. Si está pregrabado, intente albergar los videos de la sesión en un sitio web dedicado con una URL única. Haga crecer su lista de correo electrónico exigiendo que los asistentes virtuales compartan su dirección en la puerta virtual.
Paso 4: Coge la tecnología de eventos virtuales
Necesita tecnología de eventos virtuales para ayudarlo a planificar, ejecutar y medir el éxito de sus esfuerzos. Una vez que tenga sus metas clavadas, organice su plan de acción con evento virtualsoftware de planificación. El resto de sus herramientas se determinarán por qué tipo de evento virtual le gustaría alojar y sus KPIs elegidos.
La lista de verificación de planificación de eventos virtuales
¿Qué tecnología de eventos virtuales necesitas?
Hay cinco tipos principales de tecnología de eventos virtuales que necesita para correr suavemente un altocalidadreuniendo en línea. Incluyen:
Cómo elegir el mejor software de planificación de eventos para su evento virtual
Echa un vistazo a comentarios en sitios como G2 Para leer testimonios imparciales de usuarios reales y obtener ideas para qué software de planificación de eventos es adecuado para usted. Mire otros eventos virtuales que son populares con su audiencia, luego pregunte para descubrir qué herramientas y software solían ejecutarlo. Y considera usar tugestión de proyectosherramienta para crear sumapa vialpara todo.
¿Qué características para buscar en un planificador de eventos virtuales?
Un planificador de eventos virtuales debe ayudarlo a organizar a su equipo completo, registre cadatareaNo importa cuán pequeño, y proporcione una representación visual de su plan para que pueda ver si está dentro o fuera de la pista en cualquier momento.
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