Najlepszy przewodnik po planowaniu imprez wirtualnych

W 2019 roku,42%ankietowanych organizacji zdecydował się zaplanować wirtualnyWydarzenia. Teraz w 2020 r. Numer ten podwoił się do otworu84%. Wiekszosc zmarketingProfesjonaliści (51% z nich) uważa, że ​​wydarzenia wirtualne są tutaj, aby pozostać długoterminową, nawet jeśli oznacza to dodanie wirtualnego składnika zgromadzeń osobowych. Właśnie dlatego stworzyliśmy ten przewodnik po imprezie wirtualnejplanowanie .

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz swoje pierwsze wirtualne wydarzenie lub chcesz znaleźć kreatywne sposoby zaangażowania odbiorców w następnym, ten przewodnik umieszczony. Dowiedz się więcej o korzyściach z planowania wydarzenia wirtualnego i jakie rodzaje wydarzeń należy rozważyć hosting.

Przeczytaj nasze instrukcje krok po kroku i sprawdź nasz wirtualnyLista kontrolna planowania wydarzeniaTo wszystko dla ciebie łamie. Następnie zbadaj odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące technologii wirtualnej i sprawdź, jakMenedżer zadań UDN.Może pomóc Ci zmaksymalizować następne cyfrowe spotkanie.

Co to jest wydarzenie wirtualne?

Wydarzenie wirtualne to wydarzenie, które jest hostowane online za pośrednictwem transmisji na żywo, nagranych filmów, połączeniach audio lub innej formie komunikacji cyfrowej. Wirtualne wydarzenia nie mają osobiście i są dostępne dla każdego z połączeniem internetowym.

Niektóre zdarzenia wirtualne wymagają niektórych planów (takich jak improwizujące strumienie na żywo na Facebooku lub Tiktoku), podczas gdy inne potrzebują sporo czasu, aby zaplanować i wykonać (jak wielokrotna konferencja z na żywo głośnikami i sesje breakout).

Różne typy zdarzeń wirtualnych:

Po co hostować imprezę wirtualną?

Powinieneś organizować imprezę wirtualną, ponieważ dotrze do ludzi, którzy normalnie nie będą mogli uczestniczyć z powodu niepełnosprawności fizycznej, zajęty harmonogramów lub ograniczeń finansowych. Oni sąkosztSkuteczne, ponieważ nie wymagają miejsca na imprezę fizyczną i dają wiele dużych możliwości przechwytywania znaczących danych na temat ich publiczności.

Ponadto wiele firm w różnych branżach zwróciło się do planowania zdarzeń wirtualnych, po anulowaniu konferencji indywidualnych z powodu pandemii Covid-19. Idzie w pełni cyfrowy pozwolił na te organizacje, aby kontynuować działania marki i tworzyć nowe strategie dotarcia do krytycznych odbiorców.

Dlaczego wydarzenia wirtualne są wydarzenia przyszłości

Wydarzenia wirtualne są przyszłością - zgodnie z technologią Capalistów Venture, których zadaniem jest inwestowanie miliardów dolarów do najbardziej obiecujących narzędzi dostępnych. To wydarzenie jest nie tylko bardziej zrównoważone, jest również łatwiejsze dla głośników i uczestników, aby dołączyć bez zwykłych barier, że obecni wydarzenia fizyczne / osobowe. Ponadto, istnieje wiele korzyści, aby łatwo mierzyć zaangażowanie, ponieważ dotyczy przyszłego planowania wydarzenia.

Czy wydarzenie wirtualne potrzebuje prezentera?

Prezenter na imprezie wirtualnej jest pojedynczym gospodarzem lub grupą głośników, którzy oferują swoją wiedzę na danym temacie. I nie, wydarzenie wirtualne nie potrzebuje jednego. Nie wszystkie wydarzenia wirtualne muszą obracać się wokół uczenia się. Niektórzy lepiej robią możliwości społeczne lub sieciowe. A nie wszystkie imprezy wirtualne muszą polegać na pojedynczym źródle dla przywództwa. Zamiast tego mogą funkcjonować bardziej niż doświadczenia grupowe, takie jak warsztaty odpowiedzialności lub tematycznych masterminds.

Jak planujesz wirtualne wydarzenie?

Aby zaplanować wirtualne wydarzenie, musisz zrobić wiele tych samych rzeczy, w których byś był całkowicie osobiście. Ale co sprawia, że ​​wirtualny planowanie wydarzeń różni się, jest to, w jaki sposób badasz swoją publiczność, którą typ zdarzenia wirtualnego, w którym wybierasz, gdzie zdecydujesz się go hostować, a jaka wirtualna technologia wydarzenia partnerujesz, aby uruchomić to wszystko od początku do końca.

Krok 1: Badaj swoją wirtualną publiczność

Twoja wirtualna publiczność zdarzeń może nie wyglądać tak samo jak odbiorca zdarzeń osobistych, teraz, aby można było uzyskać niemal wszystkich na planecie, więc stworzyć docelowe profile uczestników z tym. Wybierz jeden główny problem, który chcesz rozwiązać dla nich. Następnie rozważ hosting głośników, które normalnie nie mogły uczęszczać na imprezy fizyczne. Pamiętaj, aby oferować narzędzia cyfrowe i zasoby (jak skoroszyny i szablony), które dodają jeszcze więcej wartości dla uczestników docelowych.

Krok 2: Wybierz typ zdarzenia wirtualnego

Wybierz między liveStreams, nagranymi sesjami lub kombinacją obu. LiveStreams są najlepsze na konferencje lub warsztaty, które obejmują Q & AMP; sekcja między prezenterem a publicznością. Wstępnie zarejestrowane sesje dają wirtualne uczestnikom swobodę przeglądania, gdy mają czas lub pobieranie i zapisywać treść na później.

Krok 3: Zdecyduj, gdzie go gościć

Jeśli Twoje wydarzenie będzie transmisję na żywo, rozważ dzieląc go na witrynach mediów społecznościowych, takich jak Facebook lub Tiktok, jeśli chcesz zbudować lub angażować się tam z docelowymi publicznościami. Jeśli jest wstępnie nagrany, spróbuj hostować filmy sesji na dedykowanej stronie internetowej z unikalnym adresem URL. Rozwijaj swoją listę e-mail, wymagając wirtualnych uczestników, aby podzielić się swoim adresem w wirtualnych drzwiach.

Krok 4: Grab technologii zdarzeń wirtualnej

Potrzebujesz technologii zdarzeń wirtualnej, aby pomóc Ci zaplanować, wykonać i zmierzyć sukces swoich wysiłków. Gdy masz swoje cele przybijane, zorganizuj swój plan działania z wirtualnym wydarzeniemPlanowanie oprogramowania. Reszta narzędzi zostanie określona przez jakiego rodzaju wirtualnego wydarzenia chcesz hostować i wybrać wybrane KPI.

Lista kontrolna planowania zdarzenia wirtualnego

Jaką technologię imprezy wirtualnej potrzebujesz?

Istnieje pięć głównych typów technologii zdarzeń wirtualnej, którą musisz płynnie uruchomićjakośćGromadzenie online. Zawierają:

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do planowania wydarzenia dla Twojego zdarzenia wirtualnego

Sprawdź recenzje na stronachG2.Aby przeczytać bezstronne referencje od prawdziwych użytkowników i uzyskać pomysły na to, jakie oprogramowanie do planowania wydarzenia jest odpowiednie dla Ciebie. Spójrz na inne imprezy wirtualne, które są popularne wraz z publicznością, a następnie zapytaj, aby dowiedzieć się, jakie narzędzia i oprogramowanie, które go uruchomiły. I rozważ użycie swojegoZarządzanie projektaminarzędzie do tworzeniaMapa drogowaza wszystko.

Jakie funkcje szukają w wirtualnym planowaniu wydarzeń?

Wirtualny Planista wydarzeń powinien pomóc w organizacji całego zespołu, zaloguj sięzadanieBez względu na to, jak mały i podaje wizualną reprezentację twojego planu, dzięki czemu możesz zobaczyć, czy jesteś na bieżąco, czy poza nią w żadnym momencie.

WprowadzenieMenedżer zadań UDN.jako oprogramowanie do planowania wydarzenia

Wielu profesjonalistów wydarzeń i marketerówza pomocąMenedżer zadań UDN.jako narzędzie planowania zdarzeń .

W celuZbuduj szablon planowania zdarzeńMenedżer zadań UDN. , po prostu utwórz folder, uruchom nowyprojekti dodaj listę zadań. Następnie przypisz terminy, oczekiwane wysiłki i członków zespołu do każdego zadania. Dodaj zależności zadań odpowiednie elementy, aby członkowie zespołu są automatycznie powiadomieni, gdy nadszedł czas, aby rozpocząć jej część. Wykraczaj zadania na osi czasu, dzięki czemu możesz dostrzec problemy, zanim pojawią się i monitorować postępy, jak idziesz.

W celuZbuduj plan marketingu wydarzenia, musisz wymienić:

Gdy masz wszystkie te informacje starannie przechowywaneMenedżer zadań UDN., gdzie cały twój zespół ma do niego dostęp, możesz dodać swoje zadania do osi czasu. Odkryj sprzeczne przedmioty, spójrz na obciążenie pracownikami i wyświetlanie postępów obok siebie z wszelkimi innymi istniejącymi projektami marketingowymi, które masz na talerzu.

Zaplanuj użycieMenedżer zadań UDN.Na następne wydarzenie wirtualne

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy, aby dostać swój zespół na tej samej stronie lub uchwycić wieluzarządzanie zdarzeniamiSzczegóły, których potrzebujesz do promocji i wykonania,Menedżer zadań UDN.Oferuje bardzo opracowywane rozwiązania dla wirtualnych planiatorów zdarzeń. Sprawdź nasząDwukrotnie bezpłatna wersja próbnaI zobacz Firsthand, dlaczego jesteśmy bardzo znamionowym narzędziem wśród wirtualnych planiatorów wydarzeń.