Ultimate Opas virtuaalisen tapahtumasuunnitteluun
Vuonna 2019,42%tutkituista organisaatioista päätti suunnitella virtuaalistaTapahtumat. Nyt vuonna 2020, tämä numero on kaksinkertaistunut84%. Suurin osamarkkinointiAmmattilaiset (51 prosenttia niistä) uskovat virtuaalitapahtumia täällä pysymään pitkällä aikavälillä, vaikka se merkitsisi virtuaalisen komponentin lisääminen henkilökohtaisiin kokoontumisiin. Siksi olemme luoneet tämän oppaan virtuaaliseen tapahtumaansuunnittelu .
Olitpa esittelee ensimmäistä virtuaalista tapahtumaa tai haluat löytää luovia tapoja harjoittaa yleisöä seuraavaan, tässä oppaassa on peitetty. Lue lisää virtuaalisen tapahtumasuunnittelun eduista ja millaisia tapahtumia sinun pitäisi harkita hosting.
Lue vaiheittaiset ohjeet ja tarkista virtuaaliTapahtumasuunnittelu tarkistuslistajoka rikkoo kaiken alas sinulle. Jälkeen, tutkia vastauksia tärkeimmistä virtuaalisen tapahtumatekniikan kysymyksiin ja tarkista mitenUDN-tehtävähallintavoi auttaa sinua maksimoimaan seuraavan digitaalisen kokoontumisen.
Mikä on virtuaalinen tapahtuma?
Virtuaalinen tapahtuma on tapahtuma, joka isännöi verkossa live-virtojen kautta, tallennetut videot, äänipuhelut tai muu digitaalisen viestinnän muoto. Virtuaalisia tapahtumia ei tapahdu henkilökohtaisesti ja pääsee kenelle tahansa, jolla on internetyhteys.
Jotkut virtuaaliset tapahtumat vaativat vähän suunnittelua (kuten impromptu live virtaa Facebookissa tai Tiktokissa), kun taas toiset tarvitsevat melko vähän aikaa suunnitella ja suorittaa (kuten monen päivän konferenssi, jossa on live-kaiuttimet ja breakout-istuntoja).
Eri tyyppisiä virtuaalitapahtumia:
Miksi isännöi virtuaalista tapahtumaa?
Sinun tulisi järjestää virtuaalisen tapahtuman, koska se saavuttaa ihmisille, jotka eivät yleensä pysty osallistumaan fyysisten vammaisten, kiireisten aikataulujen tai taloudellisten rajoitusten vuoksi. He ovatkustannusTehokas, koska he eivät vaadi fyysistä tapahtumatilaa ja he antavat paljon suuria mahdollisuuksia ottaa mielekkäitä tietoja yleisöstä.
Lisäksi monet teollisuudenalojen yritykset ovat kääntyneet virtuaalisen tapahtumasuunnitteluun, kun henkilökohtaiset konferenssit peruuttaminen Covid-19-pandemiasta johtuen. Täysin digitaalinen menossa on mahdollistanut nämä organisaatiot jatkamaan brändin tietoisuutta ja luo uusia strategioita kriittisten yleisöjen saavuttamiseksi.
Miksi virtuaaliset tapahtumat ovat tulevaisuuden tapahtumia
Virtuaaliset tapahtumat ovat tulevaisuus - teknisten pääominaisuuksien mukaan, joiden tehtävänä on sijoittaa miljardeja dollareita lupaavimpiin työkaluihin. Tämä tapahtuma ei ole vain kestävämpi, se on myös helpompi puhujille ja osallistujille liittyä ilman tavanomaisia esteitä, joita fyysiset / henkilökohtaiset tapahtumat ovat läsnä. Lisäksi on monia etuja, joiden avulla voit helposti mitata sitoutumista, koska se koskee tulevaa tapahtumasuunnittelua.
Onko virtuaalinen tapahtuma tarvitsee esittelijän?
Virtuaalisen tapahtuman esittely on yksi isäntä tai kaiuttimien ryhmä, jotka tarjoavat tietonsa tietyllä asialla. Ja ei, virtuaalinen tapahtuma ei tarvitse sitä. Kaikki virtuaaliset tapahtumat eivät tarvitse kiertää oppimista. Jotkut tekevät paremmin sosiaalisena tai verkostoitumisen mahdollisuuksia. Ja kaikki virtuaalitapahtumat eivät tarvitse luottaa yksittäiseen johtajalle. Sen sijaan he voivat toimia enemmän ryhmäpohjaisina kokemuksina, kuten vastuuvelvollisuus työpajoja tai aiheen masterminds.
Miten suunnittelet virtuaalista tapahtumaa?
Suunnittele virtuaalisen tapahtuman, sinun on tehtävä paljon samoja asioita, jos tapahtuma olisi kokonaan henkilökohtainen. Mutta mikä tekee virtuaalisen tapahtumasuunnittelun erilainen, miten tutkii yleisönne, jonka valitset virtuaalisen tapahtumatyypin valitsemassasi, mistä päätät isännöidä sen ja mitä virtuaalisen tapahtumatekniikan kumppani, jonka haluat suorittaa kaiken alusta lähtien.
Vaihe 1: Tutki virtuaalinen yleisö
Virtuaalisen tapahtuman yleisö ei ehkä näytä samalta kuin persoonallisen tapahtuman yleisösi, kun lähes kaikki pääsevät planeetalla, joten luo tavoiteosapuolen profiileja tähän mielessä. Valitse yksi tärkein ongelma, jonka haluat ratkaista heille. Harkitse sitten hosting kaiuttimet, jotka eivät voi tavallisesti osallistua fyysisiin tapahtumiin. Muista tarjota digitaalisia työkaluja ja resursseja (kuten työkirjoja ja malleja), jotka lisäävät vielä enemmän arvoa kohdeosoiville.
Vaihe 2: Valitse virtuaalisen tapahtumatyyppi
Valitse LIVESTREAMS, ennalta tallennettuja istuntoja tai molempien yhdistelmää. Livestreamit ovat parhaita konferensseille tai työpajoille, joihin kuuluu Q & AMP; esittelijän ja yleisön välinen osa. Ennalta tallennetut istunnot antavat virtuaalisiin osallistujille vapauden nähdä, kun heillä on aikaa tai ladata ja tallentaa sisältöä myöhemmin.
Vaihe 3: Päätä, mistä se isännöidä sen
Jos tapahtuma on suoratoisto, harkitse sen jakamista sosiaalisen median sivustoihin, kuten Facebookissa tai Tiktokissa, jos haluat rakentaa tai osallistua kohdeyleisöihin siellä. Jos se on ennalta tallennettu, yritä isännöidä istunnon videot omistettuun verkkosivustoon, jossa on ainutlaatuinen URL-osoite. Kasvata sähköpostilistasi vaatimalla virtuaalisia osallistujia jakamaan osoite virtuaalisessa ovessa.
Vaihe 4: Tartu Virtual Event Technology
Tarvitset virtuaalisen tapahtumateknologian, joka auttaa sinua suunnittelemaan, suorittamaan ja mitamaan pyrkimyksiesi menestystä. Kun sinulla on tavoitteet naulattu alas, järjestä toimintasuunnitelma virtuaalisen tapahtuman kanssaSuunnitteluohjelmisto. Loput työkalusi määräytyvät millaista virtuaalista tapahtumaa haluat isännöidä ja valitut KPI: t.
Virtuaalisen tapahtumasuunnittelun tarkistuslista
Mitä virtuaalisen tapahtumatekniikan tarvitset?
Virtuaalisen tapahtumatekniikan on viisi päätyyppiä, joita tarvitset tasaisesti korkeallalaatuKerääminen verkossa. Ne sisältävät:
Kuinka valita paras tapahtumasuunnitteluohjelma virtuaalisen tapahtuman
Tutustu arvosteluihin G2 Jos haluat lukea puolueettomia suosituksia todellisista käyttäjistä ja saada ideoita siitä, mitä tapahtumasuunnitteluohjelmisto on sinulle sopiva. Katso muita virtuaalitapahtumia, jotka ovat suosittuja yleisösi kanssa ja kysyvät, jotta voit selvittää, mitä työkalut ja ohjelmistot, joita he käyttävät sitä. Ja harkitse käyttöäProjektinhallintaTyökalu luodaetenemissuuntakaikesta.
Mitä ominaisuuksia etsiä virtuaalisen tapahtuman suunnittelija?
Virtual Event Plannerin pitäisi auttaa sinua järjestämään koko tiimisi, loki kaikkitehtäväRiippumatta siitä, kuinka pieni ja tarjoavat suunnitelman visuaalisen esityksen, jotta voit nähdä, onko sinulla päällä tai pois päältä missä tahansa kohdassa.
EsittelyssäUDN-tehtävähallintaTapahtumasuunnitteluohjelmistona
Monet tapahtuman ammattilaiset ja markkinoijat ovatkäyttämälläUDN-tehtävähallintaTapahtumasuunnittelutyökaluna .
JllekRakenna tapahtumasuunnittelumalli sisäänUDN-tehtävähallinta , Luo kansio, aloita uusihanke, ja lisää luettelon tehtävistä. Määritä sitten määräajat, odotetut ponnistelut ja tiimin jäsenet jokaiseen tehtävään. Lisää tehtävän riippuvuudet asiaankuuluville tuotteille, jotta tiimin jäsenet ilmoitetaan automaattisesti, kun on aika aloittaa osa siitä. Plot tehtävät visuaalisen aikajanalla, jotta voit havaita ongelmia ennen kuin ne tulevat ja seuraamaan edistymistäsi.
JllekRakenna tapahtuman markkinointisuunnitelma, sinun on lueteltava:
Kun sinulla on kaikki nämä tiedot siististi varastoituUDN-tehtävähallinta, jossa kaikilla tiimisi on pääsy siihen, voit lisätä tehtäviesi aikajanalle. Tutustu ristiriitaisiin kohteisiin, katso työntekijöiden työmäärää ja katsele edistymistä rinnakkain kaikilla muilla olemassa olevilla markkinointiprojekteilla, joita sinulla on levylläsi.
Suunnitelma käyttääUDN-tehtävähallintaSeuraavalle virtuaaliseen tapahtumaan
Olipa tarvitset apua saada tiimisi samalla sivulla tai kaapata monettapahtumahallintayksityiskohdat, joita tarvitset edistämiseen ja toteutukseen,UDN-tehtävähallintaTarjoaa erittäin yhteistoiminnallisia ratkaisuja virtuaalisen tapahtuman suunnittelijoille. TutustuKahden viikon ilmainen kokeiluJa katso ensin, miksi olemme erittäin luokiteltu työkalu virtuaalisen tapahtuman suunnittelijoista.
