De ultieme gids voor virtuele gebeurtenisplanning

In 2019,42%van ondervraagde organisaties kozen ervoor om virtueel te plannengebeurtenissen. Nu, in 2020, is dat nummer verdubbeld tot een hok84%. De meerderheid vanmarketingProfessionals (51%) geloven dat virtuele evenementen hier zijn om op de lange termijn te blijven, zelfs als dat betekent dat het toevoegen van een virtuele component aan in-persoon bijeenkomsten. Dat is precies waarom we deze gids hebben gemaakt voor virtuele gebeurtenisplanning .

Of u nu uw eerste virtuele gebeurtenis brengt of creatieve manieren wilt vinden om het publiek in uw volgende te betrekken, deze gids heeft u gedekt. Meer informatie over de voordelen van virtuele gebeurtenisplanning en welke soorten evenementen moet u overwegen hosting.

Lees onze stapsgewijze instructies en bekijk onze virtueleEvenementenplanning Checklistdie het allemaal voor je breekt. Na, onderzoek de antwoorden op uw belangrijkste virtuele gebeurtenistechnologie-vragen en bekijk hoeUdn taakmanagerkan u helpen bij het maximaliseren van uw volgende digitale bijeenkomst.

Wat is een virtuele gebeurtenis?

Een virtueel evenement is een gebeurtenis die online wordt gehost via live-streams, opgenomen video's, audio-oproepen of een andere vorm van digitale communicatie. Virtuele gebeurtenissen vinden niet persoonlijk plaats en zijn toegankelijk voor iedereen met een internetverbinding.

Sommige virtuele evenementen vereisen weinig planning (zoals Impromptu Live-streams op Facebook of Tiktok) terwijl anderen nogal wat tijd nodig hebben om te plannen en uit te voeren (zoals een meerdaagse conferentie met live speakers en breakout-sessies).

Verschillende soorten virtuele evenementen:

Waarom een ​​virtuele gebeurtenis hosten?

Je moet een virtueel evenement organiseren omdat het mensen zal bereiken die normaal niet zouden kunnen deelnemen vanwege fysieke handicaps, drukke schema's of financiële beperkingen. Zij zijnkostenEffectief omdat ze geen fysieke evenementenruimte vereisen en ze geven veel geweldige mogelijkheden om zinvolle gegevens over hun publiek te vangen.

Bovendien hebben veel bedrijven in de hele industrieën zich tot virtuele gebeurtenisplanning gewend, na de annulering van in-persoon conferenties vanwege de CoviT-19-pandemie. Volledig digitaal gingen heeft deze organisaties toegestaan ​​Merkbewustzijnsactiviteiten voort te zetten en nieuwe strategieën te creëren voor het bereiken van kritisch publiek.

Waarom virtuele evenementen de gebeurtenissen van de toekomst zijn

Virtuele evenementen zijn de toekomst - volgens de technische venture-kapitalisten wiens taak het is om miljarden dollars te investeren naar de meest veelbelovende hulpmiddelen die beschikbaar zijn. Niet alleen is dit evenementtype duurzamer, het is ook gemakkelijker voor sprekers en aanwezigen om mee te doen zonder de gebruikelijke barrières die fysieke / in-persoons gebeurtenissen aanwezig zijn. Bovendien zijn er veel voordelen van in staat om de betrokkenheid gemakkelijk te meten, omdat het betrekking heeft op toekomstige gebeurtenisplanning.

Heeft een virtuele gebeurtenis een presentator nodig?

Een presentator bij een virtueel evenement is een enkele host of een groep sprekers die hun kennis aanbieden over een bepaald onderwerp. En nee, een virtuele gebeurtenis heeft er geen nodig. Niet alle virtuele evenementen moeten draaien rond het leren. Sommigen doen het beter als sociale of netwerkmogelijkheden. En niet alle virtuele gebeurtenissen moeten vertrouwen op een enkelvoudige bron voor leiderschap. In plaats daarvan kunnen ze meer functioneren als groepsgestuurde ervaringen zoals rekenbaarheid workshops of topic-masters.

Hoe plant je een virtuele gebeurtenis?

Om een ​​virtuele gebeurtenis te plannen, moet je veel van dezelfde dingen doen als het evenement volledig in persoon was. Maar wat maakt virtuele evenementenplanning anders is hoe u uw publiek onderzoekt, welk virtueel evenementtype u kiest, waar u ervoor kiest om het te hosten, en welke virtuele gebeurtenistechnologie die u partner maakt om het allemaal van start tot finish te laten werken.

Stap 1: Onderzoek uw virtuele publiek

Uw virtuele eventpubliek ziet er misschien niet hetzelfde uit als uw in-person-eventpubliek nu dat het door bijna iedereen op de planeet kan worden toegankelijk, dus creëer profielen voor doelwithouder met dit in gedachten. Kies een hoofdprobleem waarvoor u ze wilt oplossen. Overweeg dan hostingsprekers die normaal geen fysieke gebeurtenissen konden bijwonen. Zorg ervoor dat u digitale gereedschappen en middelen (zoals werkboeken en sjablonen) aanbiedt die nog meer waarde voor uw doelbewonende deelnemers toevoegen.

Stap 2: Kies een virtueel evenementtype

Kies tussen livestreams, vooraf opgenomen sessies of een combinatie van beide. Livestreams zijn het beste voor conferenties of workshops met een Q & AMP; een sectie tussen de presentator en het publiek. Pre-opgenomen sessies geven virtuele aanwezigen de vrijheid om te bekijken wanneer ze tijd hebben of de inhoud voor later opslaan en opslaan.

Stap 3: Bepaal waar te hosten

Als uw evenement live wordt gestreamd, overweeg dan om het te delen op sociale media-sites zoals Facebook of TIKTOK als u daar wilt bouwen of deelnemen aan doelgroepen daar. Als het vooraf is opgenomen, probeer dan de sessievideo's op een speciale website met een unieke URL. Groei uw e-maillijst door virtuele aanwezigen te vereisen om hun adres op de virtuele deur te delen.

Stap 4: Grab Virtual Event-technologie

U hebt virtuele event-technologie nodig om u te helpen bij het plannen, uitvoeren en meet het succes van uw inspanningen. Zodra je je doelen hebt genageld, organiseer je je actieplan met virtuele gebeurtenisPlanningssoftware. De rest van uw gereedschappen wordt bepaald door wat voor soort virtuele gebeurtenis die u wilt hosten en uw gekozen KPI's.

De controlelijst van de virtuele evenementenplanning

Welke virtuele evenemententechnologie heb je nodig?

Er zijn vijf hoofdtypen van virtuele evenemententechnologie die u nodig hebt om soepel een high te runnenkwaliteitonline verzamelen. Ze bevatten:

Hoe u de beste software voor evenementenplanning voor uw virtuele evenement kiest

Bekijk beoordelingen over Sites Like G2 Om onpartijdige getuigenissen van echte gebruikers te lezen en ideeën te krijgen voor welke software voor gebeurtenisplanning geschikt is voor u. Kijk naar andere virtuele gebeurtenissen die populair zijn bij uw publiek, vraag dan rond om erachter te komen welke tools en software ze gebruikten. En overwegen om je te gebruikenproject managementTool om je te makenroutekaartvoor alles.

Welke functies te zoeken in een Virtual Event Planner?

Een virtuele gebeurtenisplanner moet u helpen bij het organiseren van uw volledige team, elktaakHet maakt niet uit hoe klein, en geef een visuele weergave van uw plan, zodat u kunt zien of u op elk moment op of uit het spoor bent.

IntroductieUdn taakmanagerAls uw evenementenplanningssoftware

Veel evenementenprofessionals en marketeers zijngebruik makend vanUdn taakmanagerAls een gebeurtenisplanningsgereedschap .

NaarBouw een sjabloon voor evenementenplanning inUdn taakmanager , gewoon een map maken, begin een nieuweprojecten voeg een lijst met taken toe. Wijs dan deadlines, verwachte inspanningen en teamleden toe aan elke taak. Voeg taakafhankelijkheden toe aan relevante items, zodat teamleden automatisch worden aangemeld wanneer het tijd is om hun deel ervan te starten. Plot taken op een visuele tijdlijn, zodat u problemen kunt vinden voordat ze opkomen en de voortgang volgen terwijl u gaat.

NaarBouw een evenementmarketingplan, je moet het vermelden:

Zodra u al die informatie netjes hebt opgeslagenUdn taakmanager, waar al uw team er toegang toe heeft, kunt u uw taken toevoegen aan een tijdlijn. Ontdek tegenstrijdige items, kijk naar werkload werknemers en bekijk de voortgang naast elkaar met andere bestaande marketingprojecten die u op uw bord hebt.

Plan om te gebruikenUdn taakmanagerVoor uw volgende virtuele gebeurtenis

Of je nu hulp nodig hebt om je team op dezelfde pagina te krijgen of het vast te leggenevenementmanagementDetails die u nodig heeft voor promotie en uitvoering,Udn taakmanagerbiedt zeer collaboratieve oplossingen voor virtuele evenementenplanners. Bekijk onzeGratis proefversie van twee wekenen zie uit de eerste hand waarom we een hoog gewaardeerde tool zijn onder virtuele evenementenplanners.