Ο τελευταίος οδηγός για να Εικονική Οργάνωση Εκδηλώσεων

Το 2019,42%των ερωτηθέντων οργανώσεις επέλεξαν να σχεδιάσουν εικονικάεκδηλώσεις. Τώρα, το 2020, ο αριθμός αυτός έχει διπλασιαστεί σε ένα επιβλητικό84%. Η πλειονότητα τωνεμπορίαεπαγγελματίες (51% από αυτούς) πιστεύουν εικονικές εκδηλώσεις είναι εδώ για να μείνει μακροπρόθεσμα, ακόμη και αν αυτό σημαίνει την προσθήκη ενός εικονικού στοιχείου σε συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που δημιουργήσαμε αυτόν τον οδηγό για εικονική εκδήλωσησχεδίαση .

Είτε είστε prepping πρώτη εικονική εκδήλωση σας ή θέλετε να βρείτε δημιουργικούς τρόπους για να συμμετάσχει το κοινό σε επόμενο σας, αυτός ο οδηγός σας έχει καλυφθεί. Μάθετε περισσότερα για τα οφέλη της εικονικής περίπτωση σχεδιασμού και ποια τα είδη των εκδηλώσεων θα πρέπει να εξετάσει τη φιλοξενία.

Διαβάστε βήμα-προς-βήμα τις οδηγίες μας και ενημερωθείτε για τις εικονικές μαςΛίστα ελέγχου σχεδιασμού εκδήλωσηπου σπάει όλα κάτω για σας. Μετά, μπορείτε να εξερευνήσετε απαντήσεις στα πιο σημαντικά ερωτήματα εικονική τεχνολογία εκδήλωσή σας και να δείτε πώςUDN Task Managerμπορεί να σας βοηθήσει να μεγιστοποιήσετε την επόμενη ψηφιακή get-μαζί σας.

Τι είναι μια εικονική εκδήλωση;

Ένα εικονικό γεγονός είναι ένα γεγονός που φιλοξενείται στο διαδίκτυο μέσω live streams, τα εγγεγραμμένα βίντεο, κλήσεις ήχου, ή οποιαδήποτε άλλη μορφή ψηφιακής επικοινωνίας. Εικονική γεγονότα δεν λαμβάνουν χώρα σε άτομο και είναι προσβάσιμα σε οποιονδήποτε με σύνδεση στο internet.

Μερικά εικονικά γεγονότα απαιτούν λίγο προγραμματισμό (όπως αυτοσχέδια ζουν ρεύματα στο Facebook ή TikTok), ενώ άλλοι χρειάζονται αρκετό χρόνο για να το σχεδιασμό και την εκτέλεση (όπως ένα πολυ-ημερίδα με ζωντανή ηχεία και συνεδρίες ξεμπλοκάρισμα).

Διαφορετικοί τύποι εικονικών γεγονότων:

Γιατί υποδοχής μια εικονική εκδήλωση;

Θα πρέπει να φιλοξενήσει μια εικονική εκδήλωση γιατί θα φτάσει τους ανθρώπους που κανονικά δεν θα ήταν σε θέση να παραστεί λόγω της φυσικής αναπηρίες, φορτωμένο πρόγραμμά τους, ή οικονομικών περιορισμών. Είναικόστοςαποτελεσματική, επειδή δεν απαιτούν φυσικό χώρο εκδηλώσεων και δίνουν φιλοξενεί πολλές μεγάλες ευκαιρίες για να συλλάβει ουσιαστικά δεδομένα σχετικά με το κοινό τους.

Επιπλέον, πολλές εταιρείες σε διάφορους κλάδους έχουν μετατραπεί σε εικονικό σχεδιασμό εκδήλωση, μετά την ακύρωση των συνεδρίων στο πρόσωπο λόγω της COVID-19 πανδημία. Πηγαίνοντας πλήρως ψηφιακή επέτρεψε αυτές τις οργανώσεις να συνεχίσουν τις δραστηριότητές αναγνωρισιμότητα της μάρκας και να δημιουργήσει νέες στρατηγικές για την επίτευξη κρίσιμης κοινό.

Γιατί εικονικά γεγονότα είναι τα γεγονότα του μέλλοντος

Εικονική γεγονότα είναι το μέλλον - σύμφωνα με τους επενδυτές τεχνολογίας των οποίων η δουλειά είναι να επενδύσει δισεκατομμύρια δολάρια σε εργαλεία πιο ελπιδοφόρα διαθέσιμη. Δεν είναι μόνο αυτό το είδος εκδήλωση πιο βιώσιμο, είναι επίσης ευκολότερο για τους ομιλητές και τους συμμετέχοντες όσο να ενταχθούν στην χωρίς τα συνήθη εμπόδια ότι η σωματική / πρόσωπο με πρόσωπο τα γεγονότα του παρόντος. Πλέον, υπάρχουν πολλά προνόμια του να είναι σε θέση να μετρήσει εύκολα εμπλοκή δεδομένου ότι εντάσσεται στο σχεδιασμό μελλοντικού γεγονότος.

Μήπως μια εικονική εκδήλωση χρειάζονται ένα παρουσιαστή;

Ένας παρουσιαστής σε μια εικονική εκδήλωση είναι ένα ενιαίο υποδοχής ή ομάδα ομιλητών οι οποίοι προσφέρουν τις γνώσεις τους σε ένα συγκεκριμένο θέμα. Και όχι, μια εικονική περίπτωση δεν χρειάζεται μία. Δεν είναι όλα τα εικονικά γεγονότα πρέπει να περιστρέφονται γύρω από τη μάθηση. Μερικοί το κάνουν καλύτερα η κοινωνική ή ευκαιρίες δικτύωσης. Και δεν είναι όλα τα εικονικά γεγονότα πρέπει να βασίζονται σε μια μοναδική πηγή για την ηγεσία. Αντ 'αυτού, μπορεί να λειτουργήσει περισσότερο ως ομάδα με γνώμονα την εμπειρία, όπως εργαστήρια λογοδοσία ή το θέμα ιθύνοντες.

Πώς μπορείτε να προγραμματίσετε μια εικονική εκδήλωση;

Για να προγραμματίσετε μια εικονική εκδήλωση, που έχετε να κάνετε πολλά από τα ίδια πράγματα που θα αν η εκδήλωση ήταν εξ ολοκλήρου στο πρόσωπο. Αλλά αυτό που κάνει εικονικό σχεδιασμό εκδήλωση διαφορετικό είναι το πώς θα ερευνήσει το κοινό σας, η οποία εικονική τύπου εκδήλωση που θα επιλέξετε, όπου μπορείτε να επιλέξετε να το φιλοξενήσει, και τι τεχνολογίας εικονικής περίπτωση που συνεργαζόμαστε με για όλα τρέχουν από την αρχή μέχρι το τέλος.

Βήμα 1: Έρευνα εικονικό κοινό σας

Το ακροατήριο Virtual Event μπορεί να μην φαίνεται το ίδιο με το κοινό σας στο πρόσωπο που βρίσκεται τώρα που μπορεί να προσεγγιστεί σχεδόν σε όλους στον πλανήτη, οπότε δημιουργήστε προφίλ συμμετοχής στο στόχο με αυτό το μυαλό. Επιλέξτε ένα κύριο πρόβλημα που θέλετε να λύσετε για αυτούς. Στη συνέχεια, σκεφτείτε τη φιλοξενία ομιλητών που δεν μπορούσαν κανονικά να παρακολουθήσουν φυσικά γεγονότα. Να είστε βέβαιος να προσφέρετε ψηφιακά εργαλεία και πόρους (όπως τα βιβλία εργασίας και τα πρότυπα) που προσθέτουν ακόμα περισσότερη αξία για τους συμμετέχοντες στο στόχο σας.

Βήμα 2: Επιλέξτε έναν εικονικό τύπο συμβάντος

Επιλέξτε ανάμεσα στο Livestreams, προ-εγγεγραμμένες συνεδρίες ή συνδυασμό και των δύο. Το Livestreams είναι καλύτερο για συνέδρια ή εργαστήρια που περιλαμβάνουν ένα τμήμα Q & AMP. Ένα τμήμα μεταξύ του παρουσιαστού και του κοινού. Οι προ-εγγεγραμμένες συνεδρίες δίνουν εικονικούς συμμετέχοντες την ελευθερία να προβάλλουν όταν έχουν χρόνο ή κατεβάστε και να αποθηκεύουν το περιεχόμενο για αργότερα.

Βήμα 3: Αποφασίστε πού να το φιλοξενήσετε

Εάν η εκδήλωσή σας θα είναι ζωντανή ροή, σκεφτείτε να το μοιραστείτε σε ιστότοπους κοινωνικών μέσων όπως το Facebook ή το Tiktok εάν θέλετε να χτίσετε ή να συμμετάσχετε με το κοινό-στόχο εκεί. Εάν είναι προ-εγγεγραμμένος, δοκιμάστε να φιλοξενήσετε τα βίντεο περιόδου σύνδεσης σε έναν ειδικό ιστότοπο με μια μοναδική διεύθυνση URL. Αυξήστε τη λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας απαιτώντας εικονικούς συμμετέχοντες να μοιραστούν τη διεύθυνσή τους στην εικονική πόρτα.

Βήμα 4: Πιάσε την τεχνολογία εικονικής εκδήλωσης

Χρειάζεστε τεχνολογία εικονικής εκδήλωσης για να σας βοηθήσουμε να σχεδιάσετε, να εκτελέσετε και να μετρήσετε την επιτυχία των προσπαθειών σας. Μόλις λάβετε τους στόχους σας να καρφώσετε, οργανώστε το σχέδιο δράσης σας με εικονική εκδήλωσηλογισμικό σχεδιασμού. Τα υπόλοιπα εργαλεία θα καθοριστούν από το είδος του εικονικού γεγονότος που θα θέλατε να φιλοξενήσετε και τα επιλεγμένα KPIs σας.

Η λίστα ελέγχου εικονικής εκδήλωσης

Ποια τεχνολογία εικονικής εκδήλωσης χρειάζεστε;

Υπάρχουν πέντε κύριοι τύποι τεχνολογίας εικονικής εκδήλωσης που χρειάζεστε για να εκτελέσετε ομαλά ένα υψηλόποιότηταΣυγκέντρωση σε απευθείας σύνδεση. Περιλαμβάνουν:

Πώς να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό προγραμματισμού συμβάντων για το εικονικό σας συμβάν

Ελέγξτε τις κριτικές για ιστότοπους όπως G2 Για να διαβάσετε τις αμερόληπτες μαρτυρίες από τους πραγματικούς χρήστες και να πάρετε ιδέες για ποιο λογισμικό σχεδιασμού συμβάντων είναι κατάλληλο για εσάς. Κοιτάξτε άλλα εικονικά γεγονότα που είναι δημοφιλή με το ακροατήριό σας, τότε ζητήστε να μάθετε ποια εργαλεία και λογισμικό που χρησιμοποιούσαν για να το εκτελέσουν. Και σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το δικό σαςδιαχείριση έργουεργαλείο για τη δημιουργία σαςπορείαγια όλα.

Τι χαρακτηριστικά για να αναζητήσετε σε έναν σχεδιαστή εικονικής εκδήλωσης;

Ένας σχεδιασμός εικονικής εκδήλωσης θα πρέπει να σας βοηθήσει να οργανώσετε ολόκληρη την ομάδα σας, να καταγράψετε κάθεέργοΑνεξάρτητα από το πόσο μικρό, και να δώσετε μια οπτική αναπαράσταση του σχεδίου σας, ώστε να μπορείτε να δείτε αν είστε ενεργοποιημένοι ή εκτός δρόμου σε οποιοδήποτε σημείο.

ΕισάγονταςUDN Task ManagerΩς λογισμικό σχεδιασμού συμβάντων

Πολλοί επαγγελματίες και έμποροι είναιχρησιμοποιώνταςUDN Task ManagerΩς εργαλείο σχεδιασμού συμβάντων .

Προς τηνΔημιουργήστε ένα πρότυπο προγραμματισμού συμβάντων στοUDN Task Manager , απλά δημιουργήστε ένα φάκελο, ξεκινήστε ένα νέοέργοκαι να προσθέσετε μια λίστα εργασιών. Στη συνέχεια, αναθέστε προθεσμίες, αναμενόμενες προσπάθειες και μέλη της ομάδας σε κάθε εργασία. Προσθέστε εξαρτήσεις εργασιών σε συναφή αντικείμενα, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας να ενημερώνονται αυτόματα όταν ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε το τμήμα τους. Οι εργασίες οικόπεδο έξω σε ένα οπτικό χρονοδιάγραμμα, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε ζητήματα προτού να εμφανιστούν και να παρακολουθούν την πρόοδο καθώς πηγαίνετε.

Προς τηνΔημιουργήστε ένα σχέδιο μάρκετινγκ συμβάντων, θα χρειαστεί να απαριθμήσετε:

Μόλις έχετε όλες τις πληροφορίες που αποθηκεύονται τακτοποιημέναUDN Task Manager, όπου όλη η ομάδα σας έχει πρόσβαση σε αυτό, μπορείτε να προσθέσετε τις εργασίες σας σε ένα χρονοδιάγραμμα. Ανακαλύψτε αντικρουόμενα αντικείμενα, κοιτάξτε το φόρτο εργασίας των εργαζομένων και δείτε την πλευρά της πλευράς δίπλα με οποιοδήποτε άλλο υπάρχον έργα μάρκετινγκ που έχετε στο πιάτο σας.

Σχέδιο χρήσηςUDN Task ManagerΓια το επόμενο εικονικό συμβάν σας

Είτε χρειάζεστε βοήθεια στην ομάδα σας στην ίδια σελίδα ή να καταγράψετε τους πολλούςδιαχείρηση γεγονότωνΛεπτομέρειες που χρειάζεστε για προώθηση και εκτέλεση,UDN Task ManagerΠροσφέρει εξαιρετικά συνεργατικές λύσεις για προγραμματιστές εικονικών εκδηλώσεων. Ελέγξτε μαςΔΩΡΕΑΝ δοκιμή δύο εβδομάδωνΚαι δείτε το Firstthand γιατί είμαστε ένα εξαιρετικά χαρακτηριστικό εργαλείο μεταξύ των σχεδιαστών εικονικών εκδηλώσεων.