Panduan Utama untuk Perencanaan Acara Virtual

Pada 2019,42%dari organisasi yang disurvei memilih untuk merencanakan virtualAcara. Sekarang, pada tahun 2020, jumlah itu telah berlipat ganda84%. Sebagian besar daripemasaranProfesional (51% dari mereka) percaya peristiwa virtual ada di sini untuk tetap jangka panjang, bahkan jika itu berarti menambahkan komponen virtual ke pertemuan in-orang. Itulah sebabnya kami telah membuat panduan ini untuk acara virtualperencanaan .

Apakah Anda mempersiapkan acara virtual pertama Anda atau ingin menemukan cara-cara kreatif untuk melibatkan audiens di yang berikutnya, panduan ini telah Anda tutupi. Pelajari lebih lanjut tentang manfaat perencanaan acara virtual dan jenis peristiwa apa yang harus Anda pertimbangkan untuk hosting.

Baca petunjuk langkah demi langkah kami dan periksa virtual kamiDaftar periksa perencanaan acarayang memecah semuanya untukmu. Setelah, jelajahi jawaban atas pertanyaan teknologi acara virtual Anda yang paling penting dan periksa caranyaUDN Task Manager.dapat membantu Anda memaksimalkan gabungan digital Anda berikutnya.

Apa itu acara virtual?

Acara virtual adalah peristiwa yang dihosting secara online melalui streaming langsung, merekam video, panggilan audio, atau bentuk komunikasi digital lainnya. Acara virtual tidak terjadi secara langsung dan dapat diakses oleh siapa pun dengan koneksi internet.

Beberapa acara virtual membutuhkan sedikit perencanaan (seperti dadakan streaming langsung di Facebook atau Tiktok) sementara yang lain membutuhkan sedikit waktu untuk merencanakan dan mengeksekusi (seperti konferensi multi-hari dengan sesi speaker langsung dan breakout).

Berbagai jenis acara virtual:

Mengapa meng-host acara virtual?

Anda harus meng-host acara virtual karena akan menjangkau orang-orang yang biasanya tidak akan dapat hadir karena cacat fisik, jadwal sibuk, atau pengekangan keuangan. ItubiayaEfektif karena mereka tidak memerlukan ruang acara fisik dan mereka memberikan banyak peluang besar untuk menangkap data yang bermakna tentang audiens mereka.

Selain itu, banyak perusahaan di seluruh industri telah beralih ke perencanaan peristiwa virtual, setelah pembatalan konferensi in-orang karena pandemi Covid-19. Pergi sepenuhnya digital telah memungkinkan organisasi-organisasi ini untuk melanjutkan kegiatan kesadaran merek dan menciptakan strategi baru untuk mencapai audiens kritis.

Mengapa acara virtual adalah peristiwa masa depan

Acara virtual adalah masa depan - menurut kapitalis ventura teknologi yang pekerjaannya adalah untuk menginvestasikan miliaran dolar ke dalam alat yang paling menjanjikan yang tersedia. Tidak hanya jenis peristiwa ini lebih berkelanjutan, juga lebih mudah bagi pembicara dan peserta untuk bergabung tanpa hambatan biasa bahwa peristiwa fisik / in-orang yang hadir. Plus, ada banyak fasilitas untuk dapat dengan mudah mengukur keterlibatan karena berkaitan dengan perencanaan acara di masa depan.

Apakah acara virtual membutuhkan presenter?

Presenter di acara virtual adalah host tunggal atau sekelompok speaker yang menawarkan pengetahuan mereka tentang masalah tertentu. Dan tidak, acara virtual tidak membutuhkannya. Tidak semua acara virtual perlu berputar di sekitar pembelajaran. Beberapa lebih baik sebagai peluang sosial atau jaringan. Dan tidak semua acara virtual perlu mengandalkan sumber tunggal untuk kepemimpinan. Sebaliknya, mereka dapat berfungsi lebih sebagai pengalaman yang digerakkan oleh kelompok seperti lokakarya akuntabilitas atau masterminds topik.

Bagaimana Anda merencanakan acara virtual?

Untuk merencanakan acara virtual, Anda harus melakukan banyak hal yang sama dengan yang Anda lakukan jika acara tersebut sepenuhnya bersifat pribadi. Tetapi yang membuat perencanaan acara virtual berbeda adalah bagaimana Anda meneliti audiens Anda, yang tipe acara virtual yang Anda pilih, di mana Anda memilih untuk meng-hostinya, dan teknologi acara virtual apa yang Anda mintalah untuk menjalankan semuanya dari awal hingga selesai.

Langkah 1: Teliti audiens virtual Anda

Acara penonton virtual Anda mungkin tidak terlihat sama seperti acara penonton di-orang Anda sekarang bahwa itu dapat diakses oleh hampir semua orang di planet ini, sehingga membuat profil Target peserta dengan pikiran ini. Pilih salah satu masalah utama yang ingin Anda untuk memecahkan mereka. Kemudian, mempertimbangkan speaker hosting yang tidak bisa biasanya menghadiri acara fisik. Pastikan untuk menawarkan alat digital dan sumber daya (seperti buku kerja dan template) yang menambah nilai lebih bagi peserta target Anda.

Langkah 2: Pilih jenis acara virtual

Pilih antara streaming langsung, pra-rekaman sesi, atau kombinasi keduanya. Streaming langsung yang terbaik untuk konferensi atau lokakarya yang melibatkan Q & amp; Bagian antara presenter dan penonton. Pra-rekaman sesi memberikan peserta virtual kebebasan untuk tampilan ketika mereka memiliki waktu atau men-download dan menyimpan konten untuk nanti.

Langkah 3: Tentukan di mana menyimpannya

Jika acara Anda akan hidup streaming, mempertimbangkan berbagi di situs media sosial seperti Facebook atau tiktok jika Anda ingin membangun atau terlibat dengan khalayak sasaran sana. Jika pra-rekaman, coba hosting video sesi pada situs khusus dengan URL unik. Tumbuh daftar email Anda dengan meminta peserta virtual untuk berbagi alamat mereka di pintu virtual.

Langkah 4: Ambil teknologi acara virtual

Anda perlu teknologi acara virtual untuk membantu Anda merencanakan, melaksanakan, dan mengukur keberhasilan usaha Anda. Setelah Anda tujuan Anda dipaku, mengatur rencana aksi Anda dengan acara virtualperangkat lunak perencanaan. Sisa alat Anda akan ditentukan oleh jenis acara virtual yang ingin Anda host dan KPI yang Anda pilih.

Acara maya perencanaan checklist

Teknologi apa acara virtual yang Anda butuhkan?

Ada lima jenis utama dari teknologi acara virtual Anda perlu lancar menjalankan tinggi sebuahkualitasmengumpulkan secara online. Mereka termasuk:

Bagaimana memilih yang terbaik perangkat lunak perencanaan acara untuk acara virtual Anda

Periksa ulasan di situs seperti G2 untuk membaca testimonial berisi dari pengguna yang sebenarnya dan mendapatkan ide-ide untuk apa software perencanaan acara yang tepat untuk Anda. Lihat di acara-acara virtual lainnya yang populer dengan audiens Anda kemudian meminta sekitar untuk mencari tahu apa alat dan perangkat lunak yang mereka digunakan untuk menjalankannya. Dan mempertimbangkan menggunakan Andamanajemen proyekalat untuk membuat Andapeta jalanuntuk semuanya.

Apa fitur untuk mencari perencana acara virtual?

Sebuah event planner virtual harus membantu Anda mengatur seluruh tim Anda, log setiaptugastidak peduli seberapa kecil, dan memberikan representasi visual dari rencana Anda sehingga Anda dapat melihat apakah Anda atau keluar jalur pada titik apapun.

MemperkenalkanUDN Task Manager.sebagai perangkat lunak perencanaan acara Anda

Banyak acara profesional dan pemasarmenggunakanUDN Task Manager.sebagai alat perencanaan acara .

Ke membangun template perencanaan acara diUDN Task Manager. , Hanya membuat folder, memulai baruproyek, Dan menambahkan daftar tugas. Kemudian, tenggat waktu assign, diharapkan upaya, dan anggota tim untuk setiap tugas. Menambahkan dependensi tugas untuk item yang relevan sehingga anggota tim secara otomatis diberitahu ketika waktu itu untuk memulai bagian mereka itu. tugas Plot keluar pada waktu visual sehingga Anda dapat melihat masalah sebelum mereka datang dan kemajuan memantau saat Anda pergi.

Ke membangun sebuah rencana pemasaran event, Anda akan perlu daftar keluar:

Setelah Anda memiliki semua informasi yang tersimpan rapi diUDN Task Manager., di mana semua tim Anda memiliki akses ke sana, Anda dapat menambahkan tugas Anda ke timeline. Temukan barang-barang yang bertentangan, lihatlah beban kerja karyawan, dan lihat kemajuan berdampingan dengan proyek pemasaran lain yang ada di piring Anda.

Rencanakan untuk digunakanUDN Task Manager.Untuk acara virtual Anda berikutnya

Apakah Anda perlu bantuan mendapatkan tim Anda di halaman yang sama atau menangkap banyakpengaturan acaraRincian yang Anda butuhkan untuk promosi dan eksekusi,UDN Task Manager.Menawarkan solusi yang sangat kolaboratif untuk perencana acara virtual. LihatlahUji coba gratis dua minggudan lihat langsung mengapa kami adalah alat yang berperingkat tinggi di antara perencana acara virtual.