Der ultimative Anleitung zur virtuellen Veranstaltungsplanung

Im Jahr 2019,42%von befragten Organisationen entschieden sich, virtuell zu planenVeranstaltungen. Jetzt, im Jahr 2020, hat sich diese Zahl auf ein Wurzeln verdoppelt84%. Die Mehrheit vonMarketingFachleute (51% von ihnen) glauben, dass virtuelle Ereignisse hier sind, um langfristig zu bleiben, auch wenn dies bedeutet, dass dies ein virtuelles Bauteil zu persönlichen Zusammenkünften hinzufügt. Genau deshalb haben wir diesen Leitfaden zum virtuellen Ereignis erstelltPlanung .

Egal, ob Sie Ihr erstes virtuelles Ereignis vorbereiten oder kreative Wege finden möchten, um das Publikum an Ihrem nächsten einzubeziehen, dieses Handbuch hat Sie abgedeckt. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der virtuellen Veranstaltungsplanung und welche Arten von Ereignissen sollten Sie das Hosting in Betracht ziehen.

Lesen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anweisungen und schauen Sie sich unseren virtuellen anEreignisplanung Checklistedas bricht alles auf dich ab. Erkunden Sie danach Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen der virtuellen Event-Technologie und überprüfen Sie, wieUDN-Task-Managerkann Ihnen helfen, Ihre nächsten digitalen Get-zusammen zu maximieren.

Was ist ein virtuelles Ereignis?

Ein virtuelles Ereignis ist ein Ereignis, das online über Live-Streams, aufgezeichnete Videos, Audioaufrufe oder andere Form digitaler Kommunikation gehostet wird. Virtuelle Ereignisse finden nicht persönlich statt und sind für jeden mit einer Internetverbindung zugänglich.

Einige virtuelle Ereignisse erfordern wenig Planung (wie impromptu Live-Streams auf Facebook oder Tiktok), während andere ein bisschen Zeit brauchen, um zu planen und auszuführen (wie eine mehrtägige Konferenz mit Live-Sprechern und Breakout-Sitzungen).

Verschiedene Arten von virtuellen Ereignissen:

Warum ein virtuelles Ereignis hosten?

Sie sollten ein virtuelles Ereignis veranstalten, da die Personen, die normalerweise nicht an körperlichen Behinderungen, vollständigen Zeitplänen oder finanziellen Fesseln teilnehmen können, erreichten. Sie sindKostenWirksam, weil sie keinen körperlichen Ereignisbereich benötigen, und sie geben Hosts viele große Möglichkeiten, sinnvolle Daten über ihr Publikum zu erfassen.

Darüber hinaus haben viele Unternehmen in der gesamten Branchen der virtuellen Ereignisseplanung nach der Annullierung persönlicher Konferenzen aufgrund der COVID-19-Pandemie geworden. Das vollständig digitale Gehen hat diese Organisationen dazu dürfen, Markenbewusstseinsaktivitäten fortzusetzen und neue Strategien für das Erreichen von kritischen Publikum zu schaffen.

Warum sind virtuelle Ereignisse die Ereignisse der Zukunft?

Virtuelle Ereignisse sind die Zukunft - Laut den Tech-Venture-Kapitalisten, deren Aufgabe es ist, Milliarden Dollar in die vielversprechendsten Tools zu investieren. Dieser Ereignistyp ist nicht nur nachhaltiger, es ist auch leichter für Lautsprecher und Teilnehmer, um sich ohne die üblichen Barrieren anzuschließen, die physische / persönliche Ereignisse anwesend sind. Außerdem gibt es viele Vorteile, das Engagement leicht zu messen, da sie sich auf die künftige Ereignisplanung betrifft.

Benötigt ein virtuelles Ereignis einen Moderator?

Ein Moderator bei einem virtuellen Ereignis ist ein einzelner Wirt oder eine Gruppe von Lautsprechern, die ihr Wissen über einen bestimmten Thema anbieten. Und nein, ein virtuelles Ereignis braucht keine. Nicht alle virtuellen Ereignisse müssen sich um das Lernen umgehen. Einige sind besser als soziale oder vernetzende Möglichkeiten. Und nicht alle virtuellen Ereignisse müssen sich auf eine einzigartige Quelle für die Führung verlassen. Stattdessen können sie mehr als gruppgetriebene Erlebnisse wie Rechenschaftsarbeitshäuser oder Themenmasterminds funktionieren.

Wie planen Sie ein virtuelles Ereignis?

Um ein virtuelles Ereignis zu planen, müssen Sie viel von den gleichen Sachen tun, wenn das Ereignis völlig persönlich war. Was die virtuelle Ereignisplanung anders macht, ist jedoch, wie Sie Ihr Publikum erforschen, in welchem ​​virtuellen Ereignistyp Sie sich entscheiden, in der Sie sich entscheiden, wo Sie ihn hosten, und welche virtuelle Veranstaltungs-Technologie Sie zusammenarbeiten, um alles von Anfang bis Ende zu leiten.

Schritt 1: Erforschen Sie Ihr virtuelles Publikum

Ihr virtuelles Ereignis-Publikum sieht möglicherweise nicht mit Ihrem persönlichen Ereignis-Publikum an, da er von fast jedem auf dem Planeten aufgerufen werden kann. Erstellen Sie damit Zielsteigungsprofile. Wählen Sie ein Hauptproblem, das Sie für sie lösen möchten. Erwägen Sie dann, Hosting-Sprecher zu hosten, die normalerweise nicht körperliche Ereignisse besuchen könnten. Stellen Sie sicher, dass Sie digitale Tools und Ressourcen (wie Arbeitsmappen (ähnliche Arbeitsmappen und Vorlagen) anbieten, die für Ihre Zielbetreuer noch mehr Wert hinzufügen.

Schritt 2: Wählen Sie einen virtuellen Ereignistyp

Wählen Sie zwischen Livestreams, vorgeschlagenen Sitzungen oder einer Kombination von beiden. Livestreams sind am besten für Konferenzen oder Workshops, die einen Q & AMP beinhalten; einen Abschnitt zwischen dem Moderator und dem Publikum. Vorgezeichnete Sitzungen geben virtuelle Teilnehmer die Ansicht der Freiheit, wenn sie Zeit haben oder herunterladen und den Inhalt später speichern.

Schritt 3: Entscheiden Sie, wo Sie es hosten

Wenn Ihre Veranstaltung live live ist, sollten Sie es auf Social-Media-Sites wie Facebook oder Tiktok teilen, wenn Sie dort aufbauen oder sich mit dem Ziel-Publikum erstellen möchten. Wenn es vorgezeichnet ist, veranstalten Sie die Sitzungsvideos auf einer dedizierten Website mit einer einzigartigen URL. Wachsen Sie Ihre E-Mail-Liste, indem Sie virtuelle Teilnehmer benötigen, um ihre Adresse an der virtuellen Tür zu teilen.

Schritt 4: Schnappen Sie sich virtuelle Event-Technologie

Sie benötigen eine virtuelle Veranstaltungs-Technologie, um Ihnen beim Planen, Ausführen und Messen des Erfolgs Ihrer Bemühungen zu helfen. Sobald Sie Ihre Ziele festgenommen haben, organisieren Sie Ihren Aktionsplan mit virtueller EreignisPlanungssoftware. Der Rest Ihrer Tools wird von welcher Art von virtuellen Ereignisse ermittelt, die Sie als Gastgeber und Ihre ausgewählten KPIs genügen möchten.

Die Checkliste der virtuellen Ereignisseplanung

Welche virtuelle Event-Technologie brauchst du?

Es gibt fünf Haupttypen der virtuellen Ereignise-Technologie, die Sie zum reibungslos leiten müssenQualitätOnline sammeln. Sie beinhalten:

So wählen Sie die beste Event-Planungssoftware für Ihr virtuelles Ereignis aus

Überprüfen Sie Bewertungen auf Websites wieG2.Um unvoreingenommene Testimonials von echten Benutzern zu lesen und Ideen zu erhalten, welche Ereignisplanungssoftware für Sie richtig ist. Sehen Sie sich andere virtuelle Ereignisse an, die bei Ihrem Publikum beliebt sind, und fragen Sie, um herauszufinden, welche Werkzeuge und Software sie zum Ausführen verwendet haben. Und in Betracht ziehenProjektmanagementTool zum Erstellen IhresRoadmap.für alles.

Welche Funktionen suchen Sie in einem virtuellen Eventplaner?

Ein virtueller Ereignisplaner sollte Ihnen helfen, Ihr gesamtes Team zu organisieren, jedes Protokoll zu protokollierenAufgabeEgal wie klein, und geben Sie eine visuelle Darstellung Ihres Plans, damit Sie sehen können, ob Sie an einem beliebigen Punkt ein- oder ausgeschaltet sind.

EinführungUDN-Task-ManagerAls Ihre Event-Planungssoftware

Viele Eventfachleute und Vermarkter sindverwendetUDN-Task-ManagerAls Ereignisplanungsinstrument .

Zu Erstellen Sie eine Ereignisplanungsvorlage inUDN-Task-Manager , erstellen Sie einfach einen Ordner, starten Sie ein neuesProjektund fügen Sie eine Liste von Aufgaben hinzu. Führen Sie dann Termine, erwartete Anstrengungen und Teammitglieder zu jeder Aufgabe zu. Fügen Sie Taskabhängigkeiten für relevante Elemente hinzu, sodass Teammitglieder automatisch benachrichtigt werden, wenn es Zeit ist, ihren Teil davon zu beginnen. Plot-Aufgaben auf einer visuellen Timeline, so dass Sie Probleme erkennen können, bevor sie aufstehen, und überwachen den Fortschritt, während Sie gehen.

Zu einen Event-Marketingplan aufbauen, Sie müssen auflisten:

Sobald Sie alle diese Informationen haben, in derUDN-Task-Manager, wo ganzes Team Zugriff darauf hat, können Sie Ihre Aufgaben einem Timeline hinzufügen. Entdecken Sie widersprüchliche Gegenstände, schauen Sie sich die Mitarbeiterarbeitsbelastung an und sehen Sie den Fortschritt seitlich mit anderen bestehenden Marketingprojekten an, die Sie auf Ihrem Teller haben.

Zu benutzenUDN-Task-ManagerFür Ihr nächstes virtuelles Ereignis

Egal, ob Sie Hilfe brauchen, um Ihr Team auf derselben Seite zu erhalten oder die vielen zu erfassenVeranstaltungsmanagementDetails, die Sie zur Förderung und Ausführung benötigen,UDN-Task-ManagerBietet hochkollaborative Lösungen für virtuelle Event-Planer. Schau dir unsere anZweiwöchige kostenlose TestversionUnd sehen Sie aus erster Hand, warum wir ein hochbewertetes Werkzeug unter virtuellen Event-Planern sind.