Hướng dẫn cuối cùng về lập kế hoạch sự kiện ảo

Năm 2019,42%của các tổ chức được khảo sát đã chọn lên kế hoạch ảosự kiện. Bây giờ, vào năm 2020, con số đó đã tăng gấp đôi vào một con số khổng lồ84%. Đa sốtiếp thịCác chuyên gia (51% trong số họ) tin rằng các sự kiện ảo ở đây để tồn tại lâu dài, ngay cả khi điều đó có nghĩa là thêm một thành phần ảo cho các cuộc tụ họp trực tiếp. Đó chính xác là lý do tại sao chúng tôi đã tạo hướng dẫn này về sự kiện ảolập kế hoạch .

Cho dù bạn đang chuẩn bị sự kiện ảo đầu tiên của bạn hoặc muốn tìm cách sáng tạo để tham gia vào các đối tượng tại lần tiếp theo của mình, hướng dẫn này đã bảo hiểm cho bạn. Tìm hiểu thêm về những lợi ích của lập kế hoạch sự kiện ảo và những loại sự kiện bạn nên xem xét lưu trữ.

Đọc hướng dẫn từng bước của chúng tôi và kiểm tra ảo của chúng tôiDanh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện.Điều đó phá vỡ tất cả xuống cho bạn. Sau, khám phá câu trả lời cho các câu hỏi công nghệ sự kiện ảo quan trọng nhất của bạn và kiểm tra cáchQuản lý tác vụ UDNcó thể giúp bạn tối đa hóa mối quan hệ kỹ thuật số tiếp theo của bạn.

Một sự kiện ảo là gì?

Một sự kiện ảo là một sự kiện được lưu trữ trực tuyến thông qua các luồng trực tiếp, video đã ghi, các cuộc gọi âm thanh hoặc bất kỳ hình thức liên lạc kỹ thuật số nào khác. Các sự kiện ảo không diễn ra trực tiếp và có thể truy cập được cho bất kỳ ai có kết nối internet.

Một số sự kiện ảo yêu cầu Little Planning (như ngẫu hứng trực tiếp trên Facebook hoặc Tiktok) trong khi những người khác cần một chút thời gian để lập kế hoạch và thực hiện (như một hội nghị nhiều ngày với loa trực tiếp và các phiên đột phá).

Các loại sự kiện ảo khác nhau:

Tại sao lưu trữ một sự kiện ảo?

Bạn nên lưu trữ một sự kiện ảo vì nó sẽ tiếp cận những người thường sẽ không thể tham dự vì khuyết tật về thể chất, lịch trình bận rộn hoặc hạn chế tài chính. HọGiá cảHiệu quả vì họ không yêu cầu không gian sự kiện vật lý và họ cung cấp nhiều cơ hội tuyệt vời để nắm bắt dữ liệu có ý nghĩa về khán giả của họ.

Ngoài ra, nhiều công ty trên toàn ngành đã chuyển sang lập kế hoạch sự kiện ảo, sau khi hủy bỏ các hội nghị trực tiếp do đại dịch Covid-19. Toàn bộ kỹ thuật số đã cho phép các tổ chức này tiếp tục các hoạt động nhận thức thương hiệu và tạo ra các chiến lược mới để đạt được đối tượng quan trọng.

Tại sao các sự kiện ảo là những sự kiện của tương lai

Các sự kiện ảo là tương lai - theo các nhà đầu tư mạo hiểm công nghệ có công việc đầu tư hàng tỷ đô la vào các công cụ hứa hẹn nhất có sẵn. Loại sự kiện này không chỉ bền vững hơn, việc người nói và người tham dự cũng dễ dàng tham gia mà không tham gia mà không có những rào cản thông thường mà các sự kiện vật lý / người trực tiếp có mặt. Thêm vào đó, có nhiều đặc quyền có thể dễ dàng đo lường sự tham gia khi nó liên quan đến quy hoạch sự kiện trong tương lai.

Có một sự kiện ảo cần một người dẫn chương trình?

Một người dẫn chương trình tại một sự kiện ảo là một máy chủ hoặc một nhóm người nói cung cấp kiến ​​thức của họ về một vấn đề nhất định. Và không, một sự kiện ảo không cần một sự kiện. Không phải tất cả các sự kiện ảo cần phải xoay quanh việc học. Một số làm tốt hơn là cơ hội xã hội hoặc mạng. Và không phải tất cả các sự kiện ảo cần phải dựa vào một nguồn duy nhất cho lãnh đạo. Thay vào đó, họ có thể hoạt động nhiều hơn như những trải nghiệm dựa trên nhóm như các hội thảo trách nhiệm hoặc chủ đề MasterMinds.

Làm thế nào để bạn có kế hoạch một sự kiện ảo?

Để lên kế hoạch cho một sự kiện ảo, bạn phải làm rất nhiều điều tương tự bạn sẽ làm nếu sự kiện hoàn toàn trực tiếp. Nhưng điều khiến việc lập kế hoạch sự kiện ảo khác biệt là cách bạn nghiên cứu đối tượng của mình, bạn chọn loại sự kiện ảo nào, nơi bạn chọn lưu trữ nó và công nghệ sự kiện ảo nào bạn hợp tác để chạy tất cả từ đầu đến cuối.

Bước 1: Nghiên cứu khán giả ảo của bạn

Đối tượng sự kiện ảo của bạn có thể trông giống như đối tượng sự kiện trực tiếp của bạn bây giờ có thể được truy cập bởi gần như tất cả mọi người trên hành tinh, vì vậy hãy tạo hồ sơ người tham dự mục tiêu với ý nghĩ này. Chọn một vấn đề chính bạn muốn giải quyết cho họ. Sau đó, xem xét loa Hosting thường không thể tham dự các sự kiện vật lý. Hãy chắc chắn cung cấp các công cụ và tài nguyên kỹ thuật số (như sổ làm việc và mẫu) thêm nhiều giá trị thậm chí cho người tham dự mục tiêu của bạn.

Bước 2: Chọn loại sự kiện ảo

Chọn giữa Livestreams, các phiên được ghi trước hoặc kết hợp cả hai. Livestreams là tốt nhất cho các hội nghị hoặc hội thảo liên quan đến Q & amp; một phần giữa người trình bày và khán giả. Các phiên được ghi sẵn cung cấp cho người tham dự ảo tự do để xem khi họ có thời gian hoặc tải xuống và lưu nội dung cho sau này.

Bước 3: Quyết định nơi lưu trữ nó

Nếu sự kiện của bạn sẽ được phát trực tiếp, hãy xem xét chia sẻ nó trên các trang web truyền thông xã hội như Facebook hoặc Tiktok nếu bạn muốn xây dựng hoặc tham gia với khán giả mục tiêu ở đó. Nếu nó được ghi trước, hãy thử lưu trữ video phiên trên một trang web dành riêng với một URL duy nhất. Phát triển danh sách email của bạn bằng cách yêu cầu người tham dự ảo chia sẻ địa chỉ của họ tại cửa ảo.

Bước 4: Grab Công nghệ sự kiện ảo

Bạn cần công nghệ sự kiện ảo để giúp bạn lên kế hoạch, thực thi và đo lường sự thành công của những nỗ lực của bạn. Khi bạn đã đóng đinh, hãy tổ chức Kế hoạch hành động của bạn với sự kiện ảoLập kế hoạch phần mềm. Phần còn lại của các công cụ của bạn sẽ được xác định bởi loại sự kiện ảo nào bạn muốn lưu trữ và KPI đã chọn của bạn.

Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện ảo

Bạn cần công nghệ sự kiện ảo nào?

Có năm loại công nghệ sự kiện ảo chính bạn cần chạy suôn sẻ caophẩm chấtthu thập trực tuyến. Chúng bao gồm:

Cách chọn phần mềm lập kế hoạch sự kiện tốt nhất cho sự kiện ảo của bạn

Kiểm tra đánh giá trên các trang web nhưG2.Để đọc những lời chứng thực không thiên vị từ người dùng thực và nhận ý tưởng về những gì phần mềm lập kế hoạch sự kiện phù hợp với bạn. Nhìn vào các sự kiện ảo khác phổ biến với khán giả của bạn sau đó hỏi xung quanh để tìm hiểu các công cụ và phần mềm mà họ đã sử dụng để chạy nó. Và xem xét sử dụng của bạnquản lý dự áncông cụ để tạo ralộ trìnhcho tất cả.

Những tính năng để tìm kiếm trong một công cụ lập kế hoạch sự kiện ảo?

Một công cụ lập kế hoạch sự kiện ảo sẽ giúp bạn tổ chức toàn bộ đội của mình, đăng nhập mọibài tậpCho dù nhỏ như thế nào và cung cấp một biểu đồ trực quan của kế hoạch của bạn để bạn có thể thấy bạn đang ở hoặc tắt theo dõi bất cứ lúc nào.

Giới thiệu.Quản lý tác vụ UDNLà phần mềm lập kế hoạch sự kiện của bạn

Nhiều chuyên gia sự kiện và các nhà tiếp thị làsử dụngQuản lý tác vụ UDNLà một công cụ lập kế hoạch sự kiện .

Đếnxây dựng một mẫu lập kế hoạch sự kiện trongQuản lý tác vụ UDN , chỉ cần tạo một thư mục, bắt đầu một thư mục mớidự ánvà thêm một danh sách các nhiệm vụ. Sau đó, chỉ định thời hạn, những nỗ lực dự kiến ​​và các thành viên trong nhóm cho mỗi nhiệm vụ. Thêm phụ thuộc nhiệm vụ vào các mục có liên quan để các thành viên trong nhóm được tự động thông báo khi đến lúc bắt đầu phần của họ. Các tác vụ cốt truyện trên một dòng thời gian trực quan để bạn có thể phát hiện ra các vấn đề trước khi chúng xuất hiện và theo dõi tiến trình khi bạn đi.

ĐếnXây dựng kế hoạch tiếp thị sự kiện, Bạn sẽ cần phải liệt kê:

Một khi bạn có tất cả thông tin đó được lưu trữ gọn gàng trongQuản lý tác vụ UDN, nơi tất cả nhóm của bạn có quyền truy cập vào nó, bạn có thể thêm các nhiệm vụ của mình vào dòng thời gian. Khám phá các vật phẩm xung đột, hãy xem khối lượng công việc của nhân viên và xem tiến độ bên cạnh với bất kỳ dự án tiếp thị hiện có nào khác mà bạn có trên đĩa của mình.

Kế hoạch sử dụngQuản lý tác vụ UDNĐối với sự kiện ảo tiếp theo của bạn

Cho dù bạn cần giúp đỡ để có được nhóm của bạn trên cùng một trang hoặc nắm bắt nhiềuquản lý sự kiệnChi tiết bạn cần để khuyến mãi và thực hiện,Quản lý tác vụ UDNcung cấp các giải pháp hợp tác cao cho các nhà hoạch định sự kiện ảo. Kiểm tra chúng tôiThử nghiệm miễn phí hai tuầnVà xem trực tiếp tại sao chúng tôi là một công cụ được đánh giá cao trong số các nhà hoạch định sự kiện ảo.