O guia final para o planejamento de eventos virtuais

Em 2019,42%de organizações pesquisadas escolhidas para planejar virtuaisEventos. Agora, em 2020, esse número dobrou para um enorme84%. A maioria demarketingProfissionais (51% deles) acreditam que os eventos virtuais estão aqui para permanecer a longo prazo, mesmo que isso signifique adicionar um componente virtual a reuniões pessoais. É exatamente por isso que criamos este guia para o evento virtualplanejamento .

Se você está preparando seu primeiro evento virtual ou deseja encontrar formas criativas de engajar o público na próxima, este guia você tem coberto. Saiba mais sobre os benefícios do planejamento do evento virtual e quais tipos de eventos você deve considerar a hospedagem.

Leia nossas instruções passo a passo e confira nosso VirtualLista de planejamento de eventosque quebra tudo para você. Depois, explore respostas para suas questões de tecnologia de eventos virtuais mais importantes e confira comoGerenciador de tarefas UDN.Pode ajudá-lo a maximizar seus próximos grupos digitais.

O que é um evento virtual?

Um evento virtual é um evento hospedado on-line através de fluxos ao vivo, vídeos gravados, chamadas de áudio ou qualquer outra forma de comunicação digital. Eventos virtuais não ocorrem pessoalmente e são acessíveis a qualquer pessoa com uma conexão com a Internet.

Alguns eventos virtuais exigem pouco planejamento (como streams de improviso no Facebook ou Tiktok), enquanto outros precisam de um pouco de tempo para planejar e executar (como uma conferência multi-dia com alto-falantes ao vivo e sessões de breakout).

Diferentes tipos de eventos virtuais:

Por que se hospedar um evento virtual?

Você deve hospedar um evento virtual porque chegará às pessoas que normalmente não poderiam participar devido a deficiências físicas, horários ocupados ou restrições financeiras. Eles estãocustoEficaz porque eles não exigem um espaço de eventos físico e eles dão a hosts muitas oportunidades para capturar dados significativos sobre seu público.

Além disso, muitas empresas em todas as indústrias se voltaram para o planejamento virtual de eventos, seguindo o cancelamento de conferências pessoais devido à pandemia da Covid-19. Indo totalmente digital permitiu que essas organizações continuassem atividades de conscientização da marca e criassem novas estratégias para atingir o público crítico.

Por que os eventos virtuais são os eventos do futuro

Eventos virtuais são o futuro - de acordo com os capitalistas de empreendimento técnico cujo trabalho é investir bilhões de dólares nas ferramentas mais promissoras disponíveis. Este tipo de evento não é apenas mais sustentável, também é mais fácil para os alto-falantes e participantes para participar sem as barreiras habituais que eventos físicos / pessoais presentes. Além disso, há muitas vantagens de serem capazes de medir facilmente o envolvimento, pois se refere ao futuro planejamento de eventos.

Um evento virtual precisa de um apresentador?

Um apresentador em um evento virtual é um único host ou grupo de alto-falantes que oferecem seus conhecimentos sobre um determinado assunto. E não, um evento virtual não precisa de um. Nem todos os eventos virtuais precisam girar em torno de aprendizado. Alguns fazem melhor como oportunidades sociais ou de rede. E nem todos os eventos virtuais precisam confiar em uma fonte singular de liderança. Em vez disso, eles podem funcionar mais como experiências orientadas em grupo, como workshops de responsabilização ou tópicos.

Como você planeja um evento virtual?

Para planejar um evento virtual, você tem que fazer muitas das mesmas coisas, se o evento fosse inteiramente pessoalmente. Mas o que torna o planejamento virtual do evento diferente é como você pesquisa seu público, qual tipo de evento virtual você escolhe, onde você optou por hospedá-lo e qual tecnologia de eventos virtual você faz para executar tudo de começar a terminar.

Etapa 1: Pesquise seu público virtual

Seu audiência de evento virtual pode não parecer o mesmo que o público de evento em pessoa agora que pode ser acessado por quase todos no planeta, então crie perfis de participantes de destino com isso em mente. Escolha um problema principal que você gostaria de resolver para eles. Então, considere hospedar alto-falantes que normalmente não poderiam participar de eventos físicos. Certifique-se de oferecer ferramentas e recursos digitais (como workbooks e modelos) que adicionam ainda mais valor para seus participantes de destino.

Etapa 2: escolha um tipo de evento virtual

Escolha entre LiveStreams, sessões pré-gravadas ou uma combinação de ambos. O LiveStreams é melhor para conferências ou workshops que envolvem um Q & AMP; uma seção entre o apresentador e o público. Sessões pré-gravadas dão aos participantes virtuais a liberdade de visualizar quando eles têm tempo ou download e salvar o conteúdo para mais tarde.

Passo 3: Decida onde hospedá-lo

Se o seu evento será transmitido ao vivo, considere compartilhá-lo em sites de mídia social como Facebook ou Tiktok se você quiser construir ou se envolver com o público-alvo lá. Se for pré-gravado, tente hospedar os vídeos da sessão em um site dedicado com um URL exclusivo. Cresça sua lista de e-mail, exigindo que os participantes virtuais compartilhem seu endereço na porta virtual.

Passo 4: Tecnologia de Evento Virtual Grab

Você precisa de tecnologia de eventos virtual para ajudá-lo a planejar, executar e medir o sucesso de seus esforços. Depois de ter suas metas pregadas, organize seu plano de ação com evento virtualSoftware de planejamento. O resto de suas ferramentas será determinado por que tipo de evento virtual você gostaria de hospedar e seus KPIs escolhidos.

A lista de verificação de planejamento de eventos virtual

Qual tecnologia de eventos virtuais você precisa?

Existem cinco tipos principais de tecnologia de eventos virtual que você precisa para funcionar sem problemasqualidadereunindo online. Eles incluem:

Como escolher o melhor software de planejamento de eventos para o seu evento virtual

Confira comentários em sites comoG2.Para ler depoimentos imparciais de usuários reais e obter idéias para o que o software de planejamento de eventos é ideal para você. Olhe para outros eventos virtuais que são populares com o seu público, em seguida, pergunte por aí para descobrir quais ferramentas e softwares eles usaram para executá-lo. E considere usar o seuGerenciamento de Projetosferramenta para criar o seuroteiropara tudo.

Quais recursos procurar em um planejador de eventos virtual?

Um planejador de eventos virtual deve ajudá-lo a organizar toda a sua equipe, registrar todos ostarefaNão importa quão pequeno, e forneça uma representação visual do seu plano para que você possa ver se você está ligado ou desligado a qualquer momento.

IntroduzindoGerenciador de tarefas UDN.Como seu software de planejamento de eventos

Muitos profissionais e profissionais de profissionais de eventos sãousandoGerenciador de tarefas UDN.Como uma ferramenta de planejamento de eventos .

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Depois de ter todas essas informações armazenadas emGerenciador de tarefas UDN., onde toda a sua equipe tem acesso a ele, você pode adicionar suas tarefas a uma linha do tempo. Descubra itens conflitantes, veja a carga de trabalho do funcionário e visualize o progresso lado a lado com qualquer outro projeto de marketing existente que você tenha em seu prato.

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