Le Guide ultime de la planification des événements virtuels

En 2019,42%des organisations interrogées ont choisi de planifier virtuelévénements. Maintenant, en 2020, ce nombre a doublé à un aliment84%. La majorité descommercialisationLes professionnels (51% d'entre eux) pensent que les événements virtuels sont là pour rester à long terme, même si cela signifie ajouter une composante virtuelle aux réunions en personne. C'est exactement pourquoi nous avons créé ce guide pour l'événement virtuelPlanification .

Que vous prépariez votre premier événement virtuel ou que vous souhaitiez trouver des moyens créatifs d'engager des publics à votre suivant, ce guide vous avez couvert. En savoir plus sur les avantages de la planification des événements virtuels et des types d'événements que vous devriez envisager d'organiser.

Lisons nos instructions pas à pas et consultez notre virtuelListe de contrôle de la planification des événementsCela brise tout pour vous. Après, explorer les réponses à vos questions de technologie d'événement virtuel les plus importantes et vérifiez commentGestionnaire de tâches UDNPeut vous aider à maximiser votre prochaine réunion numérique.

Qu'est-ce qu'un événement virtuel?

Un événement virtuel est un événement hébergé en ligne via des flux en direct, des vidéos enregistrées, des appels audio ou une autre forme de communication numérique. Les événements virtuels n'ont pas lieu en personne et sont accessibles à toute personne avec une connexion Internet.

Certains événements virtuels nécessitent peu de planification (comme des flux en direct impromptus sur Facebook ou Tiktok), tandis que d'autres nécessitent un peu de temps pour planifier et exécuter (comme une conférence de plusieurs jours avec des haut-parleurs en direct et des sessions de brison).

Différents types d'événements virtuels:

Pourquoi héberger un événement virtuel?

Vous devriez organiser un événement virtuel car il atteindra des personnes qui ne seraient normalement pas en mesure d'assister à cause des handicaps physiques, des horaires occupés ou des contraintes financières. Ils sontCoûtEn vigueur, car ils ne nécessitent pas d'espace d'événement physique et qu'ils donnent beaucoup d'opportunités de grande opportunité de capturer des données significatives sur leur audience.

De plus, de nombreuses entreprises à travers les industries se sont tournées vers la planification de l'événement virtuel, à la suite de l'annulation des conférences en personne en raison de la pandémie Covid-19. Aller entièrement numérique a permis à ces organisations de poursuivre les activités de sensibilisation à la marque et de créer de nouvelles stratégies pour atteindre des publics critiques.

Pourquoi les événements virtuels sont les événements du futur

Les événements virtuels sont l'avenir - selon les capitalistes de la technologie, dont le travail est d'investir des milliards de dollars dans les outils les plus prometteurs disponibles. Non seulement ce type d'événement est plus durable, il est également plus facile pour les orateurs et les participants à se joindre à des obstacles habituels que des événements physiques / personnels présents présentent. De plus, de nombreux avantages sont capables de mesurer facilement l'engagement en ce qui concerne la planification future des événements.

Un événement virtuel a-t-il besoin d'un présentateur?

Un présentateur dans un événement virtuel est un hôte unique ou un groupe d'orateurs qui offrent leurs connaissances sur un sujet donné. Et non, un événement virtuel n'en a pas besoin. Tous les événements virtuels n'ont pas besoin de tourner autour de l'apprentissage. Certains font mieux comme des opportunités sociales ou de réseautage. Et tous les événements virtuels ne doivent pas nécessairement s'appuyer sur une source singulière de leadership. Au lieu de cela, ils peuvent fonctionner davantage comme des expériences axées sur le groupe telles que des ateliers de responsabilisation ou des topics Masterminds.

Comment planifiez-vous un événement virtuel?

Pour planifier un événement virtuel, vous devez faire beaucoup de choses que vous voudriez si l'événement était entièrement en personne. Mais ce qui rend la planification de l'événement virtuel différent, c'est la manière dont vous recherchez votre public, quel type d'événement virtuel que vous choisissez, où vous choisissez de l'héberger et quelle technologie d'événement virtuel que vous êtes associé à tout faire du début à la fin.

Étape 1: Recherchez votre public virtuel

Votre public d'événement virtuel peut ne pas ressembler à la même chose que votre auditoire d'événement en personne maintenant qu'il est possible d'accéder à presque tout le monde sur la planète, créez donc des profils de participation cible dans cet esprit. Choisissez un problème principal que vous souhaitez résoudre pour eux. Ensuite, envisagez d'organiser des orateurs qui ne pouvaient normalement pas assister à des événements physiques. Assurez-vous d'offrir des outils numériques et des ressources (comme des classeurs et des modèles) qui ajoutent encore plus de valeur pour vos participants cible.

Étape 2: Choisissez un type d'événement virtuel

Choisissez entre Livestreams, des sessions pré-enregistrées ou une combinaison des deux. Les livestreams sont les meilleurs pour des conférences ou des ateliers qui impliquent un Q & AMP; une section entre le présentateur et le public. Les sessions pré-enregistrées donnent aux participants virtuels la liberté de visualiser quand ils ont du temps ou de télécharger et de sauvegarder le contenu ultérieurement.

Étape 3: Décidez où l'héberger

Si votre événement sera diffusé en direct, envisagez de le partager sur des sites de médias sociaux tels que Facebook ou Tiktok si vous souhaitez créer ou engager des publics cibles. Si elle est pré-enregistrée, essayez d'héberger les vidéos de session sur un site Web dédié avec une URL unique. Cultivez votre liste de messagerie en demandant aux participants virtuels de partager leur adresse à la porte virtuelle.

Étape 4: Technologie d'événement virtuel

Vous avez besoin de technologie d'événement virtuelle pour vous aider à planifier, exécuter et mesurer le succès de vos efforts. Une fois que vous avez vos objectifs cloués, organisez votre plan d'action avec un événement virtuellogiciel de planification. Le reste de vos outils sera déterminé par le type d'événement virtuel que vous souhaitez accueillir et vos KPI de votre choix.

La liste de contrôle de la planification de l'événement virtuel

Quelle technologie d'événement virtuel avez-vous besoin?

Il y a cinq types principaux de technologie d'événement virtuel dont vous avez besoin pour courir en douceur un hautqualitérassembler en ligne. Ils comprennent:

Comment choisir le meilleur logiciel de planification d'événement pour votre événement virtuel

Découvrez les critiques sur des sites comme G2 Pour lire des témoignages impartiaux de vrais utilisateurs et obtenir des idées pour quel logiciel de planification d'événement vous convient le mieux. Regardez d'autres événements virtuels populaires auprès de votre public alors demandez-vous de savoir quels outils et logiciels utilisaient-ils. Et envisagez d'utiliser votregestion de projetoutil pour créer votrefeuille de routepour tout.

Quelles fonctionnalités à rechercher dans un planificateur d'événements virtuels?

Un planificateur d'événements virtuel devrait vous aider à organiser votre équipe entière, en vous connecter.tâchePeu importe la petite et fournir une représentation visuelle de votre plan afin que vous puissiez voir si vous êtes sur ou hors piste à tout moment.

IntroductionGestionnaire de tâches UDNcomme logiciel de planification d'événement

De nombreux professionnels de l'événement et les spécialistes du marketing sonten utilisantGestionnaire de tâches UDNEn tant qu'outil de planification d'événements .

Pourconstruire un modèle de planification d'événements dansGestionnaire de tâches UDN , crée un dossier, démarrez un nouveauprojetet ajoutez une liste de tâches. Ainsi, assigner des délais, des efforts attendus et des membres de l'équipe à chaque tâche. Ajoutez des dépendances de la tâche aux éléments pertinents afin que les membres de l'équipe soient automatiquement notifiés lorsqu'il est temps de commencer leur partie. Tracer des tâches sur un calendrier visuel afin que vous puissiez repérer des problèmes avant de ne monter et de surveiller les progrès au fur et à mesure.

PourConstruire un plan de marketing événementiel, vous devez énumérer:

Une fois que vous avez toutes ces informations soigneusement stockées dansGestionnaire de tâches UDN, où toute votre équipe y a accès, vous pouvez ajouter vos tâches à une chronologie. Découvrez des articles contradictoires, consultez la charge de travail des employés et consultez les progrès côte à côte avec tout autre projet de marketing existant que vous avez sur votre assiette.

Planifier l'utilisationGestionnaire de tâches UDNPour votre prochain événement virtuel

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