Den ultimata guiden till virtuell händelseplanering

År 2019,42%av undersökta organisationer valde att planera virtuellaevenemang. Nu, 2020, det numret har fördubblats till en jättestor84%. Majoriteten avmarknadsföringProfessionella (51% av dem) tror att virtuella händelser är här för att vara långsiktiga, även om det innebär att du lägger till en virtuell komponent till personliga sammankomster. Det är exakt varför vi har skapat den här guiden till virtuell händelseplanera .

Oavsett om du förbereder din första virtuella händelse eller vill hitta kreativa sätt att engagera publiken på din nästa, har den här guiden täckt. Läs mer om fördelarna med virtuell händelseplanering och vilka typer av händelser du bör överväga värd.

Läs våra steg-för-steg-instruktioner och kolla in vår virtuellaEvenemangsplaneringschecklistaDet bryter det hela för dig. Efter, utforska svar på dina viktigaste virtuella evenemangstekniska frågor och kolla in hurUDN Task Managerkan hjälpa dig att maximera din nästa digitala ges-tillsammans.

Vad är en virtuell händelse?

En virtuell händelse är en händelse som är värd online via live-strömmar, inspelade videor, ljudsamtal eller någon annan form av digital kommunikation. Virtuella händelser sker inte personligen och är tillgängliga för alla med en internetanslutning.

Vissa virtuella händelser kräver liten planering (som Impromptu live-strömmar på Facebook eller Tiktok) medan andra behöver lite tid att planera och utföra (som en flersidig konferens med levande högtalare och breakout-sessioner).

Olika typer av virtuella händelser:

Varför är värd en virtuell händelse?

Du borde vara värd för en virtuell händelse eftersom det kommer att nå människor som normalt inte skulle kunna delta på grund av fysiska funktionshinder, upptagna scheman eller ekonomiska begränsningar. De ärkostaEffektiv eftersom de inte kräver ett fysiskt evenemangsutrymme och de ger värdar massor av stora möjligheter att fånga meningsfulla data om publiken.

Dessutom har många företag över industrier vänt sig till virtuell händelseplanering, efter avbokning av personliga konferenser på grund av Covid-19-pandemin. Att gå helt digitalt har gjort det möjligt för dessa organisationer att fortsätta varumärkesmedvetenhetsaktiviteter och skapa nya strategier för att nå kritiska publik.

Varför virtuella händelser är framtida händelser

Virtuella händelser är framtiden - enligt Tech Venture Capitalists vars jobb det är att investera miljarder dollar i de mest lovande verktyg som finns tillgängliga. Inte bara är det här evenemanget mer hållbart, det är också lättare för högtalare och deltagare att gå med utan de vanliga hinder som fysiska / personliga händelser är närvarande. Dessutom finns det många förmåner att kunna enkelt mäta engagemang, eftersom det gäller framtida händelseplanering.

Behöver en virtuell händelse en presentatör?

En presentatör i en virtuell händelse är en enda värd eller grupp av högtalare som erbjuder sin kunskap om ett visst ämne. Och nej, en virtuell händelse behöver inte en. Inte alla virtuella händelser måste rotera runt lärandet. Vissa gör det bättre som sociala eller nätverksmöjligheter. Och inte alla virtuella händelser måste förlita sig på en singulär källa för ledarskap. Istället kan de fungera mer som gruppdrivna upplevelser som ansvarsskyldighet eller ämne masterminds.

Hur planerar du en virtuell händelse?

För att planera en virtuell händelse måste du göra mycket av samma saker du skulle om evenemanget var helt personligt. Men det som gör virtuell händelseplanering annorlunda är hur du undersöker din publik, vilken virtuell händelsetyp du väljer, var du väljer att vara värd det, och vilken virtuell händelse-teknik du samarbetar med att köra allt från början till slut.

Steg 1: Forskning din virtuella publik

Din virtuella händelse publik kanske inte ser ut som din personliga händelse publik nu att den kan nås av nästan alla på planeten, så skapa målvaktprofiler med detta i åtanke. Välj ett huvudproblem du vill lösa för dem. Därefter överväga värdhögtalare som normalt inte kunde delta i fysiska händelser. Var noga med att erbjuda digitala verktyg och resurser (som arbetsböcker och mallar) som lägger till ännu mer värde för dina målblad.

Steg 2: Välj en virtuell händelse typ

Välj mellan livestreams, förinspelade sessioner eller en kombination av båda. Livestreams är bäst för konferenser eller workshops som involverar en Q & AMP; en sektion mellan presentatören och publiken. Förinspelade sessioner ger virtuella deltagare friheten att se när de har tid eller ladda ner och spara innehållet för senare.

Steg 3: Bestäm vart du är värd för det

Om din händelse kommer att bli ström streamad, överväga att dela den på sociala medier som Facebook eller Tiktok om du vill bygga eller engagera dig med målgrupper där. Om det är förinspelat, försök att vara värd för sessionens videor på en dedikerad webbplats med en unik webbadress. Växa din e-postlista genom att kräva virtuella deltagare att dela sin adress på den virtuella dörren.

Steg 4: Grab Virtual Event Technology

Du behöver virtuell händelse-teknik för att hjälpa dig att planera, utföra och mäta framgången med dina ansträngningar. När du har dina mål nailed ner, organisera din handlingsplan med virtuell händelsePlaneringsprogramvara. Resten av dina verktyg kommer att bestämmas av vilken typ av virtuell händelse du vill vara värd och din valda KPI.

Checklistlisten Virtual Event Planning

Vilken virtuell händelse-teknik behöver du?

Det finns fem huvudtyper av virtuell händelse-teknik du behöver smidigt springa en högkvalitetsamla online. De inkluderar:

Hur man väljer den bästa evenemangsplaneringsprogrammet för din virtuella händelse

Kolla recensioner på webbplatser som G2 Att läsa objektivt vittnesmål från riktiga användare och få idéer för vilken evenemangsplaneringsprogramvara är rätt för dig. Titta på andra virtuella händelser som är populära med din publik och fråga om att ta reda på vilka verktyg och programvara de brukade köra den. Och överväga att använda dinprojektledningverktyg för att skapa dinfärdplanför allt.

Vilka funktioner att leta efter i en virtuell evenemangsplanerare?

En virtuell händelseplanerare bör hjälpa dig att organisera hela laget, logga allauppgiftOavsett hur liten, och ge en visuell representation av din plan så att du kan se om du är på eller av spår när som helst.

IntroduceraUDN Task ManagerSom din evenemangsplaneringsprogramvara

Många evenemangsarbetare och marknadsförare äranvänder sig avUDN Task ManagerSom ett evenemangsplaneringsverktyg .

TillBygg en händelseplaneringsmall iUDN Task Manager , skapa bara en mapp, starta en nyprojekt, och lägg till en lista med uppgifter. Tilldela sedan deadlines, förväntade ansträngningar och lagmedlemmar till varje uppgift. Lägg till uppgiftsberoende på relevanta saker så att lagmedlemmarna automatiskt anmäls när det är dags att starta sin del av det. Plotta uppgifter ut på en visuell tidslinje så att du kan upptäcka problem innan de kommer upp och övervaka framsteg när du går.

TillBygg en evenemangsplanering, du måste lista ut:

När du har all den här informationen lagrad iUDN Task Manager, där allt ditt team har tillgång till det, kan du lägga till dina uppgifter till en tidslinje. Upptäck motstridiga objekt, titta på anställdas arbetsbelastning och visa framsteg sida vid sida med några andra befintliga marknadsföringsprojekt du har på din tallrik.

Planera att användaUDN Task ManagerFör din nästa virtuella händelse

Oavsett om du behöver hjälp med att få ditt lag på samma sida eller fånga de mångahändelsehanteringDetaljer du behöver för marknadsföring och exekvering,UDN Task ManagerErbjuder mycket samarbetslösningar för virtuella evenemangsplanerare. Kolla in vårTvå veckors gratis provOch se Firsthand varför vi är ett högt rankat verktyg bland virtuella evenemangsplanerare.