5 vaihetta pehmeälle käynnistää tiimisi paluuta toimistoon

Johtojohtajasi teki päätöksen palata toimistoon. Mitä nyt? Saatat ajatella, että joukkueesi voi kääntää kytkimen ja näyttää toimistoon huomenna, kuten edellisen 16 kuukauden Etätyö ei koskaan tapahtunut. Olet kuitenkin velkaa työntekijöille, jotta sinulla on hyvin harkittu siirtymäohjelma.

Paluu toimistoon ja normaalin tunteen ei pitäisi vain olla noin dollareita ja senttiä. Haluat myös varmistaa, että tiimisi tietää tämän ei ollut päätös sai satunnaisesti . Sinä voisit Rakenna kattava toistokirja Kuten Dow, materiaalit tiedeyhtiö, teki sen työvoimaa. Mutta älä huoli, jos suunnitelmassasi ei ole samaa yksityiskohtia.

Olemme jo kirjoittaneet joitakin hyviä viestejä kaikista vaadittavasta valmisteesta Palaa hybridi työpaikkaan ja tarjosi a 30 päivän paluu-to-worklist . Tämän päivän viesti antaa sinulle joitakin vinkkejä "pehmeän käynnistämisen", jotta voit palata työstrategiaan.

Kuinka pehmeä käynnistää joukkueen paluu toimistoon

Vaihe 1: jakaa paluu Office-suunnitelmaan

Paluu-to-work-suunnitelma käynnistää laajan reaktion ja sekoitus tunteita - iloa, ahdistusta ja epävarmuutta kaikki mieleen. Sinun pitäisi toivottaa ja kannustaa työntekijöiden palautetta koko pehmeän käynnistysprosessin avulla, jotta voit luoda suunnitelman, joka on kaikille. Korosta positiivisia näkökohtia paluuta henkilökohtaisesti työhön, kuten lisääntynyt yhteistyö ja yhdistäminen työtovereihin.

Virallinen ilmoitus olisi tehtävä samanaikaisesti yrityksen laajuisesti, mieluiten kaikkien käsien kokouksen kautta. Seuraa sitä kiinnittämällä ilmoitusta yrityksen viestintäohjelmissa (esim. Slack ja Microsoft Teams), intranet ja henkilöstöjärjestelmä. Myös kaikkiin päivitykset tai muutokset näkyvät myös näissä kanavissa. Varmista, että tiedot voivat päästä työntekijöille, joilla ei voi säännöllistä pääsyä tiettyihin kanaviin, kuten yrityksesi intranet. Työskentele henkilöstöresurssisi kanssa, jotta voit määrittää parhaan kanavan sekoituksen kaikkien työntekijöiden tukemiseksi.

On parasta tarjota työntekijöille paluu-to-toimiston yksityiskohdat heti kun ne on viimeistelty, ihanteellisesti vähintään yksi kuukausi ennen tehokasta uudelleen avattavaa päivämäärää. Tämä antaa joukkueille aikaa henkisesti valmistautua siirtymään ja koordinoida tarvittavat toimenpiteet perustaa.

Kaikissa viestintäissä sinun on oltava empaattinen työntekijöiden hyvinvoinnille. Käsittele yhteisiä huolenaiheita, kuten Covid-19-tapausten mahdolliset kasvut palasi virastolle sekä huolestuneita syrjäytyneistä perheenjäsenistä. Toronton yliopiston apulaisprofessori Jacob Hirsh, toteaa:

"[Työntekijöiden]on nähtävä, että on olemassa toimivaltainen ja hyvin harkittu suunnitelma ... ja tämän suunnitelman pitäisi harkita heidän tarpeitaan. Tee yhteys palautuksen odotuksista ja huolenaiheista, jotka he ovat jakaneet kanssasi, esimerkiksi sanomalla jotain, "ymmärrämme, että jotkut teistä ovat varauksia ja järkeviä. Jos haluat käsitellä niitä, olemme ... ". Jälleen haluat, että ihmiset tuntevat kuulleeksi ja harkitsemaan. "

Muista, että paluu toimistoon on myönteinen askel kohti normaaliarvon tunteen, tiimin dynamiikan ja yrityskulttuurin parantamista ja toivottavasti hyödyntää alhaalta. Jos sivuutat joukkueen palautteen, olet kutsuva vastustuskyky muuten hyvin tarkoitukselliseen suunnitelmaan.

Vaihe 2: Kerää joukkueen palautetta

Jatkuva palaute on välttämätöntä paluu-to-Office-suunnitelmaan. Aluksi, perustaa omakomitea ja työntekijöiden sähköpostiosoite ilmoittamaan ehdotuksiaan ja huolenaiheisiinsa.

Komitea levittää tietoja työntekijöille ja ottaa taakan pois paikallisista johtajista vaikeisiin päätöksiin tai negatiivisiin palautteisiin. Uuden sähköpostiosoitteen määrittäminen HR: n hallinnoi tai viestintätiimi pitää kaikki tietueet työntekijöiden palautteesta erillään muista kyselyistä.

Lähetä verkkotutkimukset Ajoittain Google-lomakkeiden tai SurveyMonkey - huomautukset voivat olla nimettömiä, muotoja muokattavissa, ja vastaukset on helppo tulkita. Lisäksi isäntätoimisto tuntia HR: n ja johtajien kanssa videon kautta. Nämä puhelut voitaisiin rakentaa kuin kaupungintalo kokous, jotta koko yritys voi kerätä ja saada vastauksia ylhäältä paluu-to-Office-suunnitelmasta. Toinen vaihtoehto on Cultureamp, sanoo Citrix's Jenna Geigerman, toimitusjohtaja, kiinteistö & amp; Strategia:

"Kun valmistaudumme palatakseen toimistoon, pyydämme työntekijöiden palautteen CulttureamP-tutkimustyökalun kautta ymmärtämään työpaikan ja toimistotaajuusasetukset vaiheen 3 (enintään 50 prosentin käyttöasteeseen), varsinkin kun toimistossa on tapahtunut vaiheen aikana valinnainen. toimiston avaaminen. "

Lopuksi tiimijohtajien olisi pidettävä pienempiä osastokokouksia, joissa suorat raportit voivat olla avoimia ja rehellisiä, ja sitten toimittaa palautetta nimitetylle komitealle. Kaikki eivät ole tyytyväisiä jakamaan huolenaiheita julkisesti, joten tarjoavat tapoja puhua johtajalle HR: n tai C-tason johtajien sijaan on tärkeää. Kaikissa kanavissa, haluat Luo palautteen silmukoita Niinpä työntekijöiden huolenaiheet kuullaan ja käsitellään. Kuuntelukomponentti voi kääntää työntekijän viestinnän kaksisuuntaiseen keskusteluun yksisuuntaisen luennon sijasta, ja kaikki työntekijät tulevat sitten osaksi ratkaisua.

Vaihe 3: Kommunikoi usein ja strategisesti

Ajattele pehmeää käynnistää viestintäsuunnitelmaa kuin uusi tuotetiedote. Aluksi tapaat viikoittain ja kasvattaa taajuutta uudelleen avaamiseen asti.

Ensimmäisen kokouksen pitäisi kuvata pehmeän käynnistämisen tärkeimmät kohdat, miten tietoa työntekijöille ja odotettu paluupäivämäärä. Päivämäärän lähestymistapa, aikataulu viikoittain check-ins päivittää tiimi mihin tahansa läänin tai valtion ohjaukseen ja miten se koskee suunnitelmaa.

Päivittäin, jotka johtavat suureen uudelleenohjaukseen, pidä päivittäisiä tapauksia, joissa on johtajuus ja kaikki mukana suunnittelu käsitellä asiaa. Tämä varmistaa, että kaikki ovat tietoisia siitä, mihin aikaan saapuu toimistoon sekä viime hetken muistutukset terveys- ja turvallisuuspöytäkirjasta.

Osana pehmeää käynnistämistäsi jakele videota selventämään, mitä työntekijät voivat odottaa toimistossa, mallissa haluttu käyttäytyminen (esim. Mask-yllään ja fyysinen etäisyys) ja vastata yhteisiin kysymyksiin, kuten "Kuinka usein toimistotila puhdistetaan? "", "Kuinka tiimikokoukset huomioon ottaen sosiaaliset etäisyysprotokollat?" Ja "Missä syödä lounasta?" Video on myös erinomainen tapa antaa ohjeita palauttamaan yrityslaitteita tehdä töitä kotoa , kuten monitorit ja pöytätuolit.

Harjoittele kaikkia työntekijöitä Covid-19 terveys- ja turvallisuusprotokollia, koska asiat ovat todennäköisesti muuttuneet, koska ne olivat viimeisinä toimistossa. Pidä kirjaa koulutus- ja turvallisuusohjeesta, jotta johtajuus tietää, kuka on ajan tasalla menettelyistä ja selvitetty toimistossa.

Kehittää ja kommunikoida uudelleenpoistostrategia, jos työntekijöiden on palattava täysin syrjäiseen malliin yön yli. Henkilöstöresurssien ja sen kanssa työskenteleminen, valmistelevien viestien jakamista työntekijöiden kanssa tulisi olla tulevaisuuden työpaikan sulkeminen.

Pandemian alussa meneminen oli järkyttävä useimmille ihmisille ja kova säätö monille. RE-poistumisstrategian rakentaminen pehmeään käynnistyssuunnitelmaan minimoidaan toisen jyrkän muutoksen esteet ja stressi. Se sanoi, jatkaa etätyötä parhaita käytäntöjä ja tukea paikan päällä työskenteleviä työntekijöitä yhdistämällä ja yhteistyössä etätyökuviensa kanssa.

Vaihe 4: Harkitse ulkopuolisia kokoontumisia

Pehmeä käynnistyssuunnitelma ei saa rajoittua toimistoon. Fantastinen tapa siirtyä ihmisiä takaisin kauko-yksinomaisesta ympäristöstä on koordinoida joukkueen kokoontumisia ennen avaamista. Off-site-tiimilounat (kuten piknik tai yksityisen huoneen varaaminen ravintolassa) ovat ihania mahdollisuuksia tuoda joukkue yhteen sosiaalisessa ympäristössä.

Jos lounas ei ole suunnitelmasi, harkitse ryhmää toiminta Kuten paeta huone, scavenger metsästys tai vapaaehtoistyö elintarvikkeiden suojassa tai rantapuhdistuksessa. Nämä vaihtoehdot antavat kaikille mahdollisuuden tavata työtovereita ja uusia tiimin jäseniä henkilökohtaisesti ensimmäistä kertaa ja helpottaa kasvotusten kommunikaatiota.

Vaihe 5: Tervetuloa ihmiset takaisin toimistoon

Ensimmäisenä päivänä takaisin ei pitäisi olla kuin mikään muu päivä. Ylin johto ja vanhempi tason hallinta olisi läsnä, kun työntekijät palaavat henkilökohtaiseen työhön tervehtimään ihmisiä, kun he tulevat rakennukseen. Avaa kaikki ovet (missä toteutettavissa) kosketuspisteiden vähentämiseksi. Ominaisuudella on vieritysmoottori, jossa on tervetuloa takaisin viestejä ja ilmapalloja etuovelta.

Muista, että tämä on ensimmäinen kerta, kun he ovat olleet takaisin maaliskuusta 2020 lähtien - ja työntekijöille palkattu pandemian aikana tämä on ensimmäinen kerta, kun he astuivat jalka tiloihin, joten haluat tehdä suuren vaikutelman.

Tervetuloa takaisin SWAG-pussit antavat sinulle mahdollisuuden jakaa pienen tunnustuksen. Kahvi lahjakorttien yhdistelmä, henkilökohtaiset mukit, Rocketbook Cloud Notebooks , Hand Sanitizer, ja kangas Fackemask toimivat hyvin. Näitä ei pelkästään kannustaa toimistossa toimistossa, mutta ne herättävät myös tuottavuutta muuttuvassa työympäristössä. Viime kädessä ensimmäiset päivät takaisin toimistossa tuntuu työntekijältä kaiken uudestaan, joten olkaa kärsivällisiä kuin kaikki saavat sopeutua.

Pehmeä käynnistää paluuta toimistoon UDN-tehtävähallinta

Siellä ei ole "Yksi koko sopii kaikkiin" lähestymistapaan Jos haluat mennä toimistoon, mutta dokumentoitu pehmeä käynnistysstrategia tekee prosessista tasaisemmaksi. Pehmeä lanseeraus auttaa sinua mittaamaan, mikä on tärkeintä tiimin jäsenille ja miten paluu toimisto voi menestyä kaikille. On "ihmiset ensin, turvallisuus ensimmäinen" lähestymistapa avoimilla viestintäviivat ja olla valmis hyväksymään ja toteuttamaan palautetta kun menet.

Kun olet valmis laittamaan pehmeän käynnistymisen paikalleen, Koordinoi kaikki yksityiskohdat UDN-tehtävähallinta . Mukautetut työnkulut, vuorovaikutteiset Gantt-kaaviot, jakavat kojelaudat ja paljon muuta, mikään muu yhteistyöhön työohjausalusta voi vertailla.