5 stappen om te soft lanceren de terugkeer van uw team naar het kantoor

Uw uitvoerend leiderschap heeft de beslissing genomen om terug te keren naar het kantoor. Wat nu? Misschien denk je dat je team een ​​schakelaar kan omdraaien en morgen naar het kantoor worden weergegeven, zoals de vorige 16 maanden van afstandswerk nooit gebeurd. U bent het echter aan uw medewerkers verschuldigd om een ​​goed doordacht overgangsplan te hebben.

Terugkeren naar het kantoor en een gevoel van normaliteit zou niet alleen moeten zijn over dollars en cent. Je wilt ook zeker weten dat je team dit weet was geen beslissing genomen lukraak . Je zou kunnen bouw een uitgebreid playbook Net als Dow, deed A Materials Science Company voor zijn personeelsbestand. Maar maak je geen zorgen als je plan niet hetzelfde detailniveau heeft.

We hebben al enkele geweldige berichten geschreven over alle voorbereiding die nodig is om Ga terug naar een hybride werkplek en verstrekt een 30-daagse return-to-work checklist . Het bericht van vandaag geeft u enkele tips over het bedenken van een "soft-lancering" voor uw terugkeer naar de werkstrategie.

Hoe zacht te worden, de terugkeer naar het kantoor van uw team

Stap 1: Verspreid uw terugkeer naar het kantoorplan

Het aankondigen van uw terugkeer-to-werkplan zal een brede reactie en mix van emoties activeren - vreugde, angst en onzekerheid die allemaal in de steek komen. U moet de feedback van medewerkers in het zachte startproces verwelkomen en aanmoedigen, zodat u een plan kunt maken dat eerlijk is voor iedereen. Benadruk de positieve aspecten van het terugkeren naar in-persoonswerk, zoals meer samenwerking en verbinden met collega's.

De officiële aankondiging moet tegelijkertijd bedrijfsbrede, idealiter door een vergadering van alle handen worden gedaan. Volg het op door de aankondiging in bedrijfsmeldprogramma's (bijvoorbeeld Slack- en Microsoft-teams), uw intranet en uw personeelssysteem te pinnen. Alle updates of wijzigingen onderweg moeten ook in deze kanalen worden weerspiegeld. Zorg ervoor dat informatie naar werknemers kan komen die regelmatig toegang hebben tot bepaalde kanalen, zoals uw bedrijfsintranet. Werk samen met je Human Resources-team om de beste kanaalmix te bepalen om alle medewerkers te ondersteunen.

Het is het beste om medewerkers de return-to-officedetails te bieden zodra ze zijn afgerond, idealiter minstens een maand van tevoren op de effectieve heropeningsdatum. Dit geeft teams tijd om zich mentaal voor te bereiden op de transitie en de nodige stappen coördineert om op te zetten.

In alle communicatie moet je empathisch zijn voor het welzijn van werknemers. Adres Gemeenschappelijke bezorgdheid zoals de potentiële toename van Covid-19-gevallen na terugkeer naar het kantoor, samen met eventuele zorgen over het blootstellen van niet-gevaccineerde familieleden. Jacob Hirsh, universitair hoofddocent aan de universiteit van Toronto, zegt:

"[Medewerkers]Moeten zien dat er een competent en goed doordacht plan is ... en dat plan moet rekening houden met hun behoeften. Maak het verband tussen de verwachtingen voor de terugkeer en de bezorgdheid die ze met u hebben gedeeld, bijvoorbeeld zeggen dat er iets als, 'begrijpen we dat sommigen van jullie reserveringen hebben en die logisch zijn. Om die aan te pakken, hebben we ... '. Nogmaals, je wilt dat mensen zich hoorbaar voelen en overwogen. "

Vergeet niet dat een terugkeer naar het kantoor een positieve stap is in de richting van het heroveren van een gevoel van normaliteit, het verbeteren van de teamdynamiek en de bedrijfscultuur, en hopelijk profiteren van de bottom-line. Als u teamfeedback negeert, nodigt u de weerstand uit voor een anders goedbedoelde plan.

Stap 2: Verzamel teamfeedback

Continue feedback is nodig voor een return-to-office-plan. Voor starters, een speciale commissie instellen en e-mailadres voor werknemers om hun suggesties en zorgen te versterken.

De commissie verspreidt informatie aan werknemers en neemt de last van lokale leiders met betrekking tot moeilijke beslissingen of negatieve feedback. Het instellen van een nieuw e-mailadres dat door HR of het communicatieteam moet worden beheerd, behoudt alle records van feedback van medewerkers die los zijn van andere vragen.

Verzend online enquêtes Periodiek met behulp van Google-formulieren of SurveyMonkey - Inzendingen kan anoniem zijn, de formulieren zijn aanpasbaar en de antwoorden zijn eenvoudig te interpreteren. Bovendien, host kantooruren met HR en Executives via video. Deze oproepen kunnen worden gestructureerd als een bijeenkomst van het stadhuis, zodat het hele bedrijf kan verzamelen en antwoorden van de top krijgen over het return-to-office-plan. Een andere optie is culturamp, zegt Citrix's Jenna Geigerman, Director, Real Estate & Amp; Strategie:

"Terwijl we ons voorbereiden op het kantoor, vragen we de feedback van de medewerker via het Cultureamp-enquête-tool om de werklocatie en in-office frequentievoorkeuren te begrijpen voor fase 3 (tot 50% bezetting), vooral sinds het komen in het kantoor in fase 3 overblijft Optioneel. Die gegevens helpen ons om de hoeveelheid ruimte te bepalen die moet worden geopend en om bezorgdheid en problemen te identificeren bij het aannemen van een flexibele werkstijl, zodat we die vóór de dag kunnen aanpakken. De resultaten worden gecommuniceerd aan managers en geweven in werknemers-updates zoals we voorbereiden de kantooropening. "

Ten slotte moeten teamleiders kleinere afdelingsbijeenkomsten houden waar directe rapporten open en eerlijk kunnen zijn en vervolgens de feedback naar de aangewezen comité doorsturen. Niet iedereen voelt zich prettig om hun zorgen openbaar te delen, dus het aanbieden van manieren om met hun manager te praten in plaats van HR- of C-level-leidinggevenden is belangrijk. In alle kanalen wilt u feedback-lussen vaststellen De zorgen van medewerkers worden gehoord en geadresseerd. Een luistercomponent kan uw werknemerscommunicatie in een tweerichtingsgesprek veranderen in plaats van een eenrichtingslezing, en alle werknemers worden dan onderdeel van de oplossing.

Stap 3: Communiceer vaak en strategisch

Denk aan je Soft Launch Communication Plan als een nieuwe productaankondiging. U komt in eerste instantie op wekelijkse basis en verhoogt de frequentie in de weken die leiden tot de heropening.

De eerste vergadering van het Comité moet de belangrijkste punten van de soft-lancering schetsen, hoe u informatie aan werknemers kunt relayen, en de verwachte datum voor return-to-office. Als de datum benaderingen, schema Bi-wekelijkse check-ins om het team bij te werken op elke County of State-begeleiding en hoe het betrekking heeft op het plan.

In de dagen die leiden tot uw grootse heropening, houdt u dagelijkse stand-ups vast met uitvoerend leiderschap en iedereen die betrokken is bij de planning Verwerken. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich bewust is van het moment om op kantoor aan te komen, evenals last-minute herinneringen voor gezondheids- en veiligheidsprotocol.

Als onderdeel van uw zachte lancering, verspreidt u een video om te verduidelijken wat werknemers in het kantoor kunnen verwachten, model gewenst gedrag (bijv. Maskers dragen en fysiek afstand van), en het beantwoorden van gemeenschappelijke vragen zoals: "Hoe vaak wordt de kantoorruimte schoongemaakt? "," Hoe zullen teambijeenkomsten rekening houden met sociale afstandsprotocollen? ", En" Waar zal ik lunchen? " Een video is ook een geweldige manier om instructies te geven voor het retourneren van bedrijfsuitrusting die wordt gebruikt om werk vanuit huis , zoals monitoren en bureaustoelen.

Train alle medewerkers op Covend-19 Gezondheids- en veiligheidsprotocollen, want de dingen zullen waarschijnlijk zijn veranderd sinds ze in het kantoor waren. Bewaar een record van de opleiding en veiligheidsinformatie, zodat leiderschap weet wie op de hoogte is van procedures en gewist om in-kantoor te zijn.

Ontwikkel en communiceer een re-exit-strategie in het geval dat werknemers een nacht overnacht naar een volledig extern model. Werken met Human Resources en IT-berichten voorbereiden die met medewerkers moeten worden gedeeld, moet een toekomstige sluiting van de werkplek noodzakelijk worden.

Afrekenen aan het begin van de pandemie was een schok voor de meeste mensen en een zware aanpassing voor velen. Het opbouwen van een re-exit-strategie in uw zacht lanceringsplan zal de hindernissen en stress van een andere drastische verandering minimaliseren. Dat gezegd hebbende, ga verder met het maken van externe work best practices beschikbaar en ondersteunen werknemers ter plaatse in het verbinden en samenwerken met hun externe werkende peers.

Stap 4: Overweeg de bijeenkomst van de plaats

Uw zacht lanceringsplan mag niet worden beperkt tot het kantoor. Een fantastische manier om mensen terug te gaan van een externe exclusieve omgeving is om Team Get-bijhers te coördineren voordat u heropend bent. Off-site teamlunches (zoals een picknick of het reserveren van een privékamer in een restaurant) zijn prachtige mogelijkheden om het team samen in een sociale omgeving te brengen.

Als de lunch niet in uw plannen staat, overweeg dan een groep activiteit Zoals een escape room, speurtocht, of vrijwilligerswerk bij een schuilplaats of strandopruiming. Deze opties geven iedereen de kans om collega's en nieuwe teamleden persoonlijk voor de eerste keer te ontmoeten en terug te gaan naar face-to-face communicatie.

Stap 5: Welkom mensen terug naar het kantoor

De eerste dag terug zou niet zo'n andere dag moeten zijn. Het management van leiderschap en het hoger niveau moeten aanwezig zijn wanneer werknemers terugkeren naar persoonlijk werk om mensen te begroeten terwijl ze het gebouw binnenkomen. Open alle deuren (waar haalbaar) om punten van contact te verminderen. Beschikbaar met een scrollende marquee met welkomstborrels en ballonnen aan de voordeur.

Denk eraan, dit is de eerste keer dat ze zijn geweest sinds March 2020 - en voor werknemers die tijdens de pandemie zijn ingehuurd, is dit de eerste keer dat ze voet op het terrein stappen, dus je wilt een geweldige indruk maken.

Welkom Terug Swag-tassen geven u de mogelijkheid om een ​​klein teken van waardering te delen. Een combinatie van koffie cadeaubonnen, gepersonaliseerde mokken, Rocketbook cloud notebooks , Hand Sanitizer en een stoffen facemasker zou goed werken. Niet alleen moedigen deze sanitaire praktijken op het kantoor aan, maar ze inspireren ook de productiviteit in de veranderende werkomgeving. Uiteindelijk zullen de eerste paar dagen terug in het kantoor zich als medewerker aan boord van alles voelen, dus wees geduldig als iedereen wordt geacclimatiseerd.

Zachte lancering uw terugkeer naar het kantoor met Udn taakmanager

Er is geen "One Size past op alle benadering Om terug te gaan naar het kantoor, maar een gedocumenteerde soft-lanceringsstrategie zal het proces gladderen. Een zachte lancering zal u helpen meten wat het belangrijkst is voor teamleden en hoe de terugkeer naar kantoor voor iedereen succesvol kan zijn. Heb een "People First, Safety First" -benadering met open regels van communicatie en wees bereid om hun feedback te accepteren en implementeren terwijl u verder gaat.

Wanneer je klaar bent om je zachte lancering op zijn plaats te zetten, coördineer alle details in Udn taakmanager . Met aangepaste workflows, interactieve Gantt-diagrammen, deelbare dashboards en meer, kan geen ander collaboratief werkbeheerplatform vergelijken.