5 خطوات لإطلاق لينة عودة فريقك إلى المكتب
اتخذت قيادتك التنفيذية قرار العودة إلى المكتب. ماذا الآن؟ قد تعتقد أن فريقك يمكن أن يقلب مفتاح التبديل وتظهر إلى المكتب غدا مثل 16 شهرا الماضية من العمل عن بعد لم يحدث أبدا. ومع ذلك، أنت مدين له بموظفيك للحصول على خطة انتقال مدروسة جيدا.
العائدين إلى المكتب والشعور الطبيعي يجب أن لا يكون فقط حوالي دولار والسنت. تريد أيضا التأكد من أن فريقك يعرف هذالم يكن قرار يصنع عشوائياوبعد يمكنك بناء كتاب مسرح شامل مثل داو، قامت شركة علوم المواد، بمقدم العام لها. ولكن لا تقلق إذا لم يكن لديك خطتك نفس المستوى من التفاصيل.
لقد كتبنا بالفعل بعض المشاركات الرائعة حول كل الإعداد المطلوبالعودة إلى مكان عمل مختلطوقدمت أقائمة التحقق من العودة لمدة 30 يوماوبعد يمنحك منشور اليوم بعض النصائح حول وضع "إطلاق ناعم" لعودتك إلى استراتيجية العمل.
كيفية إطلاق لينة عودة فريقك إلى المكتب
الخطوة 1: توزيع عودتك إلى خطة Office
إن الإعلان عن خطة عودة إلى العمل سوف تؤدي إلى رد فعل واسع ومزيج من العواطف - الفرح والقلق وعدم اليقين. يجب أن نرحب وتشجيع ملاحظات الموظفين في جميع أنحاء عملية الإطلاق الناعمة حتى تتمكن من إنشاء خطة عادلة للجميع. التأكيد على الجوانب الإيجابية للعودة إلى العمل شخصيا، مثل زيادة التعاون والتواصل مع زملاء العمل.
يجب أن يتم الإعلان الرسمي في وقت واحد على نطاق الشركة، من خلال اجتماع كل الأيدي. اتبعه من خلال تثبيت الإعلان في برامج مراسلة الشركة (على سبيل المثال، فرق الركود و Microsoft)، إنترانت، ونظام الموارد البشرية الخاصة بك. يجب أن تنعكس أي تحديثات أو تغييرات على طول الطريق في هذه القنوات أيضا. تأكد من أن المعلومات يمكن أن تصل إلى الموظفين الذين قد يفتقرون إلى الوصول المنتظم إلى قنوات معينة، مثل إنترانت شركتك. اعمل مع فريق الموارد البشرية لتحديد أفضل مزيج قناة لدعم جميع الموظفين.
من الأفضل تزويد الموظفين بتفاصيل العودة إلى المكتب بمجرد الانتهاء من الانتهاء، من الناحية المثالية قبل شهر واحد على الأقل من تاريخ إعادة فتح الفعال. يمنح هذا الوقت الوقت لإعداد نفسها عقليا للانتقال وتنسيق الخطوات اللازمة للحصول على الإعداد.
في جميع الاتصالات، يجب أن تكون متعاطفا مع رفاهية الموظفين. معالجة المخاوف المشتركة مثل الزيادة المحتملة في حالات CovID-19 بعد العودة إلى المكتب، إلى جانب أي مخاوف بشأن تعريض أفراد الأسرة غير المحبطين. جاكوب هيرش، أستاذ مشارك بجامعة تورونتو، دول:
"يحتاج[الموظفون]إلى أن نرى أن هناك خطة مختصة ومشنونة ... وأن هذه الخطة يجب أن تنظر في احتياجاتها. اتخاذ العلاقة بين توقعات العودة والمخاوف التي تشاركها معك، على سبيل المثال قول شيء مثل، "نحن نفهم أن بعضكم لديهم تحفظات وتلك المنطقية. لمعالجة تلك، لدينا ... ". مرة أخرى، فأنت تريد أن يشعر الناس بالسمع والتعبير ".
تذكر أن العودة إلى المكتب هي خطوة إيجابية نحو استعادة إحساس طبيعي وتحسين ديناميات الفريق وثقافة الشركة، ونأمل أن تستفيد من الخلاصة القول. إذا تجاهلت ردود فعل الفريق، فأنت تدعو المقاومة إلى خطة حسن النية.
الخطوة 2: جمع ردود الفعل الفريق
ردود الفعل المستمرة ضرورية لأي خطة عودة إلى مكتب. للمبتدئين،إنشاء لجنة مخصصةوعنوان البريد الإلكتروني للموظفين للتعبير عن اقتراحاتهم ومخاوفهم.
ستنشر اللجنة معلومات الموظفين واتخاذ العبء قبالة القادة المحليين فيما يتعلق القرارات الصعبة أو ردود فعل سلبية. إعداد عنوان بريد إلكتروني جديد يديره الموارد البشرية أو فريق الاتصالات سيبقي جميع سجلات ردود الفعل الموظفين منفصلة عن الاستفسارات الأخرى.
إرسال المسوحات عبر الإنترنتبشكل دوري باستخدام نماذج Google أو Surveymonkey - يمكن أن تكون التقديمات مجهولة، والنماذج قابلة للتخصيص، والاستجابات سهلة التفسير. بالإضافة إلى ذلك، ساعات العمل المضيفة مع الموارد البشرية والمديرين التنفيذيين عبر الفيديو. يمكن تنظيم هذه المكالمات مثل اجتماع قاعة المدينة بحيث يمكن للشركة بأكملها جمع واحصل على إجابات من الأعلى حول خطة العودة إلى المكتب. خيار آخر هو Citrix's Jenna Geigerman، Realtest & AMP؛ إستراتيجية:
"نظرا لأننا نستعد للعودة إلى المكتب، فإننا نطلب ملاحظات الموظفين عبر أداة مسح CulturEamp لفهم موقع العمل وتفضيلات التردد في المكتب للمرحلة الثالثة (ما يصل إلى 50٪)، خاصة منذ أن يأتي في المكتب خلال المرحلة الثالثة اختياري. أن هذه البيانات تساعدنا في تحديد مقدار المساحة المفتوحة وتحديد المخاوف والقضايا المتعلقة بتبني طريقة عمل مرنة حتى نتمكن من معالجة تلك السابقة قبل اليوم 1. يتم توصيل النتائج للمديرين والمنسوجة في تحديثات الموظفين ونحن نستعد إليها فتح المكتب. "
أخيرا، يجب على قادة الفريق عقد اجتماعات إدارة أصغر حيث يمكن أن تكون التقارير المباشرة مفتوحة وصادقة، ثم إعادة توجيه التعليقات إلى اللجنة المعينة. ليس الجميع يشعر بالراحة في مشاركة مخاوفهم علانية، لذا فإن تقديم طرق للتحدث إلى مديرهم بدلا من المديرين التنفيذيين في مجال الموارد البشرية أو C- من المهم. في جميع القنوات، تريدإنشاء حلقات ردود الفعللذا فإن مخاوف الموظفين سمعت ومعالجتها. يمكن لمكون الاستماع تحويل اتصال الموظف الخاص بك إلى محادثة ثنائية الاتجاه بدلا من محاضرة أحادية الاتجاه، ثم يصبح جميع الموظفين جزءا من الحل.
الخطوة 3: التواصل بشكل متكرر واستراتيجيا
فكر في خطة اتصال الإطلاق الناعمة مثل إعلان منتج جديد. ستلتقي في البداية على أساس أسبوعي وزيادة التردد في الأسابيع التي تؤدي إلى إعادة فتحها.
يجب على اجتماع اللجنة الأول تحديد النقاط الرئيسية للإطلاق الناعم، وكيفية التتابع المعلومات للموظفين، وتاريخ العودة إلى المكتب المتوقع. بصفتها نهج التاريخ، حدد الجدول الزمني لتقديم الطلبات ثنائية الأسبوع لتحديث الفريق في أي مقاطعة أو إرشادات الدولة وكيف يتعلق الأمر بالخطة.
في الأيام التي سبقت إعادة فتحها الكبرى، امسك الوقود اليومي مع القيادة التنفيذية والجميع المشاركين فيتخطيطمعالجة. هذا يضمن أن الجميع يدرك ما هو الوقت الذي يصل إلى المكتب، وكذلك تذكير في اللحظة الأخيرة بشأن بروتوكول الصحة والسلامة.
كجزء من الإطلاق الناعم الخاص بك، قم بتوزيع مقطع فيديو لتوضيح الموظفين الذين يمكنهم توقعهم في المكتب، والسلوكيات المطلوبة النموذجية (على سبيل المثال، ارتداء قناع وأجهزة الجسدية)، والإجابة على أسئلة شائعة مثل، "كيف سيتم تنظيف مساحة المكتب في كثير من الأحيان؟ "،" كيف سيتم حساب اجتماعات الفريق بروتوكولات الاستعانة الاجتماعية؟ "،" أين ستناول الغداء؟ " الفيديو هو أيضا طريقة رائعة لتقديم تعليمات للعودة معدات الشركة المستخدمة ل العمل من المنزل ، مثل الشاشات والكراسي المكتبية.
تدريب جميع الموظفين على بروتوكولات صحة وسلامة CovID-19 لأن الأمور من المرجح أن تغيرت منذ آخرين في المكتب. احتفظ بسجل لمعلومات التدريب والسلامة المقدمة بحيث تعرف القيادة المواضيعية حتى الآن على الإجراءات وتطهيرها لتكون في مكتب.
تطوير وإبلاغ استراتيجية إعادة الخروج في حالة تعود الموظفين إلى نموذج بعيد تماما بين عشية وضحاها. العمل مع الموارد البشرية، وإعداد الرسائل المراد مشاركتها مع الموظفين يجب أن يصبح الإغلاق في مكان العمل في المستقبل ضروريا.
الذهاب عن بعد في بداية الوباء كان صدمة لمعظم الناس وتعديل صعبة بالنسبة للكثيرين. إن بناء استراتيجية إعادة الخروج في خطة الإطلاق الناعمة الخاصة بك سوف تقلل من العقبات والإجهاد على تغيير جذري آخر. ومع ذلك، استمر في جعل أفضل ممارسات العمل عن بعد متاحة، ودعم الموظفين في الموقع في الاتصال والتعاون مع أقرانهم العامل عن بعد.
الخطوة 4: النظر في التجمعات خارج الموقع
لا ينبغي أن تقتصر خطة الإطلاق الناعمة على المكتب. تتمثل طريقة رائعة لمرحلة انتقال الأشخاص من بيئة حصرية عن بعد في تنسيق اجتماعات الفريق قبل إعادة فتحها. غداء الفريق خارج الموقع (مثل نزهة أو حجز غرفة خاصة في مطعم) هي فرص رائعة لإحضار الفريق معا في بيئة اجتماعية.
إذا لم يكن الغداء في خططك، ففكر في المجموعةنشاطمثل غرفة الهروب أو مطاردة الزبال، أو التطوع في مأوى للأغذية أو تنظيف الشاطئ. تمنح هذه الخيارات الفرصة للجميع لتلبية زملاء العمل وأعضاء فريق جديد شخصيا لأول مرة ويعودون إلى اتصال وجها لوجه.
الخطوة 5: أرحب الناس بالعودة إلى المكتب
لا ينبغي أن يكون في اليوم الأول مثل أي يوم آخر. يجب أن تكون القيادة التنفيذية والإدارة العليا موجودة عندما يعود الموظفون إلى العمل شخصيا لتحية الناس وهم يدخلون المبنى. افتح جميع الأبواب (حيثما أمكنا) لتقليل نقاط الاتصال. ميزة التمرير سرادق مع رسائل وردية مرحب بها بالونات في الباب الأمامي.
تذكر أن هذه هي المرة الأولى التي تعود فيها منذ مارس 2020 - وبالنسبة للموظفين المستأجرون أثناء الوباء، فهذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تخطو القدمين في المبنى، لذلك تريد أن تصنع انطباعا كبيرا.
مرحبا بكم في عودة أكياس غنيمة تعطيك الفرصة لمشاركة رمزا صغيرا للتقدير. مزيج من بطاقات هدايا القهوة، أكواب شخصية،RocketBook Cloud Notebooks.، مطهر اليد، والقطعة الوجه سوف تعمل بشكل جيد. لا تفعل ذلك فقط تشجيع الممارسات الصحية في المكتب، لكنها تلهم أيضا إنتاجية في بيئة العمل المتغيرة. في نهاية المطاف، فإن الأيام القليلة الأولى مرة أخرى في المكتب سوف تشعر وكأنها الموظف على مرارا وتكرارا، لذا كن صبورا حيث يتأقل الجميع.
لينة إطلاق عودتك إلى المكتب UDN مدير المهام
لا يوجد"حجم واحد يناسب الجميع" النهجللتوجه إلى المكتب، ولكن استراتيجية إطلاق ناعمة موثقة ستجعل العملية تذهب أكثر سلاسة. سيساعدك إطلاق ناعم في قياس ما هو الأكثر أهمية لأعضاء الفريق وكيف يمكن أن ينجح العودة إلى Office للجميع. احصل على نهج "الأشخاص أولا، السلامة أولا" مع خطوط اتصال مفتوحة وتكون على استعداد لقبول وتنفيذ ملاحظاتهم كما تذهب.
عندما تكون مستعدا لوضع إطلاقك الناعم في مكانه،تنسيق جميع التفاصيل في UDN مدير المهام وبعد مع سير العمل المخصص، مخططات Gantt التفاعلية، لوحات معلومات قابلة للإزالة، وأكثر من ذلك، لا يمكن لمقارنة منصة أخرى لإدارة العمل التعاونية.
