5 βήματα για να ξεκινήσετε την επιστροφή της ομάδας σας στο γραφείο

Η εκτελεστική σας ηγεσία έκανε την απόφαση να επιστρέψει στο γραφείο. Και τώρα τι? Μπορεί να σκεφτείτε ότι η ομάδα σας μπορεί να γυρίσει ένα διακόπτη και να εμφανίσει το γραφείο αύριο όπως τους προηγούμενους 16 μήνες απομακρυσμένη εργασία Δεν συνέβη ποτέ. Ωστόσο, το χρωστάτε στους υπαλλήλους σας να έχετε ένα καλά σχεδιασμένο σχέδιο μετάβασης.

Επιστρέφοντας στο γραφείο και μια αίσθηση της κανονικότητας δεν πρέπει να είναι μόνο για δολάρια και σεντ. Θέλετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας το γνωρίζει αυτό δεν ήταν απόφαση που έγινε τυχαία . Θα μπορούσες Δημιουργήστε ένα ολοκληρωμένο playbook Όπως η Dow, μια εταιρεία επιστήμης των υλικών, έκανε για το εργατικό δυναμικό του. Αλλά μην ανησυχείτε αν το σχέδιό σας δεν έχει το ίδιο επίπεδο λεπτομέρειας.

Έχουμε ήδη γράψει κάποιες μεγάλες θέσεις για όλη την προετοιμασία που απαιτείται για να Επιστρέψτε σε ένα υβριδικό χώρο εργασίας και παρείχε ένα Λίστα ελέγχου επιστροφής 30 ημερών από την εργασία . Η σημερινή ανάρτηση σας δίνει μερικές συμβουλές για την επινόηση μιας "μαλακής εκκίνησης" για την επιστροφή σας στη στρατηγική εργασίας.

Πώς να ξεκινήσει η επιστροφή της ομάδας σας στο γραφείο

Βήμα 1: Διανομή της επιστροφής σας στο σχέδιο γραφείου

Η ανακοίνωση του σχεδίου επιστροφής σας θα προκαλέσει μια ευρεία αντίδραση και μείγμα συναισθημάτων - χαρά, άγχος και η αβεβαιότητα όλα έρχονται στο μυαλό. Θα πρέπει να καλωσορίσετε και να ενθαρρύνετε τα σχόλια των εργαζομένων σε όλη τη διαδικασία Soft Launch, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο που είναι δίκαιο για όλους. Υπογραμμίστε τις θετικές πτυχές της επιστροφής στην εργασία στο πρόσωπο, όπως η αυξημένη συνεργασία και η σύνδεση με τους συνεργάτες.

Η επίσημη ανακοίνωση θα πρέπει να γίνει ταυτόχρονα σε ολόκληρη την εταιρεία, ιδανικά μέσω μιας συνάντησης όλων των χεριών. Ακολουθήστε το τοποθετώντας την ανακοίνωση στα προγράμματα ανταλλαγής μηνυμάτων της εταιρείας (π.χ. ομάδες ομάδων και της Microsoft), το Intranet και το σύστημα ανθρώπινου δυναμικού σας. Οποιεσδήποτε ενημερώσεις ή αλλαγές στην πορεία πρέπει να αντικατοπτρίζονται και σε αυτά τα κανάλια. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες μπορούν να φτάσουν σε υπαλλήλους που ενδέχεται να μην έχουν τακτική πρόσβαση σε ορισμένα κανάλια, όπως η εταιρεία σας Intranet. Εργαστείτε με την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού σας για να καθορίσετε το Best Channel Mix για να υποστηρίξετε όλους τους υπαλλήλους.

Είναι καλύτερο να παρέχουμε στους υπαλλήλους τις λεπτομέρειες επιστροφής στο γραφείο μόλις οριστικοποιηθούν, ιδανικά τουλάχιστον ένα μήνα πριν από την αποτελεσματική ημερομηνία επανάληψης. Αυτό δίνει στους ομάδες για να προετοιμαστεί διανοητικά για τη μετάβαση και να συντονίζει τα απαραίτητα βήματα για να εγκατασταθούν.

Σε όλες τις επικοινωνίες, πρέπει να είστε ενσυναίσθητοι στην ευημερία των εργαζομένων. Αντιμετώπιση κοινών ανησυχιών όπως η πιθανή αύξηση των περιπτώσεων COVID-19 μετά την επιστροφή στο γραφείο, μαζί με τυχόν ανησυχίες για την έκθεση των μη εμβολιασμένων μελών της οικογένειας. Jacob Hirsh, Αναπληρωτής Καθηγητής στο Πανεπιστήμιο του Τορόντο, δηλώνει:

"[Οι εργαζόμενοι]πρέπει να δουν ότι υπάρχει ένα αρμόδιο και καλά σχεδιασμένο σχέδιο ... και το σχέδιο αυτό πρέπει να εξετάσει τις ανάγκες τους. Κάντε τη σύνδεση μεταξύ των προσδοκιών για την επιστροφή και τις ανησυχίες που έχουν μοιραστεί μαζί σας, για παράδειγμα λέγοντας κάτι σαν, «καταλαβαίνουμε ότι μερικοί από εσάς έχουν επιφυλάξεις και αυτές έχουν νόημα. Για την αντιμετώπιση αυτών, έχουμε ... ». Και πάλι, θέλετε οι άνθρωποι να αισθάνονται ακούσουν και να εξετάσουν. "

Θυμηθείτε, μια επιστροφή στο γραφείο είναι ένα θετικό βήμα προς την ανακατασκευή μιας αίσθησης της κανονικότητας, η βελτίωση της δυναμικής της ομάδας και της εταιρείας, και ελπίζουμε, ωφελώντας την κατώτατη γραμμή. Εάν αγνοείτε την ομαδική ανατροφοδότηση, καλείτε αντίσταση σε ένα κατά τα άλλα καλά πρόσμους σχέδιο.

Βήμα 2: Συλλέξτε την ομαδική ανατροφοδότηση

Η συνεχής ανατροφοδότηση είναι απαραίτητη για κάθε σχέδιο επιστροφής. Για αρχαριους, Δημιουργία ειδικής επιτροπής και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους υπαλλήλους να εκφράζουν τις προτάσεις και τις ανησυχίες τους.

Η ΕΟΚΕ θα διαδώσει τις πληροφορίες στους εργαζομένους και θα επιβαρύνει τους τοπικούς ηγέτες σχετικά με τις δύσκολες αποφάσεις ή την αρνητική ανατροφοδότηση. Η ρύθμιση μιας νέας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα διαχειρίζεται η HR ή η ομάδα επικοινωνιών θα διατηρήσει όλα τα αρχεία των ανατροφοδοτήσεων των εργαζομένων ξεχωριστά από άλλες έρευνες.

Στείλτε online έρευνες περιοδικά χρησιμοποιώντας φόρμες Google ή SurveyMonkey - παρατηρήσεις μπορούν να είναι ανώνυμες, οι μορφές είναι προσαρμόσιμη και οι απαντήσεις είναι εύκολο να ερμηνεύσει. Επιπλέον, ώρες γραφείου υποδοχής με HR και τα στελέχη πάνω από το βίντεο. Αυτές οι κλήσεις θα μπορούσε να είναι δομημένο σαν μια συνάντηση δημαρχείο, ώστε ολόκληρη η εταιρεία μπορεί να συγκεντρώσει και να πάρει απαντήσεις από την κορυφή για το σχέδιο επιστροφής προς το γραφείο. Μια άλλη επιλογή είναι CultureAmp, λέει ο Citrix της Jenna Geigerman, Διευθυντής Real Estate & amp? Στρατηγική:

«Καθώς ετοιμαζόμαστε να επιστρέψει στο γραφείο, θα ζητήσει την ανατροφοδότηση των εργαζομένων μέσω του εργαλείου έρευνας CultureAmp να καταλάβουν θέση εργασίας και στο ιατρείο προτιμήσεις συχνότητας για τη φάση 3 (έως και 50% πληρότητα), δεδομένου μάλιστα ότι έρχονται στο γραφείο κατά τη διάρκεια της Φάσης 3 υπολείμματα προαιρετική. Τα δεδομένα μας βοηθά να καθορίσει το ποσό του χώρου να ανοίξει και να εντοπίσει προβλήματα και θέματα σχετικά με την υιοθέτηση μιας ευέλικτης workstyle ώστε να μπορέσουμε να αντιμετωπίσουμε εκείνους που πριν από την Ημέρα 1. Τα αποτελέσματα ανακοινώνονται στους διευθυντές και υφαίνονται σε ενημερώσεις των εργαζομένων, καθώς προετοιμαζόμαστε για το άνοιγμα γραφείου.»

Τέλος, οι ηγέτες της ομάδας θα πρέπει να κρατήσει μικρότερες συσκέψεις τμήμα, όπου οι άμεσες αναφορές μπορεί να είναι ανοικτή και ειλικρινής, στη συνέχεια, προς τα εμπρός την ανατροφοδότηση στην διοριστεί επιτροπή. Όχι ο καθένας αισθάνεται άνετα μοιράζονται τις ανησυχίες τους στο κοινό, έτσι που προσφέρουν τρόπους για να μιλήσει με το διευθυντή τους, αντί της ΥΕ ή C-επίπεδο στελεχών είναι σημαντική. Σε όλα τα κανάλια, που θέλετε να δημιουργία βρόχων ανάδρασης έτσι τις ανησυχίες των εργαζομένων ακούγονται και να αντιμετωπιστούν. Ένα συστατικό ακρόαση μπορεί να μετατρέψει την επικοινωνία των εργαζομένων σας σε μια αμφίδρομη συνομιλία αντί για μια μονόδρομη διάλεξη, και όλοι οι εργαζόμενοι στη συνέχεια να γίνει μέρος της λύσης.

Βήμα 3: Επικοινωνήστε συχνά και στρατηγικά

Σκεφτείτε μαλακό επικοινωνιακού σχεδίου έναρξη σας σαν μια νέα ανακοίνωση προϊόν. Μπορείτε αρχικά θα συνεδριάζει σε εβδομαδιαία βάση και την αύξηση της συχνότητας κατά τις προηγούμενες εβδομάδες μέχρι την επαναλειτουργία.

Η πρώτη συνεδρίαση της επιτροπής θα πρέπει να περιγράφει τα κύρια σημεία των μαλακών εκτόξευσης, πώς να μεταδίδουν πληροφορίες στους εργαζομένους, και την αναμενόμενη ημερομηνία επιστροφής προς το γραφείο. Καθώς η ημερομηνία πλησιάζει, το χρονοδιάγραμμα δύο φορές την εβδομάδα check-ins για να ενημερώσετε την ομάδα σε κάθε νομό ή κατάσταση καθοδήγηση και πώς αυτή σχετίζεται με το σχέδιο.

Στις ημέρες που προηγήθηκαν grand επαναλειτουργία σας, κρατήστε καθημερινά standups με εκτελεστική ηγεσία και όλοι όσοι ασχολούνται με το σχεδίαση επεξεργάζομαι, διαδικασία. Αυτό βεβαιώνει ο καθένας γνωρίζει τι ώρα για να φτάσουν στο γραφείο, καθώς και υπενθυμίσεις της τελευταίας στιγμής στο πρωτόκολλο για την υγεία και την ασφάλεια.

Στο πλαίσιο των μαλακών εκτόξευσης σας, να διανέμει ένα βίντεο για να διευκρινίσει τι οι εργαζόμενοι μπορούν να περιμένουν στο γραφείο, το μοντέλο επιθυμητές συμπεριφορές (π.χ., μάσκα-φορώντας και σωματική απομάκρυνση), και να απαντήσει σε κοινές ερωτήσεις όπως, «Πόσο συχνά θα πρέπει να καθαριστεί ο χώρος γραφείου; »,“Πώς θα συνεργαστεί συναντήσεις αποτελούν πρωτόκολλα κοινωνική αποστασιοποίηση;”, και“Πού θα φάτε το μεσημεριανό γεύμα;” Ένα βίντεο είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να παρέχουν οδηγίες για την επιστροφή του εξοπλισμού της εταιρείας που χρησιμοποιούνται για την δουλειά από το σπίτι , Όπως οθόνες και καρέκλες γραφείου.

Εκπαίδευση όλων των εργαζομένων σε COVID-19 πρωτόκολλα για την υγεία και την ασφάλεια, τα πράγματα είναι πιθανό να έχουν αλλάξει από τότε που για τελευταία φορά στο γραφείο. Κρατήστε ένα αρχείο των πληροφοριών κατάρτιση και την ασφάλεια που παρέχει, έτσι ώστε ηγεσία ξέρει ποιος είναι ενημερωμένοι σχετικά με τις διαδικασίες και εκκαθαρίζονται για να είναι στο ιατρείο.

Ανάπτυξη και επικοινωνούν μια στρατηγική εκ νέου την έξοδο σε περίπτωση που οι εργαζόμενοι πρέπει να επιστρέψει σε πλήρη απομακρυσμένο μοντέλο τη διάρκεια της νύχτας. Εργασία με το ανθρώπινο δυναμικό και πληροφορικής, να προετοιμάσει τα μηνύματα για να μοιραστούν με τους εργαζόμενους να καθίσταται αναγκαία η παύση μέλλον στο χώρο εργασίας.

Πηγαίνοντας εξ αποστάσεως κατά την έναρξη της πανδημίας ήταν ένα σοκ για τους περισσότερους ανθρώπους και μια σκληρή προσαρμογή για πολλούς. Η οικοδόμηση μιας στρατηγικής εκ νέου την έξοδο στο σχέδιο μαλακή έναρξη σας θα ελαχιστοποιήσουν τα εμπόδια και το άγχος του άλλου δραστική αλλαγή. Τούτου λεχθέντος, συνεχίζουν να διαθέτουν εξ αποστάσεως εργασία βέλτιστες πρακτικές, και υποστήριξη επί τόπου εργαζόμενοι στη σύνδεση και συνεργασία με τους συμμαθητές τηλε-εργασίας τους.

Βήμα 4: Σκεφτείτε off-site συγκεντρώσεις

σχέδιο μαλακή έναρξη σας δεν θα πρέπει να περιορίζεται στο γραφείο. Ένας φανταστικός τρόπος για να μετάβαση τους ανθρώπους πίσω από μια απομακρυσμένη αποκλειστική περιβάλλον είναι να συντονίζει την ομάδα συναθροίσεις πριν από την επαναλειτουργία. Off-site της ομάδας γεύματα (όπως ένα πικ-νικ ή επιφυλάσσει ένα ιδιωτικό δωμάτιο σε ένα εστιατόριο) είναι θαυμάσιες ευκαιρίες για να φέρει την ομάδα μαζί σε ένα κοινωνικό περιβάλλον.

Αν το γεύμα δεν είναι στα σχέδιά σας, σκεφτείτε μια ομάδα δραστηριότητα όπως ένα δωμάτιο διαφυγής, το κυνήγι σαρωτών ή εθελοντισμό σε ένα καταφύγιο τροφίμων ή ένα καθαρισμό στην παραλία. Αυτές οι επιλογές δίνουν σε όλους την ευκαιρία να συναντήσουν συναδέλφους και νέα μέλη της ομάδας αυτοπροσώπως για πρώτη φορά και να διευκολύνουν την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο.

Βήμα 5: Καλωσορίζουμε τους ανθρώπους πίσω στο γραφείο

Η πρώτη μέρα δεν πρέπει να είναι σαν οποιαδήποτε άλλη μέρα. Η εκτελεστική ηγεσία και η διαχείριση ανώτερων επιπέδων θα πρέπει να είναι παρόντες όταν οι εργαζόμενοι επιστρέφουν στην εργασία στο πρόσωπο για να χαιρετήσουν τους ανθρώπους καθώς εισέρχονται στο κτίριο. Ανοίξτε όλες τις πόρτες (όπου είναι εφικτό) για να μειώσετε τα σημεία επαφής. Διαθέτει μια κύλιση Marquee με ευπρόσδεκτα μηνύματα πίσω και μπαλόνια στην μπροστινή πόρτα.

Θυμηθείτε, αυτή είναι η πρώτη φορά που έχουν επιστρέψει από το Μάρτιο του 2020 - και για τους υπαλλήλους που προσλαμβάνονται κατά τη διάρκεια της πανδημίας, αυτή είναι η πρώτη φορά που βγαίνουν τα πόδια στις εγκαταστάσεις, οπότε θέλετε να κάνετε μια μεγάλη εντύπωση.

Καλώς ήλθατε πίσω τις τσάντες Swag σας δίνουν την ευκαιρία να μοιραστείτε ένα μικρό συμβόλαιο εκτίμησης. Ένας συνδυασμός καρτών δώρων καφέ, εξατομικευμένες κούπες, RocketBook Cloud Notebooks , απολυμαντικό χειρός, και ένα facemask πανί θα λειτουργούσε καλά. Όχι μόνο αυτά ενθαρρύνουν τις υγειονομικές πρακτικές στο γραφείο, αλλά εμπνέουν επίσης την παραγωγικότητα στο μεταβαλλόμενο περιβάλλον εργασίας. Τελικά, οι πρώτες μέρες πίσω στο γραφείο θα νιώσουν σαν τον υπάλληλο στο πλοίο ξανά, οπότε να είστε υπομονετικοί καθώς όλοι προσελκύονται.

Soft ξεκινήστε την επιστροφή σας στο γραφείο με UDN Task Manager

Δεν υπαρχει "Ένα μέγεθος ταιριάζει σε όλη την προσέγγιση" Για να επιστρέψετε στο γραφείο, αλλά μια τεκμηριωμένη στρατηγική Soft Launch θα κάνει τη διαδικασία να πάει πιο ομαλή. Μια μαλακή εκτόξευση θα σας βοηθήσει να μετρήσετε τι είναι πιο σημαντικό για τα μέλη της ομάδας και πώς η επιστροφή στο γραφείο μπορεί να είναι επιτυχής για όλους. Έχετε μια προσέγγιση "Πρώτη, Ασφάλεια" Ασφάλεια ", με ανοιχτές γραμμές επικοινωνίας και να είστε πρόθυμοι να δεχτούν και να εφαρμόσουν τα σχόλιά τους καθώς πηγαίνετε μαζί.

Όταν είστε έτοιμοι να βάλετε τη μαλακή εκτόξή σας στη θέση σας, Συντονίστε όλες τις λεπτομέρειες στο UDN Task Manager . Με προσαρμοσμένες ροές εργασίας, διαδραστικά διαγράμματα Gantt, κοινόχρηστα πίνακες ελέγχου, και πολλά άλλα, καμία άλλη πλατφόρμα διαχείρισης συνεργασίας για εργασία μπορεί να συγκριθεί.