5 pasos para lanzar suave el regreso de su equipo a la oficina
Su liderazgo ejecutivo tomó la decisión de regresar a la oficina. ¿Ahora que? Puede pensar que su equipo puede cambiar un interruptor y presentarse a la oficina mañana como los 16 meses anteriores de trabajo remoto nunca ocurrió. Sin embargo, usted le debe a sus empleados tener un plan de transición bien pensado.
Volviendo a la oficina y un sentido de normalidad no debe ser solo sobre dólares y centavos. También quieres asegurarte de que tu equipo lo sepa. no fue una decisión hecha al azar . Tú podrías construir un libro de jugadas completo Al igual que Dow, una compañía de ciencias de los materiales, hizo por su fuerza laboral. Pero no se preocupe si su plan no tiene el mismo nivel de detalle.
Ya hemos escrito algunas grandes publicaciones sobre toda la preparación requerida para volver a un lugar de trabajo híbrido y proporcionó un Lista de verificación de 30 días a trabajar. . La publicación de hoy le brinda algunos consejos para diseñar un "lanzamiento suave" para su regreso a la estrategia de trabajo.
Cómo iniciar suavemente el regreso de su equipo a la oficina
Paso 1: Distribuya su regreso al plan de Office
Anunciar su plan de regreso al trabajo desencadenará una amplia reacción y una mezcla de emociones, alegría, ansiedad y incertidumbre, todos vienen a la mente. Debe dar la bienvenida y alentar los comentarios de los empleados durante todo el proceso de lanzamiento suave para que pueda crear un plan que sea justo para todos. Enfatice los aspectos positivos de regresar al trabajo en persona, como aumentar la colaboración y conectarse con los compañeros de trabajo.
El anuncio oficial debe hacerse simultáneamente de toda la empresa, idealmente a través de una reunión de mantenimiento. Síguelo fijando el anuncio en los programas de mensajería de la compañía (por ejemplo, los equipos de Slack y Microsoft), su intranet y su sistema de recursos humanos. Cualquier actualización o cambios en el camino también debe reflejarse en estos canales. Asegúrese de que la información pueda llegar a los empleados que pueden carecer de acceso regular a ciertos canales, como la intranet de su empresa. Trabaje con su equipo de recursos humanos para determinar la mejor combinación de canales para apoyar a todos los empleados.
Es mejor proporcionar a los empleados los detalles de regreso a la oficina tan pronto como se finalicen, idealmente al menos un mes antes de la fecha de reapertura efectiva. Esto le da a los equipos el tiempo para prepararse mentalmente para la transición y coordinar los pasos necesarios para configurar.
En todas las comunicaciones, debe ser empático al bienestar de los empleados. Abordar las preocupaciones comunes como el aumento potencial en los casos COVID-19 después de regresar a la Oficina, junto con cualquier preocupación sobre la exposición de miembros de la familia no vacunados. Jacob Hirsh, profesor asociado en la Universidad de Toronto, afirma:
"[Empleados]deben ver que hay un plan competente y bien pensado ... y ese plan debe considerar sus necesidades. Haga la conexión entre las expectativas de la devolución y las preocupaciones que han compartido con usted, por ejemplo, diciendo algo como: 'Entendemos que algunos de ustedes tienen reservas y esos tienen sentido. Para abordar esos, hemos ... '. Una vez más, quieres que la gente se sienta escuchada y considerada ".
Recuerde, un regreso a la oficina es un paso positivo hacia la recuperación de una sensación de normalidad, mejorando la dinámica del equipo y la cultura de la empresa, y con suerte, beneficiando el resultado final. Si ignora los comentarios del equipo, está invitando a una resistencia a un plan bien intencionado.
Paso 2: Recoge la retroalimentación del equipo.
La retroalimentación continua es necesaria para cualquier plan de retorno a la oficina. Para principiantes, establecer un comité dedicado y la dirección de correo electrónico para que los empleados expresen sus sugerencias y preocupaciones.
El Comité difundirá información a los empleados y tomará la carga de los líderes locales con respecto a decisiones difíciles o comentarios negativos. Configuración de una nueva dirección de correo electrónico para ser administrada por HR o el equipo de comunicaciones mantendrá todos los registros de los comentarios de los empleados separados de otras consultas.
Enviar encuestas en línea El uso periódico de los formularios de Google o SurveyMonkey: las presentaciones pueden ser anónimas, los formularios son personalizables, y las respuestas son fáciles de interpretar. Además, las horas de oficina del anfitrión con HR y los ejecutivos sobre el video. Estas llamadas podrían estructurarse como una reunión del ayuntamiento para que toda la compañía pueda recopilar y obtener respuestas desde la parte superior sobre el plan de regreso a la oficina. Otra opción es Cultureamp, dice Jenna Geigerman, Director, Bienes Raíces y AMP de Citrix; Estrategia:
"A medida que nos preparamos para regresar a la oficina, solicitamos los comentarios de los empleados a través de la herramienta de encuesta Cultureamp para comprender la ubicación de los trabajos y las preferencias de frecuencia en la oficina para la Fase 3 (hasta el 50% de ocupación), especialmente, ya que viniendo en la oficina durante la Fase 3 permanece Opcional. Ese datos nos ayuda a determinar la cantidad de espacio para abrir e identificar inquietudes y problemas para adoptar un estilo de trabajo flexible para que podamos abordar los antes del día 1. Los resultados se comunican a los gerentes y se tejen en las actualizaciones de los empleados a medida que nos preparamos para la abertura de la oficina ".
Finalmente, los líderes del equipo deben celebrar reuniones de departamentos más pequeños donde los informes directos puedan ser abiertos y honestos, luego reenvíe las retroalimentación al comité designado. No todos se sientan cómodos compartiendo su preocupación públicamente, por lo que ofrecer formas de hablar con su gerente en lugar de HR o ejecutivos de nivel C es importante. En todos los canales, quieres establecer bucles de retroalimentación Así que las preocupaciones de los empleados son escuchadas y abordadas. Un componente de escucha puede convertir a su comunicación de empleados en una conversación de dos vías en lugar de una conferencia de unidireccional, y todos los empleados se convierten en parte de la solución.
Paso 3: Comunicarse con frecuencia y estratégicamente.
Piense en su plan de comunicación de lanzamiento suave como un nuevo anuncio de productos. Inicialmente, se reunirá semanalmente y aumentará la frecuencia en las semanas previos a la reapertura.
La primera reunión de la Comisión debe describir los puntos principales del lanzamiento suave, cómo transmitir información a los empleados y la fecha de retorno a la oficina esperada. A medida que se acerca la fecha, programe los check-ins por medio semanal para actualizar el equipo en cualquier condado o orientación estatal y cómo se refiere al plan.
En los días previos a su gran reapertura, mantenga las instalaciones diarias con liderazgo ejecutivo y todos los involucrados en el planificación proceso. Esto asegura que todos estén al tanto de a qué hora llegar a la oficina, así como recordatorios de última hora en el protocolo de salud y seguridad.
Como parte de su lanzamiento suave, distribuya un video para aclarar lo que los empleados pueden esperar en la oficina, modelar los comportamientos deseados (por ejemplo, el desgaste de la máscara y la distancia física) y responder a las preguntas comunes como "¿Con qué frecuencia se limpiará el espacio de la oficina? "," ¿Cómo se realizarán las reuniones en equipo para los protocolos de distanciamiento social? ", Y" ¿Dónde almorzaré? " Un video también es una excelente manera de proporcionar instrucciones para devolver equipos de la compañía utilizados para trabajar desde casa , como monitores y sillas de escritorio.
Capacite a todos los empleados en los protocolos de salud y seguridad COVID-19, ya que las cosas probablemente habrán cambiado desde que fueron las últimas en la oficina. Mantenga un registro de la información de capacitación y seguridad proporcionada para que el liderazgo sepa quién está actualizado sobre los procedimientos y se ha eliminado para ser en el cargo.
Desarrolle y comunique una estrategia de reenunciación en caso de que los empleados deben regresar a un modelo completamente remoto durante la noche. Trabajar con recursos humanos y, preparar mensajes que se compartirán con los empleados, si se requiere un cierre futuro de trabajo.
El control remoto al inicio de la pandemia fue un shock para la mayoría de las personas y un ajuste difícil para muchos. La construcción de una estrategia de reenunciación en su plan de lanzamiento suave minimizará los obstáculos y el estrés de otro cambio drástico. Dicho esto, continúe haciendo que las mejores prácticas de trabajo remoto estén disponibles, y apoye a los empleados en el sitio para conectar y colaborar con sus compañeros de trabajo remoto.
Paso 4: Considere reuniones fuera del sitio
Su plan de lanzamiento suave no debe limitarse a la oficina. Una forma fantástica de transitar a las personas de un entorno exclusivo remoto es coordinar los reuniones del equipo antes de reabrir. Los almuerzos en equipo fuera del sitio (como un picnic o reservar una habitación privada en un restaurante) son maravillosas oportunidades para reunir al equipo en un entorno social.
Si el almuerzo no está en tus planes, considera un grupo. actividad como una sala de escape, búsqueda del tesoro o voluntaria en un refugio de alimentos o una limpieza de la playa. Estas opciones le dan a todos la oportunidad de conocer a los compañeros de trabajo y los nuevos miembros del equipo en persona por primera vez y facilitar la comunicación cara a cara.
Paso 5: Bienvenido a las personas de regreso a la oficina.
El primer día de vuelta no debería ser como cualquier otro día. El liderazgo ejecutivo y la gestión de nivel superior deben estar presentes cuando los empleados regresen al trabajo en persona para saludar a la gente mientras ingresan al edificio. Abra todas las puertas (donde sea factible) para reducir los puntos de contacto. Cuenta con una marquesina de desplazamiento con mensajes de bienvenida y globos en la puerta principal.
Recuerde, esta es la primera vez que han regresado desde el 2020 de marzo, y para los empleados contratados durante la pandemia, esta es la primera vez que pasan el pie en las instalaciones, por lo que quiere hacer una gran impresión.
Bienvenido Back Swag Bags le da la oportunidad de compartir una pequeña ficha de apreciación. Una combinación de tarjetas de regalo de café, tazas personalizadas, Cuadernos de cooketbook nube , desinfectante de manos, y una mascarilla de tela funcionaría bien. No solo estos fomentan las prácticas sanitarias en la oficina, sino que también inspiran la productividad en el entorno de trabajo cambiante. En última instancia, los primeros días de nuevo en la oficina se sentirán como un empleado a bordo de nuevo, así que sea paciente ya que todos se aclimatan.
Lanza suave su regreso a la oficina con Gestor de tareas UDN
No hay "Un tamaño se adapta a todos". Para regresar a la oficina, pero una estrategia de lanzamiento suave documentada hará que el proceso vaya más suave. Un lanzamiento suave lo ayudará a medir lo que es más importante para los miembros del equipo y cómo el regreso a la oficina puede ser exitoso para todos. Tenga un enfoque de "primera persona, seguridad de la seguridad" con líneas de comunicación abiertas y esté dispuesto a aceptar e implementar sus comentarios a medida que avanza.
Cuando esté listo para poner su lanzamiento suave en su lugar, coordinar todos los detalles en Gestor de tareas UDN . Con flujos de trabajo personalizados, gráficos interactivos de Gantt, tablas de mandos compartidas y más, ninguna otra plataforma de gestión de trabajo de colaboración puede comparar.
