5 étapes pour loger Lancez le retour de votre équipe au bureau

Votre dirigeant de direction a pris la décision de retourner au bureau. Maintenant quoi? Vous pensez peut-être que votre équipe puisse retourner un commutateur et présenter au bureau demain comme les 16 mois précédents de travail à distance n'est jamais arrivé. Cependant, vous devez à vos employés d'avoir un plan de transition bien pensé.

Retourner au bureau et un sentiment de normalisation ne devrait pas simplement être à peu près des dollars et des cents. Vous voulez également vous assurer que votre équipe le sait n'était pas une décision rendue hasardement . Vous pourriez[dix]construire un livre de jeu complet

Nous avons déjà écrit de superbes messages sur toute la préparation nécessaire à retourner à un lieu de travail hybride et fourni un Liste de contrôle de retour au travail de 30 jours . L'article d'aujourd'hui vous donne quelques conseils sur la conception d'un "lancement souple" pour votre retour au travail.

Comment douter de lancer le retour de votre équipe au bureau

Étape 1: Distribuez votre retour au régime de bureau

Annonce de votre plan de retour au travail déclenchera une grande réaction et un mélange d'émotions - la joie, l'anxiété et l'incertitude vont à l'esprit. Vous devriez accueillir et encourager les commentaires des employés tout au long du processus de lancement SOFT afin que vous puissiez créer un plan équitable pour tout le monde. Soulignez les aspects positifs du retour au travail en personne, comme une collaboration accrue et de la connexion avec des collègues.

L'annonce officielle devrait être faite simultanément à l'échelle de la société, idéalement à travers une réunion de toutes mains. Suivez-le en épinglant l'annonce dans les programmes de messagerie de la société (E.G., Slack et Microsoft Teams), votre intranet et votre système de ressources humaines. Toutes les mises à jour ou changements en cours de route doivent également se refléter dans ces canaux. Assurez-vous que les informations peuvent accéder aux employés qui peuvent manquer d'un accès régulier à certains canaux, tels que votre entreprise intranet. Travaillez avec votre équipe de ressources humaines pour déterminer le meilleur mélange de canaux pour soutenir tous les employés.

Il est préférable de fournir aux employés les détails de retour au bureau dès qu'ils sont finalisés, idéalement au moins un mois avant la date de réouverture effective. Cela donne aux équipes le temps de se préparer mentalement pour la transition et de coordonner les étapes nécessaires à la mise en place.

Dans toutes les communications, vous devez être empathique au bien-être des employés. Répondre aux préoccupations communes telles que l'augmentation potentielle des cas de Covid-19 après son retour au Bureau, ainsi que des inquiétudes concernant l'exposition des membres de la famille non vaccinés. Jacob Hirsh, professeur agrégé à l'Université de Toronto, déclare:

"[Employés]doivent voir qu'il existe un plan compétent et bien pensé ... et que le plan devrait examiner leurs besoins. Faites le lien entre les attentes pour le retour et les préoccupations qu'ils ont partagées avec vous, par exemple, disant quelque chose comme », nous comprenons que certains d'entre vous ont des réservations et celles-ci ont un sens. Pour résoudre ceux-ci, nous avons ... '. Encore une fois, tu veux que les gens se sentent entendus et envisagés. "

N'oubliez pas que le retour au bureau est une étape positive pour reprendre un sentiment de normalité, améliorant la dynamique de l'équipe et la culture de l'entreprise, et, espérons-le, profiter au résultat final. Si vous ignorez les commentaires de l'équipe, vous invitez la résistance à un plan autrement bien intentionné.

Étape 2: Recueillir les commentaires de l'équipe

Des commentaires continus sont nécessaires à tout plan de retour à office. Pour commencer, établir un comité dédié et adresse e-mail pour les employés pour exprimer leurs suggestions et leurs préoccupations.

Le Comité diffusera des informations aux employés et prendra le fardeau des dirigeants locaux concernant des décisions difficiles ou des commentaires négatifs. La mise en place d'une nouvelle adresse e-mail à gérer par HR ou par l'équipe de communication conservera tous les enregistrements des commentaires des employés séparés des autres enquêtes.

Envoyer des sondages en ligne Utilisation périodique des formulaires Google ou de la surveillance - Les soumissions peuvent être anonymes, les formulaires sont personnalisables et les réponses sont faciles à interpréter. De plus, des heures de bureau hôte avec des HR et des cadres sur vidéo. Ces appels pourraient être structurés comme une réunion de la mairie afin que toute la société puisse rassembler et obtenir des réponses du haut sur le plan de retour au bureau. Une autre option est CULTUREAMP, déclare Citrix's Jenna Geigerman, Directrice, Real Estate & Amp. Stratégie:

"À mesure que nous nous préparons de retourner au bureau, nous sollicitons les commentaires des employés via l'outil d'enquête CulterAppe pour comprendre le lieu de travail et les préférences de fréquence au bureau pour la phase 3 (jusqu'à 50% d'occupation), d'autant plus que l'arrivée au bureau pendant la phase 3 reste facultatif. Ces données nous aide à déterminer la quantité d'espace à ouvrir et à identifier les préoccupations et les problèmes d'adoption d'un site de travail flexible afin que nous puissions aborder ceux avant le jour 1. Les résultats sont communiqués aux gestionnaires et tissés dans des mises à jour des employés à mesure que nous nous préparons l'ouverture du bureau. "

Enfin, les chefs d'équipe devraient organiser des réunions de ministères plus petites dans lesquelles des rapports directs peuvent être ouverts et honnêtes, puis transmettre les retours au Comité nommé. Tout le monde ne se sent pas à l'aise de partager ses préoccupations publiquement, offrant ainsi des moyens de parler à leur responsable au lieu des dirigeants de niveau de RH ou de C-Niveau C. Dans tous les canaux, vous voulez établir des boucles de rétroaction Les préoccupations des employés sont donc entendues et abordées. Un composant d'écoute peut transformer votre communication de votre employé en une conversation à double sens au lieu d'une conférence à sens unique, et tous les employés font partie de la solution.

Étape 3: Communiquez fréquemment et stratégiquement

Pensez à votre forfait de communication de lancement comme une nouvelle annonce de produit. Vous rencontrerez initialement une base hebdomadaire et augmenterez la fréquence dans les semaines qui ont conduit à la réouverture.

La première réunion du comité devrait décrire les points principaux du lancement souple, comment relancer les informations aux employés et la date de retour attendue. Au fur et à mesure que la date approche, calendrons des contrôles hebdomadaires pour mettre à jour l'équipe sur des orientations de comté ou d'État et de la manière dont elle concerne le plan.

Dans les jours qui ont précédé votre grand réouverture, tenez des conditions quotidiennes avec le leadership exécutif et toutes les personnes impliquées dans la Planification traiter. Cela garantit que tout le monde est conscient de la période pour arriver au bureau, ainsi que des rappels de dernière minute sur le protocole de santé et de sécurité.

Dans le cadre de votre lancement souple, distribuez une vidéo pour clarifier ce que les employés peuvent s'attendre au bureau, modéliser les comportements souhaités (par exemple, le port de masque et la distanciation physique) et répondre à des questions courantes comme: «À quelle fréquence l'espace de bureau sera-t-il nettoyé? "," Comment les réunions d'équipe vont-elles prendre en compte des protocoles de distançage social? ", Et" Où vais-je déjeuner? " Une vidéo est également un excellent moyen de fournir des instructions pour le retour des équipements d'entreprise utilisés pour travail à domicile , comme des moniteurs et des chaises de bureau.

Entraînez tous les employés sur les protocoles de santé et de sécurité COVID-19, car les choses auront probablement changé depuis leur dernier bureau. Gardez un enregistrement des informations de formation et de sécurité fournies afin que le leadership sait qui est à jour sur les procédures et effacé pour être en exercice.

Développer et communiquer une stratégie de reit au cas où les employés doivent revenir à un modèle entièrement distant de la nuit. Travailler avec des ressources humaines et cela, préparer des messages à partager avec les employés si une fermeture future sur le lieu de travail devient nécessaire.

Aller à distance au début de la pandémie était un choc de la plupart des gens et un ajustement difficile pour beaucoup. Construire une stratégie de reit dans votre plan de lancement souple minimisera les obstacles et le stress d'un autre changement drastique. Cela dit, continuez de faire des meilleures pratiques de travail à distance et de soutenir les employés sur site pour connecter et collaborer avec leurs pairs de travail à distance.

Étape 4: considérez les rassemblements hors site

Votre plan de lancement doux ne devrait pas être limité au bureau. Un moyen fantastique de transition Les gens de retour d'un environnement exclusif distant consiste à coordonner les réunions d'équipe avant de réouverture. Les déjeuners d'équipe hors site (comme un pique-nique ou réservant une chambre privée dans un restaurant) sont de merveilleuses occasions de rassembler l'équipe dans un cadre social.

Si le déjeuner n'est pas dans vos projets, envisagez un groupe activité comme une salle d'évasion, une chasse au trésor, ou du bénévolat dans un abri de nourriture ou un nettoyage de plage. Ces options donnent à chacun la chance de rencontrer des collègues et des nouveaux membres de l'équipe en personne pour la première fois et de revenir dans la communication face à face.

Étape 5: Bienvenue les gens au bureau

Le premier jour de retour ne devrait pas être comme un autre jour. Le leadership exécutif et la gestion des personnes âgées devraient être présents lorsque les employés retournent aux travailleurs en personne pour accueillir des personnes lorsqu'ils entrent dans le bâtiment. Ouvrez toutes les portes (où réalisables) pour réduire les points de contact. Fonctionnez un chapiteau de défilement avec des messages de retour et des ballons bienvenus à la porte d'entrée.

N'oubliez pas que c'est la première fois qu'ils ont été de retour depuis mars 2020 - et pour les employés embauchés pendant la pandémie, c'est la première fois qu'ils marchent sur place dans les locaux. Vous souhaitez donc faire une bonne impression.

Bienvenue Back Swag Sacs vous donner la possibilité de partager une petite jeton d'appréciation. Une combinaison de cartes-cadeaux de café, de tasses personnalisées, Rocketbook Cloud Ordinateurs portables , désinfectant des mains et un masque facial en tissu fonctionnerait bien. Cela encourage non seulement ces pratiques sanitaires au bureau, mais elles inspirent également la productivité dans l'environnement de travail changeant. En fin de compte, les premiers jours de retour dans le bureau se sentiront comme un employé à l'intérieur de nouveau, alors soyez patient comme tout le monde est acclimaté.

Doux lancez votre retour au bureau avec Gestionnaire de tâches UDN

Il n'y a pas "Taille unique convient à toutes les approches" Pour rentrer au bureau, mais une stratégie de lancement logicielle documentée rendra le processus plus fluide. Un lancement doux vous aidera à évaluer ce qui est le plus important pour les membres de l'équipe et à la manière dont le retour au bureau peut réussir pour tout le monde. Demandez à une "première fois de personnes, d'abord" approche de la sécurité avec des lignes de communication ouvertes et d'être disposée à accepter et à mettre en œuvre leurs commentaires comme vous le suivez.

Lorsque vous êtes prêt à mettre votre lancement doux en place, coordonner tous les détails dans Gestionnaire de tâches UDN . Avec des flux de travail personnalisés, des diagrammes de Gantt interactifs, des tableaux de bord partageables, etc. Aucune autre plate-forme de gestion de travail collaborative ne peut comparer.