5 passi per lanciare il ritorno del tuo team in ufficio

La tua leadership esecutiva ha preso la decisione di tornare in ufficio. Ora cosa? Potresti pensare che la tua squadra possa lanciare un interruttore e mostrare all'ufficio domani come i precedenti 16 mesi di lavoro remoto mai accaduto. Tuttavia, lo devi ai tuoi dipendenti ad avere un piano di transizione ben ponderato.

Ritornare in ufficio e un senso di normalità non dovrebbe essere solo di dollari e centesimi. Vuoi anche assicurarti che la tua squadra lo sappia non era una decisione fatta a casaccio . Potresti Costruisci un playbook completo Come Dow, una società di scienze dei materiali, ha fatto per la sua forza lavoro. Ma non preoccuparti se il tuo piano non ha lo stesso livello di dettaglio.

Abbiamo già scritto alcuni ottimi post su tutta la preparazione richiesta a Torna a un posto di lavoro ibrido e fornito a. Lista di controllo di ritorno a 30 giorni . Il post di oggi ti dà alcuni suggerimenti per elaborare un "lancio soft" per il tuo ritorno alla strategia di lavoro.

Come soft lanciare il ritorno del tuo team in ufficio

Passaggio 1: distribuire il tuo ritorno al piano ufficio

Annunciando il tuo piano di ritorno a lavoro attiverà un'ampia reazione e un mix di emozioni - gioia, ansia e incertezza vengono tutti in mente. Dovresti accogliere e incoraggiare il feedback dei dipendenti durante il processo di lancio del morbido in modo da poter creare un piano giusto per tutti. Enfatizzare gli aspetti positivi del ritorno al lavoro di persona, come una maggiore collaborazione e collegarsi con i colleghi.

L'annuncio ufficiale dovrebbe essere fatto simultaneamente a livello aziendale, idealmente attraverso una riunione di tutte le mani. Seguilo prefinendo l'annuncio nei programmi di messaggistica aziendale (E.G., Allenamenti e Microsoft Teams), la tua intranet e il tuo sistema di risorse umane. Tutti gli aggiornamenti o le modifiche lungo il modo dovrebbero riflettersi anche in questi canali. Assicurati che le informazioni possano arrivare ai dipendenti che potrebbero privilegiare un accesso regolare a determinati canali, come la tua Intranet aziendale. Lavora con il tuo team delle risorse umane per determinare il miglior mix del canale per supportare tutti i dipendenti.

È meglio fornire ai dipendenti i dettagli di ritorno in ufficio non appena sono finalizzati, idealmente almeno un mese in anticipo rispetto alla data di riapertura efficace. Ciò offre ai team tempo a prepararsi mentalmente per la transizione e coordinare i passaggi necessari per impostare.

In tutte le comunicazioni, devi essere empatico per il benessere dei dipendenti. Affrontare le preoccupazioni comuni come il potenziale aumento dei casi Covid-19 dopo il ritorno in ufficio, insieme a eventuali preoccupazioni sull'esposizione di familiari non vaccinati. Giacob Hirsh, professore associato presso l'Università di Toronto, afferma:

"[I dipendenti]devono vedere che c'è un piano competente e ben pensato ... e quel piano dovrebbe considerare le loro esigenze. Fai la connessione tra le aspettative per il ritorno e le preoccupazioni che hanno condiviso con te, ad esempio dicendo qualcosa di simile, "Comprendiamo che alcuni di voi hanno prenotazioni e quelle hanno senso. Per affrontare quelli, abbiamo ... '. Di nuovo, vuoi che le persone si sentono ascoltate e considerate. "

Ricorda, un ritorno in ufficio è un passo positivo verso il ricatturamento del senso della normalità, migliorando la dinamica del team e la cultura aziendale, e si spera, beneficiando della linea di fondo. Se ignori il feedback del team, stai invitando la resistenza a un piano altrimenti ben intenzionato.

Passaggio 2: raccogliere feedback della squadra

Il feedback continuo è necessario per qualsiasi piano di ritorno-ufficio. Per i principianti, stabilire un comitato dedicato e indirizzo email per i dipendenti per esprimere i loro suggerimenti e preoccupazioni.

Il Comitato diffondereà le informazioni ai dipendenti e prenderà l'onere al largo di leader locali in merito a decisioni difficili o feedback negativi. La creazione di un nuovo indirizzo email da gestire da HR o il team di comunicazione manterrà tutti i record del feedback dei dipendenti separati da altre richieste.

Invia indagini online Usando periodicamente anche Google Form o SurveyMonkey - Le richieste possono essere anonime, le forme sono personalizzabili e le risposte sono facili da interpretare. Inoltre, ospitano orari d'ufficio con HR e dirigenti sul video. Queste chiamate potrebbero essere strutturate come una riunione del municipio in modo che l'intera azienda possa raccogliere e ottenere risposte dall'inizio del piano di ritorno in ufficio. Un'altra opzione è cultureamp, afferma che Citrix's Jenna Geigerman, direttore, immobiliare e amp; Strategia:

"Mentre prepariamo di tornare in ufficio, sollecitiamo il feedback dei dipendenti tramite lo strumento di sondaggio CULTUREAMP per comprendere la posizione di lavoro e le preferenze di frequenza in ufficio per la fase 3 (occupazione fino al 50%), soprattutto da quando viene in ufficio durante la fase 3 facoltativo. I dati ci aiutano a determinare la quantità di spazio da aprire e identificare preoccupazioni e problemi sull'adozione di un workstyle flessibile in modo che possiamo affrontare quelli prima del giorno 1. I risultati sono comunicati ai manager e tessuti negli aggiornamenti dei dipendenti come prepariamo l'apertura dell'ufficio. "

Infine, i leader della squadra dovrebbero tenere piccoli incontri dipartimento in cui i rapporti diretti possono essere aperti e onesti, quindi inoltrare il feedback al comitato designato. Non tutti si sentano a proprio agio a condividere le loro preoccupazioni pubblicamente, quindi offrendo modi per parlare con il loro manager invece che i dirigenti del livello H o del C è importante. In tutti i canali, vuoi Stabilire loop di feedback. Quindi le preoccupazioni dei dipendenti sono ascoltate e affrontate. Un componente di ascolto può trasformare la comunicazione dei dipendenti in una conversazione a due vie invece di una lezione a senso unico, e tutti i dipendenti diventano quindi parte della soluzione.

Passaggio 3: comunicare frequentemente e strategicamente

Pensa al tuo piano di comunicazione di lancio soft come un nuovo annuncio di prodotti. Si incontrarai inizialmente su base settimanale e aumenterai la frequenza nelle settimane che portano alla riapertura.

La prima riunione del Comitato dovrebbe delineare i punti principali del lancio soft, come inoltrare le informazioni ai dipendenti e alla data prevista di ritorno in ufficio. Poiché la data si avvicina, pianificare il check-in BI-settimanale per aggiornare il team su qualsiasi orientamento della contea o dello stato e come riguarda il piano.

Nei giorni che portano alla tua grande riapertura, tenere quotidianamente standups con la leadership esecutiva e tutti quelli coinvolti nel pianificazione processi. Ciò garantisce che tutti siano consapevoli di quale momento arrivare in ufficio, nonché dei promemoria dell'ultimo minuto sul protocollo di salute e sicurezza.

Come parte del tuo lancio morbido, distribuire un video per chiarire quali dipendenti possono aspettarsi in ufficio, il modello dei comportamenti desiderati (ad esempio, la maschera indossata e il distanziamento fisico) e rispondere a domande comuni come: "Con quale frequenza lo spazio ufficio sarà pulito? "," Come riuniranno le riunioni della squadra per i protocolli di distanziamento sociale? ", E" Dove mangerò il pranzo? " Un video è anche un ottimo modo per fornire istruzioni per la restituzione dell'attrezzatura della società utilizzata lavoro da casa , come monitor e sedie da scrivania.

Allena tutti i dipendenti sui protocolli sanitari e di sicurezza Covid-19 in quanto probabilmente le cose saranno cambiate da quando erano gli ultimi in ufficio. Conservare un record delle informazioni sulla formazione e sulla sicurezza fornita in modo tale che la leadership sappia chi è aggiornata sulle procedure e cancellata per essere in ufficio.

Sviluppare e comunicare una strategia di ri-uscita nel caso in cui i dipendenti devono tornare a un modello completamente remoto durante la notte. Lavorando con le risorse umane e, preparare i messaggi da condividere con i dipendenti dovrebbe essere necessaria una chiusura futura sul posto di lavoro.

Andando a distanza all'inizio della pandemia è stato uno shock per la maggior parte delle persone e un regolazione difficile per molti. Costruire una strategia di ri-uscita nel tuo piano di lancio morbido ridurrà minimizza gli ostacoli e lo stress di un altro drastico cambiamento. Detto questo, continua a rendere disponibili le migliori pratiche di lavoro a distanza e supportano i dipendenti in loco nel collegamento e nella collaborazione con i loro pari di lavoro remoto.

Passaggio 4: considera riunioni fuori sede

Il tuo piano di lancio morbido non dovrebbe essere limitato all'ufficio. Un modo fantastico per trasferire le persone di nuovo da un ambiente esclusivo remoto è quello di coordinare i ritocco della squadra prima di riapertura. I pranzi di squadra fuori sede (come un picnic o riservando una camera privata in un ristorante) sono meravigliose opportunità per portare insieme la squadra in un ambiente sociale.

Se il pranzo non è nei tuoi piani, considera un gruppo attività Come una stanza di fuga, una caccia a scavenger o un volontariato in un rifugio o una pulizia della spiaggia. Queste opzioni danno a tutti la possibilità di incontrare colleghi e nuovi membri del team di persona per la prima volta e riposarmi in comunicazione faccia a faccia.

Passaggio 5: Benvenuto le persone in ufficio

Il primo giorno di ritorno non dovrebbe essere come nessun altro giorno. Leadership esecutive e la gestione del livello elegante dovrebbero essere presenti quando i dipendenti ritornano a lavorare in persona per salutare le persone mentre entrano nell'edificio. Aprire tutte le porte (dove fattibile) per ridurre i punti di contatto. Funzionalità di un tendone a scorrimento con messaggi di benvenuto e palloncini alla porta d'ingresso.

Ricorda, questa è la prima volta che sono tornati dal 2020 marzo - e per i dipendenti assunti durante la pandemia, questa è la prima volta che stanno facendo un passo sul posto, quindi vuoi fare una grande impressione.

Benvenuto Backs Swag Le borse ti danno l'opportunità di condividere un piccolo gettone di apprezzamento. Una combinazione di carte regalo per caffè, tazze personalizzate, Taccuini di cloud rocketbook. , il disinfettante per la mano e un canoa di un panno funzionerebbe bene. Non solo incoraggiano le pratiche sanitarie in ufficio, ma ispirano anche la produttività nel mutevole ambiente di lavoro. In definitiva, i primi giorni di ritorno in ufficio sentiranno come dipendenti a bordo di tutto da capo, quindi sii paziente mentre tutti si acclimavano.

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Non c'è "Una taglia si adatta a tutti" approccio Per tornare in ufficio, ma una strategia di lancio morbida documentata farà andare il processo più liscio. Un lancio tenero ti aiuterà a valutare ciò che è più importante per i membri del team e come il ritorno in ufficio può avere successo per tutti. Avere un approccio "per la prima volta, la sicurezza" con linee di comunicazione aperte e sii disposto ad accettare e ad attuare il loro feedback mentre vai avanti.

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