5 langkah untuk meluncurkan kembali tim Anda kembali ke kantor

Kepemimpinan eksekutif Anda membuat keputusan untuk kembali ke kantor. Sekarang apa? Anda mungkin berpikir tim Anda dapat membalik sakelar dan muncul ke kantor besok seperti 16 bulan sebelumnya kerja jarak jauh tidak pernah terjadi. Namun, Anda berutang kepada karyawan Anda untuk memiliki rencana transisi yang dipikirkan dengan baik.

Kembali ke kantor dan rasa normal seharusnya tidak hanya sekitar dolar dan sen. Anda juga ingin memastikan bahwa tim Anda tahu ini bukan keputusan yang dibuat secara sembarangan . Anda bisa membangun buku pedoman komprehensif Seperti Dow, perusahaan ilmu material, lakukan untuk tenaga kerjanya. Tetapi jangan khawatir jika rencana Anda tidak memiliki tingkat detail yang sama.

Kami sudah menulis beberapa posting hebat tentang semua persiapan yang diperlukan untuk Kembali ke tempat kerja hybrid dan menyediakan A. Daftar Periksa Kembali 30 Hari . Posting hari ini memberi Anda beberapa tips tentang merancang "peluncuran lunak" untuk Anda kembali ke strategi kerja.

Cara meluncurkan kembali tim Anda kembali ke kantor

Langkah 1: Mendistribusikan kembali rencana kantor Anda

Mengumumkan rencana pengembalian-ke-kerja Anda akan memicu reaksi luas dan campuran emosi - kegembiraan, kecemasan, dan ketidakpastian semua terlintas dalam pikiran. Anda harus menyambut dan mendorong umpan balik karyawan sepanjang proses peluncuran lunak sehingga Anda dapat membuat rencana yang adil untuk semua orang. Tekankan aspek-aspek positif dari kembali ke pekerjaan langsung, seperti peningkatan kolaborasi dan menghubungkan dengan rekan kerja.

Pengumuman resmi harus dilakukan secara bersamaan di seluruh perusahaan, idealnya melalui pertemuan semua tangan. Ikuti saja dengan menjepit pengumuman dalam program pengiriman pesan perusahaan (mis., Slack dan Microsoft Teams), intranet Anda, dan sistem sumber daya manusia Anda. Setiap pembaruan atau perubahan di sepanjang jalan harus tercermin dalam saluran ini juga. Pastikan informasi dapat sampai pada karyawan yang mungkin tidak memiliki akses reguler ke saluran tertentu, seperti intranet perusahaan Anda. Bekerja dengan tim sumber daya manusia Anda untuk menentukan campuran saluran terbaik untuk mendukung semua karyawan.

Yang terbaik adalah menyediakan karyawan rincian kembali ke kantor segera setelah selesai, idealnya setidaknya satu bulan sebelum tanggal pembukaan kembali yang efektif. Ini memberi tim waktu untuk mempersiapkan diri secara mental untuk transisi dan mengoordinasikan langkah-langkah yang diperlukan untuk didirikan.

Dalam semua komunikasi, Anda harus empatik terhadap kesejahteraan karyawan. Alamat masalah umum seperti potensi peningkatan kasus Covid-19 setelah kembali ke kantor, bersama dengan segala kekhawatiran tentang mengekspos anggota keluarga yang tidak divaksinasi. Jacob Hirsh, Associate Professor di University of Toronto, menyatakan:

"[Karyawan]perlu melihat bahwa ada rencana yang kompeten dan dipikirkan dengan baik ... dan rencana itu harus mempertimbangkan kebutuhan mereka. Buat hubungan antara harapan untuk pengembalian dan kekhawatiran yang telah mereka bagikan dengan Anda, misalnya mengatakan sesuatu seperti, 'Kami memahami bahwa beberapa dari Anda memiliki reservasi dan mereka masuk akal. Untuk mengatasi itu, kami sudah ... '. Sekali lagi, Anda ingin orang merasa terdengar dan dipertimbangkan. "

Ingat, pengembalian ke kantor adalah langkah positif untuk merebut kembali rasa normal, meningkatkan dinamika tim dan budaya perusahaan, dan mudah-mudahan, menguntungkan garis bawah. Jika Anda mengabaikan umpan balik tim, Anda mengundang perlawanan terhadap rencana yang bermaksud baik.

Langkah 2: Kumpulkan umpan balik tim

Umpan balik berkelanjutan diperlukan untuk rencana pengembalian ke kantor. Sebagai permulaan, mendirikan komite yang berdedikasi dan alamat email untuk karyawan untuk menyuarakan saran dan masalah mereka.

Komite akan menyebarluaskan informasi kepada karyawan dan mengambil beban dari para pemimpin lokal mengenai keputusan sulit atau umpan balik negatif. Menyiapkan alamat email baru yang akan dikelola oleh SDM atau tim komunikasi akan menyimpan semua catatan umpan balik karyawan terpisah dari pertanyaan lain.

Kirim Survei Online Secara berkala menggunakan formulir Google atau surveymonkey - kiriman dapat anonim, formulir dapat disesuaikan, dan responsnya mudah ditafsirkan. Selain itu, host jam kantor dengan SDM dan eksekutif melalui video. Panggilan ini dapat disusun seperti pertemuan balai kota sehingga seluruh perusahaan dapat mengumpulkan dan mendapatkan jawaban dari atas tentang rencana kembali ke kantor. Pilihan lain adalah Cultureamp, kata Citrix's Jenna Geigerman, Direktur, Real Estate & AMP; Strategi:

"Ketika kami bersiap untuk kembali ke kantor, kami meminta umpan balik karyawan melalui Alat Survei CultureAmp untuk memahami lokasi kerja dan preferensi frekuensi di kantor untuk Fase 3 (Hunian hingga 50%), terutama sejak datang di fase 3 tetap Opsional. Data itu membantu kita untuk menentukan jumlah ruang untuk membuka dan mengidentifikasi kekhawatiran dan masalah pada mengadopsi workstyle yang fleksibel sehingga kita dapat mengatasi mereka sebelum hari 1. Hasilnya dikomunikasikan kepada manajer dan terjalin ke dalam pembaruan karyawan saat kita mempersiapkan pembukaan kantor. "

Akhirnya, para pemimpin tim harus mengadakan pertemuan departemen yang lebih kecil di mana laporan langsung dapat terbuka dan jujur, kemudian meneruskan umpan balik kepada komite yang ditunjuk. Tidak semua orang merasa nyaman berbagi kekhawatiran mereka secara publik, jadi menawarkan cara untuk berbicara dengan manajer mereka alih-alih SDM atau eksekutif tingkat C adalah penting. Di semua saluran, Anda ingin menetapkan loop umpan balik Jadi kekhawatiran karyawan terdengar dan ditujukan. Komponen mendengarkan dapat mengubah komunikasi karyawan Anda menjadi percakapan dua arah alih-alih kuliah satu arah, dan semua karyawan kemudian menjadi bagian dari solusi.

Langkah 3: Berkomunikasi sering dan strategis

Pikirkan rencana komunikasi peluncuran lunak Anda seperti pengumuman produk baru. Awalnya Anda akan bertemu secara mingguan dan meningkatkan frekuensi dalam minggu-minggu menjelang pembukaan kembali.

Pertemuan Komite Pertama harus menguraikan poin-poin utama peluncuran lunak, bagaimana cara menyampaikan informasi kepada karyawan, dan tanggal pengembalian ke kantor yang diharapkan. Sebagai tanggal pendekatan, jadwalkan check-in dua mingguan untuk memperbarui tim pada panduan kabupaten atau negara mana pun dan bagaimana ia berkaitan dengan rencana tersebut.

Pada hari-hari menjelang pembuatan kembali Grand Anda, pegang standup setiap hari dengan kepemimpinan eksekutif dan semua orang yang terlibat dalam perencanaan proses. Ini memastikan semua orang menyadari waktu untuk tiba di kantor, serta pengingat menit terakhir tentang protokol kesehatan dan keselamatan.

Sebagai bagian dari peluncuran lunak Anda, mendistribusikan video untuk mengklarifikasi apa yang dapat diharapkan karyawan di kantor, model perilaku yang diinginkan (misalnya, memakai masker dan penistaan ​​fisik), dan menjawab pertanyaan umum seperti, "Seberapa sering ruang kantor akan dibersihkan? "," Bagaimana kinerja tim pertemuan untuk protokol jarak sosial? ", Dan" Di mana saya akan makan siang? " Sebuah video juga merupakan cara yang bagus untuk memberikan instruksi untuk mengembalikan peralatan perusahaan yang digunakan untuk bekerja dari rumah , seperti monitor dan kursi meja.

Latih semua karyawan pada protokol kesehatan dan keselamatan Covid-19 karena segala sesuatu kemungkinan akan berubah sejak mereka terakhir di kantor. Simpan catatan informasi pelatihan dan keselamatan yang diberikan sehingga kepemimpinan tahu siapa yang up to date mengenai prosedur dan dibersihkan untuk berada di kantor.

Kembangkan dan komunikasikan strategi keluar kembali jika karyawan harus kembali ke model yang sepenuhnya jauh dalam semalam. Bekerja dengan sumber daya manusia dan itu, menyiapkan pesan yang akan dibagikan dengan karyawan jika diperlukan penutupan di tempat kerja di masa depan.

Terlalu jauh di awal pandemi adalah kejutan bagi kebanyakan orang dan penyesuaian yang sulit bagi banyak orang. Membangun strategi keluar kembali ke dalam rencana peluncuran lembut Anda akan meminimalkan rintangan dan stres dari perubahan drastis lain. Yang mengatakan, terus membuat praktik terbaik kerja jarak jauh tersedia, dan mendukung karyawan di tempat dalam menghubungkan dan berkolaborasi dengan rekan-rekan kerja jarak jauh mereka.

Langkah 4: Pertimbangkan pertemuan di luar lokasi

Rencana peluncuran lembut Anda seharusnya tidak terbatas pada kantor. Cara yang fantastis untuk transisi orang-orang kembali dari lingkungan eksklusif jarak jauh adalah untuk mengoordinasikan kumpul-kumpul tim sebelum dibuka kembali. Makan siang di luar tim (seperti piknik atau memesan kamar pribadi di restoran) adalah peluang indah untuk membawa tim bersama dalam lingkungan sosial.

Jika makan siang tidak dalam rencana Anda, pertimbangkan grup aktivitas Seperti ruang pelarian, perburuan pemulung, atau sukarela di tempat penampungan makanan atau pembersihan pantai. Opsi-opsi ini memberi semua orang kesempatan untuk bertemu rekan kerja dan anggota tim baru secara langsung untuk pertama kalinya dan memudahkan kembali ke komunikasi tatap muka.

Langkah 5: Selamat datang di kantor

Hari pertama kembali seharusnya tidak seperti hari lain. Kepemimpinan eksekutif dan manajemen tingkat senior harus hadir ketika karyawan kembali ke pekerjaan langsung untuk menyambut orang-orang ketika mereka memasuki gedung. Buka semua pintu (di mana layak) untuk mengurangi titik kontak. Fitur tenda gulir dengan pesan balik selamat datang dan balon di pintu depan.

Ingat, ini adalah pertama kalinya mereka kembali sejak Maret 2020 - dan untuk karyawan yang dipekerjakan selama pandemi, ini adalah pertama kalinya mereka menginjak kaki di tempat, sehingga Anda ingin membuat kesan besar.

Selamat datang kembali tas Swag memberi Anda kesempatan untuk berbagi token penghargaan kecil. Kombinasi kartu hadiah kopi, mug yang dipersonalisasi, Notebook cloud rocketbook. , pembersih tangan, dan facemask kain akan bekerja dengan baik. Ini tidak hanya mendorong praktik sanitasi di kantor, tetapi mereka juga menginspirasi produktivitas dalam lingkungan kerja yang berubah. Pada akhirnya, beberapa hari pertama kembali di kantor akan merasa seperti karyawan onboarding lagi, jadi bersabarlah karena semua orang terbiasa.

Meluncurkan kembali pengembalian Anda ke kantor dengan UDN Task Manager.

Tidak ada Pendekatan "satu ukuran cocok untuk semua" Untuk kembali ke kantor, tetapi strategi peluncuran lunak yang terdokumentasi akan membuat proses menjadi lebih halus. Peluncuran lunak akan membantu Anda mengukur apa yang paling penting bagi anggota tim dan bagaimana pengembalian ke kantor dapat berhasil untuk semua orang. Memiliki pendekatan "orang pertama, keselamatan pertama" dengan jalur komunikasi terbuka dan bersedia menerima dan menerapkan umpan balik mereka saat Anda melanjutkan.

Ketika Anda siap untuk menempatkan peluncuran lembut Anda ke tempatnya, mengoordinasikan semua detail di UDN Task Manager. . Dengan alur kerja khusus, grafik Gantt interaktif, dasbor yang dapat dibagikan, dan banyak lagi, tidak ada platform manajemen kerja kolaboratif lainnya yang dapat membandingkan.