5 bước để khởi động mềm nhóm của bạn trở lại văn phòng
Lãnh đạo điều hành của bạn đã đưa ra quyết định trở về văn phòng. Giờ thì sao? Bạn có thể nghĩ rằng đội của bạn có thể lật một công tắc và hiển thị đến văn phòng vào ngày mai như 16 tháng trước của
làm việc từ xa
chưa từng xảy ra. Tuy nhiên, bạn nợ nhân viên của bạn để có một kế hoạch chuyển tiếp được cân nhắc tốt.
5 bước để khởi động mềm nhóm của bạn trở lại văn phòng
Lãnh đạo điều hành của bạn đã đưa ra quyết định trở về văn phòng. Giờ thì sao? Bạn có thể nghĩ rằng đội của bạn có thể lật một công tắc và hiển thị đến văn phòng vào ngày mai như 16 tháng trước của
làm việc từ xa
chưa từng xảy ra. Tuy nhiên, bạn nợ nhân viên của bạn để có một kế hoạch chuyển tiếp được cân nhắc tốt.
Trở về văn phòng và cảm giác bình thường không nên chỉ là khoảng đô la và xu. Bạn cũng muốn chắc chắn rằng nhóm của bạn biết điều này[số 8]không phải là một quyết định thực hiện một cách ngớ ngẩn
. Bạn có thể
xây dựng một playbook toàn diện
Giống như Dow, một công ty khoa học vật liệu, đã làm cho lực lượng lao động của nó. Nhưng đừng lo lắng nếu kế hoạch của bạn không có cùng mức độ chi tiết.
Chúng tôi đã viết một số bài viết tuyệt vời về tất cả các chuẩn bị cần thiết để[số 8]Quay trở lại một nơi làm việc hybrid
và cung cấp A.[số 8]Danh sách kiểm tra chuyển tiếp 30 ngày
. Bài đăng ngày hôm nay cung cấp cho bạn một số lời khuyên về việc đưa ra "Khởi động mềm" để bạn trở lại chiến lược làm việc.
Làm thế nào để khởi động mềm đội của bạn trở lại văn phòng
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Bước 1: Phân phối sự trở lại của bạn đến kế hoạch Office
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Thông báo kế hoạch trở lại làm việc của bạn sẽ gây ra một phản ứng rộng và kết hợp cảm xúc - niềm vui, lo lắng và sự không chắc chắn tất cả đều đến với tâm trí. Bạn nên hoan nghênh và khuyến khích phản hồi của nhân viên trong suốt quá trình khởi động mềm để bạn có thể tạo một kế hoạch công bằng cho tất cả mọi người. Nhấn mạnh các khía cạnh tích cực để trở lại làm việc trực tiếp, như tăng sự hợp tác và kết nối với đồng nghiệp.
Thông báo chính thức nên được thực hiện đồng thời trên toàn công ty, lý tưởng thông qua một cuộc họp toàn tay. Theo dõi nó bằng cách ghim thông báo trong các chương trình nhắn tin của công ty (ví dụ: các đội Slack và Microsoft), mạng nội bộ của bạn và hệ thống nguồn nhân lực của bạn. Bất kỳ cập nhật hoặc thay đổi trên đường đi cũng nên được phản ánh trong các kênh này. Đảm bảo thông tin có thể đến với nhân viên có thể thiếu quyền truy cập thường xuyên vào một số kênh nhất định, chẳng hạn như Intranet công ty của bạn. Làm việc với nhóm nhân sự của bạn để xác định hỗn hợp kênh tốt nhất để hỗ trợ tất cả nhân viên.
Tốt nhất là cung cấp cho nhân viên các chi tiết trở lại văn phòng ngay khi họ hoàn thành, lý tưởng ít nhất một tháng trước ngày mở cửa khả năng hiệu quả. Điều này mang đến cho các đội thời gian để chuẩn bị tinh thần để chuyển đổi và phối hợp các bước cần thiết để được thiết lập.
Trong tất cả các thông tin liên lạc, bạn phải đồng cảm với hạnh phúc của nhân viên. Địa chỉ các mối quan tâm phổ biến như sự gia tăng tiềm năng trong các trường hợp Covid-19 sau khi trở về văn phòng, cùng với bất kỳ lo lắng nào về việc phơi bày các thành viên gia đình chưa được tiêm chủng. Jacob Hirsh, Phó giáo sư tại Đại học Toronto, Hoa Kỳ:
"[Nhân viên]cần phải thấy rằng có một kế hoạch có thẩm quyền và suy nghĩ tốt ... và kế hoạch đó nên xem xét nhu cầu của họ. Làm cho kết nối giữa những kỳ vọng về lợi nhuận và những mối quan tâm mà họ đã chia sẻ với bạn, ví dụ như nói một cái gì đó như thế, 'Chúng tôi hiểu rằng một số bạn có đặt chỗ và những người có ý nghĩa. Để giải quyết những người đó, chúng tôi đã ... '. Một lần nữa, bạn muốn mọi người cảm thấy nghe và xem xét. "
Hãy nhớ rằng, trở về văn phòng là một bước tích cực để tái chiếm một cảm giác bình thường, cải thiện trí tuệ đội và văn hóa công ty, và hy vọng, mang lại lợi ích cho dòng dưới cùng. Nếu bạn bỏ qua phản hồi của nhóm, bạn sẽ mời kháng cự với một kế hoạch có thiện chí.
Bước 2: Thu thập phản hồi của nhóm
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Phản hồi liên tục là cần thiết cho bất kỳ gói trả lại thành văn phòng nào. Cho người mới bắt đầu,[số 8]thiết lập một ủy ban tận tâm
và địa chỉ email cho nhân viên để nói về các đề xuất và mối quan tâm của họ.
Ủy ban sẽ phổ biến thông tin cho nhân viên và lấy gánh nặng cho các nhà lãnh đạo địa phương liên quan đến các quyết định khó khăn hoặc phản hồi tiêu cực. Thiết lập một địa chỉ email mới sẽ được quản lý bởi HR hoặc nhóm Truyền thông sẽ giữ tất cả các bản ghi phản hồi của nhân viên tách biệt với các yêu cầu khác.
[số 8]Gửi khảo sát trực tuyến
Định kỳ sử dụng Google Forms hoặc Sunveymonkey - Đệ trình có thể ẩn danh, các biểu mẫu có thể tùy chỉnh và các phản hồi rất dễ diễn giải. Ngoài ra, lưu trữ giờ làm việc với nhân sự và giám đốc điều hành qua video. Những cuộc gọi này có thể được cấu trúc như một cuộc họp tòa thị chính để toàn bộ công ty có thể tập hợp và nhận được câu trả lời từ đầu về kế hoạch trở lại văn phòng. Một lựa chọn khác là CultureMP, cho biết Citrix's Jenna Geigerman, Giám đốc, Bất động sản & Amp; Chiến lược:
Khi chúng tôi chuẩn bị trở lại văn phòng, chúng tôi sẽ thu hút phản hồi của nhân viên thông qua công cụ khảo sát của CultureMP để hiểu vị trí làm việc và ưu tiên tần số trong văn phòng cho giai đoạn 3 (chiếm tối đa 50%), đặc biệt là kể từ khi đến trong văn phòng trong giai đoạn 3 vẫn còn tùy chọn. Dữ liệu đó giúp chúng tôi xác định lượng không gian để mở và xác định các mối quan tâm và sự cố khi áp dụng một công việc linh hoạt để chúng tôi có thể giải quyết những vấn đề trước đó cho đến ngày 1. Kết quả được truyền đạt cho các nhà quản lý và dệt thành các bản cập nhật của nhân viên khi chúng tôi chuẩn bị cho việc mở văn phòng. "
Cuối cùng, các nhà lãnh đạo nhóm nên tổ chức các cuộc họp của bộ phận nhỏ hơn nơi các báo cáo trực tiếp có thể được mở và trung thực, sau đó chuyển tiếp phản hồi cho ủy ban được chỉ định. Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi chia sẻ mối quan tâm của họ công khai, vì vậy cung cấp các cách để nói chuyện với người quản lý của họ thay vì các giám đốc điều hành cấp C hoặc C là quan trọng. Trong tất cả các kênh, bạn muốn[số 8]thiết lập các vòng phản hồi
Vì vậy, mối quan tâm của nhân viên được nghe và giải quyết. Một thành phần nghe có thể biến liên lạc của nhân viên của bạn thành một cuộc trò chuyện hai chiều thay vì bài giảng một chiều, và tất cả nhân viên sau đó trở thành một phần của giải pháp.
Bước 3: Giao tiếp thường xuyên và chiến lược
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Hãy nghĩ về kế hoạch giao tiếp khởi động mềm của bạn như một thông báo sản phẩm mới. Ban đầu bạn sẽ gặp nhau vào một hàng tuần và tăng tần suất trong những tuần dẫn đến việc mở lại.
Cuộc họp ủy ban đầu tiên nên phác thảo các điểm chính của chương trình khởi chạy mềm, cách chuyển tiếp thông tin cho nhân viên và ngày trở lại dự kiến vào văn phòng. Khi ngày đến gần, hãy lên lịch kiểm tra hai tuần một lần để cập nhật đội vào bất kỳ hướng dẫn nào của quận hoặc tiểu bang và cách nó liên quan đến kế hoạch.
Trong những ngày dẫn đến việc mở cửa trở lại của bạn, giữ vững những người đứng đầu hàng ngày với sự lãnh đạo điều hành và mọi người tham gia vào[số 8]lập kế hoạch
quy trình. Điều này đảm bảo mọi người đều biết về thời gian đến văn phòng, cũng như những lời nhắc nhở vào phút cuối về Nghị định thư Sức khỏe và An toàn.
Là một phần của sự khởi chạy mềm của bạn, hãy phân phối video để làm rõ những gì nhân viên có thể mong đợi trong văn phòng, mô hình hành vi mong muốn (ví dụ: đeo mặt nạ và phân loại vật lý) và trả lời các câu hỏi phổ biến như, "Không gian văn phòng sẽ được dọn sạch như thế nào? "," Các cuộc họp nhóm sẽ tài khoản cho các giao thức xa xôi xã hội như thế nào? ", Và" Tôi sẽ ăn trưa ở đâu? " Một video cũng là một cách tuyệt vời để cung cấp hướng dẫn để trả lại thiết bị của công ty được sử dụng để
làm ở nhà
, giống như màn hình và bàn ghế.
Đào tạo tất cả nhân viên về các giao thức về sức khỏe và an toàn của Covid-19 vì mọi thứ có thể sẽ thay đổi kể từ khi họ lần cuối trong văn phòng. Giữ một hồ sơ về thông tin đào tạo và an toàn được cung cấp để lãnh đạo biết ai được cập nhật về các thủ tục và xóa để ở trong văn phòng.
Phát triển và truyền đạt một chiến lược thoát lại trong trường hợp nhân viên phải trở về một mô hình hoàn toàn từ xa qua đêm. Làm việc với nguồn nhân lực và nó, chuẩn bị tin nhắn sẽ được chia sẻ với nhân viên nên đóng cửa tại nơi làm việc trong tương lai trở nên cần thiết.
Đi từ xa khi bắt đầu đại dịch là một cú sốc đối với hầu hết mọi người và một sự điều chỉnh khó khăn cho nhiều người. Xây dựng chiến lược thoát lại vào kế hoạch khởi động mềm của bạn sẽ giảm thiểu các rào cản và căng thẳng của một sự thay đổi quyết liệt khác. Điều đó cho biết, tiếp tục thực hiện các thực tiễn tốt nhất về công việc từ xa, và hỗ trợ các nhân viên tại chỗ trong việc kết nối và hợp tác với các đồng nghiệp làm việc từ xa của họ.
Bước 4: Xem xét các cuộc họp mặt ngoài trang web
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Kế hoạch khởi động mềm của bạn không nên giới hạn ở văn phòng. Một cách tuyệt vời để chuyển đổi những người trở lại từ một môi trường độc quyền từ xa là phối hợp các nhóm gặp gỡ trước khi mở cửa trở lại. Bữa trưa của đội ngoài trang web (như một chuyến dã ngoại hoặc đặt phòng riêng trong một nhà hàng) là những cơ hội tuyệt vời để đưa đội vào cùng nhau trong một khung cảnh xã hội.
Nếu bữa trưa không có trong kế hoạch của bạn, hãy xem xét một nhóm[số 8]hoạt động
Chẳng hạn như một căn phòng thoát hiểm, săn lùng Scavenger, hoặc tình nguyện tại một nơi trú ẩn thực phẩm hoặc dọn dẹp bãi biển. Những lựa chọn này mang đến cho mọi người cơ hội gặp gỡ đồng nghiệp và các thành viên mới trong nhóm lần đầu tiên và dễ dàng trở lại giao tiếp trực tiếp.
Bước 5: Chào mừng mọi người trở lại văn phòng
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Ngày đầu tiên trở lại không nên giống như bất kỳ ngày nào khác. Lãnh đạo điều hành và quản lý cấp cao nên có mặt khi nhân viên trở lại công việc trực tiếp để chào đón mọi người khi họ vào tòa nhà. Mở tất cả các cửa (nơi khả thi) để giảm các điểm tiếp xúc. Tính năng một marquee cuộn với tin nhắn và bóng bay chào mừng ở cửa trước.
Hãy nhớ rằng, đây là lần đầu tiên họ quay lại kể từ tháng 3 năm 2020 - và đối với nhân viên được thuê trong đại dịch, đây là lần đầu tiên họ bước chân vào khuôn viên, vì vậy bạn muốn tạo ấn tượng tuyệt vời.
Chào mừng trở lại Túi Swag cung cấp cho bạn cơ hội để chia sẻ một mã thông báo nhỏ của sự đánh giá cao. Một sự kết hợp của thẻ quà tặng cà phê, cốc cá nhân,[số 8]Sổ ghi chép đám mây Rocketbook.
, Chất khử trùng tay, và một facemask vải sẽ hoạt động tốt. Không chỉ làm những việc này khuyến khích các thực hành vệ sinh trong văn phòng, mà còn truyền cảm hứng năng suất trong môi trường làm việc thay đổi. Cuối cùng, vài ngày đầu tiên trở lại trong văn phòng sẽ cảm thấy như nhân viên trên tàu một lần nữa, vì vậy hãy kiên nhẫn như mọi người đều thích nghi.
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Không có[số 8]"một kích thước phù hợp với tất cả" cách tiếp cận "
Để quay trở lại văn phòng, nhưng một chiến lược khởi động mềm tài liệu sẽ làm cho quá trình đi mượt mà hơn. Một buổi ra mắt mềm sẽ giúp bạn đánh giá những gì quan trọng nhất đối với các thành viên trong nhóm và làm thế nào để trở lại văn phòng có thể thành công cho tất cả mọi người. Có một "người đầu tiên, cách tiếp cận" an toàn đầu tiên "với các dòng giao tiếp mở và sẵn sàng chấp nhận và thực hiện phản hồi của họ khi bạn đi cùng.
Khi bạn đã sẵn sàng để khởi động mềm của bạn vào vị trí,[số 8]Phối hợp tất cả các chi tiết trong
Quản lý tác vụ UDN
. Với quy trình công việc tùy chỉnh, biểu đồ tương tác GANTT, bảng điều khiển có thể chia sẻ và hơn thế nữa, không có nền tảng quản lý công việc hợp tác nào khác có thể so sánh.
