3 דרכים תוכנת ניהול הפרויקט שלך נכשלת ללקוחות שלך

לבסוף חפרת את עצמך מןExcel גיליון אלקטרוני חורוקנה חדש מבריקניהול פרוייקטכְּלִי. זה צבע קודים ומדזמיןפּרוֹיֶקטכדי DOS אז אתה יכול לשמור על כולםמְשִׁימָהולשמח לקוחות. אתה מראה להם איך הפרויקט שלהם יזרום ולתת להם לדעת שהם יכולים להיכנס ישר ולראות היכן עומד פרויקט. ירוק עבור הולך, צהוב לעיכובים, אדום בהמתנה. יפה!

הבעיה היחידה? הלקוחות שלך אינם משתמשים בו. הם עדיין מתקשרים, iming, ושליחת דוא"ל לך לקבלת עדכונים וביקשו להחזיק פגישות סטטוס על השלבים הבאים. אתה עדיין לחפור באמצעות נושאים דוא"ל כדי לקבל משוב נכס לקוחות הם מהססים לתת לך את כל הנתונים שאתה צריך. ומה אומר אירוע "צהוב"? מתוסכל, הם מבקשים הנחה אומאיים על churn .

לפיתלמידי הצמיחה של הצ'ינג 2019, שירותים מקצועיים גדל 20% מאז 2017, ואת שני האיומים העליון הם הגדלת התחרות ואת הלחץ כדי להפחית את המחירים. הֲבָנָהכיצד לשמור על לקוחות בעסקי ייעוץהוא חיוני להצלחתו. הלקוחות שלך עסוקים ואתה צריך לספקכלי ניהול פרויקטים לשירותים מקצועייםכי הם חלקה לאמץ, לשמור אותם זמן, ולהוכיח את הערך שלך.

לא בטוח מה אתה צריך במיוחדחפש בכלי ניהול פרויקטיםכדי לפתור את אלהאתגרים עבור חברות שירותים מקצועיים? ובכן, הנה שלוש דרכים הכלי הנוכחי שלך נכשל הלקוחות שלך.

3 דרכים תוכנת ניהול הפרויקטים שלך נכשלת ללקוחות שלך וכיצד לתקן את זה

1. כלי ניהול הפרויקט שלך אינו מספק ללקוחות הנראות מלאה לתוך התקדמות הפרויקט

אדום, צהוב, ירוק הם נהדר עבור stoplight, לא כל כך הרבה לתתעדות מצבבכלי ניהול פרויקטים. צבעים ללא משמעות הם פשוט - חסר משמעות ללקוח. אתה צריך אתסטטוס הפרויקטכדי לספק מידע נוסף כך שהלקוח וגם לצוות שלך יש חשיפה מלאה.

קשיים תקשורת וחוסר הראותהם הסיבות השנייה והשלישית של הלקוח churn. ללא הכלי הנכון במקום, אחד האתגרים הגדולים ביותר צוותים מקצועיים צוותים הוא שמירה על לקוחות מעודכנים על מה שקורה במהלך שלהםהגדרת שעות לחיוב. זה קורה מסיבות רבות. Jaded או סתם סקרן, לקוחות מצפים עדכונים קבועים וברורנראות הפרויקטלתוך דברים כמו איך משימות מנוהלות - במיוחד מאזרוב העבודה המקצועית עבודה מבוססת על שעות לחייב .

אם כלי ניהול הפרויקט שלך לא קל להבין ומשולב בחלקים אחרים של זרימת העבודה של הפרויקט שלך, לקוחות לא יראו את הערך של למידה כיצד להשתמש בו. זה הרבה יותר קל להם לשלוח את im או דוא"ל כדי לקבל תגובה. אבל זה גורם לפערים בתקשורת ובעלת מידע צף סביב ערוצים מרובים.

Churn הלקוח או תסכול תקשורת הוא לא האיום היחיד.בסקר השירותים המקצועיים שלנו, 60% מהנשאלים מדווחים על הוצאות 1-3 שעות בשבוע שלהם על שליחת הודעות דוא"ל עדכון, יצירת דוחות סטטוס, או שיש פגישות סטטוס - ו -11% לבלות 4 + שעות בשבוע! לעתים קרובות, גם פעילויות אלה לא על השעון. תחשוב על איך הזמן של הקבוצה שלך יכול להיות טוב יותר להיות עובד עבור הלקוחות שלך. אם כלי ניהול הפרויקטים הנוכחי שלך לא לחתוך את הזמן שלך בילה לספק ללקוחות הנראותמצב הפרויקט, הנה כמה יכולות לחפש.

כאשר נשאל בסקר שלנו על אילו יכולות היה להשפיע הגדול ביותר על העסק שלהם, 22% הגיב: "אלוּחַ מַחווָנִיםשבו לקוחות ובעלי עניין פנימיים יכולים להציג התקדמות פרויקט בזמן אמתהודעות אוטומטיותכאשר פרויקטים חשובים לשנות סטטוסים, הושלמו או נופלים מאחור ".

תצוגות לוח המחוונים להתאמה אישית ומפרט זרימת עבודה מפורטות מספקות ללקוחות את החשיפה לדעת בדיוק היכן עומד פרויקט - מבלי לבקש ממך עדכונים. הודעות אוטומטיות להפוך את כלי ניהול הפרויקט שלך יותר מאשר רק ציר זמן יפה כדי להציג לקוחות. הגדרת ציפיות מההתחלה שעדכוני סטטוס יגיעו באופן אוטומטי מכלי ניהול הפרויקט מסייע ללקוחות לראות את הערך בשימוש בו.

לדוגמא,מנהל המשימות של UDN.משתמשת בטווח זרימת עבודה להתאמה אישית - כמו גם מערך של תוויות צבעוניות - כך שדברי הפרויקט יודעים אם משימה היא "בתהליך", "הושלמה", מחכה למשוב, "ועוד הרבה יותר. זה נהדר כי, באופן פנימי, זה מאפשר לצוותים שלך להישאר עקבי עם תהליכי הפרויקט שלהם תוך הנותרים גמישים עבור לקוחות.

מנהל המשימות של UDN.כמו כן יש הודעות אוטומטיות כאשר אלה שינויים בסטטוסים, וכל חברי יכולים להשתמש @mentions לשאול שאלות או להודיע ​​לאחרים ממש בתוך המשימה של הפרויקט - שמירה על שיחות מחוץ לדוא"ל, כך שכולם נמצאים בלולאה.

2. כלי ניהול הפרויקטים שלך אינו גמיש מספיק כדי להתאים בקלות עיכובים בעת הפעלת מספר ציר זמן הפרויקט

האם אתגר # 1 שלך בעבודה שמירה על פרויקטים על המסלול להכות מועדים? אם כן, אתה לא לבד.96% מהצוותים חווים עיכובים בפרויקטבמידה מסוימת. לא משנה כמה טוב משומנת הצוות שלך עשוי להיות, הם צריכים להיות זריז להתמודד עם צווארי בקבוק ומחסומים כפי שהם לנהל פרויקטים מרובים עבור לקוחות. בעוד עיכוב עשוי להיות נפוץ, זה מסוכן לשורה התחתונה שלך. הסקר שלנו דיווח כי פרויקטים הולכים על התקציב או המועד האחרון הוא סיבה # 1 עבור churn הלקוח.

אם הכלי הנוכחי שלך ניהול הפרויקט הוא רק מראה תצוגה ליניארית של הצעדים שנדרשת כדי להשלים את הפרויקט, הצוות שלך לא יוכל להתאים במהירות ולקבל הכל בחזרה על המסלול. לכל משימה יש תלויות, וכאשר משימה אחת מתעכבת, היא משפיעה על ציר הזמן כולו. כאשר הצוות שלך עובד עם לקוחות מרובים, עיכוב עם לקוח אחד משפיע על לקוחות אחרים.

אבל כל תקווה לא אבדה. עם היכולות הנכונות, כלי ניהול הפרויקט שלך יכול להפוך את האתגר הזה לתוך אחת ההזדמנויות הגדולות כדי לענג לקוחות.

הסיבה העליונה עיכובים הפרויקט? שינויים של הרגע האחרון לדרישות מהלקוחות. עיכובים לא תמיד קל לצפות, אבל עם הכלי הנכון להעצים אותך, הם יכולים להיות הרבה יותר קל לטפל.

ראשית, צורות הבקשה להתאמה אישית להבטיח כי אתה מקבל דרישות מוגדרות בבירור מההתחלה. סטנדרטיזציה איך אתה בועט פרויקטים מבטיח את הציפיות של כולם מיושרים, מקלים על הדרישות משתנים במורד הכביש.

כאשר השינויים עולים על אמצע הפרויקט, אתה יכול בקלות לבצע התאמות אם כלי ניהול הפרויקט שלך ישתצוגות משאבים שונות .

להשתמשGantt תרשימים למפות תלותולקבוע ציפיות ציר זמן. תרשים חזותי זה מסייע ללקוח שלך לראות כיצד כל שינוי או עיכובים ישפיעו על ציר הזמן הכולל שלהם. כאשר אתה צריך להזיז משימה, כל המשימות התלוי יעברו גם עם קליק פשוט. תוכל להחליף במהירות את ההילוכים ולהחזרת לפי הצורך בעת שהייה מיושר עם הלקוח שלך.

3. כלי ניהול הפרויקטים שלך לא עושה לקוחות מרגישים כמו מידע רגיש שלהם הוא מאובטח

בסקר שלנו, 60% מהנשאלים הסכימו כיחששות אבטחת נתוניםשמור אותם מלהיות גמישים ובניית יחסים טובים יותר עם לקוחות. למרות ש- 77% של הקבוצות אמרו כי יש להם כלים במקום כדי להבטיח נתונים של לקוחות מאובטחים, האם הצוות שלך נחשב את רמת האבטחה שלך כלי ניהול הפרויקט מספק?

נניח כלי ניהול הפרויקט שלך אין את היכולת לנהל הוכחה ואישורים. איך אתה שולח נכסים לאישור הלקוחות שלך? שליחת מסמכים רגישים בדוא"ל היא דרך משותפת, אבל זה איום ביטחוני גדול. מעבר לקבלת משוב disjointed קשה לנקוט פעולה, קבצים מצורפים דוא"ל מסוכנים כי הודעות דוא"ל יכול בקלות להיות מועבר בטעות או משותף עם האנשים הלא נכונים. תמיד יש תמידלְהִסְתָכֵּןשל וירוסים.

בדוגמה אחרת, נניח שאתה סוכנות עובדת עבור לקוחות תחרותיים. איך אתה יכול להבטיח להם כי הנתונים שלהם בטוח בין מנהלי הפרויקטים שלך? האם כלי ניהול הפרויקט שלך לתת ללקוחות את הכוח לומר בדיוק מי יכול לראות מה בתוך הפרויקטים שלהם?

18% מהנשאלים בסקר אמרו "היכולת לאזןתאימות אבטחהעם נראות הלקוח "היה אחד היכולות שיהיו את ההשפעה החיובית הגדולה ביותר על הצוות שלהם. כלי ניהול הפרויקט שלך יכול לספק את המרחב הבטוח עבור לקוחות כדי לבחון את המידע הרגיש שלהם.

אחת הדרכים הטובות ביותר כדי להבטיח אבטחה בזרימת העבודה שלך היא על ידי הבאת תהליך הגהה ואישורים לתוך כלי ניהול הפרויקטים שלך. ככה, אתה שומר נתונים במקום אחד ומתוך ערוצים פגיעים כמו דוא"ל. בתור בונוס נוסף, זה עושה את התהליך של קבלת משוב פעמים מהר יותר עם כל דבר במקום אחד. כלים כמו מנהל המשימות של UDN.כמו כן מציעים יכולות בודקי אורח המאפשרים בעלי עניין חיצוניים לספק משוב ואישורים. לקוחות יכולים לשתף קישור מגודר לנכס צריך להיות נבדק ולהכתיב בדיוק מי יכול לראות את זה.

כלים כמומנהל המשימות של UDN.גם להעצים לקוחות להקמת הפרויקט תיקיות הרשאות שיכול להגביל את הנראות לפי הצורך. פלטפורמת ניהול עבודה שיתופית עם יכולות אישור קפדנית מגינה על הקניין הרוחני של הלקוח בעת הבטחת הנראות. אתה יכול גם ליצור הרשאות מבוססות תפקידים כדי לעזור ללקוחות להכתיב מי על הצוות שלהם יכול לראות פרויקטים שונים.

קבל את הכלי הנכון לשלוט בתחרות שלך

בסוף היום, אתה מחפשכלי ניהול פרויקטיםעבור שירותים מקצועיים כדי לעזור לך להגדיל את הלקוח אושר ושמירה. ללא הכלי הנכון, אתה פשוט לא יכול להשיג את המטרות האלה. מתן חשיפה לפעולה, גמישות ואבטחה יעזור לך לשמור על פרויקטים על המסלול ולהבטיח הצלחה כי מענג לקוחות.

לאחרונה פרסמנו שירותים מקצועייםדוח Benchmark התעשייה, שם סקרנו 1,000 + שירותים מקצועיים מנהיגים כדי להבין את הדף שלהםאתגרים ניהול הפרויקט. למעשה, רבים מהסטטיסטיקה שלנו היום נמשכו מהדו"ח.

רוצה ללמוד עוד על איך כלי ניהול הפרויקט הנכון יכול לעצור את הלקוח churn במסלולים שלה? או איך אתה יכול למנף אוטומציה וביטחון כדי להבדיל את עצמך מן התחרות? קרא את הדוח המלא חינם עכשיו על ידי לחיצה עלכאןאו למלא את הטופס הבא.