מטריקס אייזנהאואר: כיצד לתעדף רשימת המטלות שלך

סיכום

מטריקס אייזנהאואר היא כלי ניהול משימות המסייע לך לארגן ולתעדף משימות בדחיפות ובחשיבות. באמצעות הכלי, תוכל לחלק את המשימות שלך לתוך ארבע תיבות בהתבסס על המשימות שתעשה תחילה, המשימות שתתזמן מאוחר יותר, המשימות שתוציאו, ואת המשימות שתמחק. בחתיכה זו, נסביר כיצד להגדיר מטריקס אייזנהאור ולספק עצות לתעדף המשימה.

ביצוע רשימת מטלותהוא הצעד הראשון לקראת קבלת עבודה. אבל איך אתה קובע מה להתמודד עם תחילה כאשר אין לך מספיק זמן לעשות הכל ביום אחד? עם עדיפות יעילה, אתה יכוללהגדיל את הפרודוקטיביות שלךולוודא כי המשימות הדחופות ביותר שלך לקבל תשומת לב מיידית.

מטריקס אייזנהאואר היא כלי ניהול משימות המסייעת לך להבחין בין משימות דחופות וחשובות, כך שתוכל ליצור זרימת עבודה יעילה. במאמר זה, נסביר כיצד להגדיר מטריצה ​​אייזנהאור ולספק טיפיםסדר עדיפויות המשימה .

מהו מטריקס אייזנהאואר?

מטריקס אייזנהאואר היא דרך לארגן משימות על ידי דחיפות וחשיבות, כך שתוכל למעשה לתעדף את העבודה החשובה ביותר שלך.

דווייט ד אייזנהאואר - נשיא ה -34 של ארצות הברית וגנרל של חמישה כוכבים במלחמת העולם השנייה - הציג את הרעיון שיוביל מאוחר יותר למטריקס אייזנהאואר. בנאום 1954 ציטטה אייזנהאואר נשיא אוניברסיטאות ללא שם, כאשר אמר, "יש לי שני סוגים של בעיות, דחוף וחשוב. הדחוף אינם חשובים, וחשוב לא דחוף ".

סטיבן סובב, מחבר , לקח את המילים של אייזנהאואר והשתמש בהם כדי לפתח את כלי ניהול המשימות הפופולרי עכשיו המכונה מטריקס אייזנהאואר.

מטריקס אייזנהאואר ידוע גם בשם מטריקס ניהול הזמן, התיבה אייזנהאור, והטריקס החשוב-דחוף. כלי זה מסייע לך לחלק את המשימות שלך לארבע קטגוריות: המשימות שתעשה תחילה, המשימות שתזמן מאוחר יותר, המשימות שתציג, והמשימות שתמחק.

כיצד להבחין בין משימות דחופות וחשובות

דחוף וחשוב אולי נראה כמו מילים דומות, אבל כאשר ניתוחם במונחים של עקרון אייזנהאואר, ההבדל בין השניים הוא חיוני. בהבדל בין דחוף וחשוב בתוך מטריצת אייזנהאור יכול לעזור לך לזהות אילו משימות אתה צריך לקפוץ על ואילו משימות יכול להיות מטופל טוב יותר על ידי חברי צוות אחרים.

משימות דחופותדורשים את תשומת הלב המיידית שלך. כאשר משהו דחוף, זה חייב להיעשות עכשיו, ויש השלכות ברורות אם אתה לא להשלים את המשימות האלה בתוך ציר זמן מסוים. אלה הם משימות אתה לא יכול להימנע, וככל שאתה לעכב את המשימות האלה, יותר מתח אתה כנראה ניסיון, אשר יכול להוביל לשְׁחִיקָה .

דוגמאות למשימות דחופות עשויות לכלול:

מסיימת פרויקט עם תאריך יעד של הרגע האחרון

טיפול בקשת לקוח דחוף

תיקון צינור busted בדירה שלך

משימות חשובותלא יכול לחייב תשומת לב מיידית, אבל משימות אלה לעזור לך להשיג את שלךמטרות לטווח ארוך. רק בגלל המשימות האלה הם פחות דחופים לא אומר שהם לא משנה. יהיה עליך להתכנן לחשוב על משימות אלה, כך שתוכל להשתמש במשאבים שלך ביעילות.

דוגמאות של משימות חשובות עשויות לכלול:

תכנון פרויקט לטווח ארוך

רשת מקצועית לבניית בסיס לקוח

מטלות ותחזוקה רגילים

ברגע שאתה יודע איך להבחין בין משימות דחוף וחשוב, אתה יכול להתחיל להפריד בין המשימות שלך לתוך ארבעת הרביעים של מטריקס אייזנהאואר.

ארבעת הרביעים של מטריקס אייזנהאואר

רשימה ארוכה של משימות יכול להרגיש מכריע, אבל המטרה של מטריקס אייזנהאואר היא לעבור את המשימות האלה אחד אחד ולהפריד אותם על ידי Quadrant. ברגע שאתה יכול לראות את המשימות שלך בקטגוריות המיועדות שלהם, תוכל לתזמן אותם ולהשיג את העבודה החשובה ביותר שלך.

Quadrant 1: לעשות

Quadrant אחד הוא "לעשות" Quadrant, וזה המקום שבו תוכלו למקם כל משימות כי הן דחוף וחשוב. כאשר אתה רואה משימה על רשימת המטלות שלך כי חייב להיעשות עכשיו, יש השלכות ברורות, ומשפיע על המטרות שלך לטווח ארוך, מניחים אותו ברבע זה.

לא תהיה שום שאלה אילו משימות נופלות לתוך הרבע הזה, כי אלה הן המשימות שנמצאות בחלק הקדמי של המוח שלך, סביר להניח שהם מדגישים אותך ביותר.

Quadrant 2: לוח זמנים

Quadrant שני הוא "לוח הזמנים" Quadrant, וזה המקום שבו תוכלו למקם כל משימות שאינן דחוף אבל עדיין חשוב. בגלל משימות אלה משפיעות על מטרות לטווח ארוך שלך אבל לא צריך להיעשות מיד, אתה יכול לתזמן את המשימות האלה מאוחר יותר.

תוכל להתמודד עם המשימות האלה מיד לאחר כדי להתמודד עם המשימות ברבע אחד. אתה יכול להשתמש שוניםניהול זמן טיפיםכדי לעזור לך להשיג את המשימות ברבע זה. כמה אסטרטגיות מועילות עשויות לכלול אתעקרון פארואו השיטת פומודורו .

Quadrant 3: נציג

Quadrant שלושה הוא "נציג" רבע, וזה המקום שבו תוכלו לשים כל משימות כי הם דחופים אבל לא חשוב. משימות אלה יש להשלים עכשיו, אבל הם לא משפיעים על המטרות לטווח ארוך שלך.

כי אין לך קשר אישי למשימות אלה והם עשויים לא דורשים מיומנות ספציפית שלך להגדיר כדי להשלים, אתה יכול להאציל את המשימות האלה לחברים אחרים של הצוות שלך. משימות האצלות היא אחת הדרכים היעילות ביותרנהל את עומס העבודה שלךולתת את הצוות שלך את ההזדמנות כדי להרחיב את המיומנות שלהם להגדיר.

Quadrant 4: מחק

ברגע שעברת את רשימת המטלות שלך והוסיפו משימות לשלושת הרביעים הראשונים, תוכל להבחין כי קומץ משימות נשארים. המשימות שנותרו הן משימות שלא היו דחופות או חשובות.

אלה חסרים, לא דחופים הסחות דעת הם פשוט מקבלים את הדרך שלך להשיג את המטרות שלך. מניחים את הפריטים הנותרים ברשימת המטלות שלך ברבע הרביעי, המהווה את הרבע "מחק".

4 עצות לשמיעת המשימות שלך

הדרך הטובה ביותר להבין את ההבדל בין דחיפות וחשיבות היא להשתמש במטריקס אייזנהאואר, אבל אתה עדיין יכול למצוא את עצמך נאבקים כדי לתעדף את המשימות שלך. הנה כמה טיפים שיכולים לעזור לך עם סדרי עדיפויות כמו שאתה למיין את המשימות שלך בכל רבע.

1. צבע קוד המשימות שלך

צבע קידוד המשימות שלך היא טקטיקה שיכולה לעזור לך לדמיין פריטים בעדיפות גבוהה. כפי שאתה עובר שלךכלי לרשימה, נסה לתת לעצמך ארבעה צבעים המבוססים על רמת העדיפות. השתמש בקוד כדלקמן:

ירוק = פריטים בעדיפות הגבוהה ביותר

צהוב = העדיפות השנייה הגבוהה ביותר

כחול = העדיפות הגבוהה ביותר

אדום = לא עדיפות

לאחר שתסומן את המשימות שלך על ידי צבע, צבעים אלה יהיה תרגום ישירות מטריקס אייזנהאואר שלך. המשימות הירוקות שלך הן משימות "לעשות" עבור רבע אחד. המשימות הצהובות שלך הן משימות "לוח הזמנים" שלך לרבע. המשימות הכחולות שלך הן משימות "הנציגות" שלך לרבע, והמשימות האדומות שלך הן המשימות "מחק" שלך לרבע ארבעה.

2. להגביל משימות ל 10 לכל רבע

גם אם יש לך הרבה משימות על רשימת המטלות שלך, נסה להגביל את המשימות שלך 10 פריטים לכל רבע. זה ישמור את מטריקס Eisenhower שלך מלהיות עמוסות ומכריע.

אתה יכול לעשות מספר מטריצות, אבל להגביל את רשימת המשימות שלך כדי הכרחיפריטי פעולהיבטיח שאתה מתחיל את תהליך העדיפות ללא זמן לבזבז.

3. הפוך רשימות אישיות ומקצועיות

דרך נוספת להגביל את מספר הפריטים על מטריקס Eisenhower שלך היא ליצור מטריצות נפרדות עבור רשימות האישי שלך מקצועי לעשות.

העבודה שלך ואת המשימות האישיות דורשים צירי זמן שונים, משאבים ושיטות, והם כנראה דורשים תהליכי מחשבה שונים גם כן. כדי לנהל ביעילות את האישיות שלךמטרות מקצועיות, תצטרך לחלק ולכבוש.

4. לחסל, ולאחר מכן לתעדף

לחסל משימות מיותרות תחילה לתעדף ביעילות. עם אסטרטגיה זו, תוכל לטפל ברבע ארבעה לפני המעבר לרבעים אחד, שניים ושלוש.

כפי שאתה רזה דרך הרשימה שלך, להעריך מה פריטים שכתבת למטה כי לא צריך להיות שם.

למעשה,60% מהזמן שלנובעבודה הוא בילה על עבודה על דברים עבודה כמו שיתוף אישורים סטטואליות או בעקבות מידע. אם אתה יכול לגרד במהירות את הפריטים, קדימה ולעשות זאת. זה יהיה להאיץ את תהליך ההעדפות, ואתה סביר לעבור סיבוב שני של חיסול על הקצה האחורי.

Eisenhower מטריקס דוגמה.

כדי לקבל הבנה טובה יותר של אילו משימות אתה יכול למקם בכל רבע של מטריקס אייזנהאואר שלך, אנחנו כבר הלכו קדימה וסיפק כמה דוגמאות בשבילך כאן.

דוגמאות של משימות אתה יכול לכלול ברבע 1:

כתוב הודעה בלוג מחר

לסיים את ההצעה הפרויקט

להגיב על הודעות דוא"ל לקוח

דוגמאות של משימות אתה יכול לכלול ברבע 2:

הירשם לקורס פיתוח מקצועי

להשתתף באירוע ברשת

הוסף שיפורים לפרויקט אישי

דוגמאות של משימות אתה יכול לכלול ברבע 3:

העלה הודעות בלוג

תעתיק העברת הפגישה

שדה הודעות דוא"ל שאינן לקוח

דוגמאות של משימות אתה יכול לכלול ברבע 4:

עבודה על עבודה

השתתפות בפגישת מעמד

שיתוף אישורי מצב

זכור כי עדיף להיות מטריצות נפרדות לעבודה ולחיים בבית, כך שתוכל להתמודד עם רשימות שלך באמצעות שיטות המתאימות ביותר עבור הזמן והמקום.

לבנות את מטריקס אייזנהאואר שלך עם כלי ניהול המשימות

מיון דרך הרשימה שלך הוא החלק הקשה ביותר של מטריקס אייזנהאואר, אבל עם אוטומציה, אתה כבר לא צריך לעשות את זה באופן ידני.

השתמש בתוכנת ניהול המשימות כדי לקבוע אילו מהמשימות שלך הן בעלות העדיפות הגבוהה ביותר. עם ניהול משימות, אתה יכול לסווג, צבע קוד, ואת נציג משימות לצוות שלך. תן מטריקס אייזנהאור להגדיל את הפרודוקטיביות שלך, כך שתוכל להשיג את המטרות שלך בפחות זמן.