क्यों आपकी रचनात्मक टीम आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं कर रही है

महीनों के बाद आखिरी मिनट में परियोजनाओं को खत्म करने के लिए, अपने इनबॉक्स में दफन किए गए फीडबैक की खोज करने के लिए घंटों बर्बाद करना और एक बहुत से समय सीमा को खोना, आपके पास यह था। कुछ बदलने की जरूरत है।

संसाधनपूर्ण समस्या हल होने के नाते, आपको एक समाधान मिला:परियोजना प्रबंधनसॉफ्टवेयर। एव्यावसायिक सेवा प्रबंधन सॉफ्टवेयरपरियोजनाओं को व्यवस्थित करेगा, सहयोग बढ़ाएं, प्रदान करेगाटीम प्रबंधन उपकरण, और आपकी टीम को रचनात्मक परियोजनाओं का प्रबंधन करने में मदद करें।

अपने आदर्श फिट और खर्च करने के लिए दर्जनों प्लेटफार्मों का मूल्यांकन करने के बाद, इसे तैनात करने के लिए समय और पैसा ढूंढने के लिए- केवल एक समस्या है: कोई भी इसका उपयोग नहीं कर रहा है।

चिंता मत करो! तुम अकेले नहीं हो। एहबस्पॉट सर्वेक्षण80% रचनात्मक एजेंसियों का उपयोग करने का दावा कियापरियोजनाप्रबंधन सॉफ्टवेयर। हालांकि:

कहानी का नैतिक: जबकि ये रचनात्मक टीम परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का "उपयोग" कर सकती हैं, वे शायद इतनी प्रभावी ढंग से या पर्याप्त नहीं कर रहे हैं।

परियोजना प्रबंधन मंच सफलता के लिए बोर्ड पर सभी को महत्वपूर्ण करना महत्वपूर्ण है। यहां पांच कारण हैं आपकी रचनात्मक टीम आपके रचनात्मक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं कर रही है, और गोद लेने में वृद्धि करने के लिए आप क्या कर सकते हैं।

1. रचनात्मक अनुरोध प्रक्रिया बहुत जटिल है

क्रिएटिव ब्रीफ टीमों को अधिक कुशल बनाने के लिए माना जाता है, लेकिन वे आसानी से बोझ बन सकते हैं। उन्हें बहुत अधिक स्तर और रचनात्मक टीमों को प्रभावी ढंग से काम करने के लिए आवश्यक जानकारी नहीं होगी, जिससे अतिरिक्त अनुवर्ती कॉल और मीटिंग्स हैं। दूसरी तरफ, जब ब्रीफ को बहुत सारे विवरण की आवश्यकता होती है, तो अनुरोधकर्ता उन्हें भर नहीं देते हैं।

जब क्रिएटिव ब्रीफ उपयोगी होने से रोकते हैं, तो टीम ईमेल या स्लैक के माध्यम से संचार और फील्डिंग अनुरोधों की पुरानी आदतों पर वापस आती हैं, जो आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल से सभी को खींचती हैं। यदि आपका ग्राहक नहीं होगा तो आपकी रचनात्मक टीम एक परियोजना प्रबंधन मंच का उपयोग नहीं करेगी।

समाधान:आसान और उपयोगी के बीच एक अच्छी रेखा है, और आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर आपको उन ब्रीफ बनाने की क्षमता देनी चाहिए जो वास्तव में आपके लिए काम करते हैं, न कि आपके खिलाफ।

गतिशील अनुरोध प्रपत्रछोटे उत्तर, अनुच्छेद, चेकबॉक्स, तिथियों, ड्रॉपडाउन, संख्यात्मक, फ़ाइल अनुलग्नक, आदि सहित विभिन्न प्रकार के फ़ील्ड प्रकारों के साथ आपकी आवश्यकताओं के आधार पर रचनात्मक ब्रीफ बनाने की अनुमति दें। अनुरोधकर्ता द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी के आधार पर प्रश्न बदलते हैं क्योंकि वे यह सुनिश्चित करने के लिए संक्षिप्त जानकारी प्रदान करते हैं कि आपकी रचनात्मक टीम को अनावश्यक प्रश्नों के बिना आवश्यक सभी जानकारी मिलती है।

ये रूप स्वचालित रूप से सही टीम के सदस्यों को कार्यों को भी असाइन करते हैं, इसलिए अनुरोध सबमिट किए जाने के तुरंत बाद काम शुरू हो सकता है।

2. यह सिर्फ एक और उपकरण है जो उन्हें उपयोग करना है

आज सब कुछ के लिए एक उपकरण है- डेटा देखने के लिए ईमेल करने के लिए चैट करने से। औसत पर,विपणक 12 उपकरण का उपयोग करते हैंअभियान और डेटा का प्रबंधन करने के लिए। इन उपकरणों के बीच जानकारी और स्विचिंग स्थानांतरित करने में समय व्यतीत होता है। कार्यों (या उपकरण) के बीच स्थानांतरण40% तक की लागतएक व्यक्ति के उत्पादक समय की।

आपकी रचनात्मक टीम की संभावना अधिक हो सकती है (या अधिक) वे हर दिन भरोसा करते हैं। अपने टूलकिट में परियोजना प्रबंधन जोड़ना पहले से ही लंबी रचनात्मक प्रक्रिया में एक और कदम महसूस कर सकता है-लेकिन यह होना जरूरी नहीं है।

समाधान:एक विकल्प चुनेंकार्य प्रबंधन प्रणालीयह रचनात्मक पहेली के इन टुकड़ों को केंद्रीकृत करता है और आपके रचनात्मक टीम को पहले से उपयोग करने वाले कार्यक्रमों के साथ एकीकृत करता है। उदाहरण के लिए,यूडीएन कार्य प्रबंधक'एस एडोब क्रिएटिव क्लाउड सूट एक्सटेंशन डिजाइनरों को कार्यों को देखने, टिप्पणियां करने, फ़ाइलों को अपलोड करने, और अधिक सीधे इनडिज़ीन, फ़ोटोशॉप और अन्य एडोब टूल्स से सक्षम बनाता है।

ओएसएफ हेल्थकेयर क्रिएटिव टीम हर महीने 400 रचनात्मक अनुरोधों का प्रबंधन करने के लिए संघर्ष कर रही थीयूडीएन कार्य प्रबंधक'एसएडोब क्रिएटिव क्लाउड एक्सटेंशन, ओएसएफ हेल्थकेयर में ग्राफिक डिजाइन समन्वयक हेदी वेस्लर कहते हैं।

"इनडिज़ीन से, मैं बस में जाता हूंयूडीएन कार्य प्रबंधकविस्तार, देखें कि परिवर्तनों को क्या करने की आवश्यकता है, फिर जब तक हम अंतिम संस्करण पर उतरते हैं तब तक एक नया प्रमाण अपलोड करें, "वेस्लर का कहना है। "मुझे अब अपनी पीडीएफ सेटिंग्स, डेस्कटॉप पर निर्यात करने, ईमेल शुरू करने, संपत्ति संलग्न करने और इसे भेजने के लिए समायोजित करने की आवश्यकता नहीं है। मैं बस जोड़ें बटन पर क्लिक करेंयूडीएन कार्य प्रबंधकसीधे इनडिज़ीन के भीतर से और यह वहां है। "

यूडीएन कार्य प्रबंधकइंटीग्रेशंस भी सुविधाएँ सेल्सफोर्स, बॉक्स, Google, माइक्रोसॉफ्ट, स्लैक, आदि के साथ।

3. यह उन्हें अपने इच्छित तरीके से काम नहीं करने देता

ग्राफिक डिजाइनर, आर्किटेक्ट, टेड संस्थापक, और "सूचना वास्तुकार" शब्द के उत्प्रेरक के अनुसार, पांच महत्वपूर्ण तरीकों से जानकारी का आयोजन किया जाना चाहिए। ये हैं: स्थान, वर्णमाला, समय, श्रेणी, और पदानुक्रम।

इस अवधारणा को लोच, या पांच टोपी रैक के रूप में जाना जाता है, और इस विचार का समर्थन करता है कि विभिन्न डेटा प्रबंधन संरचनाएं डेटा के विभिन्न सेटों के लिए बेहतर काम करती हैं। इसी तरह, आपकी टीम अलग-अलग तरीकों से अलग-अलग जानकारी को संसाधित करती है। उन्हें एक आकार-फिट-फिट में काम करने के लिए मजबूर करनापरियोजना प्रबंधन प्रणालीविफलता के लिए एक नुस्खा है।

क्रिएटिव अत्यधिक दृश्य लोग हैं, और एक में143 रचनात्मक टीम के सदस्यों का सर्वेक्षणउत्तरी अमेरिका में जो साप्ताहिक आधार पर परियोजना प्रबंधन का उपयोग करते हैं, 83% उत्तरदाताओं ने कहा कि वे दृश्य सुविधाओं के साथ परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं (Kanbanबोर्ड, ड्रैग-एंड-ड्रॉप कार्ड, "ड्रिल डाउन" देखने के विकल्प, आदि)

दूसरे शब्दों में: हर कोई स्प्रेडशीट में कार्यों को देखने में सहज नहीं है। यदि आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म आपके लिए काम करता है लेकिन आपकी रचनात्मक टीम के लिए एक लचीला कार्यक्षेत्र प्रदान नहीं करता है, तो वे इसे उपयोग करने के लिए अपरिचित या अनावश्यक पा सकते हैं।

समाधान:आपकी परियोजना प्रबंधन मंच को आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए पर्याप्त लचीला होना चाहिए, जबकि आपकी रचनात्मक टीम को जानकारी देखने की अनुमति मिलती है, हालांकि वे सबसे अधिक आरामदायक महसूस करते हैं।

एक मंच चुनें जो विभिन्न प्रकार के दृश्य पेश करता है, जिनमें शामिल हैंगंत्त चार्ट , कानबान बोर्ड, तथातालिका दृश्य। यह आपको एक दृश्य में परियोजना प्रक्रियाओं और आपकी रचनात्मक टीम को किसी अन्य दृश्य में असाइनमेंट की जांच करने की अनुमति देता है। कार्यों और परियोजनाओं को सॉर्ट करने के लिए एक अनुकूलन फ़ोल्डर संरचना रचनात्मक टीमों की अद्वितीय प्रक्रियाओं का भी समर्थन करती है।

4. प्रूफिंग और अनुमोदन सुव्यवस्थित नहीं हैं

काम प्रबंधन उपकरण अक्सर फीडबैक की सूचियों को रखने के लिए एक और जगह के रूप में दुरुपयोग किया जाता है। यदि आपका प्रोजेक्ट प्रबंधन समाधान केवल नोट्स को छोड़ने और सूचीबद्ध करने के लिए उपयोग किया जाता है, तो यह ईमेल या चैट की तुलना में अधिक मूल्य प्रदान नहीं कर रहा है।

अगर आपकाकार्य प्रबंधन उपकरणवास्तविक समय में परियोजना के संपादन और टिप्पणियों के लिए एक अत्यधिक इंटरैक्टिव, सहयोगी जगह प्रदान नहीं करता है, रचनात्मक समय लेने वाले के साथ अटक जाते हैंटास्कप्रतिक्रिया के माध्यम से और समेकित करने के लिए। यहां एक उदाहरण दिया गया है:

संपादन वीडियो को आम तौर पर समीक्षाकर्ता को प्रत्येक परिवर्तन के लिए टाइमस्टैम्प समेत प्रतिक्रिया की एक सूची लिखने की आवश्यकता होती है। अगला समीक्षक एक ही बात करता है। एक बार सभी समीक्षा पूरी हो जाने के बाद, रचनात्मक को नोट्स की तुलना और समेकित करना, कई प्लेटफार्मों को ब्रिजिंग करना और रास्ते में विवादित प्रतिक्रिया के माध्यम से काम करना चाहिए।

यह एक दर्दनाक प्रक्रिया है। सौभाग्य से, ऐसा करने का एक बेहतर तरीका है।

समाधान:प्रूफिंग और अनुमोदन के साथ, असाइन किए गए समीक्षक और अनुमोदित एक एकल, केंद्रीकृत दस्तावेज़ या वीडियो को चिह्नित करते हैं। सहयोगी एक दूसरे की टिप्पणियों को देखते हैं और वास्तविक समय में विवादित प्रतिक्रिया के माध्यम से काम करते हैं। संपादन को पार किया जाता है क्योंकि वे बनाए जाते हैं, और दस्तावेजों को स्पष्ट रूप से "समीक्षा" या "अनुमोदित" के रूप में चिह्नित किया जाता है।

प्रिंटिंग प्रिंट और वीडियो संपार्श्विक एसएफ क्रॉनिकल ग्राफिक डिजाइनर पॉल डी लियोन के वर्कलोड के एक महत्वपूर्ण हिस्से का प्रतिनिधित्व करता है। वीडियो संपादित करते समय उनके बगल में समय टिकटों के साथ लिखित टिप्पणियों की सूचियों को नेविगेट करना मुश्किल था।

डिजाइनर अब वीडियो में सही जगह पर जा सकते हैं जहां एक टिप्पणी के साथ एक साधारण क्लिक के साथ परिवर्तन की आवश्यकता होती है यूडीएन कार्य प्रबंधकवीडियो प्रूफिंग और उन्नत मार्कअप। डी लियोन कहते हैं, मुख्य लाभ "अधिक प्रत्यक्ष और पिनपॉइंट फीडबेंट" है। "

डी लियोन कहते हैं, "एक टिप्पणी या एक ईमेल में एक विस्तृत सूची लिखने के बजाय जहां मुझे अलग-अलग समय की लंबाई के माध्यम से स्क्रिप्ट करना है, यह मुझे टिप्पणी पर क्लिक करने में सक्षम है और यह जानने में सक्षम है कि दर्शक क्या जिक्र कर रहा था।"

5. यह उन्हें मान्यता प्राप्त नहीं करता है जो वे पात्र हैं

हालांकिमहान डिजाइन और व्यावसायिक परिणामों के बीच संबंधतेजी से स्पष्ट हो रहा है, रचनात्मक टीमों का काम अक्सर राजस्व उत्पन्न करने वाली गतिविधियों से अधिक निकटता से जुड़े परियोजनाओं द्वारा ओवरशेड किया जाता है। रचनात्मक टीमों को एक के रूप में देखा जाता हैकीमतकेंद्र-और वे इसे जानते हैं।

यदि आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म इस समस्या को हल करने में मदद नहीं करता है, तो यह आपकी रचनात्मक टीम को इसे अपनाने के लिए एक कम कारण है। क्रिएटिव जानते हैं कि कुंजी हितधारकों के पास उनके कड़ी मेहनत में शून्य दृश्यता होती है चाहे वे इसका उपयोग न करें या नहीं।

समाधान:यदि उनके लिए इसमें कुछ है तो किसी को एक नई प्रणाली को अपनाना हमेशा आसान होता है। एक कार्य प्रबंधन मंच के साथ अपनी रचनात्मक टीम को प्रोत्साहित करें जो कुछ ऐतिहासिक रूप से छिपी हुई है: उनका मूल्य साबित करें।

कुछ कार्य प्रबंधन समाधान बढ़ाते हैंहितधारकमजबूत, वास्तविक समय के माध्यम से दृश्यतारिपोर्टिंग और Analytics। उड़ान में कितनी परियोजनाएं प्रदर्शित करने की क्षमता, जो इस बात पर काम कर रही है कि, कितनी बार समय सीमा पूरी की जाती है, और अन्य महत्वपूर्ण डेटा पॉइंट रचनात्मक नेताओं को उनकी टीमों के कड़ी मेहनत और उनके द्वारा वितरित मूल्य को हाइलाइट करने में मदद करते हैं।

किकर? सुनिश्चित करें कि आपकी टीम जानता है कि इनमें से कोई भी रिपोर्ट संभव नहीं है यदि उनके काम को मंच के अंदर प्रबंधित नहीं किया जाता है!

बोर्ड पर अपनी रचनात्मक टीम प्राप्त करें

रचनात्मक टीमों के लिए अच्छा परियोजना प्रबंधन समय और ऊर्जा को बचाने के लिए समय और ऊर्जा बचाता है। यदि आपकी टीम आपके अनुकूल नहीं हैपरियोजना प्रबंधन उपकरण, आप सोच सकते हैंटीम परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए किस प्रकार का सॉफ्टवेयर उपयोगी है। आप सोच रहे होंगे कि क्या आप अपनी रचनात्मक टीम को अपने परियोजना प्रबंधन मंच को अपनाने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, इनमें से एक या अधिक पांच कारणों से:

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