لماذا لا يستخدم فريقك الإبداعي برنامج إدارة المشروع

بعد أشهر يتراجع لإنهاء المشاريع في اللحظة الأخيرة، هدر ساعات البحث عن ردود الفعل المدفونة في علبة الوارد الخاصة بك وفقدت واحدة من المواعيد النهائية للغاية، لقد كان لديك. شيء يحتاج إلى التغيير.

كونك حل المشكلة الحيلة أنت، لقد وجدت حلا: ادارة مشروع البرمجيات. أ برامج إدارة الخدمات المهنية سوف تبسيط المشاريع، وزيادة التعاون، ونقدمأدوات إدارة الفريقومساعدة فريقك على إدارة المشاريع الإبداعية.

بعد تقييم عشرات المنصات للعثور على وقتك المثالي - وقضاء أموالك في نشره - هناك مشكلة واحدة فقط: لا أحد يستخدمه.

لا تقلق! انت لست وحدك. أمسح Hubspot.تم العثور 80٪ من الوكالات الإبداعية المطالبة بالاستخدام المشروع برامج إدارة. ومع ذلك:

معنوي القصة: في حين أن هذه الفرق الإبداعية قد "تستخدم" برنامج إدارة المشاريع، فربما لا يفعلون ذلك بشكل فعال - أو يكفي.

إن الحصول على الجميع على متن الطائرة أمر حاسم لنجاح منصة إدارة المشاريع. فيما يلي خمسة أسباب لا يستخدم فريقك الإبداعي برنامج إدارة المشروع الإبداعي، وما يمكنك القيام به لزيادة التبني.

1. عملية الطلب الإبداعي معقدة للغاية

من المفترض أن تجعل موجزات الإبداعية فرقا أكثر كفاءة، لكن يمكن أن تصبح بسهولة عبئا. اجعلها فرق رفيعة المستوى وعالية المستوى لن تتمتع بالمعلومات التي يحتاجون إليها للعمل بفعالية، مما يؤدي إلى مكالمات واجتماعات إضافية للمتابعة. من ناحية أخرى، عندما تتطلب موجزات الكثير من التفاصيل، لا يملأهم المقدمون.

عندما تتوقف موجزات الإبداعية عن كونها مفيدة، تعود الفرق إلى عاداتهم القديمة في التواصل وطلبات الميدان من خلال البريد الإلكتروني أو الركود، وسحب الجميع من أداة إدارة المشروع الخاصة بك. لن يستخدم فريقك الإبداعي منصة إدارة المشروع إذا لن يفعل عملائهم.

المحلول:هناك خط جيد بين سهل ومفيد، وينبغي أن يمنحك برامج إدارة المشروع الخاصة بك القدرة على بناء ملخصات تعمل بالفعل من أجلك، وليس ضدك.

نموذج الطلب الديناميكيتتيح لك إنشاء ملخصات إبداعية تستند إلى احتياجاتك مع مجموعة متنوعة من الأنواع الميدانية، بما في ذلك الإجابات القصيرة والفقرات وخانات الاختيار والتواريخ والخروجات المنسدلة والأرقام ومرفقات الملفات والمزيد. تتغير الأسئلة بناء على المعلومات التي يوفرها الطالب أثناء ملء المختصر للتأكد من أن فريقك الإبداعي يحصل على جميع المعلومات التي يحتاجها دون طلب أسئلة غير ضرورية.

تقوم هذه النماذج أيضا بتعيين المهام تلقائيا لأعضاء الفريق المناسب حتى يمكن أن يبدأ العمل بمجرد تقديم الطلب.

2. إنها مجرد أداة أخرى يجب عليهم استخدامها

اليوم هناك أداة مقابل كل شيء تقريبا - من الدردشة إلى إرسال بريد إلكتروني إلى عرض البيانات. في المتوسط،استخدام المسوقين 12 أدواتلإدارة الحملات والبيانات. الوقت الذي يقضيه نقل المعلومات والتبديل بين هذه الأدوات يضيف ما يصل. التحول بين المهام (أو الأدوات)يكلف ما يصل إلى 40٪من الوقت الإنتاجي للشخص.

من المحتمل أن يكون لدى فريقك الإبداعي حفنة من الأدوات (أو أكثر) يعتمدون على كل يوم. يمكن أن يشعر بإضافة إدارة المشاريع إلى مجموعة أدواتها كخطوة أخرى في عملية إبداعية طويلة بالفعل - لكن لا يجب أن تكون.

المحلول:اختر أنظام إدارة العملتقوم بتعبير هذه القطع من اللغز الإبداعية ويتدمج مع البرامج التي يستخدمها فريقك الإبداعي بالفعل. علي سبيل المثال، UDN مدير المهام يتيح امتداد Adobe Creative Cloud Suite Extension المصممين لمشاهدة المهام وإجراء تعليقات وتحميل الملفات والمزيد من أدوات InDesign و Photoshop وغيرها من أدوات Adobe.

كان فريق OSF Realthcare الإبداعي يكافح لإدارة ما يصل إلى 400 طلب إبداعي كل شهر قبل أن يجدوا UDN مدير المهام 'س Adobe Creative Cloud Extensionيقول هايدي ويسلر، منسق تصميم الجرافيك في أوسف للرعاية الصحية.

"من InDesign، أنا فقط أذهب إلى UDN مدير المهام تمديد، راجع التغييرات التي يجب إجراؤها، ثم قم بتحميل دليل جديد حتى نهب في إصدار نهائي ". "لم أعد بحاجة إلى ضبط إعدادات PDF الخاصة بي، والتصدير إلى سطح المكتب، وبدء إرسال بريد إلكتروني، وإرفاق الأصول، وإرسالها. أنا فقط انقر فوق الزر "إضافة" UDN مدير المهام مباشرة من داخل InDesign وهو هناك. "

UDN مدير المهام ميزات أيضا التكاملمع Salesforce، Box، Google، Microsoft، الركود، وأكثر من ذلك.

3. لا يسمح لهم بالعمل بالطريقة التي يريدونها

يجب تنظيم المعلومات في خمس طرق رئيسية، وفقا لمصمم الجرافيك، المهندس المعماري، مؤسس TED، ومصطلح مصطلح "مهندس المعماري" ريتشارد شاول وورمان. هذه هي: الموقع، الأبجدية، الوقت، الفئة، التسلسل الهرمي.

يعرف هذا المفهوم كمزلاج، أو رفوف القبعة الخمسة، ويدعم فكرة أن هياكل إدارة البيانات المختلفة تعمل بشكل أفضل لمجموعات مختلفة من البيانات. وبالمثل، يقوم فريقك بمعالجة المعلومات المختلفة بطرق مختلفة. إجبارهم على العمل في واحد الحجم - كل شيءنظام إدارة المشاريعهي وصفة للفشل.

Creatives أشخاص بصريون للغاية، وفيمسح 143 أعضاء فريق إبداعيفي أمريكا الشمالية التي تستخدم إدارة المشاريع على أساس أسبوعي، قال 83٪ من المستطلعين إنهم يستخدمون برنامج إدارة المشاريع مع ميزات مرئية (كانبانلوحات، بطاقات السحب والإفلات، "حفر أسفل" عرض خيارات، إلخ)

بمعنى آخر: ليس كل شخص مريح يبحث في المهام في جدول بيانات. إذا كانت منصة إدارة المشروع الخاصة بك تعمل من أجلك، فلا تقدم مساحة عمل مرنة لفريقك الإبداعي، فقد يجدونها غير ذلك أو غير عملي للاستخدام.

المحلول:يجب أن تكون منصة إدارة المشروع الخاصة بك مرنة بما يكفي لتلبية احتياجاتك مع السماح لفريقك الإبداعي أيضا بعرض المعلومات ولكنهم يشعرون بالراحة الأكثر راحة.

اختر منصة توفر مجموعة متنوعة من وجهات النظر، بما في ذلكمخططات غانت ، لوحات Kanban.، ووجهات النظر الجدولوبعد يتيح لك ذلك بناء عمليات المشروع في عرض واحد وفريقك الإبداعي للتحقق من التخصيصات في طريقة عرض أخرى. كما يدعم بنية مجلد قابلة للتخصيص لمهام ومشروعات الفرز العمليات الفريدة للفرق الإبداعية.

4. التدقيق والموافقات ليست مبسطة

غالبا ما يتم إساءة استخدام أدوات إدارة العمل على أنها مكان آخر للحفاظ على قوائم غسيل الملابس من ردود الفعل. إذا تم استخدام حل إدارة المشروع الخاص بك فقط لترك الملاحظات ومشاركة قوائم التدريب، فإنه لا يوفر قيمة أكبر بكثير من البريد الإلكتروني أو الدردشة.

إذا كان لديك أداة إدارة العمل لا توفر مساحة تفاعلية للغاية وتعاونية لتحرير التعليقات والتعليقات في الوقت الفعلي، وتعالى التصميمات مع الاستهلاك الزمنيمهمةمن الخوض من خلال وتوحيد ردود الفعل. إليك مثال:

تتطلب تحرير مقاطع الفيديو عادة أن يقوم المراجع بكتابة قائمة التعليقات، بما في ذلك الطوابع الزمنية لكل تغيير. المراجع التالي يفعل الشيء نفسه. بمجرد اكتمال جميع المراجعات، يجب أن يقارن الإبداع وتوطيد الملاحظات، وسد منصات متعددة والعمل من خلال ردود الفعل المتضاربة على طول الطريق.

إنها عملية مضنية. لحسن الحظ، هناك طريقة أفضل للقيام بذلك.

المحلول:مع التدقيق والمواد الموافقات، يمثل المراجعون والموارد المعينة وثيقة واحدة أو فيديو واحدة. يرى المتعاونون تعليقات بعضهم البعض والعمل من خلال ردود فعل متضاربة في الوقت الفعلي. يتم تعكس التعديلات عند إجراء ذلك، ويتم تمييز المستندات بوضوح باسم "تمت مراجعتها" أو "تمت الموافقة عليها".

يمثل إنتاج ضمان الطباعة والفيديو جزءا كبيرا من SF Chronicle Graphic Designer Paul de Leon's عبء العمل. كان من الصعب التنقل في قوائم التعليقات المكتوبة مع الطوابع الزمنية بجانبها عند تحرير مقاطع الفيديو.

يمكن للمصممين الآن الوصول بسرعة إلى المكان المحدد في الفيديو حيث يلزم التغيير بنقرة واحدة بسيطة في التعليق مع UDN مدير المهام عزل الفيديو وعلامة متقدمةوبعد الفائدة الرئيسية هي "تعليقات أكثر مباشرة ومثبتة"، يقول دي ليون.

"بدلا من كتابة قائمة مفصلة في تعليق أو بريد إلكتروني حيث لا بد لي من البرنامج النصي من خلال أطوال وقت مختلفة، فمن الممكن مساعدتي في النقر على التعليق وتعرف تماما على ما كان المشاهد الذي يشير إليه".

5. لا تحصل عليها الاعتراف الذي يستحقونه

على الرغم من أن اتصال بين التصميم العظيم ونتائج الأعمال أصبحت أعمال فرق إبداعية واضحة بشكل متزايد، وغالبا ما يغمضها المشاريع ارتباطا وثيقا بأنشطة توليد الإيرادات. يتم اعتبار الفرق الإبداعية على أنهاكلفةمركز - وهم يعرفون ذلك.

إذا كانت منصة إدارة المشروع الخاصة بك لا تساعد في حل هذه المشكلة، فهي سبب أقل لفريقك الإبداعي لاعتماده. يعلم التصميمات معرفة أصحاب المصلحة الرئيسيين رؤية صفرية في عملهم الشاق سواء كانوا يستخدمونها أم لا.

المحلول:من الأسهل دائما الحصول على شخص ما لتبني نظام جديد إذا كان هناك شيء فيه بالنسبة لهم. حافز فريقك الإبداعي منصة إدارة العمل التي تقوم بعمل تاريخي بعيد المنال: إثبات قيمتها.

بعض حلول إدارة العمل تعززأصحاب المصلحةالرؤية من خلال قوي، في الوقت الحقيقيالإبلاغ والتحليلاتوبعد القدرة على عرض عدد المشروعات التي تعمل بالضبط في الرحلة، والذين يعملون على ما هي، وكم عدد المرات التي يتم بها تلبية المواعيد النهائية، ونقاط البيانات الرئيسية الأخرى تساعد الزعماء الإبداعين في تسليط الضوء على عمل فرقهم الصعب والقيمة التي تقدمونها.

كيكر؟ تأكد من أن فريقك لا يعرف أي من هذه التقارير ممكنة إذا لم يتم إدارة عملهم داخل المنصة!

احصل على فريقك الإبداعي على متن الطائرة

إدارة المشاريع الجيدة للفرق الإبداعية توفير الوقت والطاقة التي يتطلبها لإنتاج عمل رائع. إذا كان فريقك لا يتكيف مع أدوات إدارة المشاريع ، قد تتساءل أي نوع من البرامج مفيد لإدارة مشاريع الفريق وبعد قد تتساءل عما إذا كنت تكافح للحصول على فريقك الإبداعي لتبني منصة إدارة المشروع الخاصة بك، يمكن أن يكون هناك واحد أو أكثر من هذه الأسباب الخمسة السبب:

لإيجاد خدمات إدارة المشاريع المهنية سوف يحب فريقك، تحميل لدينا مجانادليل المشتري الإبداعيوبعد