¿Por qué su equipo creativo no está utilizando su software de gestión de proyectos?

Después de los meses de lucha para terminar de proyectos en el último minuto, desperdiciando horas buscando comentarios enterrados en su bandeja de entrada y le faltan demasiados plazos, lo ha tenido. Algo necesita cambiar.

Siendo el solucionador de problemas de recursos, encontró una solución:gestión de proyectossoftware. ASoftware de gestión de servicios profesionales.agilizará los proyectos, aumentará la colaboración, proporcioneHerramientas de gestión de equipos, y ayude a su equipo a administrar proyectos creativos.

Después de evaluar docenas de plataformas para encontrar su tiempo de ajuste y dinero perfecto y dinero para implementarlo, solo hay un problema: nadie lo está usando.

¡No te preocupes! No estás solo. AEncuesta de HUBSPOTEncontrado el 80% de las agencias creativas afirman usarproyectoSoftware de gestión. Sin embargo:

La moraleja de la historia: mientras que estos equipos creativos pueden "utilizar" el software de gestión de proyectos, probablemente no lo están haciendo de manera efectiva, o suficiente.

Conseguir que todos a bordo son cruciales para el éxito de la plataforma de gestión de proyectos. Aquí hay cinco razones por las que su equipo creativo no está utilizando su software creativo de gestión de proyectos, y lo que puede hacer para aumentar la adopción.

1. El proceso de solicitud creativo es demasiado complicado.

Se supone que se supone que los informes creativos hacen que los equipos sean más eficientes, pero pueden convertirse fácilmente en una carga. Haz que los equipos de alto nivel y creativos no tengan la información que necesitan para trabajar de manera efectiva, lo que lleva a llamadas y reuniones de seguimiento adicionales. Por otro lado, cuando los escritos requieren demasiados detalles, los solicitantes no los llenen.

Cuando los calificadores creativos dejan de ser útiles, los equipos vuelven a sus viejos hábitos de comunicación y solicitudes de campo a través de correo electrónico o holgura, sacando a todos de su herramienta de gestión de proyectos. Su equipo creativo no va a utilizar una plataforma de gestión de proyectos si sus clientes no lo harán.

Solución:Hay una línea fina entre fácil y útil, y su software de gestión de proyectos debe brindarle la posibilidad de desarrollar informes que realmente funcionan para usted, no en su contra.

Formularios de solicitud dinámicaLe permite crear informes creativos según sus necesidades con una variedad de tipos de campo, incluidas respuestas cortas, párrafos, casillas de verificación, fechas, desplegamientos, números, archivos adjuntos y más. Las preguntas cambian según la información que proporciona el solicitante, ya que completan el breve para garantizar que su equipo creativo obtenga toda la información que necesitan sin hacer preguntas innecesarias.

Estos formularios también asignan tareas automáticamente a los miembros del equipo adecuado para que el trabajo pueda comenzar tan pronto como se envíe la solicitud.

2. Es solo una herramienta más que tienen que usar.

Hoy en día hay una herramienta para casi todo, desde el llamamiento para enviarlo por correo electrónico para ver los datos. De media,Los vendedores usan 12 herramientas.Para gestionar campañas y datos. El tiempo dedicado a transferir información y cambiar entre estas herramientas se suma. Cambiando entre tareas (o herramientas)cuesta hasta un 40%de la época productiva de una persona.

Su equipo creativo probablemente tiene un puñado de herramientas (o más) que confían en todos los días. Agregar la gestión de proyectos a su kit de herramientas puede sentirse como un paso más en un proceso creativo ya largo, pero no tiene que serlo.

Solución:Escoge unSistema de gestión de trabajoque centraliza estas piezas del rompecabezas creativo e integra con los programas que ya utiliza su equipo creativo. Por ejemplo,Gestor de tareas UDNLa extensión de Adobe Creative Cloud Suite permite a los diseñadores ver tareas, hacer comentarios, cargar archivos y más directamente desde InDesign, Photoshop y otras herramientas de Adobe.

El equipo creativo de la salud de OSF estaba luchando por administrar hasta 400 solicitudes creativas cada mes antes de que encontraranGestor de tareas UDN 's Adobe Creative Cloud Extension, dice Heidi Wessler, coordinador de diseño gráfico en OSF Healthcare.

"De InDesign, acabo de entrar en elGestor de tareas UDNExtensión, vea qué cambios deben realizarse, luego cargue una nueva prueba hasta que aterrizamos en una versión final ", dice Wessler. "Ya no tengo que ajustar mis ajustes de PDF, exportar a Desktop, inicie un correo electrónico, adjunte el activo y envíelo. Simplemente hago clic en el botón Agregar enGestor de tareas UDNdirectamente desde InDesign y está ahí fuera ".

Gestor de tareas UDNTambién presenta integraciones. Con Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack y más.

3. No les deja que funcionen como quieren.

La información debe organizarse en cinco formas clave, de acuerdo con el diseñador gráfico, el arquitecto, el fundador de TED y el originador del término "arquitecto de información", Richard Saul Wurman. Estos son: ubicación, alfabeto, tiempo, categoría y jerarquía.

Este concepto se conoce como el pestillo, o los cinco estantes del sombrero, y apoya la idea de que las diferentes estructuras de gestión de datos funcionan mejor para diferentes conjuntos de datos. Del mismo modo, su equipo procesa información diferente de manera diferente. Obligándolos a trabajar en un talla únicaSistema de gestión de proyectos.Es una receta para el fracaso.

Los creativos son personas altamente visuales, y en unaEncuesta de 143 miembros del equipo creativo.En América del Norte, que usan la gestión de proyectos semanalmente, el 83% de los encuestados dijo que usan software de gestión de proyectos con características visuales (KanbanTableros, tarjetas de arrastre y gota, "taladro abajo" Opciones de visualización, etc.)

En otras palabras: no todos se sienten cómodos en mirar las tareas en una hoja de cálculo. Si su plataforma de administración de proyectos funciona para usted, pero no proporciona un espacio de trabajo flexible para su equipo creativo, es posible que le resulte de manera poco atractiva o difícil de usar.

Solución:Su plataforma de gestión de proyectos debe ser lo suficientemente flexible para satisfacer sus necesidades, al tiempo que le permite a su equipo creativo ver información, sin embargo, se sientan más cómodos.

Elija una plataforma que ofrezca una variedad de vistas, incluyendodiagramas de Gantt De Tableros de Kanban, yVistas de la mesa. Esto le permite desarrollar procesos del proyecto en una vista y su equipo creativo para verificar las tareas en otra visión. Una estructura de carpeta personalizable para clasificar tareas y proyectos también es compatible con los procesos únicos de los equipos creativos.

4. La prueba y las aprobaciones no se oponen.

Las herramientas de gestión del trabajo a menudo se utilizan mal como otro lugar para mantener las listas de la Lavandería de los comentarios. Si su solución de gestión de proyectos se usa solo para dejar notas y compartir listas de tareas, no proporciona mucho más valor que el correo electrónico o el chat.

Si tuHerramienta de gestión de trabajono proporciona un espacio de colaboración altamente interactivo para las ediciones y comentarios en tiempo real en tiempo real, los creativos se atascan con el tiempo que consumetareade vadeando y consolidando la retroalimentación. Aquí hay un ejemplo:

Los videos de edición generalmente requieren que el revisor escriba una lista de comentarios, incluidas las marcas de tiempo para cada cambio. El próximo crítico hace lo mismo. Una vez que se completen todas las revisiones, la creatividad debe comparar y consolidar notas, albergar múltiples plataformas y trabajar a través de retroalimentación conflictiva en el camino.

Es un proceso minucioso. Afortunadamente, hay una mejor manera de hacerlo.

Solución:Con pruebas y aprobaciones, revisores asignados y aprobadores marcan un documento o video centralizado y centralizado. Los colaboradores se ven los comentarios del otro y trabajan a través de comentarios conflictivos en tiempo real. Las ediciones se cruzan a medida que se hacen, y los documentos están claramente marcados como "revisados" o "aprobados".

La producción de grabados y videos de producción representa una parte significativa de la carga de trabajo de Paul de León del diseñador gráfico de SF Chronicle. Fue difícil navegar en listas de comentarios escritos con sellos de tiempo junto a ellos al editar videos.

Los diseñadores ahora pueden llegar rápidamente al lugar exacto en el video donde se necesita el cambio con un simple clic derecho en un comentario con Gestor de tareas UDNLa prueba de video y la marca avanzada.. El principal beneficio es "un comentario más directo y señalado", dice de León.

"En lugar de escribir una lista detallada en un comentario o un correo electrónico donde tengo que escribir a través de las diferentes longitudes de tiempo, puede ayudarme a hacer clic en el comentario y saber exactamente cómo se refería al espectador", dice De León.

5. No les consigue el reconocimiento que merecen.

Aunque elConexión entre excelentes resultados y resultados de negocios.Se está volviendo cada vez más claro, el trabajo de los equipos creativos a menudo está eclipsado por los proyectos más estrechamente relacionados con las actividades generadoras de ingresos. Los equipos creativos son vistos como uncostoCentro, y ellos lo saben.

Si su plataforma de administración de proyectos no ayuda a resolver este problema, es una razón menos para que su equipo creativo lo adopte. Los creativos saben que las partes interesadas clave tienen una visibilidad cero en su trabajo duro, ya sea que lo usen o no.

Solución:Siempre es más fácil conseguir que alguien adopte un nuevo sistema si hay algo en él para ellos. Incentivar a su equipo creativo con una plataforma de gestión de trabajo que haga algo históricamente esquivo: demuestre su valor.

Algunas soluciones de gestión de trabajo mejoranInteresadoVisibilidad a través de robustos, en tiempo real.Informes y Analytics. La capacidad de mostrar exactamente cuántos proyectos están en vuelo, que está trabajando en qué, con qué frecuencia se cumplen los plazos, y otros puntos clave de datos ayudan a los líderes creativos, resaltan el trabajo arduo de sus equipos y el valor que entregan.

El kicker? ¡Asegúrese de que su equipo no sepa ninguno de estos informes es posible si su trabajo no se administra dentro de la plataforma!

Obtenga su equipo creativo a bordo

Buena gestión de proyectos para equipos creativos, ahorre tiempo y energía, se necesita para producir un gran trabajo. Si su equipo no está adaptando a suHerramientas de gestión de proyectos., puedes preguntarte¿Qué tipo de software es útil para administrar proyectos de equipo?. Es posible que se esté preguntando si está luchando para que su equipo creativo adopte su plataforma de gestión de proyectos, una o más de estas cinco razones podrían ser por qué:

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