Sau nhiều tháng tranh giành để hoàn thành các dự án vào phút cuối, lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thông tin phản hồi được chôn trong hộp thư đến của bạn và thiếu một quá nhiều thời hạn, bạn đã có nó. Một cái gì đó cần phải thay đổi.
Sau nhiều tháng tranh giành để hoàn thành các dự án vào phút cuối, lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thông tin phản hồi được chôn trong hộp thư đến của bạn và thiếu một quá nhiều thời hạn, bạn đã có nó. Một cái gì đó cần phải thay đổi.
Là người giải quyết vấn đề tài nguyên, bạn đã tìm thấy một giải pháp: quản lý dự án phần mềm. MỘT[số 8]Phần mềm quản lý dịch vụ chuyên nghiệp
Sau khi đánh giá hàng chục nền tảng để tìm thời gian và tiền bạc hoàn hảo của bạn để triển khai nó, chỉ có một vấn đề: Không ai đang sử dụng nó.
Đừng lo lắng! Bạn không cô đơn. MỘT Khảo sát Hubspot Tìm thấy 80% các cơ quan sáng tạo yêu cầu sử dụng dự án Phần mềm quản lý. Tuy nhiên:
Đạo đức của câu chuyện: Trong khi những đội ngũ sáng tạo này có thể "sử dụng" phần mềm quản lý dự án ", có lẽ họ không làm như vậy hoặc đủ hiệu quả.
Đưa tất cả mọi người trên tàu rất quan trọng đối với nền tảng quản lý dự án thành công. Dưới đây là năm lý do, nhóm sáng tạo của bạn không sử dụng phần mềm quản lý dự án sáng tạo của bạn và những gì bạn có thể làm để tăng áp dụng.
Tóm tắt sáng tạo được cho là để làm cho các đội hiệu quả hơn, nhưng họ có thể dễ dàng trở thành gánh nặng. Làm cho chúng quá mức độ cao và các đội sáng tạo sẽ không có thông tin họ cần phải làm việc hiệu quả, dẫn đến các cuộc gọi và cuộc họp tiếp theo bổ sung. Mặt khác, khi tóm tắt yêu cầu quá nhiều chi tiết, người yêu cầu không điền chúng ra.
Khi các tóm tắt sáng tạo ngừng hữu ích, các đội trở lại với thói quen cũ của họ về các yêu cầu giao tiếp và giải quyết thông qua email hoặc chùng, kéo mọi người ra khỏi công cụ quản lý dự án của bạn. Đội ngũ sáng tạo của bạn sẽ không sử dụng nền tảng quản lý dự án nếu khách hàng của họ sẽ không.
Giải pháp: Có một đường thẳng giữa dễ dàng và hữu ích, và phần mềm quản lý dự án của bạn sẽ cung cấp cho bạn khả năng xây dựng các bản tóm tắt thực sự làm việc cho bạn, không chống lại bạn.
Mẫu yêu cầu động Cho phép bạn tạo các bản tóm tắt sáng tạo dựa trên nhu cầu của mình với nhiều loại trường khác nhau, bao gồm các câu trả lời ngắn, đoạn văn, hộp kiểm, ngày, danh sách thả xuống, số, tệp đính kèm, v.v. Các câu hỏi thay đổi dựa trên thông tin mà người yêu cầu cung cấp khi họ điền vào bản tóm tắt để đảm bảo nhóm sáng tạo của bạn có được tất cả thông tin họ cần mà không cần hỏi những câu hỏi không cần thiết.
Các hình thức này cũng tự động gán các tác vụ cho các thành viên trong nhóm phù hợp để công việc có thể bắt đầu ngay khi yêu cầu được gửi.
Ngày nay có một công cụ cho tất cả mọi thứ - từ trò chuyện để gửi email để xem dữ liệu. Trung bình, Các nhà tiếp thị sử dụng 12 công cụ để quản lý các chiến dịch và dữ liệu. Thời gian chuyển thông tin và chuyển đổi giữa các công cụ này, thêm vào. Dịch chuyển giữa các nhiệm vụ (hoặc công cụ) Chi phí lên tới 40% của một người thời gian sản xuất của một người.
Nhóm sáng tạo của bạn có thể có một số ít công cụ (hoặc nhiều hơn) họ dựa vào mỗi ngày. Thêm quản lý dự án vào bộ công cụ của họ có thể cảm thấy giống như một bước nữa trong một quy trình sáng tạo đã kéo dài, nhưng nó không phải là.
Giải pháp: Chọn một Hệ thống quản lý công việc Điều đó tập trung những mảnh ghép sáng tạo và tích hợp với các chương trình, nhóm sáng tạo của bạn đã sử dụng. Ví dụ, Quản lý tác vụ UDN Phần mở rộng của Adobe Creative Creative Suite cho phép các nhà thiết kế xem các tác vụ, hãy đưa ra nhận xét, tải lên tệp và trực tiếp hơn từ InDesign, Photoshop và các công cụ Adobe khác.
Đội ngũ sáng tạo chăm sóc sức khỏe của OSF đang phải vật lộn để quản lý tới 400 yêu cầu sáng tạo mỗi tháng trước khi họ tìm thấy Quản lý tác vụ UDN 'S Adobe Creative Cloud Extension , nói rằng Heidi Wessler, điều phối viên thiết kế đồ họa tại OSF chăm sóc sức khỏe.
"Từ InSesign, tôi chỉ cần đi vào Quản lý tác vụ UDN Tiện ích mở rộng, xem những thay đổi cần phải được thực hiện, sau đó tải lên một bằng chứng mới cho đến khi chúng ta đáp xuống phiên bản cuối cùng, "Wessler nói. "Tôi không còn phải điều chỉnh cài đặt PDF của mình, xuất sang Desktop, bắt đầu một email, đính kèm tài sản và gửi nó. Tôi chỉ cần nhấp vào nút Thêm vào Quản lý tác vụ UDN trực tiếp từ trong InDesign và nó ở ngoài đó. "
Quản lý tác vụ UDN Cũng có tính năng tích hợp Với Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack, v.v.
Thông tin cần được tổ chức theo năm cách chính, theo Trình thiết kế đồ họa, Kiến trúc sư, Người sáng lập Ted và Người khởi tạo thuật ngữ "Kiến trúc sư thông tin" Richard Saul Wurman. Đây là: Vị trí, Bảng chữ cái, Thời gian, Danh mục và Hệ thống phân cấp.
Khái niệm này được gọi là chốt, hoặc năm giá treo mũ và hỗ trợ ý tưởng rằng các cấu trúc quản lý dữ liệu khác nhau hoạt động tốt hơn cho các bộ dữ liệu khác nhau. Tương tự, nhóm của bạn xử lý các thông tin khác nhau theo những cách khác nhau. Buộc họ phải làm việc trong một kích thước phù hợp với tất cả Hệ thống quản lý dự án là một công thức cho thất bại.
Sáng tạo là những người thị giác cao, và trong một Khảo sát 143 thành viên trong nhóm sáng tạo Ở Bắc Mỹ sử dụng quản lý dự án trên cơ sở hàng tuần, 83% số người được hỏi cho biết họ sử dụng phần mềm quản lý dự án với các tính năng trực quan ( Kanban. Bảng, thẻ kéo và thả, "Khoan" Tùy chọn xem ", v.v.)
Nói cách khác: Không phải ai cũng thoải mái khi nhìn vào các nhiệm vụ trong một bảng tính. Nếu nền tảng quản lý dự án của bạn hoạt động cho bạn nhưng không cung cấp một không gian làm việc linh hoạt cho đội ngũ sáng tạo của bạn, họ có thể thấy nó không hấp dẫn hoặc khó sử dụng.
Giải pháp: Nền tảng quản lý dự án của bạn nên đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của bạn trong khi cũng cho phép đội ngũ sáng tạo của bạn xem thông tin tuy nhiên họ cảm thấy thoải mái nhất.
Chọn một nền tảng cung cấp nhiều lượt xem, bao gồm Biểu đồ GANTT. Cái gì Bảng Kanban , và Bảng lượt xem . Điều này cho phép bạn xây dựng các quy trình dự án trong một chế độ xem và nhóm sáng tạo của bạn để kiểm tra các bài tập trong một chế độ xem khác. Cấu trúc thư mục có thể tùy chỉnh để sắp xếp các tác vụ và dự án cũng hỗ trợ các quy trình độc đáo của các nhóm sáng tạo.
Các công cụ quản lý công việc thường bị sử dụng sai như một nơi khác để giữ danh sách đồ giặt của phản hồi. Nếu giải pháp quản lý dự án của bạn chỉ được sử dụng để để lại ghi chú và chia sẻ danh sách việc cần làm, nó không cung cấp nhiều giá trị hơn nhiều so với email hoặc trò chuyện.
Nếu là của bạn Công cụ quản lý công việc không cung cấp một không gian hợp tác, tương tác cao cho các chỉnh sửa và bình luận trong dự án thời gian thực, quảng cáo sẽ bị mắc kẹt với thời gian tốn thời gian bài tập lội qua và củng cố phản hồi. Đây là một ví dụ:
Chỉnh sửa video thường yêu cầu người đánh giá để viết ra một danh sách phản hồi, bao gồm cả dấu thời gian cho mỗi thay đổi. Người đánh giá tiếp theo làm điều tương tự. Khi tất cả các đánh giá đã hoàn tất, sáng tạo phải so sánh và củng cố các ghi chú, bắc cầu nhiều nền tảng và làm việc thông qua phản hồi xung đột trên đường đi.
Đó là một quá trình giảm đau. May mắn thay, có một cách tốt hơn để làm điều đó.
Giải pháp: Với chứng minh và phê duyệt, người đánh giá được chỉ định và phê duyệt đánh dấu một tài liệu hoặc video tập trung duy nhất. Các cộng tác viên thấy ý kiến và làm việc của nhau thông qua phản hồi xung đột trong thời gian thực. Các chỉnh sửa bị tắt vì chúng được tạo và các tài liệu được đánh dấu rõ ràng là "đánh giá" hoặc "được phê duyệt".
Sản xuất tài sản thế chấp in ấn và video đại diện cho một phần đáng kể của công việc thiết kế đồ họa SF Chronicle Paul de Leon. Thật khó để điều hướng danh sách các bình luận bằng văn bản với tem thời gian bên cạnh chúng khi chỉnh sửa video.
Các nhà thiết kế bây giờ có thể nhanh chóng đến vị trí chính xác trong video nơi cần thay đổi với một lần nhấp đơn giản ngay trên bình luận với Quản lý tác vụ UDN Chứng minh video và đánh dấu nâng cao . Lợi ích chính là "phản hồi trực tiếp và chính xác hơn", De Leon nói.
"Thay vì viết một danh sách chi tiết trong một bình luận hoặc một email nơi tôi phải tập lệnh thông qua độ dài thời gian khác nhau, nó có thể giúp tôi nhấp vào bình luận và biết chính xác người xem đang đề cập đến cái nào", De Leon nói.
Mặc dù Kết nối giữa thiết kế tuyệt vời và kết quả kinh doanh Ngày càng trở nên rõ ràng, công việc của các đội Creative thường bị lu mờ bởi các dự án gắn liền với các hoạt động tạo doanh thu. Đội ngũ sáng tạo được xem là một Giá cả trung tâm và họ biết nó.
Nếu nền tảng quản lý dự án của bạn không giúp giải quyết vấn đề này, đó là một lý do ít hơn cho đội ngũ sáng tạo của bạn áp dụng nó. Sáng tạo biết các bên liên quan quan trọng không có khả năng hiển thị về công việc khó khăn của họ cho dù họ có sử dụng nó hay không.
Giải pháp: Luôn luôn dễ dàng hơn để có được ai đó áp dụng một hệ thống mới nếu có một cái gì đó trong đó cho họ. Khuyến khích nhóm sáng tạo của bạn với một nền tảng quản lý công việc thực hiện một cái gì đó khó nắm bắt trong lịch sử: chứng minh giá trị của họ.
Một số giải pháp quản lý công việc nâng cao cổ đông Tầm nhìn thông qua mạnh mẽ, thời gian thực Báo cáo và Analytics. . Khả năng giới thiệu chính xác có bao nhiêu dự án đang hoạt động, những người đang nghiên cứu những gì, mức độ thường xuyên được đáp ứng và các điểm dữ liệu quan trọng khác giúp các nhà lãnh đạo sáng tạo làm nổi bật công việc khó khăn của các đội của họ và giá trị họ cung cấp.
Người đá? Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn biết không có báo cáo nào trong số này có thể xảy ra nếu công việc của họ không được quản lý bên trong nền tảng!
Quản lý dự án tốt cho các đội sáng tạo Tiết kiệm thời gian và năng lượng để tạo ra công việc tuyệt vời. Nếu nhóm của bạn không thích nghi với Công cụ quản lý dự án , bạn có thể tự hỏi Những loại phần mềm hữu ích cho các dự án nhóm quản lý . Bạn có thể tự hỏi nếu bạn đang vật lộn để có được đội ngũ sáng tạo của mình áp dụng nền tảng quản lý dự án của mình, một hoặc nhiều lý do này có thể là lý do tại sao:
Để tìm A.[số 8]Phần mềm quản lý dự án dịch vụ chuyên nghiệp
Đội của bạn sẽ yêu, tải về miễn phí của chúng tôi Hướng dẫn người mua sáng tạo .Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản, nhanh chóng, nhẹ và dễ sử dụng cho doanh nghiệp của mình? Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ!
