Hvorfor ditt kreative team ikke bruker prosjektstyringsprogramvaren din

Etter måneder scrambling for å fullføre prosjekter i siste øyeblikk, sløsing med timer på jakt etter tilbakemelding begravet i innboksen din og mangler en for mange frister, har du hatt det. Noe må endres.

Å være den ressursrike problemløseren du er, du fant en løsning:prosjektledelseprogramvare. ENProfesjonell Services Management Softwarevil effektivisere prosjekter, øke samarbeidet, giTeam Management Tools., og hjelpe ditt lag å administrere kreative prosjekter.

Etter å ha evaluert dusinvis av plattformer for å finne din perfekte passform-og tilbringe tid og penger til å distribuere det-det er bare ett problem: ingen bruker den.

Ikke bekymre deg! Du er ikke alene. ENHubspot Survey.Fant 80% av kreative byråer hevder å brukeprosjektAdministrasjonsprogramvare. Derimot:

Historiens moral: Mens disse kreative lagene kan "bruke" prosjektledelsesprogramvare, gjør de sannsynligvis ikke så effektivt - eller nok.

Å få alle om bord er avgjørende for suksess for prosjektledelse plattform. Her er fem grunner ditt kreative team ikke bruker din kreative prosjektstyringsprogramvare, og hva du kan gjøre for å øke adopsjonen.

1. Den kreative forespørselen prosessen er for komplisert

Creative Briefs skal gjøre lagene mer effektive, men de kan lett bli en byrde. Gjør dem for høyt nivå og kreative lag vil ikke ha den informasjonen de trenger for å jobbe effektivt, noe som fører til flere oppfølgingsanrop og møter. På den annen side, når truser krever for mange detaljer, fyller forespørsler ikke dem ut.

Når kreative trusser slutter å være nyttig, går lagene tilbake til sine gamle vaner med kommunikasjons- og fielding forespørsler via e-post eller slakk, trekker alle ut av prosjektstyringsverktøyet. Ditt kreative team kommer ikke til å bruke en prosjektledelsesplattform hvis deres klienter ikke vil.

Løsning:Det er en fin linje mellom enkel og nyttig, og prosjektledelsesprogramvaren din bør gi deg muligheten til å bygge truser som faktisk fungerer for deg, ikke mot deg.

Dynamiske forespørsel skjemaerTillat deg å lage kreative truser basert på dine behov med en rekke felttyper, inkludert korte svar, avsnitt, avkrysningsbokser, datoer, rullegardinmenn, tall, filvedlegg og mer. Spørsmålene endres basert på informasjonen som søkeren gir når de fyller ut den korte for å sikre at ditt kreative lag får all den informasjonen de trenger uten å spørre unødvendige spørsmål.

Disse skjemaene tilordner også automatisk oppgaver til de riktige gruppemedlemmene, slik at arbeidet kan starte så snart forespørselen sendes inn.

2. Det er bare ett verktøy de må bruke

I dag er det et verktøy for omtrent alt - fra å chatte med å sende e-post til å vise data. Gjennomsnittlig,Markedsførere bruker 12 verktøyå administrere kampanjer og data. Tid brukt overføring av informasjon og bytte mellom disse verktøyene legger opp. Skifte mellom oppgaver (eller verktøy)koster opptil 40%av en persons produktive tid.

Ditt kreative team har sannsynligvis en håndfull verktøy (eller mer) de stoler på hver dag. Å legge til prosjektledelse til deres verktøykasse kan føles som et skritt i en allerede lang, kreativ prosess, men det trenger ikke å være.

Løsning:Velg enArbeidsstyringssystemDet sentraliserer disse stykkene av det kreative puslespillet og integrerer med programmene ditt kreative team bruker allerede. For eksempel,UDN Task Manager'S Adobe Creative Cloud Suite Extension gjør det mulig for designere å vise oppgaver, lage kommentarer, laste opp filer og mer direkte fra InDesign, Photoshop og andre Adobe Tools.

OSF Healthcare Creative-teamet sliter med å administrere opptil 400 kreative forespørsler hver måned før de fantUDN Task Manager'S.Adobe Creative Cloud Extension, sier Heidi Wessler, grafisk designkoordinator på OSF Healthcare.

"Fra InDesign går jeg bare inn iUDN Task ManagerForlengelse, se hvilke endringer som må gjøres, og last opp et nytt bevis til vi lander på en endelig versjon, sier Wessler. "Jeg trenger ikke lenger å justere PDF-innstillingene mine, eksportere til skrivebordet, starte en e-post, feste aktiva, og send den. Jeg klikker bare på Add-knappen påUDN Task Managerdirekte fra InDesign, og det er der ute. "

UDN Task ManagerFungerer også integrasjoner Med Salesforce, Box, Google, Microsoft, slakk og mer.

3. Det lar dem ikke jobbe slik de vil ha

Informasjon bør organiseres på fem viktige måter, i henhold til grafisk designer, arkitekt, Ted grunnlegger og opphavsmann for begrepet "Informasjonsarkitekt" Richard Saul Wurman. Disse er: plassering, alfabet, tid, kategori og hierarki.

Dette konseptet er kjent som Latch, eller de fem hatestativene, og støtter ideen om at forskjellige datahåndteringsstrukturer fungerer bedre for forskjellige sett med data. På samme måte behandler teamet ditt forskjellig informasjon i ulike måter. Tvinger dem til å jobbe i en en-størrelse-fits-altProsjektstyringssystemer en oppskrift på feil.

Kreativer er svært visuelle mennesker, og i enUndersøkelse av 143 kreative lagmedlemmerI Nord-Amerika som bruker prosjektledelse på ukentlig basis, sa 83% av respondentene at de bruker prosjektstyringsprogramvare med visuelle funksjoner (Kanban.Styrer, dra og drop-kort, "Drill Down" -visningsalternativer, etc.)

Med andre ord: Ikke alle er komfortable å se på oppgaver i et regneark. Hvis prosjektledelsesplattformen fungerer for deg, men ikke gir et fleksibelt arbeidsområde for ditt kreative lag, kan de finne det unappealing eller uhåndterlig å bruke.

Løsning:Prosjektledelsesplattformen skal være fleksibel nok til å møte dine behov, samtidig som du tillater det kreative laget ditt å se informasjon, men de føler seg mest komfortable.

Velg en plattform som tilbyr en rekke visninger, inkludertGantt diagrammer , Kanban boards, ogTabellvisninger. Dette gjør at du kan bygge ut prosjektprosesser i en visning og ditt kreative team for å sjekke oppgaver i en annen visning. En tilpassbar mappestruktur for sortering av oppgaver og prosjekter støtter også kreative lags unike prosesser.

4. Proofing og godkjenninger er ikke strømlinjeformet

Arbeidsadministrasjonsverktøy blir ofte misbrukt som enda et sted for å holde vaskeri lister over tilbakemelding. Hvis prosjektledelsesløsningen bare brukes til å legge igjen notater og dele oppgavelister, gir det ikke mye mer verdi enn e-post eller chat.

Hvis dinArbeidsstyringsverktøyGir ikke et svært interaktivt, samarbeidsområde for sanntids i-prosjektredigeringer og kommentarer, kreativitet sitter fast med tidkrevendeoppgaveav å vandre gjennom og konsolidere tilbakemelding. Her er et eksempel:

Redigering av videoer krever vanligvis korrekturleseren å skrive ut en liste over tilbakemelding, inkludert tidsstempler for hver endring. Den neste anmelderen gjør det samme. Når alle vurderinger er komplette, må den kreative sammenligne og konsolidere notater, broke flere plattformer og arbeide gjennom motstridende tilbakemelding underveis.

Det er en omhyggelig prosess. Heldigvis er det en bedre måte å gjøre det på.

Løsning:Med proofing og godkjenninger, tildelte korrekturlesere og godkjenner merket et enkelt, sentralisert dokument eller video. Samarbeidspartnere ser hverandres kommentarer og arbeider gjennom motstridende tilbakemelding i sanntid. Redittene er krysset av som de er laget, og dokumenter er tydelig merket som "gjennomgått" eller "godkjent".

Å produsere utskrifts- og videosikkerhet representerer en betydelig del av SF Chronicle Graphic Designer Paul de Leons arbeidsbelastning. Det var vanskelig å navigere lister over skriftlige kommentarer med tidsstempler ved siden av dem når du redigerer videoer.

Designere kan nå raskt komme til det nøyaktige stedet i videoen der endringen er nødvendig med et enkelt klikk rett på en kommentar med UDN Task Manager'S video proofing og avansert markup. Hovedfordelen er "mer direkte og fastslått tilbakemelding," sier De Leon.

"I stedet for å skrive en detaljert liste i en kommentar eller en e-post hvor jeg må skript gjennom de forskjellige tidslengdene, er det i stand til å hjelpe meg å klikke på kommentaren og vite nøyaktig hva seeren refererte til, sier de Leon.

5. Det får dem ikke den anerkjennelsen de fortjener

Selv omTilkobling mellom flotte design- og forretningsmessige resultaterblir stadig tydeligere, kreativt lags arbeid er ofte overskygget av prosjekter som er mer knyttet til inntektsgenererende aktiviteter. Kreative lag er sett på som enkostesenter - og de vet det.

Hvis prosjektledelsesplattformen ikke hjelper med å løse dette problemet, er det en mindre grunn til at ditt kreative team kan adoptere det. Kreativene vet at viktige interessenter har null synlighet i sitt harde arbeid, enten de bruker det eller ikke.

Løsning:Det er alltid lettere å få noen til å vedta et nytt system hvis det er noe i det for dem. Incentivize ditt kreative team med en arbeidsstyringsplattform som gjør noe historisk unnvikende: bevise deres verdi.

Noen arbeidsstyringsløsninger forbedrerStakeholdersynlighet gjennom robust, sanntidRapportering og analytikk. Evnen til å vise frem nøyaktig hvor mange prosjekter som er i flukt, som jobber med hva, hvor ofte tidsfrister er oppfylt, og andre viktige datapunkter bidrar til kreative ledere fremhever deres lags harde arbeid og verdien de leverer.

Kickeren? Pass på at teamet ditt ikke vet at ingen av disse rapportene er mulige hvis deres arbeid ikke styres i plattformen!

Få ditt kreative lag ombord

God prosjektledelse for kreative lag sparer tid og energi det tar å produsere godt arbeid. Hvis laget ditt ikke er tilpasse seg til dinProsjektstyringsverktøy, du kan kanskje lure påHva slags programvare er nyttig for å administrere lagprosjekter. Du lurer kanskje på om du sliter med å få ditt kreative team til å vedta prosjektledelsesplattformen, en eller flere av disse fem grunnene kan være hvorfor:

Å finne A.Profesjonell Services Project Management SoftwareTeamet ditt vil elske, laste ned vår gratisCreative Buyer's Guide .