Perché il tuo team creativo non utilizza il tuo software di gestione del progetto

Dopo mesi si arrampicano per finire i progetti all'ultimo minuto, sprecare ore alla ricerca di un feedback sepolto nella tua casella di posta e mancano a troppi scadenze, l'hai avuto. Qualcosa deve cambiare.

Essendo il risolutore di problemi di risorsa che sei, hai trovato una soluzione:gestione di progettoSoftware. UNSoftware di gestione dei servizi professionalirazionalizzeranno progetti, aumentare la collaborazione, fornireStrumenti di gestione del team.e aiuta la tua squadra a gestire progetti creativi.

Dopo aver valutato dozzine di piattaforme per trovare il tuo perfetto tempo - e trascorrere del tempo e dei soldi per distribuirlo, c'è solo un problema: nessuno lo sta usando.

Non preoccuparti! Non sei solo. UNSondaggio hubspot.trovato l'80% delle agenzie creative pretendono di utilizzareprogettoSoftware di gestione. Tuttavia:

La morale della storia: mentre questi team creativi potrebbero "usare" software di gestione del progetto, probabilmente non stanno facendo così efficace, o abbastanza.

Ottenere tutti a bordo è cruciale per il successo del progetto di gestione della gestione. Ecco cinque motivi per cui il tuo team creativo non utilizza il tuo software di gestione del progetto creativo e cosa puoi fare per aumentare l'adozione.

1. Il processo di richiesta creativo è troppo complicato

I slip creativi dovrebbero rendere le squadre più efficienti, ma possono facilmente diventare un peso. Rendili troppo alto livello e i team creativi non avranno le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficace, portando a ulteriori chiamate e riunioni di follow-up aggiuntive. D'altra parte, quando i slip richiedono troppi dettagli, i richiedenti non li riempiono.

Quando i slip creativi smettono di essere utili, le squadre tornano alle loro vecchie abitudini di comunicazioni e delle richieste di fielding tramite e-mail o allentamento, tirando tutti fuori dallo strumento di gestione del progetto. Il tuo team creativo non userà una piattaforma di gestione del progetto se i loro clienti non lo faranno.

Soluzione:C'è una linea sottile tra facile e utile, e il tuo software di gestione del progetto dovrebbe darti la possibilità di costruire slip che funzionano davvero per te, non contro di te.

Forme di richiesta dinamicaConsentono di creare slip creativi in ​​base alle tue esigenze con una varietà di tipi di campo, incluse risposte brevi, paragrafi, caselle di controllo, date, dropdown, numeri, allegati file e altro. Le domande cambiano in base alle informazioni fornite dal richiedente poiché compilano il BREVE per garantire che il tuo team creativo abbia tutte le informazioni di cui hanno bisogno senza fare domande inutili.

Queste forme assegnano automaticamente le attività ai membri della squadra giusta, quindi il lavoro può iniziare non appena viene presentata la richiesta.

2. È solo un altro strumento che devono usare

Oggi c'è uno strumento per quasi tutto, dalla chiacchierata all'e-mail a visualizzare i dati. In media,I marketer usano 12 strumentiper gestire campagne e dati. Il tempo trascorso a trasferire le informazioni e la commutazione tra questi strumenti si aggiungono. Spostamento tra attività (o strumenti)costa fino al 40%del tempo produttivo di una persona.

Il tuo team creativo probabilmente ha una manciata di strumenti (o più) si affidano ogni giorno. L'aggiunta di una gestione del progetto al loro toolkit può sentire come un altro passo in un processo creativo già lungo, ma non deve essere.

Soluzione:Scegli unSistema di gestione del lavoroChe centralizzano questi pezzi del puzzle creativo e si integra con i programmi che il tuo team creativo utilizza già. Per esempio,UDN Task Manager.L'estensione Adobe Creative Cloud Suite consente ai progettisti di visualizzare le attività, effettuare commenti, caricare file e altro direttamente da InDesign, Photoshop e altri strumenti Adobe.

Il team creativo OSF Healthcare stava lottando per gestire fino a 400 richieste creative ogni mese prima che trovinoUDN Task Manager. 'S Adobe Creative Cloud Extension, afferma Heidi Wessler, Coordinatore del design grafico presso l'assistenza sanitaria OSF.

"Da InDesign, vado nelUDN Task Manager.Estensione, vedere quali modifiche devono essere apportate, quindi caricare una nuova prova finché non atterremo su una versione finale ", dice Wessler. "Non devo più regolare le mie impostazioni PDF, esportare su Desktop, avviare un'e-mail, allegare la risorsa e inviarlo. Ho appena clicco sul pulsante AggiungiUDN Task Manager.Direttamente da dentro InDesign ed è là fuori. "

UDN Task Manager.Caratteristiche anche integrazioni Con Salesforce, Box, Google, Microsoft, Allentato e altro ancora.

3. Non lascia che funzionino il modo in cui vogliono

Le informazioni dovrebbero essere organizzate in cinque modi chiave, secondo graphic designer, architetto, fondatore di Ted e originator del termine "architetto informativo" Richard Saul Wurman. Questi sono: posizione, alfabeto, tempo, categoria e gerarchia.

Questo concetto è noto come fermo, o i cinque rack dei cappelli e supporta l'idea che diverse strutture di gestione dei dati funzionano meglio per diversi set di dati. Allo stesso modo, la tua squadra elabora informazioni diverse in modi dissimili. Costringendoli a lavorare in un solo taglia-adattaSistema di gestione del progettoè una ricetta per il fallimento.

Le creatività sono altamente visive e in asondaggio su 143 membri del team creativoIn Nord America che utilizzano la gestione del progetto su base settimanale, l'83% degli intervistati ha dichiarato di utilizzare il software di gestione del progetto con funzionalità visive (Kanban.Schede, Drag-and-Drop Cards, "Drill Down" Opzioni di visualizzazione, ecc.)

In altre parole: non tutti sono confortevoli guardando i compiti in un foglio di calcolo. Se la tua piattaforma di gestione dei progetti funziona per te, ma non fornisce un spazio di lavoro flessibile per il tuo team creativo, potrebbero trovarlo inappropriato o ingombrante da usare.

Soluzione:La tua piattaforma di gestione del progetto dovrebbe essere abbastanza flessibile da soddisfare le tue esigenze, consentendo anche al tuo team creativo di visualizzare le informazioni comunque che si sentono più a loro agio.

Scegli una piattaforma che offre una varietà di viste, inclusoGants Gant. , Kanban Boards., eViste della tabella. Ciò consente di costruire processi di progetto in una vista e il tuo team creativo per controllare le assegnazioni in un'altra vista. Una struttura di cartelle personalizzabili per l'ordinamento di attività e progetti supporta anche i processi unici dei team creativi.

4. La prova e le approvazioni non sono state snella

Gli strumenti di gestione del lavoro sono spesso usati in modo improprio ancora un altro posto per mantenere gli elenchi di lavanderia di feedback. Se la soluzione di gestione del progetto viene utilizzata solo per lasciare le note e condividere elenchi di cose, non fornisce molto più valore dell'e-mail o della chat.

Se tuoStrumento di gestione del lavoroNon fornisce uno spazio collaborativo altamente interattivo per le modifiche e i commenti in tempo reale in progetto, le creatività sono bloccate con il consumo di tempocompitodi guadare e consolidare il feedback. Ecco un esempio:

La modifica dei video richiede in genere il revisore di scrivere un elenco di feedback, inclusi i timestamp per ogni cambiamento. Il prossimo revisore fa la stessa cosa. Una volta completate tutte le recensioni, la creatività deve confrontare e consolidare le note, colmare più piattaforme e lavorare attraverso il feedback in conflitto lungo la strada.

È un processo decrescente. Fortunatamente, c'è un modo migliore per farlo.

Soluzione:Con la prova e le approvazioni, i revisori assegnati e gli Autoventi contrassegnano un singolo documento o un video centralizzato. I collaboratori si vedono i commenti dell'altro e funzionano attraverso il feedback in conflitto in tempo reale. Le modifiche sono incrociate come vengono fatte e i documenti sono chiaramente contrassegnati come "revisionati" o "approvati".

La produzione di collaterali di stampa e video rappresenta una parte significativa di SF Chronicle Graphic Designer di lavoro di Paul de Leon. È stato difficile navigare gli elenchi di commenti scritti con i timbri accanto a loro quando si modificano i video.

I progettisti possono ora raggiungere rapidamente il posto esatto nel video in cui è necessaria la modifica con un semplice clic su un commento con UDN Task Manager.'S Proofing video e markup avanzato. Il vantaggio principale è "un feedback più diretto e individuato", afferma De Leon.

"Piuttosto che scrivere un elenco dettagliato in un commento o un'e-mail in cui devo script attraverso le diverse lunghezze del tempo, è in grado di aiutarmi a fare clic sul commento e sapere esattamente a cosa si riferiva lo spettatore", afferma De Leon.

5. Non ha il riconoscimento che meritano

sebbene ilConnessione tra grande design e risultati aziendaliSta diventando sempre più chiaro, il lavoro dei team creativo è spesso oscurato da progetti più strettamente legati alle attività generatrici di entrate. I team creativi sono considerati come acostoCentro - e lo sanno.

Se la tua piattaforma di gestione del progetto non aiuta a risolvere questo problema, è una ragione in meno per il tuo team creativo adottarlo. Le creative conosci le parti interessate chiave hanno una visibilità zero nel loro duro lavoro se lo usano o meno.

Soluzione:È sempre più facile ottenere qualcuno ad adottare un nuovo sistema se c'è qualcosa in esso per loro. Incentivare il tuo team creativo con una piattaforma di gestione del lavoro che fa qualcosa storicamente inafferrabile: dimostrare il loro valore.

Alcune soluzioni di gestione del lavoro miglioranoStakeholder.Visibilità attraverso robusta, in tempo realeReporting e analisi. La capacità di mostrare esattamente quanti progetti sono in volo, che sta lavorando su cosa, quanto spesso vengono soddisfatti le scadenze, e altri punti dati chiave aiutano i leader creativi a evidenziare il duro lavoro dei loro team e il valore che consegnano.

Il kicker? Assicurati che il tuo team sappia che nessuno di questi rapporti è possibile se il loro lavoro non è gestito all'interno della piattaforma!

Ottieni il tuo team creativo a bordo

Una buona gestione del progetto per i team creativi risparmiano tempo ed energia necessaria per produrre ottimo lavoro. Se la tua squadra non si adatta al tuoStrumenti di gestione del progetto, potresti chiedertiChe tipo di software è utile per la gestione dei progetti del team. Potresti chiederti se stai lottando per ottenere il tuo team creativo per adottare la tua piattaforma di gestione del progetto, uno o più di questi cinque motivi potrebbero essere il motivo:

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