Por que sua equipe criativa não está usando seu software de gerenciamento de projetos

Depois de meses lutando para terminar os projetos no último minuto, desperdiçando horas à procura de feedback enterrado na sua caixa de entrada e falta de muitos prazos, você teve. Algo precisa mudar.

Sendo o solucionador de problemas engenhoso você é, você encontrou uma solução:Gerenciamento de ProjetosProgramas. UMASoftware de gerenciamento de serviços profissionaisagilizará projetos, aumentará a colaboração, forneceráFerramentas de gerenciamento de equipee ajude sua equipe a gerenciar projetos criativos.

Depois de avaliar dezenas de plataformas para encontrar seu tempo perfeito e gastar tempo e dinheiro para implantar, há apenas um problema: ninguém está usando.

Não se preocupe! Você não está sozinho. UMAPesquisa de Hubspot.Encontrado 80% das agências criativas afirmam usarprojetosoftware de gerenciamento. No entanto:

A moral da história: enquanto essas equipes criativas podem "usar" software de gerenciamento de projetos, provavelmente não estão fazendo tão eficazmente - ou suficiente.

Obtendo todo mundo a bordo é crucial para o sucesso da plataforma de gerenciamento de projetos. Aqui estão cinco razões pelas quais sua equipe criativa não está usando o software de gerenciamento de projetos criativos e o que você pode fazer para aumentar a adoção.

1. O processo de solicitação criativa é muito complicado

Briefs criativos devem tornar as equipes mais eficientes, mas podem facilmente se tornar um fardo. Faça com que equipes de alto nível e criativas não terão as informações necessárias para trabalhar de forma eficaz, levando a chamadas e reuniões adicionais de acompanhamento. Por outro lado, quando os Briefs exigem muitos detalhes, os solicitantes não os preenchem.

Quando a Creative Briefs pare de ser útil, as equipes revertem seus velhos hábitos de comunicação e solicitações de campo por e-mail ou folga, puxando todos fora da ferramenta de gerenciamento de projetos. Sua equipe criativa não usará uma plataforma de gerenciamento de projetos se seus clientes não forem.

Solução:Há uma linha fina entre fácil e útil, e seu software de gerenciamento de projetos deve fornecer a capacidade de construir cuecas que realmente funcionam para você, não contra você.

Formulários de solicitação dinâmica.Permita que você crie resumos criativos com base em suas necessidades com vários tipos de campo, incluindo respostas curtas, parágrafos, caixas de seleção, datas, dropdowns, numéricos, anexos de arquivo e muito mais. As perguntas mudam com base nas informações que o solicitante fornece à medida que eles preenchem o breve para garantir que sua equipe criativa receba todas as informações necessárias sem fazer perguntas desnecessárias.

Esses formulários também atribuem automaticamente tarefas aos membros da equipe correta, portanto, o trabalho pode começar assim que a solicitação for enviada.

2. É apenas mais uma ferramenta que eles têm que usar

Hoje há uma ferramenta para quase tudo - de conversar a enviar e-mail para visualizar dados. Na média,Os profissionais de marketing usam 12 ferramentaspara gerenciar campanhas e dados. O tempo gasto transferindo informações e alternar entre essas ferramentas adiciona. Mudando entre tarefas (ou ferramentas)custa até 40%do tempo produtivo de uma pessoa.

Sua equipe criativa provavelmente tem um punhado de ferramentas (ou mais) eles confiam todos os dias. Adicionando gerenciamento de projetos ao seu kit de ferramentas pode se sentir como mais um passo em um processo criativo já demorado - mas não precisa ser.

Solução:Escolha umSistema de gerenciamento de trabalhoIsso centraliza essas peças do quebra-cabeça criativo e integra os programas que sua equipe criativa já usa. Por exemplo,Gerenciador de tarefas UDN.A extensão Adobe Creative Cloud Suite permite que os designers visualizem tarefas, faça comentários, faça o upload de arquivos e, mais diretamente, do InDesign, Photoshop e outras ferramentas da Adobe.

A equipe criativa da OSF Healthcare estava lutando para gerenciar até 400 pedidos criativos a cada mês antes de encontraremGerenciador de tarefas UDN.'S.Extensão da Adobe Creative Cloud, diz Heidi Wessler, coordenador de design gráfico da OSF Healthcare.

"De Indesign, eu apenas vou para oGerenciador de tarefas UDN.Extensão, consulte quais mudanças precisam ser feitas, envie uma nova prova até que poucos em uma versão final ", diz Wessler. "Eu não tenho mais que ajustar minhas configurações de PDF, exportar para a área de trabalho, iniciar um e-mail, anexar o ativo e enviá-lo. Eu apenas clico no botão AdicionarGerenciador de tarefas UDN.diretamente de dentro do InDesign e está lá fora. "

Gerenciador de tarefas UDN.Também possui integrações Com o Salesforce, caixa, Google, Microsoft, folga e muito mais.

3. Não deixa que eles funcionem do jeito que querem

As informações devem ser organizadas de cinco maneiras-chave, de acordo com designer gráfico, arquiteto, fundador TED e originador do termo "arquiteto de informação" Richard Saul Wurman. Estes são: localização, alfabeto, tempo, categoria e hierarquia.

Este conceito é conhecido como trinco, ou os cinco racks de chapéu, e suporta a ideia de que diferentes estruturas de gerenciamento de dados funcionam melhor para diferentes conjuntos de dados. Da mesma forma, sua equipe processa informações diferentes em maneiras diferentes. Forçando-os a trabalhar em um tamanho único - tudoSistema de gerenciamento de projetosé uma receita para falha.

Criativos são pessoas altamente visuais, e em umPesquisa de 143 membros da equipe criativaNa América do Norte, que usa o gerenciamento de projetos em uma base semanal, 83% dos entrevistados disseram que usam software de gerenciamento de projetos com recursos visuais (Kanban.Placas, cartões de arrastar e soltar, "Drill Down" Opções de visualização, etc.)

Em outras palavras: nem todo mundo está confortável olhando para tarefas em uma planilha. Se a sua plataforma de gerenciamento de projetos funcionar para você, mas não forneça um espaço de trabalho flexível para sua equipe criativa, eles podem achar que você não está apaparado ou difícil de usar.

Solução:Sua plataforma de gerenciamento de projetos deve ser flexível o suficiente para atender às suas necessidades, também permitindo que sua equipe criativa visualize informações, porém se sentem mais confortáveis.

Escolha uma plataforma que ofereça uma variedade de visualizações, incluindoGráficos de gantt , Placas Kanban., eVisualizações de mesa. Isso permite que você crie processos de projeto em uma visão e sua equipe criativa para verificar as atribuições em outra exibição. Uma estrutura de pasta personalizável para classificar tarefas e projetos também suporta processos exclusivos dos equipes criativos.

4. Prova e aprovações não são simplificadas

Ferramentas de gerenciamento de trabalho são frequentemente mal utilizadas como mais um lugar para manter as listas de leundres de feedback. Se a solução de gerenciamento de projetos for usada apenas para deixar anotações e compartilhar listas de tarefas, não está fornecendo muito mais valor do que email ou bate-papo.

Se seuferramenta de gerenciamento de trabalho.não fornece um espaço colaborativo altamente interativo para edições e comentários em tempo real em projetos, os criativos estão presos ao tempo consumidortarefade vadear e consolidar o feedback. Aqui está um exemplo:

A edição de vídeos normalmente requer que o revisor escreva uma lista de feedback, incluindo timestamps para cada alteração. O próximo revisor faz a mesma coisa. Quando todas as revisões estiverem concluídas, o criativo deve comparar e consolidar notas, preenchendo várias plataformas e trabalhando através de feedback conflitante ao longo do caminho.

É um processo meticuloso. Felizmente, há uma maneira melhor de fazer isso.

Solução:Com prova de prova e aprovações, revisores e aprovações atribuídos a marcar um único documento ou vídeo centralizado. Colaboradores vêem os comentários uns dos outros e trabalham através de feedback conflitante em tempo real. As edições são cruzadas como são feitas, e os documentos são claramente marcados como "revisados" ou "aprovados".

Produzir garantia de impressão e vídeo representa uma parte significativa da carga de trabalho do designer gráfico de crônica SF Paul De Leon. Foi difícil navegar listas de comentários escritos com os carimbos de hora ao lado deles ao editar vídeos.

Designers agora podem rapidamente chegar ao local exato no vídeo onde a alteração é necessária com um simples clique em um comentário com Gerenciador de tarefas UDN.A prova de vídeo e a marcação avançada. O principal benefício é "feedback mais direto e identificado", diz De Leon.

"Em vez de escrever uma lista detalhada em um comentário ou em um email onde eu tenho que script através dos diferentes comprimentos de tempo, ele é capaz de me ajudar a clicar no comentário e saber exatamente o que o espectador estava se referindo", diz De Leon.

5. Não recebe o reconhecimento que merecem

Apesar deConexão entre Grande Design e Resultados de NegóciosEstá se tornando cada vez mais claro, o trabalho de equipes criativas é muitas vezes ofuscado por projetos mais vinculados a atividades geradoras de receita. Equipes criativas são vistas comocustocentro - e eles sabem disso.

Se sua plataforma de gerenciamento de projetos não ajudar a resolver esse problema, é menos uma razão para sua equipe criativa adotá-la. Os criativos conhecem as principais partes interessadas têm a visibilidade zero em seu trabalho duro, se o usam ou não.

Solução:É sempre mais fácil conseguir alguém para adotar um novo sistema se houver algo para eles. Incentivize sua equipe criativa com uma plataforma de gerenciamento de trabalho que faz algo historicamente indescritível: provar seu valor.

Algumas soluções de gerenciamento de trabalho aumentampartes interessadasVisibilidade através de robusta, em tempo realRelatórios e Analytics.. A capacidade de mostrar exatamente quantos projetos estão em vôo, que está trabalhando no que, com que frequência os prazos são atendidos, e outros principais pontos de dados ajudam os líderes criativos a destacar o trabalho duro de seus equipes e o valor que eles entregam.

O kicker? Certifique-se de que sua equipe não conheça que nenhum desses relatórios é possível se o trabalho não for gerenciado dentro da plataforma!

Obtenha sua equipe criativa a bordo

Bom gerenciamento de projetos para equipes criativas economiza tempo e energia que leva para produzir grande trabalho. Se sua equipe não está se adaptando ao seuFerramentas de gerenciamento de projetos, você pode imaginarQue tipo de software é útil para gerenciar projetos de equipe. Você pode estar se perguntando se você está lutando para obter sua equipe criativa para adotar sua plataforma de gerenciamento de projetos, uma ou mais das cinco razões pode ser por que:

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