De ce echipa dvs. de creație nu utilizează software-ul dvs. de management de proiect

După câteva luni care se deplasează pentru a termina proiectele în ultimul moment, pierdem orele căutând feedback îngropat în căsuța de e-mail și lipsesc prea multe termene limită, ați avut-o. Ceva trebuie să se schimbe.

Fiind rezolvarea problemelor legate de probleme, ați găsit o soluție:management de proiectsoftware. ASoftware de management al serviciilor profesionaleva eficientiza proiectele, va spori colaborarea, furnizeazăInstrumente de management al echipei, și ajutați echipa dvs. să gestioneze proiecte creative.

După evaluarea zeilor de platforme pentru a vă găsi timpul perfect de potrivire și de cheltuieli pentru a le implementa - există doar o singură problemă: nimeni nu o folosește.

Nu vă faceți griji! Nu esti singur. AAncheta Hubspota găsit 80% dintre agențiile creative pretind că folosescproiectSoftware de management. In orice caz:

Moralul povestii: În timp ce aceste echipe creative ar putea "utiliza" software-ul de management de proiect, probabil că nu fac atât de eficient - sau suficient.

Obținerea tuturor la bord este esențială pentru succesul platformei de management al proiectului. Iată cinci motive pentru echipa dvs. de creație nu utilizează software-ul dvs. de management de proiect creativ și ce puteți face pentru a crește adoptarea.

1. Procesul de solicitare creativă este prea complicat

Creative se presupune că echipele sunt mai eficiente, dar pot deveni cu ușurință o povară. Faceți-le echipele prea mari și creative nu vor avea informațiile necesare pentru a lucra eficient, ceea ce duce la apeluri suplimentare de urmărire și întâlniri. Pe de altă parte, când pantalonii necesită prea multe detalii, solicitanții nu le completează.

Când se încearcă să fie utile, echipele revine la vechile obiceiuri de comunicare și de camping prin e-mail sau slăbiciune, trăgând toată lumea din instrumentul de management al proiectului. Echipa dvs. de creație nu va folosi o platformă de management de proiect dacă clienții lor nu vor.

Soluţie:Există o linie fină între ușurință și utilă, iar software-ul dvs. de management al proiectului ar trebui să vă dea abilitatea de a construi pantaloni care lucrează de fapt pentru dvs., nu împotriva dvs.

Formulare de solicitare dinamicăPermiteți-vă să creați companii creative pe baza nevoilor dvs. cu o varietate de tipuri de câmpuri, inclusiv răspunsuri scurte, paragrafe, casete de selectare, dropdown-uri, numerici, atașamente de fișiere și multe altele. Întrebările se schimbă pe baza informațiilor pe care solicitantul le oferă, pe măsură ce completează scurța pentru a vă asigura că echipa dvs. de creație primește toate informațiile de care au nevoie fără a cere întrebări inutile.

Aceste formulare atribuie automat sarcini membrilor echipei potrivite, astfel încât munca poate începe imediat ce cererea este trimisă.

2. Este doar un instrument pe care trebuie să-l folosească

Astăzi există un instrument pentru tot ceea ce - de la chat la trimiterea prin e-mail la vizualizarea datelor. In medie,Marketerii folosesc 12 instrumentepentru a gestiona campanii și date. Timpul petrecut transferul de informații și comutarea între aceste instrumente se adaugă. Schimbarea între sarcini (sau instrumente)Costuri de până la 40%a timpului productiv al unei persoane.

Echipa dvs. creativă are probabil o mână de instrumente (sau mai mult) se bazează în fiecare zi. Adăugarea managementului de proiect în setul lor de instrumente se poate simți ca un pas într-un proces creativ deja lung, dar nu trebuie să fie.

Soluţie:Alege unSistemul de management al munciiAcest lucru centralizează aceste piese de puzzle-ul creativ și se integrează cu programele pe care o folosește deja echipa dvs. de creație. De exemplu,Manager de sarcini UDN.Extensia Adobe Creative Cloud Suite permite designerilor să vizualizeze sarcinile, să facă comentarii, să încarce fișiere și mai direct de la InDesign, Photoshop și alte instrumente Adobe.

Echipa de creație OSF Healthcare se străduiește să gestioneze până la 400 de solicitări creative în fiecare lună înainte de a găsiManager de sarcini UDN. S. Adobe Creative Cloud Extension, spune Heidi Wessler, coordonator de design grafic la asistența medicală OSF.

"De la InDesign, am intrat înManager de sarcini UDN.Extensie, vezi ce schimbări trebuie făcute, apoi încărcați o dovadă nouă până când vom ateriza pe o versiune finală ", spune Wessler. "Nu mai trebuie să îmi ajutați setările PDF, să exportați pe desktop, să porniți un e-mail, să atașați activul și să îl trimiteți. Doar dau clic pe butonul Adăugați butonulManager de sarcini UDN.direct din InDesign și este acolo. "

Manager de sarcini UDN.De asemenea, oferă integrări Cu Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack și multe altele.

3. Nu le permite să lucreze așa cum doresc

Informațiile ar trebui organizate în cinci moduri cheie, potrivit designerului grafic, arhitectului, fondatorului TED și originarului termenului "arhitect informativ" Richard Saul Wurman. Acestea sunt: ​​locația, alfabetul, timpul, categoria și ierarhia.

Acest concept este cunoscut sub numele de zăvor sau cele cinci rafturi de pălărie și susține ideea că diferitele structuri de gestionare a datelor funcționează mai bine pentru diferite seturi de date. În mod similar, echipa dvs. procesează informații diferite în moduri diferite. Forțându-le să lucreze într-o singură dimensiuneSistem de management al proiecteloreste o rețetă pentru eșec.

Creativii sunt oameni extrem de vizibili și într-unAncheta a 143 de membri ai echipei creativeÎn America de Nord, care utilizează managementul proiectului pe o bază săptămânală, 83% dintre respondenți au declarat că folosesc software de management de proiect cu caracteristici vizuale (Kanban.Plăci, cărți de drag-și-drop, "DRILL DOWN" Opțiuni de vizionare etc.)

Cu alte cuvinte: nu toată lumea se simte confortabil în căutarea sarcinilor dintr-o foaie de calcul. Dacă platforma dvs. de management de proiect funcționează pentru dvs., dar nu oferă un spațiu de lucru flexibil pentru echipa dvs. de creație, ei o poate găsi neobișnuit sau greu de utilizat.

Soluţie:Platforma dvs. de management al proiectului ar trebui să fie suficient de flexibilă pentru a vă satisface nevoile, permițând, de asemenea, echipei dvs. de creație să vizualizeze informații, totuși, ele se simt cele mai confortabile.

Alegeți o platformă care oferă o varietate de opinii, inclusivGantt Grafice , Kanban Table, șiVizualizări de tabel. Acest lucru vă permite să construiți procese de proiect într-o singură viziune și echipa dvs. de creație pentru a verifica sarcinile într-o altă vizualizare. O structură personalizabilă de dosare pentru sarcini și proiecte de sortare acceptă, de asemenea, procesele unice ale echipelor creative.

4. Proofizarea și aprobările nu sunt raționalizate

Instrumentele de gestionare a muncii sunt adesea utilizate în mod abuziv ca un alt loc pentru a păstra listele de spalare de feedback. Dacă soluția dvs. de gestionare a proiectului este utilizată numai pentru a lăsa note și pentru a partaja liste de lucru, nu oferă mult mai mult decât e-mail sau chat.

Dacă ale taleInstrumentul de gestionare a munciiNu oferă un spațiu extrem de interactiv, colaborativ pentru editări și comentarii în timp real, creativii sunt blocați cu consumul de timpsarcinăde a trece prin și consolidarea feedback-ului. Iată un exemplu:

Editarea videoclipurilor necesită în mod obișnuit comenzitorului să scrie o listă de feedback, inclusiv TimestaMPS pentru fiecare schimbare. Următorul recenzent face același lucru. Odată ce toate recenziile sunt complete, creativitatea trebuie să compare și să consolideze note, să împiedice mai multe platforme și să lucreze prin feedback conflict de-a lungul drumului.

Este un proces minunat. Din fericire, există o modalitate mai bună de a face acest lucru.

Soluţie:Cu studii și aprobări, recenzorii desemnați și aprobatorii marchează un singur document sau un videoclip centralizat. Colaboratorii se văd reciproc comentariile și lucrează prin feedback conflict în timp real. Edițiile sunt traversate așa cum sunt făcute și documentele sunt marcate în mod clar ca fiind "revizuite" sau "aprobate".

Producerea unei colaterali de imprimare și video reprezintă o porțiune semnificativă a designerului grafic SF Chronicle Paul de Leon. A fost dificil să navigați listele de comentarii scrise cu timbrele de timp de lângă ele la editarea videoclipurilor.

Designerii pot ajunge acum rapid la locul exact în videoclipul în care schimbarea este necesară cu un simplu clic dreapta pe un comentariu cu Manager de sarcini UDN.Specializarea video și marcajul avansat. Beneficiul principal este "feedback mai direct și mai amplu", spune de Leon.

"Mai degrabă decât să scrie o listă detaliată într-un comentariu sau un e-mail în care trebuie să scriu prin diferite lungimi de timp, este capabil să mă ajute să dau clic pe comentariu și să știi exact ce se referă la spectator", spune de Leon.

5. Nu le recunoaște recunoașterea pe care o merită

desiConectarea dintre designul și rezultatele de afaceridevine din ce în ce mai clară, munca echipelor creative este adesea umbrită de proiecte legate mai strâns de activitățile generatoare de venituri. Echipele creative sunt văzute ca acostcentru - și ei știu.

Dacă platforma dvs. de management de proiect nu ajută la rezolvarea acestei probleme, este un motiv mai puțin pentru echipa dvs. de creație să o adopte. Creativii știu că părțile interesate cheie au vizibilitate zero în munca lor grea, indiferent dacă o folosesc sau nu.

Soluţie:Este întotdeauna mai ușor să obțineți pe cineva să adopte un nou sistem dacă există ceva în el pentru ei. Incentivalizați-vă echipa de creație cu o platformă de management de lucru care face ceva din punct de vedere istoric: dovedește valoarea lor.

Unele soluții de gestionare a muncii sporescpărțile interesateVizibilitate prin robust, în timp realRaportare și analiză. Abilitatea de a prezenta exact câte proiecte sunt în zbor, care lucrează la ceea ce, cât de des sunt îndeplinite și alte puncte de date cheie ajută liderii creativi să evidențieze munca grea a echipelor și valoarea pe care o livrează.

Kickerul? Asigurați-vă că echipa dvs. nu cunoaște niciunul dintre aceste rapoarte sunt posibile dacă munca lor nu este gestionată în interiorul platformei!

Ia echipa de creație la bord

Gestionarea bunului de proiect pentru echipele creative economisește timp și energie pe care o ia pentru a produce o mare lucrare. Dacă echipa dvs. nu se adaptează la dvs.Instrumente de management de proiect, vă puteți întrebaCe fel de software este util pentru gestionarea proiectelor de echipă. S-ar putea să vă întrebați dacă vă luptați să obțineți echipa dvs. de creație să adopte platforma de management de proiect, una sau mai multe dintre cele cinci motive ar putea fi de ce:

Pentru a găsi A.Servicii profesionale Software de management de proiectechipa ta va iubi, descărca gratuitGhidul cumpărătorului creativ .