Varför ditt kreativa lag inte använder din projekthanteringsprogramvara

Efter månader som krypterar för att avsluta projekt i sista minuten, slösa bort timmar som söker feedback begravd i din inkorg och saknar en för många tidsfrister, har du haft det. Något måste förändras.

Att vara den resursfulla problemlösaren du har hittat du en lösning:projektledningprogramvara. AProfessionell Services Management Softwarekommer att effektivisera projekt, öka samarbetet, tillhandahållaTeam Management Tools, och hjälpa ditt team att hantera kreativa projekt.

Efter att ha utvärderat dussintals plattformar för att hitta din perfekta passform och spendera tid och pengar för att distribuera det-det finns bara ett problem: ingen använder den.

Oroa dig inte! Du är inte ensam. AHubspot-undersökningHittade 80% av kreativa byråer hävdar att man använderprojektLedningsprogramvara. I alla fall:

Historiens moral: Medan dessa kreativa lag kan "använda" projekthanteringsprogram, gör de förmodligen inte så effektivt - eller tillräckligt.

Att få alla ombord är avgörande för framgång för projektledning. Här är fem anledningar att ditt kreativa team inte använder din Creative Project Management-programvara, och vad du kan göra för att öka antagandet.

1. Den kreativa förfrågan är för komplicerad

Kreativa briefs ska göra lag effektivare, men de kan lätt bli en börda. Gör dem för högnivå och kreativa team kommer inte att få den information de behöver för att fungera effektivt, vilket leder till ytterligare uppföljningssamtal och möten. Å andra sidan, när kortvaror kräver för många detaljer, fyller de begärare inte ut dem.

När kreativa briefs slutar vara användbara, återgår lag till sina gamla vanor att kommunicera och fältförfrågningar via e-post eller släcka, dra alla ut ur ditt projekthanteringsverktyg. Ditt kreativa team kommer inte att använda en projekthanteringsplattform om deras kunder inte kommer.

Lösning:Det finns en fin linje mellan lätt och användbar, och din program för projektledning ska ge dig möjlighet att bygga kort som faktiskt fungerar för dig, inte emot dig.

Dynamiska begäran formulärLåt dig skapa kreativa briefs baserat på dina behov med olika fälttyper, inklusive korta svar, stycken, kryssrutor, datum, dropdowns, numerics, filbilar och mer. Frågorna ändras baserat på den information som begäran ger, eftersom de fyller i korthet för att säkerställa att ditt kreativa team får all information de behöver utan att fråga onödiga frågor.

Dessa former tilldelar också automatiskt uppgifter till de högra lagmedlemmarna så att arbetet kan börja så snart begäran lämnas in.

2. Det är bara ett verktyg som de måste använda

Idag finns det ett verktyg för nästan allt-från att chatta för att maila för att visa data. I genomsnitt,Marknadsförare använder 12 verktygatt hantera kampanjer och data. Tid förbrukad överföring av information och omkoppling mellan dessa verktyg lägger till. Skiftande mellan uppgifter (eller verktyg)kostar upp till 40%av en persons produktiva tid.

Ditt kreativa team har sannolikt en handfull verktyg (eller mer) de är beroende av varje dag. Att lägga till projektledning till deras verktygslåda kan känna sig som ett steg i en redan lång kreativ process - men det behöver inte vara.

Lösning:Välj enArbetshanteringssystemDet centraliserar dessa bitar av det kreativa pusslet och integrerar med de program som ditt kreativa team redan använder. Till exempel,UDN Task ManagerS Adobe Creative Cloud Suite Extension gör det möjligt för designers att visa uppgifter, se kommentarer, ladda upp filer och mer direkt från InDesign, Photoshop och andra Adobe-verktyg.

OSF Healthcare Creative Team kämpade för att hantera upp till 400 kreativa önskemål varje månad innan de hittadesUDN Task Manager S Adobe Creative Cloud Extension, säger Heidi Wessler, grafisk designkoordinator på OSF Healthcare.

"Från InDesign går jag bara in iUDN Task ManagerFörlängning, se vilka ändringar som behöver göras och ladda sedan ett nytt bevis tills vi landar på en slutgiltig version ", säger Wessler. "Jag behöver inte längre justera mina PDF-inställningar, exportera till skrivbordet, starta ett e-postmeddelande, bifoga tillgången och skicka den. Jag klickar bara på knappen Lägg tillUDN Task Managerdirekt från InDesign och det är där ute. "

UDN Task ManagerFunktioner även integreringar Med Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack och mer.

3. Det låter dem inte fungera som de vill ha

Information bör organiseras på fem viktiga sätt, enligt grafisk designer, arkitekt, TED-grundare och upphovsman av termen "informationsarkitekt" Richard Saul Wurman. Dessa är: Plats, alfabet, tid, kategori och hierarki.

Detta koncept är känt som lås, eller de fem hattställen, och stöder tanken att olika datahanteringsstrukturer fungerar bättre för olika uppsättningar data. På samma sätt behandlar ditt lag annorlunda information på olika sätt. Tvinga dem att arbeta i en enstor-passar-allaProjektledningssystemär ett recept på misslyckande.

Creatives är mycket visuella människor, och i enUndersökning av 143 kreativa lagmedlemmarI Nordamerika som använder projektledning varje vecka, sade 83% av de svarande att de använder projekthanteringsprogram med visuella funktioner (KanbanBoards, Drag-and-Drop-kort, "Borra ner" Visningsalternativ, etc.)

Med andra ord: inte alla är bekväma tittar på uppgifter i ett kalkylblad. Om din projekthanteringsplattform fungerar för dig, men inte ger en flexibel arbetsyta för ditt kreativa team, kan de finna det obehagligt eller obehagligt att använda.

Lösning:Din projekthanteringsplattform bör vara tillräckligt flexibel för att möta dina behov samtidigt som du tillåter ditt kreativa team att visa information men de känner sig mest bekväma.

Välj en plattform som erbjuder en mängd olika vyer, inklusiveGantt-diagram , Kanban Boardsochbordsutsikt. Detta gör att du kan bygga ut projektprocesser i en vy och ditt kreativa team för att kontrollera uppdrag i en annan vy. En anpassningsbar mappstruktur för sortering av uppgifter och projekt stöder också kreativa teams unika processer.

4. Proofing och godkännanden är inte strömlinjeformade

Arbetshanteringsverktygen är ofta missbrukade ännu en plats för att hålla tvättlistor över feedback. Om din projekthanteringslösning endast används för att lämna anteckningar och dela med-gör-listor, ger det inte mycket mer värde än e-post eller chatt.

Om dinArbetshanteringsverktygGe inte ett mycket interaktivt, samarbetsutrymme för realtidsinställningar och kommentarer, kreativ sitter fast med den tidskrävandeuppgiftatt wading genom och konsolidera feedback. Här är ett exempel:

Redigering av videor kräver vanligtvis att granskaren skriver ut en lista med feedback, inklusive tidsstämplar för varje ändring. Nästa granskare gör samma sak. När alla recensioner är färdiga måste kreativet jämföra och konsolidera anteckningar, överbrygga flera plattformar och arbeta genom motstridiga feedback längs vägen.

Det är en noggrann process. Lyckligtvis är det ett bättre sätt att göra det.

Lösning:Med bevis och godkännanden, tilldelade granskare och godkännanden markerar ett enda, centraliserat dokument eller video. Samarbetsverkare Se varandras kommentarer och arbeta genom motstridiga feedback i realtid. Redigeringar är korsade när de är gjorda, och dokument är tydligt markerade som "granskade" eller "godkända".

Produktion av utskrifts- och videosäkerhet representerar en betydande del av Graphic Designer Paul de Leons arbetsbelastning. Det var svårt att navigera listor över skriftliga kommentarer med tidsstämplar bredvid dem när de redigerar videor.

Designers kan nu snabbt komma till den exakta platsen i videon där förändringen behövs med ett enkelt klick direkt på en kommentar med UDN Task ManagerS videosäkerhet och avancerad markering. Huvudfördelen är "mer direkt och fastsatt feedback", säger De Leon.

"I stället för att skriva en detaljerad lista i en kommentar eller ett e-postmeddelande där jag måste skript genom de olika tidslängderna, kan det hjälpa mig att klicka på kommentaren och veta exakt vad tittaren hänvisade till", säger De Leon.

5. Det får dem inte det erkännande de förtjänar

Även omAnslutning mellan bra design och affärsresultatÄr allt tydligare, kreativa teams arbete är ofta överskuggat av projekt som är närmare knutna till intäktsgenererande aktiviteter. Kreativa lag ses som enkostacenter-och de vet det.

Om din projektledningsplattform inte hjälper till att lösa detta problem är det en mindre anledning till att ditt kreativa team antar det. Creatives know tangent intressenter har noll synlighet i sitt hårda arbete om de använder det eller inte.

Lösning:Det är alltid lättare att få någon att anta ett nytt system om det finns något i det för dem. Intimera ditt kreativa team med en arbetshanteringsplattform som gör något historiskt elusivt: bevisa sitt värde.

Vissa arbetshanteringslösningar förbättrasintressentSynlighet genom robust, realtidRapportering och analys. Möjligheten att visa exakt hur många projekt som är i flyg, som arbetar med vad, hur ofta deadlines är uppfyllda, och andra viktiga datapunkter hjälper kreativa ledare att lyfta fram sina lags hårda arbete och det värde de levererar.

Kickeren? Se till att ditt team vet att ingen av dessa rapporter är möjliga om deras arbete inte hanteras inuti plattformen!

Få ditt kreativa team ombord

Bra projektledning för kreativa team sparar tid och energi som krävs för att producera bra arbete. Om ditt lag inte anpassar sig till dinProjekthanteringsverktyg, du kanske undrarVilken typ av programvara är användbar för hantering av lagprojekt. Du kanske undrar om du kämpar för att få ditt kreativa team att anta din projektledningsplattform, en eller flera av dessa fem skäl kan vara varför:

Att hitta enProfessionell Tjänster Projektledning ProgramvaraDitt lag kommer att älska, ladda ner vår gratisKreativ köparens guide .