Hvorfor dit kreative team ikke bruger din projektstyringssoftware

Efter måneder scrambling for at afslutte projekter i sidste øjeblik, spilde timer på at søge efter tilbagemelding begravet i din indbakke og mangler en for mange deadlines, har du haft det. Noget skal ændres.

At være den ressourcefulde problemløsning, du er, fandt du en løsning:projektledelsesoftware. ENProfessional Services Management Softwarevil strømline projekter, øge samarbejdet, giveTeam Management Tools., og hjælpe dit team med at styre kreative projekter.

Efter evaluering af snesevis af platforme for at finde din perfekte pasform-og bruge tid og penge til at implementere det - der er kun et problem: Ingen bruger det.

Bare rolig! Du er ikke alene. ENHUBSPOT Survey.fundet 80% af kreative agenturer hævder at brugeprojektstyringssoftware. Imidlertid:

Historiens moral: Mens disse kreative hold kan "bruge" projektstyringssoftware, gør de nok ikke så effektivt - eller nok.

At få alle om bord er afgørende for projektledelsesplatformens succes. Her er fem grunde, som dit kreative team ikke bruger din kreative projektstyringssoftware, og hvad du kan gøre for at øge adoptionen.

1. Den kreative anmodningsproces er for kompliceret

Kreative trusser skal gøre teams mere effektive, men de kan nemt blive en byrde. Gør dem for højt niveau, og kreative teams vil ikke have de oplysninger, de har brug for til at arbejde effektivt, hvilket fører til yderligere opfølgningsopkald og møder. På den anden side, når trusser kræver for mange detaljer, fylder anmodningerne ikke dem ud.

Når kreative trusser holder op med at være nyttige, vender hold tilbage til deres gamle vaner af kommunikation og fielding anmodninger via e-mail eller slap, trækker alle ud af dit projektstyringsværktøj. Dit kreative team vil ikke bruge en projektstyringsplatform, hvis deres kunder ikke vil.

Opløsning:Der er en fin linje mellem let og nyttig, og din projektstyringssoftware skal give dig mulighed for at opbygge trusser, der rent faktisk virker for dig, ikke imod dig.

Dynamisk Request Forms.Tillad dig at oprette kreative briefs baseret på dine behov med en række felttyper, herunder korte svar, afsnit, afkrydsningsfelter, datoer, dropdowns, numerik, filvedhæftede filer og meget mere. Spørgsmålene ændres baseret på de oplysninger, som anmelderen giver, når de udfylder kortet for at sikre, at dit kreative team får alle de oplysninger, de har brug for, uden at spørge unødvendige spørgsmål.

Disse former tildeler også automatisk opgaver til de rigtige holdmedlemmer, så arbejdet kan starte, så snart anmodningen er indsendt.

2. Det er kun et mere værktøj, de skal bruge

I dag er der et værktøj til næsten alt - fra at chatte med at sende e-mail til visning af data. Gennemsnitlig,Markedsførere bruger 12 værktøjerat administrere kampagner og data. Tid brugt overførsel af information og skifte mellem disse værktøjer tilføjer. Skift mellem opgaver (eller værktøjer)koster op til 40%af en persons produktive tid.

Dit kreative team har sandsynligvis en håndfuld værktøjer (eller mere) de stole på hver dag. Tilføjelse af projektledelse til deres værktøjssæt kan føles som et trin i en allerede langvarig kreativ proces - men det behøver ikke at være.

Opløsning:Vælg enArbejdsstyringssystemDet centraliserer disse stykker af det kreative puslespil og integrerer med de programmer, dit kreative team allerede bruger. For eksempel,UDN Task Manager'S Adobe Creative Cloud Suite Extension gør det muligt for designere at se opgaver, foretage kommentarer, uploade filer og mere direkte fra InDesign, Photoshop og andre Adobe Tools.

OSF Healthcare Creative Team kæmpede for at klare op til 400 kreative anmodninger hver måned, før de fandtUDN Task ManagerS. S.Adobe Creative Cloud Extension, siger Heidi Wessler, grafisk design koordinator på OSF Healthcare.

"Fra InDesign går jeg bare ind iUDN Task ManagerForlængelse, se hvilke ændringer der skal foretages, og upload derefter et nyt bevis, indtil vi lander på en endelig version, "siger Wessler. "Jeg skal ikke længere justere mine PDF-indstillinger, eksportere til skrivebordet, starte en e-mail, vedhæfte aktivet og sende den. Jeg klikker bare på knappen TilføjUDN Task Managerdirekte fra InDesign og det er derude. "

UDN Task ManagerFunktioner også integrationer Med Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack og More.

3. Det lader dem ikke arbejde som de vil have

Oplysninger bør organiseres på fem vigtige måder, ifølge grafisk designer, arkitekt, TED grundlægger og originator af udtrykket "informationsarkitekt" Richard Saul Wurman. Disse er: placering, alfabet, tid, kategori og hierarki.

Dette koncept er kendt som låsen eller de fem hatholdere, og understøtter ideen om, at forskellige datalyringsstrukturer fungerer bedre for forskellige sæt data. På samme måde behandler dit hold forskellige oplysninger på forskellige måder. Tvinger dem til at arbejde i en one-size-fits-allProjektledelse Systemer en opskrift på fiasko.

Reklamer er højt visuelle mennesker, og i enUndersøgelse af 143 kreative teammedlemmerI Nordamerika, der bruger projektledelse på ugentlig basis, sagde 83% af respondenterne, at de bruger projektstyringssoftware med visuelle funktioner (Kanban.Brædder, træk-og-drop kort, "Drill Down" visning indstillinger osv.)

Med andre ord: Ikke alle er behagelige at kigge på opgaver i et regneark. Hvis din projektstyringsplatform fungerer for dig, men ikke giver et fleksibelt arbejdsområde til dit kreative team, kan de finde det ubehageligt eller uhåndterligt at bruge.

Opløsning:Din projektstyringsplatform skal være fleksibel nok til at opfylde dine behov, mens du også tillader dit kreative team at se oplysninger, men de føler sig mest komfortable.

Vælg en platform, der tilbyder en række synspunkter, herunderGantt Charts. Vi Kanban boards., og.Bordvisninger.. Dette giver dig mulighed for at opbygge projektprocesser i en visning og dit kreative team for at kontrollere opgaver i en anden visning. En brugerdefineret mappestruktur til sortering af opgaver og projekter understøtter også kreative teams unikke processer.

4. Bevisning og godkendelser er ikke strømlinet

Arbejdsstyringsværktøjer misbruges ofte som endnu et sted for at holde tøjlister over feedback. Hvis din projektstyringsløsning kun bruges til at forlade noter og dele til-do-lister, giver den ikke meget mere værdi end e-mail eller chat.

Hvis dinArbejdsstyringsværktøjgiver ikke et meget interaktivt, samarbejdsområde til realtid i projektredigeringer og kommentarer, skaber sidder fast med den tidskrævendeopgaveaf vade gennem og konsolidere feedback. Her er et eksempel:

Redigering af videoer kræver typisk anmelderen om at skrive en liste over feedback, herunder tidsstempler for hver ændring. Den næste anmelder gør det samme. Når alle anmeldelser er komplette, skal Creative sammenligne og konsolidere noter, overbygge flere platforme og arbejde gennem modstridende feedback undervejs.

Det er en omhyggelig proces. Heldigvis er der en bedre måde at gøre det på.

Opløsning:Med proofing og godkendelser, tildelte korrekturlæsere og godkender et enkelt, centraliseret dokument eller en video. Samarbejdspartnere ser hinandens kommentarer og arbejder gennem modstridende feedback i realtid. Redninger krydses, som de er lavet, og dokumenter er tydeligt markeret som "Anmeldt" eller "godkendt".

Produktion af print- og videosikkerhed repræsenterer en betydelig del af SF Chronicle Graphic Designer Paul de Leons arbejdsbyrde. Det var svært at navigere lister over skriftlige kommentarer med tidsstempler ved siden af ​​dem, når du redigerer videoer.

Designere kan nu hurtigt komme til det nøjagtige sted i videoen, hvor ændringen er nødvendig med et enkelt klik lige ved en kommentar med UDN Task Manager'S video proofing og avanceret markering. Hovedfordelen er "mere direkte og fastslået feedback," siger De Leon.

"I stedet for at skrive en detaljeret liste i en kommentar eller en email, hvor jeg skal script gennem de forskellige tidslængder, kan det hjælpe mig med at klikke på kommentaren og vide præcis, hvad seeren henviste til," siger De Leon.

5. Det får dem ikke den anerkendelse, de fortjener

Selvomforbindelse mellem store design og forretningsresultaterBliver stadig mere klart, kreative teams arbejde bliver ofte overskygget af projekter tættere på indtægtsgenererende aktiviteter. Kreative hold ses som enkostecenter-og de kender det.

Hvis din projektstyringsplatform ikke hjælper med at løse dette problem, er det en mindre grund til dit kreative team at vedtage det. Creative kender nøgleinteressenter har nul synlighed i deres hårde arbejde, uanset om de bruger det eller ej.

Opløsning:Det er altid lettere at få nogen til at vedtage et nyt system, hvis der er noget i det for dem. Incitivt dit kreative team med en arbejdshåndteringsplatform, der gør noget, der historisk har undvigende: Bevis deres værdi.

Nogle arbejdsstyringsløsninger forbedrerStakeholder.synlighed gennem robust, realtidRapportering og Analytics.. Evnen til at fremvise præcis, hvor mange projekter der er i flyvning, der arbejder på, hvad, hvor ofte deadlines er opfyldt, og andre vigtige datapunkter hjælper kreative ledere med at fremhæve deres holds hårde arbejde og den værdi, de leverer.

Kickeren? Sørg for, at dit hold ved, at ingen af ​​disse rapporter er mulige, hvis deres arbejde ikke styres inde i platformen!

Få dit kreative team om bord

God projektstyring for kreative hold sparer tid og energi, det tager for at producere godt arbejde. Hvis dit hold ikke tilpasser sig til dinProjektledelsesværktøjer, du kan undre sigHvilken slags software er nyttig til styring af teamprojekter. Du kan måske undre sig over, om du kæmper for at få dit kreative team til at vedtage din projektstyringsplatform, en eller flere af disse fem grunde kan være hvorfor:

At finde A.Professional Services Project Management SoftwareDit hold vil elske, downloade vores gratisKreativ køber guide .