Miksi luova tiimi ei käytä projektinhallintaohjelmistoa

Kaikina kuukausien sekoittaminen viimeisen minuutin aikana viime hetkellä, hukkaan tunteja, jotka etsivät postilaatikon haudattu palautetta ja puuttuu yksi liian monta määräaikaa, sinulla on ollut se. Jotain on muutettava.

Koska olet kekseliäinen ongelmanratkaisu, olet löytänyt ratkaisun:Projektinhallintaohjelmisto. AProfessional Services Management -ohjelmistottehostaa hankkeita, lisätä yhteistyötä, tarjotaJoukkueen hallintatyökalutja auttaa tiimisi hallitsemaan luovia hankkeita.

Kun olet arvioinut kymmeniä alustoja löytääksesi täydellisen sovitus- ja viettämisajan ja rahaa sen käyttöönottoon, on vain yksi ongelma: Kukaan ei käytä sitä.

Älä huoli! Et ole yksin. AHubspot-kysely80% Creative Agences väittää käyttäähankeJohtamisohjelmisto. Kuitenkin:

Tarinan moraali: Vaikka nämä luovat joukkueet voivat käyttää "projektinhallintaohjelmistoja, he eivät todennäköisesti tee niin tehokkaasti - tai tarpeeksi.

Kaikkien aluksella on ratkaisevan tärkeää projektinhallintatason menestyksen. Tässä on viisi syytä, että Creative Team ei käytä Creative Project Management -ohjelmistoa ja mitä voit tehdä hyväksymisen lisäämiseksi.

1. Luova pyyntöprosessi on liian monimutkainen

Luovien alushousut on tarkoitus tehdä tiimiä tehokkaammin, mutta ne voivat helposti tulla taakkaa. Tee niistä liian korkean tason ja luovien ryhmien ei tarvitse toimia tehokkaasti, mikä johtaa lisää seurantapuheluja ja kokouksia. Toisaalta, kun alushousut vaativat liian monta yksityiskohtaa, pyynnön esittäjät eivät täytä niitä.

Kun luovat alushousut pysähtyvät hyödyllisiksi, joukkueet palaavat vanhoihin tottumuksiinsa viestintä- ja kenttäpyyntöjen kautta sähköpostitse tai löysällä, vetämällä kaikki ulos projektinhallintatyökalustasi. Luova tiimi ei aio käyttää projektinhallintaalusta, jos heidän asiakkaansa ei.

Ratkaisu:Helppo ja hyödyllinen, ja projektinhallintaohjelmiston pitäisi antaa sinulle mahdollisuus rakentaa alushousuja, jotka todella toimivat sinulle, ei sinua vastaan.

Dynaamiset pyyntölomakkeetVoit luoda luovia alushousuja tarpeidesi mukaan erilaisilla kenttätyypeillä, mukaan lukien lyhyet vastaukset, kappaleet, valintaruudut, päivämäärät, pudotukset, numerot, tiedostoliitteet ja paljon muuta. Kysymykset muuttuvat tietojen perusteella, että pyytäjä toimittaa, kun ne täyttävät lyhyen, jotta luova tiimi saa kaikki tarvitsemansa tiedot pyytämättä tarpeettomia kysymyksiä.

Nämä lomakkeet myös automaattisesti määrittävät tehtäviä oikeille tiimin jäsenille, jotta työ voi alkaa heti, kun pyyntö toimitetaan.

2. Se on vain yksi työkalu, jota heidän on käytettävä

Tänään on työkalu lähes kaikkea - juttelemasta lähettämiseen datan katseluun. Keskimäärin,Markkinoijat käyttävät 12 työkaluakampanjoiden ja tietojen hallinta. Aika, joka siirretään tietojen siirtämiseen ja näiden työkalujen välisen vaihtamisen lisäämiseksi. Tehtävien (tai työkalujen) siirtyminenKustannukset jopa 40%henkilön tuottavaa aikaa.

Luova tiimisi on todennäköisesti kourallinen työkaluja (tai enemmän), jotka he luottavat joka päivä. Projektinhallinnan lisääminen työkalupulloon voi tuntua vielä yhden askeleen jo pitkään luova prosessi - mutta sen ei tarvitse olla.

Ratkaisu:ValitseTyöhallintajärjestelmäTämä keskittää nämä luovan palapelin kappaleet ja integroituu ohjelmien kanssa, jonka luova tiimi toimii. Esimerkiksi,UDN-tehtävähallintaAdobe Creative Cloud Suite Extensionin avulla suunnittelijat voivat tarkastella tehtäviä, tehdä kommentteja, lähettää tiedostoja ja enemmän suoraan InDesignilta, Photoshopilta ja muilta Adobe-työkaluista.

OSF Healthcare Creative -tiimi kamppaillut hallitsemaan jopa 400 luovaa pyyntöä kuukausittain ennen kuin he löysivätUDN-tehtävähallinta "S Adobe Creative Cloud Extension, sanoo Heidi Wessler, Graafinen suunnittelu koordinaattori OSF Healthcareissa.

"InDesign, menen vainUDN-tehtävähallintaLaajennus, katso, mitkä muutokset on tehtävä, lähetä uusi todiste, kunnes laskeudu lopulliseen versioon "Wessler sanoo. "En enää tarvitse säätää PDF-asetuksia, viedä työpöydälle, aloittaa sähköpostin, liittää omaisuus ja lähetä se. Napsautan vain Lisää-painikettaUDN-tehtävähallintasuoraan InDesign ja se on siellä. "

UDN-tehtävähallintaSisältää myös integraatioita Salesforce, laatikko, Google, Microsoft, Slack ja paljon muuta.

3. Se ei anna heidän toimia haluamallasi tavalla

Tiedot olisi järjestettävä viidellä keskeisellä tavalla graafisen suunnittelijan, arkkitehdin, TED: n perustajan ja termin "tietoarkkitehti" Richard Saul Wurmanin mukaan. Nämä ovat: sijainti, aakkoset, aika, luokka ja hierarkia.

Tämä käsite tunnetaan salvan tai viiden hattujen telineiden, ja tukee ajatusta siitä, että erilaiset tietohallintarakenteet toimivat paremmin eri tietoryhmille. Samoin tiimi käsittelee erilaisia ​​tietoja erilaisilla tavoilla. Pakottaa heidät työskentelemään yhden kokoisessa sopivissaProjektinhallintajärjestelmäon resepti epäonnistumiseen.

Maininnat ovat erittäin visuaalisia ihmisiä, ja aKysely 143 Creative Teamin jäsentäPohjois-Amerikassa, joka käyttää projektinhallintaa viikoittain, 83% vastaajista sanoi käyttämään projektinhallintaohjelmistoja visuaalisten ominaisuuksien kanssa (KanbanLevyt, vedä-ja pudotuskortit, "Poraa" katseluasetukset jne.)

Toisin sanoen: Kaikki eivät ole miellyttäviä tarkastelemalla tehtäviä laskentataulukossa. Jos projektinhallintaympäristö toimii sinulle, mutta ei tarjoa joustavaa työtilaa luovaa joukkueesi, he voivat löytää sen epätavallisen tai hankalaa käytettäväksi.

Ratkaisu:Projektinhallintaympäristön pitäisi olla riittävän joustava vastaamaan tarpeitasi samalla kun luova tiimi mahdollistaa tietoja, mutta he tuntevat olonsa mukavaksi.

Valitse alusta, joka tarjoaa erilaisia ​​näkymiä, mukaan lukienGantt Charts , Kanban Boards ja Pöytänäkymät. Näin voit rakentaa projektiprosesseja yhteen näkemykseen ja luovaan tiimiin tarkistamaan tehtäviä toisessa näkymässä. Tehtävien ja hankkeiden lajittelua koskeva kansiorakenne tukee myös luovia tiimien ainutlaatuisia prosesseja.

4. Proofing ja hyväksynnät eivät ole virtaviivaisia

Työhuoltotyökaluja käytetään usein väärin toiseen paikkaan säilyttämään pyykkilistoja palautteesta. Jos projektinhallintaratkaisua käytetään vain, jotta voit jättää muistiinpanoja ja jakaa tehtäväluetteloita, se ei tarjoa paljon enemmän arvoa kuin sähköpostiviesti tai keskustelu.

Jos sinunTyönhallintatyökaluei tarjoa erittäin vuorovaikutteista, yhteistyössä reaaliaikaista projektin muokkausta ja kommentteja, mainokset ovat jumissa aikaa vieväätehtäväpeittää ja vahvistaa palautetta. Tässä on esimerkki:

Videon muokkaaminen vaatii tyypillisesti arvostelijan kirjoittaa palautteen luettelon, mukaan lukien aikaleimat jokaiselle muutokselle. Seuraava arvioija tekee saman asian. Kun kaikki arvostelut ovat valmiit, luovan on verrattava ja vahvistaa muistiinpanoja, silloittaa useita alustoja ja työskennellä ristiriitaisen palautteen varrella.

Se on huolellinen prosessi. Onneksi on parempi tapa tehdä se.

Ratkaisu:Tarkkailemalla ja hyväksyntöjä, määrittävät arvostelijat ja hyväksyttävät yhden, keskitetyn asiakirjan tai videon. Yhteistyökumppanit näkevät toistensa kommentteja ja toimivat ristiriitaisen palautteen avulla reaaliaikaisesti. Muokaukset ylittävät, kun ne on tehty, ja asiakirjat on selvästi merkitty "tarkistettuna" tai "hyväksyttyinä".

Tulostus- ja videokorvauksen tuottaminen edustaa merkittävä osa SF Chronicle Graphic Designer Paul de Leonin työmäärää. On vaikea navigoida kirjallisten kommenttien luetteloita, kun ne muokkaat videoita.

Suunnittelijat voivat nyt nopeasti päästä tarkalleen paikkaan videossa, jossa muutosta tarvitaan yksinkertaisella napsautuksella, jossa on kommentti UDN-tehtävähallintaVideokestävä ja kehittynyt merkintä. Tärkein etu on "Suora ja huomaa palautetta", De Leon sanoo.

"Sen sijaan, että kirjoitat yksityiskohtaisen luettelon kommentissa tai sähköpostiviestissä, jossa minun on kirjoitettava eri ajan pituuksien kautta, se pystyy auttamaan minua klikkaamalla kommenttia ja tietää tarkalleen, mitä katsoja viittasi", De Leon sanoo.

5. Se ei saa heitä ansaitsemaansa tunnustusta

vaikkakinYhteys suuren suunnittelun ja liiketoiminnan tulosten välilläOn yhä selkeämpi, luovia joukkueiden työtä hankkivat usein hankkeita, jotka on läheisemmin sidoksissa tulojen tuottamiseen. Luovia joukkueita pidetään akustannusKeski-ja he tietävät sen.

Jos projektinhallinta-alusta ei auta ratkaisemaan tätä ongelmaa, se on yksi syy Creative-tiimisi hyväksymään sen. Mainokset tietävät keskeiset sidosryhmät, joilla on nolla näkyvyys kovaa työtä, käytetäänkö niitä vai ei.

Ratkaisu:Se on aina helpompi saada joku hyväksyä uusi järjestelmä, jos heille on jotain. Kannustaa luovaa tiimiä työhallintaalusta, joka tekee jotain historiallisesti vaikeasti: todistaa arvonsa.

Jotkut työnhallintaratkaisut parantavatsidosryhmänäkyvyys vankalla, reaaliaikaisestiRaportointi ja Analytics. Kyky esittää täsmälleen, kuinka monta hanketta on lennossa, jotka työskentelevät, kuinka usein määräajat täyttyvät, ja muut keskeiset datapisteet auttavat luovia johtajia korostamaan heidän tiiminsä kovaa työtä ja tarjoamat arvot.

Kicker? Varmista, että joukkue tietää, että yksikään näistä raporteista ei ole mahdollista, jos heidän työnsä ei hoideta alustalla!

Hanki luova tiimi aluksella

Hyvä projektin hallinta luoville joukkueille säästää aikaa ja energiaa, joka tekee suurta työtä. Jos joukkueesi ei ole sopeutumistaProjektinhallintatyökalut, saatat ihmetelläMillaista ohjelmistoa on hyödyllinen tiimiprojektien hallintaan. Saatat ihmetellä, jos olet kamppaillut saada luova tiimi omaksumaan projektinhallintaympäristösi, yksi tai useampi näistä viidestä syystä voisi olla miksi:

Löytää aProfessional Services ProjektinhallintaohjelmistoTiimisi rakastaa, lataa ilmaiseksiCreative Ostajan opas .