Panduan Ultimate untuk Manajemen Proyek Perusahaan
Udn Webber
Manajer konten
Ingin belajar tentang manajemen proyek perusahaan (EPM)?
Anda mungkin di sini karena bisnis Anda telah berkembang menjadi organisasi besar dengan banyak proyek kompleks yang perlu dikelola secara bersamaan .
Beruntungnya kamu! 💸.
Namun, Anda juga mungkin di sini karena Anda perlu sedikit bantuan menangani proyek perusahaan.
Tidak perlu khawatir!
Dalam artikel ini, kita akan melihatnya Manajemen proyek perusahaan apa , operasi yang terlibat, dan alat terbaik untuk membantu Anda mengelola semua proyek tingkat tinggi Anda.
Siap, atur, ayo pergi!
Apa itu Manajemen Proyek Perusahaan?
Manajemen Proyek Perusahaan adalah praktik mengelola beberapa proyek pada skala luas perusahaan, memungkinkan Anda untuk memiliki pandangan 360 derajat dari upaya kolektif organisasi.
Organisasi perusahaan besar memiliki beberapa proyek kompleks yang perlu dimulai dan diselesaikan serentak.
Semacam seperti pabrik cokelat di Charlie dan Pabrik Coklat.
Anda tahu, yang dengan semua mesin permen bekerja pada saat yang sama. 🍫.
Sayangnya, proyek kompleks tidak benar-benar tampak terhubung dengan sebagian besar waktu.
Tetapi kenyataannya adalah ... mereka!
Ingat, setiap proyek mempengaruhi keberhasilan perusahaan .
Jadi, bagaimana Anda mengelola begitu banyak proyek pada skala perusahaan?
Jawabannya terletak pada manajemen proyek perusahaan.
Manajemen proyek perusahaan bertujuan untuk mempersingkat proyek dan proses Anda.
Dengan Perangkat lunak manajemen proyek perusahaan , tim proyek Anda bisa mengotomatisasikan Tugas yang membosankan dan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal penting (cokelat).
Apa 10 kunci untuk manajemen proyek perusahaan?
Berikut adalah 10 aspek proyek bahwa manajemen proyek perusahaan dapat membantu Anda:
1. Manajemen Program.
Manajemen program melibatkan pengelolaan proyek yang berbeda namun terhubung.
Bagaimana?
Mereka terhubung karena semua proyek perusahaan Sebaiknya berkontribusi pada perusahaan Tujuan keseluruhan. Dan ketika Anda mengelola berbagai proyek individu secara kolektif , mereka membentuk program.
Misalnya, meningkatkan basis pelanggan Anda atau menerapkan resep cokelat yang lebih sehat (untuk menarik demografis baru) memiliki tujuan yang sama sehingga mereka dapat menjadi bagian dari program yang sama.
Inilah cara manajemen proyek perusahaan dapat membantu program Anda di siklus hidup mereka:
Tahap ini melibatkan menetapkan alasan mengapa Anda ingin melanjutkan program.
Penting untuk memastikan bahwa program ini sejajar dengan visi dan tujuan perusahaan Anda.
Peta konsep adalah solusi EPM yang sempurna untuk tahap ini. Peta pikiran kami memungkinkan Anda melakukan brainstorming setiap ide liar sehingga Anda dapat menggunakannya untuk menciptakan strategi bisnis yang sukses.
Langkah penting di perencanaan proyek menentukan ruang lingkup program. Ini termasuk menentukan sumber daya apa yang dibutuhkan dan siapa yang akan berada di tim program.
Lihatlah Gantt Charts. Untuk penjadwalan, Mengelola Ketergantungan , dan memprioritaskan sesuatu menjadi elegan Timeline Project. .
Dengan timeline dinamis ini, Anda dapat mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani hambatan.
Setelah program selesai, Anda perlu menganalisis hasil proyek dan kinerja program .
Ini dapat mencakup penilaian dan laporan yang selaras dengan metrik Anda untuk kesuksesan proyek. Misalnya, Willy Wonka akan melihat indikator penjualan dan data pelanggan untuk melihat apakah resep barunya sukses.
Ingin mempelajari lebih lanjut tentang fase proyek yang berbeda? Lihat ini Panduan pada Lifecycle Manajemen Proyek .
2. Kolaborasi Tim
Anggota tim perlu menggabungkan ide, keahlian, dan keterampilan untuk melakukan proyek perusahaan yang sukses.
Jadi bagaimana mereka melakukannya?
Jawabannya terletak pada tim kolaborasi .
Dengan bantuan tambahan perangkat lunak manajemen proyek perusahaan, kolaborasi tim membantu tim mengembangkan solusi untuk hambatan dan memajukan proyek.
Untunglah, UDN Task Manager. juga merupakan alat kolaborasi!
Di sini ada beberapa UDN Task Manager. Fitur kolaboratif:
Menggunakan Dokumen untuk kolaborasi dan pengeditan waktu-nyata atas dokumen proyek dan perusahaan.
Anda bahkan dapat melihat ketika anggota tim melihat, mengetik, atau mengomentari dokumen yang sama dengan kami Deteksi kolaborasi fitur.
Benci merasa kewalahan oleh komentar? 😟.
Baiklah kalau begitu, UDN Task Manager. Apakah Solusi Manajemen Proyek Perusahaan Anda!
UDN Task Manager. memungkinkan Anda Tetapkan komentar untuk diri sendiri dan anggota tim. Dengan cara ini, item tindakan tidak tersesat dan segera ditangani.
3. Waktu Pelaporan
Pelaporan waktu membantu setiap manajer proyek perusahaan memvisualisasikan kemajuan proyek dan perkiraan waktu penyelesaian.
Tanpa Waktu Pelaporan , manajer proyek tidak tahu di mana proyek menuju atau jika mereka pergi ke mana-mana sama sekali.
Untuk menghindari ini, Anda memerlukan perangkat lunak EPM dengan fitur pelacakan waktu bawaan dan laporan yang kuat seperti yang UDN Task Manager. memiliki.
Itu Global Timer. memungkinkan karyawan melacak waktu yang diambil untuk menyelesaikan tugas mereka.
Kamu bisa Mulai dan mampir Melacak waktu proyek dari mana saja, apakah itu desktop, aplikasi web, atau Aplikasi seluler .
4. Manajemen Keuangan
Pertimbangan keuangan adalah komponen integral dari rencana proyek apa pun. Anda perlu memastikan bahwa Anda menganggarkan proyek dengan benar dan perusahaan Anda dapat menangani biaya. Sangat penting untuk mengenali proyek-proyek yang kekurangan dandanan.
Begini caranya Pengelola departemen keuangan Anda akan bereaksi jika Anda meminta mereka untuk mendanai a proyek bahwa perusahaan Anda tidak mampu:
Yikes.
Tetapi dengan sistem EPM seperti UDN Task Manager. , Anda dapat dengan mudah melihat alokasi anggaran Anda, pengeluaran Anda yang sebenarnya, dan keuntungan Anda.
Anda bahkan dapat melakukan perhitungan yang kuat Menggunakan data numerik Anda ($$$, titik scrum, dll.) Dalam tugas Anda.
Anda juga bisa menggunakan Tugas berulang untuk mendapatkan pemberitahuan saat pembayaran jatuh tempo. Setelah Anda membayar tagihan bulanan, cukup tandai sebagai lengkap, dan tugas baru secara otomatis dibuat untuk bulan berikutnya.
5. Manajemen Sumber Daya
Mari kita kembali ke skenario pabrik cokelat kami. Willy Wonka tergantung pada sumber daya manusianya, alias, oompa loompas-nya, untuk keberhasilan pabrik cokelatnya, kan?
Setiap Oompa Loompa memainkan peran tertentu dan bertanggung jawab atas tugas tertentu.
Tanpa mereka, pabriknya akan meleleh ke tanah, secara harfiah.
Demikian pula, Anda perlu menilai ketersediaan sumber daya dan bagaimana Anda akan mengalokasikan sumber daya tersebut sebelum sebuah proyek dimulai.
Ini termasuk karyawan, uang, waktu, dan alat Anda seperti peralatan atau ruang kantor.
Tanpa akurat alokasi sumber daya , proyek Anda dapat berakhir pada dasarnya, kekurangan tenaga, dan tertunda.
Namun, ini tidak akan pernah terjadi dengan kami Pengelolaan sumber daya fitur.
UDN Task Manager. memiliki Beberapa tampilan , termasuk A. Tampilan beban kerja Itu menunjukkan visualisasi sehari-hari seberapa banyak setiap orang yang ditugaskan kepada mereka selama periode itu dan membandingkannya dengan kapasitas mereka.
Ini memungkinkan Anda untuk segera melihat siapa yang memiliki kapasitas penuh dan mengalokasikan kembali tugas kepada mereka yang memiliki kapasitas yang tidak digunakan.
Mencari lebih banyak cara untuk mengelola sumber daya Anda secara efisien? Lihat ini Panduan Ultimate untuk Manajemen Sumber Daya .
6. Jadwalkan Manajemen
Penjadwalan bekerja di samping sumber daya.
Sumber daya perusahaan sering langka dan memiliki ketersediaan waktu terbatas.
Dan kadang-kadang, sumber daya itu perlu dibagikan di antara orang dan proyek yang berbeda. #Berbagi adalah peduli
Tetapi untuk melakukan ini, perusahaan Anda perlu memiliki alat manajemen proyek perusahaan dengan fitur penjadwalan bawaan.
Mengapa tidak mengelola jadwal sumber daya Anda menggunakan UDN Task Manager. 'S Tampilan Kalender ?
Yang perlu Anda lakukan hanyalah seret dan jatuhkan tugas untuk menetapkan jadwal.
Atau memilih yang kuat integrasi kalender. .
Anda dapat mengirim tugas terjadwal langsung ke aplikasi kalender favorit Anda, termasuk Kalender Apple, Pandangan , dan Kalender Google.
7. Permintaan Manajemen
Perusahaan Anda harus dapat menangani permintaan eksternal.
Misalnya, permintaan eksternal Willy Wonka bisa menjadi anak-anak dan keluarga yang menginginkan lebih banyak tiket emas di pasaran.
Untuk menangani permintaan eksternal, Anda perlu berkomunikasi dengan klien dan pelanggan Anda.
Dan alih-alih beralih antara perangkat lunak manajemen proyek Anda dan alat CRM, seperti Salesforce, UDN Task Manager. telah built-in Fungsionalitas CRM. .
Bagaimana?
Menggabungkan Bidang khusus dengan Papan Kanban Dan buat ID tugas unik untuk melacak anggaran, mengatur informasi kontak klien, dan banyak lagi.
Menggunakan Bentuk tampilan untuk mendapatkan input dari klien dan pelanggan.
Setelah ini dilakukan, Anda dapat bekerja, menetapkan, memperbarui, dan memindahkan respons melalui alur kerja, sehingga Anda dapat memenuhi permintaan mereka.
8. Penilaian dan Manajemen Risiko
Mengelola perusahaan tidak mudah. Selalu ada hal-hal yang bisa salah dan mempengaruhi hasil suatu proyek.
Manajemen risiko mengacu pada menempatkan proses di tempat sehingga perusahaan Anda dapat mencegah proyek yang berkinerja buruk dari tergelincir melalui retakan. Analisis risiko adalah proses mengidentifikasi seberapa besar risiko suatu proyek yang dapat berdampak negatif pada inisiatif utama.
Berikut adalah contoh proses yang dapat Anda lakukan untuk melindungi strategi bisnis dan klien Anda:
1. Strategi bisnis Anda: Untuk menjaga strategi Anda efektif, Anda harus memperbaruinya secara konsisten dengan pengaturan Tujuan strategis dan secara teratur meninjau strategi Anda terhadap kondisi pasar.
2. Klien Anda: Kehilangan klien penting dapat mengganggu seluruh alur kerja organisasi Anda. Untuk menghindari ini, Anda harus memprioritaskan pekerjaan klien Anda dan memberikan nilai bagi mereka. Dan ketika organisasi Anda menyulap lebih banyak tugas daripada ada Wonka Chocolate Bar, bagaimana Anda memastikan Anda tidak melupakan a tertentu Tugas Klien?
Jawabannya terletak pada prioritas.
Kenapa tidak cukup gunakan Prioritas ?
Dengan prioritas, karyawan Anda akan tahu tugas mana yang perlu diselesaikan sebelum memulai pada yang berikutnya. Setiap bendera prioritas menunjukkan seberapa penting tugasnya.
Dan jika Anda ingin memanfaatkan prioritas Anda yang terbaik, gunakan Otomatisasi. .
Dengan itu, UDN Task Manager. dapat memindahkan tugas ke prioritas utama Secara otomatis ketika tanggal jatuh tempo mendekati (di antara banyak hal bermanfaat lainnya yang dapat dilakukan secara otomatis 😉).
9. Pelaporan dan Kecerdasan Bisnis
Laporan dan intelijen proyek adalah elemen kunci dalam manajemen proyek perusahaan yang luas.
Mengapa?
Karena laporan membantu perusahaan memantau pemanfaatan sumber daya, mencegah risiko, dan membangun rencana proyek yang lebih efisien. Pelaporan yang efektif juga memungkinkan manajer proyek untuk membuat keputusan yang lebih terinformasi untuk menjaga proyek di jalur.
Dengan UDN Task Manager. , Anda akan mendapatkan akses ke wawasan Laporan tentang tim Anda. Berikut ini hanya beberapa dari mereka:
Jika Anda mencari gambaran umum tentang operasi bisnis Anda, coba Dashboards. !
Dengan dasbor kami, Anda akan memiliki pandangan tingkat tinggi tentang semua yang terjadi di Anda Workspace. Dan Anda juga dapat memantau perkembangan alur kerja Anda untuk menjaga proyek Anda di jalur.
Ada banyak jenis Widget. Anda dapat menambah dasbor Anda:
Itu benar-benar lotta eye candy 😍
10. Analisis dan Seleksi Portofolio Proyek
Manajemen Portofolio Proyek (PPM) adalah langkah di mana manajer proyek perusahaan mengevaluasi portofolio proyek perusahaan untuk melihat seberapa efisien proses proyek perusahaan.
Ini dapat menyebabkan realokasi sumber daya atau perubahan pada beberapa langkah proyek.
Misalnya, apa yang Willy Wonka lakukan ketika dia menyadari beberapa anak tidak cocok untuk pabrik cokelatnya?
Dia hanya menghapusnya dari proses. 👋.
Kalau saja manajemen portofolio proyek yang mudah.
Untungnya bisa seperti dengan perangkat lunak manajemen proyek perusahaan seperti UDN Task Manager. !
Menggunakan UDN Task Manager. Portofolio Untuk mendapatkan ikhtisar tingkat tinggi tentang apa yang terjadi di ruang kerja Anda.
Anda bahkan dapat mengatur dan menyelaraskan tujuan perusahaan dari anggota tim junior hingga manajemen senior.
Setelah selesai, Anda dapat berbagi portofolio proyek Stakeholder. dan Batasi izin Ketika dibutuhkan, jadi Anda merasa aman, dan mereka dapat tetap mendapat informasi.
Apa perbedaan antara EPMO dan PMO?
Pertama kita harus mengetahui perbedaan pola pikir yang bekerja dalam manajemen proyek perusahaan versus lingkungan manajemen proyek tradisional.
Paul C. Dinsmore dari Institut Manajemen Proyek Menaruhnya secara ringkas :
Sedangkan manajemen proyek tradisional ditujukan untuk menjawab "Bagaimana kita bisa menyelesaikan proyek ini secara efektif dan efisien?" Manajemen proyek perusahaan menimbulkan pertanyaan, "Bagaimana kita dapat membuat bisnis ini lebih adaptif, responsif, dan dengan demikian lebih menguntungkan dalam lingkungan multi-proyek yang berubah dengan cepat?"
Kedua cara berpikir ini diterjemahkan menjadi tanggung jawab dan peran yang berbeda. Perusahaan dapat berhasil diselenggarakan di bawah Kantor Manajemen Proyek Tradisional (PMO) atau Kantor Manajemen Proyek Perusahaan (EPMO).
Manajer proyek dalam PMO memastikan standar dan menetapkan arah proses proyek di seluruh organisasi. Mereka sering merupakan departemen terpisah yang tidak mengasumsikan peran utama dalam tujuan strategis perusahaan.
Manajer proyek yang beroperasi di EPMO tidak hanya bertanggung jawab atas portofolio proyek perusahaan, tetapi juga memelihara tujuan utama tingkat tinggi - untuk menyelaraskan semua proyek dengan tujuan perusahaan.
Apa manfaat manajemen proyek perusahaan?
Anda sekarang tahu apa yang masuk ke manajemen proyek perusahaan. Tetapi mengapa Apakah Anda membutuhkannya?
1. Aligns Tujuan Bisnis
Manajemen proyek perusahaan meningkatkan penyelarasan strategis antara tujuan bisnis dan setiap proyek perusahaan.
Ini juga memastikan bahwa proyek-proyek yang diprakarsai di seluruh departemen suatu organisasi diselaraskan dengan tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang Anda.
Dengan cara ini, manajer proyek tahu bahwa mereka menghabiskan uang untuk hal-hal yang benar:
2. Meningkatkan produktivitas dan kerja tim
Manajemen Proyek Perusahaan juga meningkatkan koordinasi proyek dengan menguraikan tujuan Anda dan dengan menggunakan tujuan organisasi sebagai pedoman.
Karena tim lintas fungsional menyadari tujuan mereka, mereka dapat berkoordinasi dan dapat berkomunikasi secara efisien. Ini memastikan bahwa setiap orang dapat berkolaborasi dengan lancar dan menjadi yang terbaik dalam organisasi Anda.
3. Lebih banyak proyek dikirim tepat waktu
Peningkatan sistem komunikasi juga berarti bahwa ada mitigasi risiko yang lebih baik, dan jika tim Anda menghadapi tantangan, ada sistem resolusi risiko di tempat.
Dan karena koordinasi proyek dimaksimalkan, lebih banyak proyek dikirimkan tepat waktu dan di dalam anggaran.
Ini juga membantu produk dan proyek baru dan inovatif Anda mencapai pasar lebih cepat dan sebelum pesaing Anda.
Melaksanakan EPM di seluruh organisasi Anda
Manajer proyek perusahaan harus mengikuti tiga prioritas ini saat memandu implementasi EPM organisasi.
Latih metodologi yang konsisten
Pendekatan implementasi yang berhasil mengharuskan setiap orang yang mengelola proyek untuk berbicara bahasa yang sama.
Tim proyek yang dikoordinasikan melalui pendekatan manajemen proyek tunggal akan meletakkan dasar yang kuat untuk model EPM Anda.
Apakah Anda memilih pendekatan lincah, ramping, atau pangeran 2, penting untuk melatih staf Anda untuk menjadi berpengalaman dalam metodologi manajemen proyek.
Menerapkan Kantor Dukungan Proyek (PSO)
Kantor dukungan proyek sangat penting dalam meluncurkan proses EPM di seluruh organisasi. Menurut Institut Manajemen Proyek, PSO berkontribusi dengan:
Pilih alat EPM yang tepat
Manajer proyek perusahaan perlu mengevaluasi perangkat lunak manajemen proyek perusahaan karena alat-alat ini akan sangat memengaruhi organisasi.
Integrasi penting terutama jika Anda ingin mempertahankan alur kerja yang ada.
Selain itu, pastikan bahwa perangkat lunak manajemen proyek perusahaan dapat mendukung organisasi Anda melalui perubahan tersebut.
UDN Task Manager. Menawarkan 1000+ integrasi serta fitur perangkat lunak manajemen proyek perusahaan yang kuat. Selain itu, UDN Task Manager. Paket perusahaan memungkinkan Anda mengakses layanan profesional dan manajer sukses klien kami untuk mendukung Anda selama peluncuran perusahaan.
Mengakhiri 🍫.
Manajemen proyek perusahaan membantu manajer proyek dan tim mengelola beberapa proyek berbeda pada skala perusahaan.
Karena manajemen proyek perusahaan berfokus pada pengelompokan beberapa proyek bersama, tim memiliki pandangan yang lebih luas tentang kegiatan perusahaan.
Tetapi untuk mengelola proyek perusahaan apa pun secara efisien, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek perusahaan seperti UDN Task Manager. .
Dari membantu Anda dengan manajemen program untuk memberi Anda inovatif template proyek , UDN Task Manager. adalah milikmu Tiket Emas untuk Manajemen Proyek Perusahaan yang Efektif.
Dan dengan menggabungkan metodologi manajemen proyek inovatif seperti Lincah dan Scrum. , UDN Task Manager. adalah solusi manajemen proyek terbaik.
Jadi, mengapa Anda belum melompat di kereta?
Mendapatkan UDN Task Manager. untuk Gratis Hari ini untuk mendapatkan tiket Anda ke manajemen proyek perusahaan yang sempurna!
