Kan du identifisere nøyaktig hvem som gjør hva etter når for hver oppgave, milepæl og leveranse i prosjektet ditt? Hvis ikke, kan det hende du trenger et RACI-diagram.
Din guide til RACI-diagrammer, med eksempler
Kan du identifisere nøyaktig hvem som gjør hva etter når for hver oppgave, milepæl og leveranse i prosjektet ditt? Hvis ikke, kan det hende du trenger et RACI-diagram.
RACI er et akronym for å hjelpe lagene å klargjøre prosjektroller og finne ut hvem den ansvarlige parten er for en gitt oppgave. Enten du aldri har hørt om Raci før, eller du vurderer å lage et RACI-diagram for ditt neste prosjekt, her er alt du trenger å vite om hvordan du lager og bruker disse diagrammene.
Hva er et RACI-diagram?
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Et RACI-diagram (noen ganger kalt et ansvarsoppgave Matrise) er en måte å identifisere prosjektgruppenees roller og ansvar for enhver oppgave, milepæl eller
Prosjektlevering
. Ved å følge Raci Akrony, kan du klargjøre ansvar og redusere forvirring. RACI står for:
Ansvarlig.
Denne personen er direkte ansvarlig for arbeidet. Det bør bare være en ansvarlig rolle per oppgave, slik at du vet hvem du skal gå til med spørsmål eller oppdateringer. Hvis en oppgave har mer enn en ansvarlig person, kan du miste klarhet og forårsake forvirring. I stedet tar det å legge til flere samarbeidspartnere som noen av de andre Raci-rollene, som kan ha mer enn én person.
Ansvarlig.
Den ansvarlige personen er ansvarlig for å overvåke den generelle oppgaven, selv om de kanskje ikke er den personen som faktisk gjør arbeidet. Det er to måter å tilordne en ansvarlig rolle. Noen ganger er den ansvarlige prosjektlederen (eller til og med ansvarlig, men i så fall tar personen på to forskjellige roller i løpet av arbeidsflyten). I disse tilfellene er ansvarlig ansvarlig for å sikre at alt arbeidet blir gjort. I andre tilfeller er ansvarlig for ledende leder eller leder som er ansvarlig for å godkjenne arbeidet før det anses å være ferdig. Som den ansvarlige rollen, bør det bare være en ansvarlig.
Konsultert.
Dette vil være personen eller folk som bør vurdere og logge på arbeidet før det leveres. Det kan være flere konsulterte roller for hver oppgave,
Prosjekt Milestone
eller leveranse.
Informert.
Dette er personen eller gruppen av mennesker som er informert om fremdriften og ferdigstillelsen av arbeidet. De er sannsynligvis ikke involvert i noe annet aspekt av den leverbare.
Når skal jeg lage et RACI-diagram?
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
RACI-diagrammer er en nyttig måte å spore hver interessens rolle for en oppgave, milepæl eller leveranse - spesielt hvis du administrerer et komplekst prosjekt med mange beslutningstakere og fagpersoner. Med et RACI-diagram kan du forhindre dårlig beslutningstaking og unngå veibeskyttelse i godkjennelsesprosessen som kan påvirke samlet prosjektsuksess.
Disse diagrammene, mens de er forskjellige fra
Pert-diagrammer
, er spesielt nyttige hvis interessentene dine kan ta på forskjellige roller gjennom hele prosjektet. For eksempel kan det være en interessent som er ansvarlig for en leverbar, men informert om en annen. Med et RACI-diagram kan du tydelig skissere disse detaljene og sørge for at alle vet hvem som er ansvarlig for hva.
RACI-diagram Eksempel
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
For å bygge et RACI-diagram, oppgi hver oppgave, milepæl eller leveranse for prosjektet ditt. Identifiser deretter hvem de ansvarlige, ansvarlige, konsulterte og informerte lagmedlemmene er for hver enkelt.
Du vil opprette et RACI-diagram for fem oppgaver og leveranser:
Oppdater hjemmeside CTAS.
Oppdater kundehistorie på hjemmesiden
Revamp Website Design
Forbedre hjemmeside lasthastighet
Oppdater hjemmeside design
Her er hva RACI-diagrammet ville se ut:
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Oppdater hjemmeside CTAS.
Ansvarlig: Copywriter.
Akjent: Webutvikler
Konsultert: Hodet på nettstedet
Informert: Designer
Oppdater kundehistorie på hjemmesiden
Ansvarlig: Copywriter.
Akjent: Webutvikler
Konsultert: Hodet på nettstedet
Informert: Designer
Revamp Video på hjemmesiden
Ansvarlig: Designer
Akjent: Webutvikler
Konsultert: Hodet på nettstedet
Informert: CopyWriter.
Forbedre hjemmeside lasthastighet
Ansvarlig: Webutvikler
Akjent: Webutvikler
Konsultert: Hodet på nettstedet
Informert: copywriter & amp; Designer
Oppdater hjemmeside design
Ansvarlig: Designer
Akjent: Webutvikler
Konsultert: Hodet på nettstedet
Informert: CopyWriter.
Fordeler og ulemper med RACI-diagrammer
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Til slutt er spørsmålet: Skulle du opprette et RACI-diagram? Mens RACI-diagrammer er et nyttig verktøy for å identifisere prosjektansvar, kan de få litt tungvint over et prosjektets livssyklus. Her er fordeler og ulemper ved å lage et RACI-diagram for lagets arbeid:
Fordelene med RACI-diagrammer
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Fjern prosjekt
roller og ansvar
Kan hjelpe teamet ditt til å bevege seg raskt og redusere forvirring om hvem som jobber med hva. Med et RACI-diagram kan du sikre at du ikke har to lagmedlemmer som jobber på det samme. Som et resultat, vil du ha en lettere tid
Samarbeid
med teamet ditt.
Raci diagrammer er også spesielt nyttige når beslutningsprosessen er delt mellom oppgaver. Det kan være scenarier hvor den informerte om en oppgave eller milepæl er ansvarlig eller konsultert på en annen - for å få det klart definert, er det nyttig å spore dette arbeidet i et RACI-diagram.
Raci diagram fallgruver (og hvordan å unngå dem)
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Raci-modeller fokuserer på granulær, i stedet for å fange arbeid på prosjektnivået. Du kan kanskje vite hvem den konsulterte er på en bestemt oppgave - som er nyttig - men å vite at det ikke hjelper deg med å forstå hvordan ulike interessenter samhandler med det bredere prosjektarbeidet.
I tillegg, hvis du forsøker å skrive ut hver oppgave og hver rolle, kan ditt RACI-diagram bli store. Verre, hvis prosjektet ditt endres på en eller annen måte, vil ditt RACI-diagram umiddelbart bli utdatert. Det kan gjøre det vanskelig for deg å få sanntids klarhet om hvor hver oppgave er i prosjektets arbeidsflyt.
RACI-diagrammer er begrenset fordi de ikke er i stand til å tilpasse seg prosjektets behov i sanntid. For å etablere klare forventninger og eliminere forvirring på prosjektnivået, trenger du en
Prosjektstyringsverktøy
.
Ta ditt RACI-diagram til neste nivå med prosjektledelse
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Med prosjektstyringsprogramvare har hver oppgave en oppdragsgiver - det er ansvarlig. Du kan se arbeid på prosjektnivået, så det ansvarlige og informerte trenger ikke å sjekke inn via e-post eller statusmøter. Og for eventuelle godkjenninger du trenger fra din konsulent, kan du spore vurderinger og godkjennelser på ett sted. På den måten har hele Raci-teamet en sentral kilde til sannhet for alt arbeidet som gjøres.
I stedet for å ha ditt RACI-diagram som er skilt fra hvor arbeidet skjer, fanger prosjektstyringsverktøyene emnet, oppdragsgiver og annen viktig informasjon som oppgaven forfallsdato eller relativ betydning. På den måten har hele prosjektgruppen synlighet til hvem som gjør hva som helst når - og du ikke stoler på en enkelt person for å administrere og oppdatere ditt RACI-diagram. Prosjektstyringsverktøy Oppdatering i sanntid, slik at du kan se nøyaktig hvor du er i godkjenningsprosessen.
Spor hvem som gjør hva som helst når
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Klare lagroller og ansvar hjelper deg med å slå dine leveranser i tide. Sporing av forskjellige og komplekse interessentansvar i et RACI-diagram kan hjelpe deg med å gjøre det - men RACI-diagrammer er bare begynnelsen. Lære mer om
Arbeidsadministrasjon
, og hvordan laget ditt kan være til nytte.
