Uw gids voor RACI-diagrammen, met voorbeelden

Kun je precies identificeren wie het doet waar voor elke taak, mijlpaal en leverbaar in je project? Zo niet, dan heb je misschien een RACI-kaart nodig.

Raci is een acroniem om teams te helpen de projectrollen te verduidelijken en uit te vinden wie de verantwoordelijke partij is voor een bepaalde taak. Of je nog nooit eerder hebt gehoord of je overweegt om een ​​RACI-kaart voor je volgende project te maken, hier is alles wat je moet weten over hoe je deze kaarten kunt maken en gebruiken.

Wat is een RACI-kaart?

Een RACI-diagram (soms een toewijzing van een responsibele toewijzing genoemd) is een manier om de rollen en verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden van uw projectteams voor elke taak, mijlpaal, ofProject Leverbaar. Door het RACI-acroniem te volgen, kunt u de verantwoordelijkheid verduidelijken en verwarring verminderen. RACI staat voor:

Verantwoordelijk.Deze persoon is rechtstreeks verantwoordelijk voor het werk. Er mogen alleen maar één verantwoordelijke rol per taak zijn, zodat u weet wie u moet doen met vragen of updates. Als een taak meer dan één verantwoordelijke persoon heeft, kunt u duidelijkheid verliezen en verwarring veroorzaken. Streef in plaats daarvan om extra medewerkers toe te voegen als enkele van de andere RACI-rollen, die meer dan één persoon kunnen hebben.

Verantwoordelijk.De verantwoordelijke persoon is verantwoordelijk voor het toezicht op de totale voltooiing van de taak, hoewel ze misschien niet de persoon zijn die het werk daadwerkelijk doet. Er zijn twee manieren om een ​​verantwoordelijke rol toe te wijzen. Soms is het verantwoordelijk de projectmanager (of zelfs de verantwoordelijke, hoewel in dat geval de persoon twee verschillende rollen opneemt tijdens de taakworkflow). In deze gevallen is de verantwoording verantwoordelijk voor het feit dat al het werk wordt gedaan. In andere gevallen is de verantwoording een hogere leider of bestuurder die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van het werk voordat het volledig wordt beschouwd. Net als de verantwoordelijke rol, zou er maar één verantwoordelijk moeten zijn.

Geraadpleegd.Dit is de persoon of mensen die moeten evalueren en tekenen op het werk voordat het wordt afgeleverd. Er kunnen meerdere geraadpleegde rollen voor elke taak zijn,Projectmijlpaalof Leverbaar.

Op de hoogte.Dit is de persoon of groep mensen die op de hoogte zijn van de voortgang en de voltooiing van het werk. Ze zijn waarschijnlijk niet betrokken bij een ander aspect van de levering.

Wanneer moet ik een RACI-kaart maken?

RACI-diagrammen zijn een nuttige manier om de rol van elke stakeholder voor een taak, mijlpaal of bezorgbaar te volgen - vooral als u een complex project beheert met vele beslissers en onderwerpdeskundigen. Met een RACI-diagram kunt u een slechte besluitvorming maken en wegversperringen vermijden in het goedkeuringsproces dat het algemene projectsucces kan beïnvloeden.

Deze grafieken, terwijl anders danPert-grafieken, zijn vooral handig als uw stakeholders in het hele project verschillende rollen kunnen volgen. Er kunnen bijvoorbeeld een belanghebbende zijn die verantwoordelijk is voor één leverbaar, maar op de hoogte is gebracht. Met een RACI-kaart kunt u deze details duidelijk schetsen en ervoor zorgen dat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor wat.

RACI-grafiekvoorbeeld

Om een ​​RACI-diagram te bouwen, vermeldt u elke taak, mijlpaal of leverbaar voor uw project. Identificeer dan wie de verantwoordelijke, verantwoordelijke, geraadpleegde en geïnformeerde teamleden voor elk zijn.

Laten we zeggen dat u de startpagina op uw website bijwerkt.Project stakeholderserbij betrekken:

Copywriter

Ontwerper

Hoofd van de website

webontwikkelaar

U wilt een RACI-diagram maken voor vijf taken en deliverables:

Update homepage CTAS

Update klantverhaal op homepage

Revelgel Website Design

Verbeter de laadsnelheid van de homepagina

Update Startpagina Design

Dit is wat de RACI-kaart eruit zou zien:

Update homepage CTA's

Verantwoordelijk: CopyWriter

ACCOUNTERABEL: WEB DIRECTER

Geraadpleegd: hoofd van de website

Informed: Designer

Update klantverhaal op homepage

Verantwoordelijk: CopyWriter

ACCOUNTERABEL: WEB DIRECTER

Geraadpleegd: hoofd van de website

Informed: Designer

Revamp video op homepage

Verantwoordelijk: ontwerper

ACCOUNTERABEL: WEB DIRECTER

Geraadpleegd: hoofd van de website

Informed: CopyWriter

Verbeter de laadsnelheid van de homepagina

Verantwoordelijk: Web Developer

ACCOUNTERABEL: WEB DIRECTER

Geraadpleegd: hoofd van de website

Informed: CopyWriter & AMP; Ontwerper

Update Startpagina Design

Verantwoordelijk: ontwerper

ACCOUNTERABEL: WEB DIRECTER

Geraadpleegd: hoofd van de website

Informed: CopyWriter

De voor- en nadelen van RACI-grafieken

Uiteindelijk is de vraag: Moet u een RACI-diagram maken? Hoewel RACI-diagrammen een nuttig hulpmiddel zijn om projectverantwoordelijkheden te identificeren, kunnen ze een beetje omslachtig krijgen over de levenscyclus van een project. Hier zijn de voor- en nadelen van het maken van een RACI-kaart voor het werk van uw team:

De voordelen van RACI-diagrammen

Wissenrollen en verantwoordelijkhedenkan je team helpen snel te bewegen en verwarring te verminderen over wie aan wat werkt. Met een RACI-diagram kunt u ervoor zorgen dat u niet twee teamleden die aan hetzelfde werken. Als gevolg hiervan heb je een gemakkelijkere tijdsamenwerkenmet je team.

RACI-diagrammen zijn ook bijzonder behulpzaam wanneer het besluitvormingsproces is verdeeld tussen taken. Er kunnen scenario's zijn waar het op de hoogte is van één taak of mijlpaal de verantwoordelijke of geraadpleegd op een andere om dat duidelijk is gedefinieerd, het nuttig is om dit werk in een RACI-diagram bij te houden.

Raci-kaart valkuilen (en hoe ze te vermijden)

RACI-modellen focussen op de korrel, in plaats van werk op het projectniveau vast te leggen. U kunt weten wie het geraadpleegde is op een bepaalde taak - die behulpzaam is - maar wetende dat u niet helpt om te begrijpen hoe verschillende belanghebbenden communiceren met het bredere projectwerk.

Bovendien, als u probeert elke taak en elke rol op te schrijven, kan uw RACI-diagram omvangrijk worden. Erger, als uw project op de een of andere manier verandert, zou uw RACI-diagram onmiddellijk verouderd worden. Dat kan het moeilijk voor u maken om realtime duidelijkheid te krijgen over waar elke taak zich in uw projectworkflow bevindt.

RACI-diagrammen zijn beperkt omdat ze in realtime niet kunnen aanpassen aan uw projectbehoeften. Om duidelijke verwachtingen tot stand te brengen en verwarring op het projectniveau te elimineren, heb je eenProject Management Tool .

Neem uw RACI-diagram naar het volgende niveau met projectbeheer

Met projectmanagementsoftware heeft elke taak een toestemming - dat is de verantwoordelijke. U kunt werk op het projectniveau zien, dus de verantwoordelijke en geïnformeerde hoeven niet te checken via e-mail of statusbijeenkomsten. En voor alle goedkeuringen die u nodig hebt van uw geraadpleegd, kunt u recensies en goedkeuringen op één plek volgen. Op die manier heeft je hele Raci-team een ​​centrale bron van waarheid voor al het werk dat gedaan wordt.

In plaats van uw RACI-diagram los van waar het werk gebeurt, maken projectmanagementhulpmiddelen het onderwerp, een toezoek en andere belangrijke informatie vast zoals de vervaldatum of het relatieve belang van de taak. Op die manier heeft je hele projectteam zichtbaarheid in wie het doet wat door wanneer - en je niet afhankelijk bent van een persoon om je RACI-diagram te beheren en bij te werken. Project Management Tools-update in realtime, zodat u precies kunt zien waar u zich in het goedkeuringsproces bevindt.

Volg wie het doet wat door wanneer

Duidelijke teamrollen en verantwoordelijkheden helpen u op tijd uw deliverables te raken. Het volgen van verschillende en complexe stakeholderverantwoordelijkheden in een RACI-diagram kunnen u helpen dat te doen - maar RACI-diagrammen zijn slechts het begin. Leer meer overwerkmanagement, en hoe uw team kan profiteren.