دليلك إلى مخططات Raci، مع أمثلة
هل يمكنك تحديد من يفعل بالضبط من فعل ما عنده عندما لكل مهمة أو علامة فارقة أو تسليم في مشروعك؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد تحتاج إلى مخطط Raci.
RACI هو اختصار لمساعدة فرق توضيح أدوار المشروع ومعرفة من هو الحزب المسؤول هو لأي مهمة معينة. سواء كنت قد لم تسمع أبدا من Raci قبل أو كنت تفكر في إنشاء مخطط RACI لمشروعك التالي، فإليك كل ما تحتاج إلى معرفته حول كيفية إنشاء هذه المخططات واستخدامها.
ما هو المخطط الريجي؟
هو مخطط RACI (يسمى أحيانا مصفوفة مهمة المسؤولية) هو وسيلة لتحديد أدوار ومسؤوليات فرق المشروع الخاصة بك لأي مهمة أو علامة فارقة أو مشروع التسليم وبعد باتباع اختصار Raci، يمكنك توضيح المسؤولية وتقليل الارتباك. Raci تقف ل:
مسؤول.هذا الشخص مسؤول مباشرة عن العمل. يجب أن يكون هناك دور واحد مسؤول واحد فقط لكل مهمة حتى تعرف من هو الذهاب إلى الأسئلة أو التحديثات. إذا كانت المهمة لديها أكثر من شخص مسؤول واحد، فيمكنك تفقد الوضوح وتسبب الارتباك. بدلا من ذلك، تهدف إلى إضافة متعاونين إضافيين لأن بعض الأدوار الراسانية الأخرى التي يمكن أن يكون لها أكثر من شخص واحد.
مسؤولة.الشخص المساءلة هو المسؤول عن الإشراف على إكمال المهمة الشاملة، على الرغم من أنهم قد لا يكونوا الشخص الذي يقوم بالفعل بالعمل. هناك طريقتان لتعيين دور مسؤولي. في بعض الأحيان، المساءلة هي مدير المشروع (أو حتى المسؤول، على الرغم من أن الشخص يأخذ على أدوار مختلفة أثناء سير عمل المهام). في هذه الحالات، المساءلة مسؤولة عن التأكد من القيام بها جميع الأعمال. في حالات أخرى، فإن المساءلة هو قائد كبير أو تنفيذي مسؤول عن الموافقة على العمل قبل اعتباره بالكامل. مثل الدور المسؤول، يجب أن يكون هناك مساءلة فقط.
استشارت.سيكون هذا الشخص أو الأشخاص الذين يجب عليهم مراجعة وتسجيل الدخول في العمل قبل تسليمها. قد يكون هناك أدوار مشتورة متعددة لكل مهمة،معلما المشروعأو تسليم.
اطلاع.هذا هو الشخص أو مجموعة الأشخاص الذين يديرون بتقدم واستكمال العمل. ربما لا يشاركون في أي جانب آخر من المقابل.
متى يجب أن أخلق مخططا رائعا؟
تعد الرسوم البيانية الراسانية طريقة مفيدة لتتبع دور كل صاحب مصلحة مهمة أو علامة فارقة أو تسليمها - خاصة إذا كنت تدير مشروعا معقدا مع العديد من صانعي القرار وخبراء الموضوعين. مع مخطط RACI، يمكنك منع سوء صنع القرارات وتجنب حواجز الطرق في عملية الموافقات التي يمكن أن تؤثر على نجاح المشروع العام.
هذه الرسوم البيانية، في حين تختلف عنبيرت المخططات، مفيدة بشكل خاص إذا كان أصحاب المصلحة قد يأخذون أدوارا مختلفة في جميع أنحاء المشروع. على سبيل المثال، يمكن أن يكون هناك أصحاب مصلحة مسؤولة عن تسليم واحد ولكن على علم آخر. مع مخطط RACI، يمكنك تحديد هذه التفاصيل بوضوح وتأكد من أن الجميع يعرف من المسؤول عن ما.
مثال على الرسم البياني الراساني
لبناء مخطط RACI، سرد كل مهمة أو علامة فارقة أو تسليم لمشروعك. ثم، حدد منظمة الصحة العالمية المسؤولة والمساءلة والاستشارة وأعضاء الفريق المستنيرون لكل منها.
دعنا نقول أنك تقوم بتحديث الصفحة الرئيسية على موقع الويب الخاص بك. أصحاب المصلحة في المشروع تتضمن:
مؤلف الإعلانات
مصمم
رئيس الموقع
مطور ويب
تريد إنشاء مخطط Raci لمدة خمس مهام وتندوات:
تحديث الصفحة الرئيسية CTAS.
تحديث قصة العملاء على الصفحة الرئيسية
تجديد تصميم الموقع
تحسين سرعة تحميل الصفحة الرئيسية
تحديث تصميم الصفحة الرئيسية
إليك ما يبدو عليه مخطط Raci:
تحديث الصفحة الرئيسية CTAS.
المسؤول: مؤلف الإعلانات
المساءلة: مطور الويب
استشارت: رئيس الموقع
أبلغ: مصمم
تحديث قصة العملاء على الصفحة الرئيسية
المسؤول: مؤلف الإعلانات
المساءلة: مطور الويب
استشارت: رئيس الموقع
أبلغ: مصمم
تجديد الفيديو على الصفحة الرئيسية
المسؤول: مصمم
المساءلة: مطور الويب
استشارت: رئيس الموقع
أبلغ: مؤلف الإعلانات
تحسين سرعة تحميل الصفحة الرئيسية
المسؤول: مطور الويب
المساءلة: مطور الويب
استشارت: رئيس الموقع
أبلغ: مؤلف التصوير و أمبير؛ مصمم
تحديث تصميم الصفحة الرئيسية
المسؤول: مصمم
المساءلة: مطور الويب
استشارت: رئيس الموقع
أبلغ: مؤلف الإعلانات
إيجابيات وسلبيات المخططات الرؤية
في نهاية المطاف، السؤال هو: هل يجب عليك إنشاء مخطط Raci؟ في حين أن الرسوم البيانية الراسانية هي أداة مفيدة لتحديد مسؤوليات المشروع، فيمكنها الحصول على مرهقة صغيرة على مدى دورة حياة المشروع. فيما يلي إيجابيات وسلبيات إنشاء مخطط RACI لعمل فريقك:
فوائد المخططات الرؤية
مشروع واضحالادوار والمسؤولياتيمكن أن تساعد فريقك على التحرك بسرعة وتقليل الارتباك حول من يعمل على ما. مع وجود مخطط Raci، يمكنك التأكد من أنك لا تملك عضوان فريقان يعملان على نفس الشيء. نتيجة لذلك، سيكون لديك وقت أسهلالتعاونمع فريقك.
مخططات Raci هي أيضا مفيدة بشكل خاص عند تقسيم عملية صنع القرار بين المهام. قد يكون هناك سيناريوهات حيث تكون المستنيرة في مهمة أو علامة فارقة هي المسؤول أو التشاور معها على آخر - من أجل تحديد ذلك بوضوح، فمن المفيد تتبع هذا العمل في مخطط RACI.
مخطط الرايون المخططات (وكيفية تجنبها)
تركز نماذج RACI على الحبيبية، بدلا من التقاط العمل على مستوى المشروع. قد تعرف من الذي تم التشاور معه في مهمة معينة - وهو مفيد - لكن معرفة ذلك لا يساعدك على فهم مدى تفاعل أصحاب المصلحة المختلفة مع عمل المشروع الأوسع.
بالإضافة إلى ذلك، إذا حاولت كتابة كل مهمة ولكل دور، فإن مخطط Raci الخاص بك يمكن أن يصبح ضخما. والأسوأ من ذلك، إذا تغير مشروعك بطريقة ما، فإن مخطط Raci الخاص بك سيكون قديما على الفور. يمكن أن يجعل من الصعب عليك الحصول على وضوح في الوقت الفعلي حول حيث كل مهمة في سير عمل المشروع الخاص بك.
مخططات Raci محدودة لأنها غير قادرة على التكيف مع احتياجات مشروعك في الوقت الفعلي. من أجل إقامة توقعات واضحة والقضاء على الارتباك على مستوى المشروع، فأنت بحاجة إلى أداة إدارة المشاريع وبعد
خذ الرسم البياني الخاص بك RACI إلى المستوى التالي مع إدارة المشاريع
مع برامج إدارة المشروع، تتمتع كل مهمة بمهمة - هذا هو المسؤول. يمكنك رؤية العمل على مستوى المشروع، وبالتالي فإن المساءلة والمسؤولية لا تضطر إلى تسجيل الوصول عبر البريد الإلكتروني أو اجتماعات الحالة. ولأي موافقات تحتاجها من استشارتك، يمكنك تتبع المراجعات والموافقات في مكان واحد. بهذه الطريقة، لدى فريق RACI الخاص بك بأكمله مصدرا أساسيا للحقيقة لجميع الأعمال التي يجري القيام بها.
بدلا من وجود مخطط Raci الخاص بك منفصل عن المكان الذي يحدث فيه العمل، فإن أدوات إدارة المشاريع تقوم بالتقاط الموضوع والمحال إليه وغيرها من المعلومات المهمة مثل تاريخ استحقاق المهام أو الأهمية النسبية. بهذه الطريقة، يحتوي فريق المشروع بأكمله على رؤية في من يفعل ما عنده عندما لا تعتمد على شخص واحد لإدارة وتحديث مخطط RACI الخاص بك. تحديث أدوات إدارة المشاريع في الوقت الفعلي، حتى تتمكن من الرؤية بالضبط أين أنت في عملية الموافقة.
تتبع من يفعل ماذا عندما
أدوار ومسؤوليات فريق واضحة تساعدك على ضرب النواتج الخاصة بك في الوقت المحدد. تتبع مسؤوليات أصحاب المصلحة المختلفة والمعقدة في مخطط Raci يمكن أن تساعدك على القيام بذلك - ولكن المخططات الرؤية هي مجرد بداية. تعلم المزيد عن إدارة العمل وكيف يمكن أن يستفيد فريقك.
