10 frases que você nunca pode dizer quando delegar uma tarefa

Aqui estão 10 frases que os membros da equipe nunca devem ouvir de você:

1. "Eu sei que você ainda não terminou essa seção, mas isso precisa ser feito agora mesmo!"

Boa delegação é sobre definir prioridades. Embora as emergências acontecem, tendo "emergências" a cada dois dias não ajudam a produtividade. Vai impedir a produtividade. Tudo o que multi-tasking e mudar apenas não é bom para a moral da equipe.

Uma abordagem melhor é pensar sobre os objetivos, prioridades e prazos desde o início e garantir que sua equipe os entenda, para que as pessoas não apareçam aleatoriamente suas outras tarefas, a fim de atender a um prazo com um determinadotarefa .

Tente isso em vez disso:"Tivemos que alterar ocronograma do projeto, e esta tarefa deve ser a próxima na fila quando tiver terminado sua tarefa atual. "

2. "Eu sei que você nunca fez nada assim antes, mas tenho certeza que você pode lidar com isso."

Não há nada para aumentar o nível de estresse de um membro da equipe, como ouvir essa frase. Todo mundo quer a chance de melhorar suas habilidades, mas é realmente justo colocar alguém nessa posição sem preparação ou treinamento adequado? Não realmente, e seuprojetoNão será executado eficientemente dessa maneira.

Tente sempre delegar tarefas de uma área para as mesmas pessoas, para que possam aperfeiçoar suas habilidades, e também deixe que aprendam com uma pessoa diferente, se necessário. Caso contrário, esteja pronto para dedicar parte do seu tempo para informá-los se você quiser receber resultados dignos.

Tente isso em vez disso:"Eu organizei para você trabalhar com um colega para que você possa aprender essa habilidade; no futuro, você poderá lidar com isso sozinho."

3. "Bem, esta é realmente uma tarefa super fácil de fazer; alguém pode fazer isso".

Normalmente dizendo que isso significa que o cessionário se sentir menos nervoso com a tarefa pela frente. Isso é louvável, mas muitas vezes tem um efeito colateral não intencional. As pessoas podiam pensar que você está realmente dizendo que eles não têm as habilidades certas para lidar com algo realmente complexo e desafiador - e essa não é a mensagem que você deseja enviar.

Há duas coisas para ter em mente: nunca minimize a importância da tarefa que você está delegando e não duvide das habilidades do cessionário. Alguém que se sente apreciado e confiável para fazer algo importante vai intensificar e fazer um trabalho melhor.

Tente isso em vez disso:"Esta tarefa é importante para o projeto; é por isso que estou confiando em você para fazer isso".

4. "Apenas venha com alguma coisa, e veremos se isso se encaixa".

A questão com essa frase é falta de clareza, e todos sabemos como isso acaba. Se você não tem uma ideia sobre o resultado desejado, então como o cessionário pode entregá-lo? Muito provavelmente, você desperdiçará muito tempo ultrapassar as opções que ele propõe, com base em seu ponto de vista e habilidades, e é possível que nenhum deles se encaixe.

Uma melhor abordagem é montar uma lista de critérios para possíveis soluções e pedir ao cessionário para criar opções diferentes, para que você possa selecionar a melhor abordagem.

Tente isso em vez disso:"Eu gostaria que você criasse uma solução. Aqui estão os critérios para usar para avaliar as possibilidades."

5. "Não é assim que eu teria feito isso."

Um "meu caminho ou a rodovia" se leva diretamente à microganagem e desencoraja os outros de assumir responsabilidade por tarefas e realizações - e esse é o ponto de delegação. Ok, então você teria tomado outra rota, mas desde que a solução funcione, importa se o seu colega fez as coisas de maneira diferente? No final, o projeto se beneficia porque agora você tem duas abordagens viáveis ​​para um problema.

Tente isso em vez disso:"Eu não tinha pensado em enfrentar a tarefa dessa maneira, mas bem feito para chegar a uma grande solução!"

6. "Eu estou indo em uma viagem de negócios por uma semana. Naquela época, as coisas precisam ser feitas."

Todos nós temos que fazer viagens de negócios, mas desaparecer antes de um projeto é devido a completar não é ideal, especialmente se você ficar fora de contato por parte do período. Quando o tempo de crunch está se aproximando, é exatamente quando os membros da equipe precisam fazer perguntas e esclarecer as coisas - e você precisa estar disponível.

A única exceção a esta regra é se você ainda pode ficar no circuito com razão, rastreando seu progresso e orientá-los, se necessário, com a ajuda de uma ferramenta on-line.

Tente isso em vez disso:"Eu estou indo em uma viagem de negócios, mas vou verificar em nosso espaço de trabalho[em Gerenciador de tarefas UDN. Software de gerenciamento de projetos ]diariamente para responder a alguma dúvida. "

7. "Você deveria ter me mostrado antes do prazo ..."

Já teve um projeto entregue e descobriu que não era o que você esperava? É aí que a frase acima entra, mas o uso geralmente significa uma falha para configurar o projeto corretamente.

Seus objetivos podem ser cristalinos, mas a única maneira de saber se você está no caminho certo para encontrá-los é configurar marcos e pontos de verificação com o cessionário, então você não está desapontado com a data de entrega do projeto. Faça isso, e você pode se livrar de problemas antes de se tornarem grandes problemas.

Tente isso em vez disso:"O projeto está no caminho certo? Devemos ter uma reunião para ver onde estamos antes do prazo final".

8. "Você deveria ter me perguntado primeiro antes de tomar uma decisão tão importante!"

Delegação é tudo sobre permitir que outras pessoas façam algumas das decisões. Mas se as pessoas envolvidas não conheçam suas responsabilidades, a autoridade e a cadeia de comando, você pode obter algumas surpresas que você não gostará. Deve ficar claro que decisões o cessionário podem assumir o seu próprio, simplesmente relatar os resultados para você, e quais exigem sua permissão.

Tente isso em vez disso:"Aqui está um esboço da equipe e responsabilidades do projeto para que você saiba quais decisões você pode fazer."

9. "Eu pedi ao seu colega para lidar com a tarefa também."

Delegar a mesma tarefa para mais de uma pessoa é um erro clássico. Algumas pessoas pensam nisso como uma maneira de inspirar a concorrência saudável, mas geralmente tem o efeito oposto. Em vez disso, os colegas ficam obcecados em ser o único a ganhar reconhecimento por obter o projeto certo. Isso significa que eles não compartilham informações, e eles não colaboram de forma eficaz - e isso pode ferir o projeto geral.

Outro resultado possível é quando as pessoas começam a mudar sua responsabilidade entre si, para que ninguém se sente responsável pelo resultado por mais tempo. De qualquer maneira, não é o que você quer obter, certo?

Tente isso em vez disso:"Eu quero que você trabalhe com um colega sobre isso, mas cada um tem a responsabilidade por uma parte diferente do projeto".

10. "Isso não é exatamente o que é suposto ser, mas ok, vou finalizar isso sozinho."

Finalmente, boa delegação é sobre clara responsabilidade e conhecer as entregas. Se alguém é suposto entregar certas coisas em certos momentos, e o projeto está no horário, então não há razão para aceitar os pobresqualidaderesultado.

Aceite apenas o trabalho completamente feito, e seus funcionários saberão o padrão que precisam para alcançar. Afinal, se você tiver que finalizar, qual foi o ponto de delegação de qualquer maneira?

Tente isso em vez disso:"Isso não é exatamente certo; devemos ter uma reunião sobre como você pode consertá-lo?"

Você tem alguma frase para adicionar a esta "lista negra de delegação"?