10 cụm từ mà bạn không bao giờ có thể nói khi bạn ủy thác một nhiệm vụ

Dưới đây là 10 cụm từ mà các thành viên trong nhóm không bao giờ nên nghe từ bạn:

1. "Tôi biết bạn chưa hoàn thành phần đó, nhưng điều này cần phải được thực hiện ngay bây giờ!"

Đoàn tốt là về việc ưu tiên thiết lập. Trong khi các trường hợp khẩn cấp xảy ra, có "trường hợp khẩn cấp" mỗi vài ngày sẽ không giúp năng suất. Nó sẽ cản trở năng suất. Tất cả những gì đa tác vụ và chuyển đổi xung quanh chỉ không tốt cho tinh thần đồng đội.

Một cách tiếp cận tốt hơn là suy nghĩ về các mục tiêu, ưu tiên và thời hạn ngay từ đầu và đảm bảo nhóm của bạn hiểu họ, để mọi người sẽ không ký kết ngẫu nhiên các nhiệm vụ khác của họ để đáp ứng một thời hạn đặc biệtbài tập .

Hãy thử điều này thay vào đó:Chúng tôi đã phải sửa đổiLịch trình dự ánvà nhiệm vụ này phải là lần tiếp theo khi bạn hoàn thành nhiệm vụ hiện tại của mình.

2. "Tôi biết bạn chưa bao giờ làm bất cứ điều gì như thế này trước đây, nhưng tôi chắc chắn bạn có thể xử lý nó."

Không có gì để nâng cao mức độ căng thẳng của một thành viên trong nhóm như nghe cụm từ này. Mọi người đều muốn cơ hội cải thiện kỹ năng của họ, nhưng có thực sự công bằng khi đặt ai đó vào vị trí đó mà không chuẩn bị hoặc đào tạo đầy đủ? Không thực sự, và của bạndự ánSẽ không chạy một cách hiệu quả như vậy.

Cố gắng luôn luôn ủy thác các nhiệm vụ từ một khu vực đến cùng một người, để họ có thể hoàn thiện kỹ năng của họ, và cũng cho phép họ học hỏi từ một người khác, nếu cần thiết. Nếu không, hãy sẵn sàng dành một số thời gian của bạn để giải phóng chúng nếu bạn muốn nhận được kết quả xứng đáng.

Hãy thử điều này thay vào đó:"Tôi đã sắp xếp để bạn làm việc với một đồng nghiệp để bạn có thể học kỹ năng này; trong tương lai bạn sẽ có thể tự mình xử lý nó."

3. "Chà, đây thực sự là một nhiệm vụ siêu dễ làm; bất cứ ai cũng có thể làm được."

Thông thường nói rằng điều này có nghĩa là để làm cho người được chuyển nhượng cảm thấy ít lo lắng về nhiệm vụ phía trước. Điều đó đáng khen ngợi, nhưng nó thường có tác dụng phụ ngoài ý muốn. Mọi người có thể nghĩ rằng bạn thực sự nói rằng họ không có kỹ năng phù hợp để xử lý một cái gì đó thực sự phức tạp và thách thức - và đó không phải là thông điệp bạn muốn gửi cả.

Có hai điều cần lưu ý: Không bao giờ giảm thiểu tầm quan trọng của nhiệm vụ bạn đang ủy thác và đừng nghi ngờ các kỹ năng của người được chuyển nhượng. Một người cảm thấy đánh giá cao và đáng tin cậy để làm điều gì đó quan trọng sẽ bước lên và làm một công việc tốt hơn.

Hãy thử điều này thay vào đó:"Nhiệm vụ này rất quan trọng đối với dự án; đó là lý do tại sao tôi tin tưởng bạn làm điều đó."

4. "Chỉ cần đưa ra một cái gì đó, và chúng ta sẽ thấy nó có phù hợp không."

Vấn đề với cụm từ này là thiếu sự rõ ràng, và tất cả chúng ta đều biết làm thế nào mà kết thúc. Nếu bạn không có ý tưởng về kết quả bạn muốn, thì làm thế nào người được chuyển nhượng có thể cung cấp nó? Nhiều khả năng, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian để vượt qua các tùy chọn mà anh ta đề xuất, dựa trên quan điểm và kỹ năng của mình, và có thể không có ai trong số họ sẽ phù hợp.

Một cách tiếp cận tốt hơn được đưa vào một danh sách các tiêu chí cho các giải pháp có thể và yêu cầu người được chuyển nhượng đưa ra các tùy chọn khác nhau, vì vậy bạn có thể chọn cách tiếp cận tốt nhất.

Hãy thử điều này thay vào đó:"Tôi muốn bạn đưa ra một giải pháp. Dưới đây là các tiêu chí để sử dụng để đánh giá khả năng."

5. "Đó không phải là cách tôi sẽ làm nó."

Cách tiếp cận "theo cách của tôi hoặc đường cao tốc" dẫn bạn trực tiếp quản lý vi mô và ngăn cản người khác chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ và thành tích - và đó là toàn bộ quan điểm của phái đoàn. Ok, vì vậy bạn sẽ đã đi một tuyến đường khác, nhưng miễn là giải pháp hoạt động, có vấn đề gì nếu đồng nghiệp của bạn đã làm những việc khác nhau? Cuối cùng, dự án được hưởng lợi vì bây giờ bạn có hai cách tiếp cận khả thi đối với một vấn đề.

Hãy thử điều này thay vào đó:"Tôi đã không nghĩ đến việc giải quyết nhiệm vụ theo cách này, nhưng được thực hiện tốt để đưa ra một giải pháp tuyệt vời như vậy!"

6. "Tôi đang đi công tác trong một tuần. Vào thời điểm đó, mọi thứ cần phải được thực hiện."

Tất cả chúng ta đều phải thực hiện các chuyến đi kinh doanh, nhưng biến mất ngay trước khi một dự án là do hoàn thành là không lý tưởng, đặc biệt nếu bạn sẽ mất liên lạc cho một phần của giai đoạn. Khi thời gian khủng hoảng đang đến gần, đó chính xác là các thành viên trong nhóm cần đặt câu hỏi và làm rõ mọi thứ - và bạn cần phải có sẵn.

Ngoại lệ duy nhất đối với quy tắc này là nếu bạn vẫn có thể ở trong vòng lặp với người được chuyển nhượng, hãy theo dõi tiến trình của họ và hướng dẫn chúng nếu cần thiết với sự trợ giúp của một công cụ trực tuyến.

Hãy thử điều này thay vào đó:"Tôi đang đi công tác, nhưng tôi sẽ kiểm tra không gian làm việc của chúng tôi[vào Quản lý tác vụ UDN Phần mềm quản lý dự án ]hàng ngày để trả lời bất kỳ thắc mắc nào. "

7. "Bạn nên chỉ cho tôi nó trước thời hạn ..."

Bao giờ có một dự án được giao và thấy nó không phải là những gì bạn mong đợi? Đó là nơi cụm từ trên xuất hiện, nhưng sử dụng nó thường có nghĩa là không thành công để thiết lập dự án đúng cách.

Mục tiêu của bạn có thể là Crystal Clear, nhưng cách duy nhất để biết bạn đang theo dõi để đáp ứng chúng là thiết lập các cột mốc và điểm kiểm tra với người được chuyển nhượng, vì vậy bạn không thất vọng về ngày giao hàng dự án. Làm điều này, và bạn có thể thoát khỏi các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Hãy thử điều này thay vào đó:"Là dự án đang theo dõi? Chúng ta nên có một cuộc họp để xem chúng ta đang ở đâu trước thời hạn cuối cùng."

8. Bạn nên hỏi tôi trước khi đưa ra một quyết định quan trọng như vậy!

Đoàn là tất cả về việc cho phép những người khác thực hiện một số quyết định. Nhưng nếu những người liên quan, không biết trách nhiệm, quyền hạn và chuỗi lệnh của họ, bạn có thể nhận được một số bất ngờ mà bạn sẽ không thích. Cần phải rõ những quyết định mà người được chuyển nhượng có thể tự nhận, chỉ cần báo cáo kết quả cho bạn và những gì yêu cầu sự cho phép của bạn.

Hãy thử điều này thay vào đó:"Đây là một phác thảo của nhóm dự án và trách nhiệm để bạn biết những quyết định nào bạn có thể thực hiện."

9. "Tôi cũng đã yêu cầu đồng nghiệp của mình xử lý nhiệm vụ."

Đo lường cùng một nhiệm vụ với nhiều người là một sai lầm cổ điển. Một số người nghĩ về điều này như một cách truyền cảm hứng cho sự cạnh tranh lành mạnh, nhưng nó thường có tác dụng ngược lại. Thay vào đó, các đồng nghiệp bị ám ảnh bởi việc trở thành một người để giành được sự công nhận để có được dự án ngay. Điều đó có nghĩa là họ không chia sẻ thông tin, và họ không hợp tác một cách hiệu quả - và điều đó có thể làm tổn thương dự án tổng thể.

Một kết quả khác có thể là khi mọi người bắt đầu chuyển trách nhiệm của họ đối với nhau, để không ai cảm thấy chịu trách nhiệm cho kết quả nữa. Dù bằng cách nào, đó không phải là những gì bạn muốn có được, phải không?

Hãy thử điều này thay vào đó:"Tôi muốn bạn làm việc với một đồng nghiệp về điều này, nhưng mỗi bạn đều có trách nhiệm đối với một phần khác của dự án."

10. "Đây không phải là chính xác những gì nó được cho là, nhưng OK, tôi sẽ tự mình hoàn tất nó."

Cuối cùng, phái đoàn tốt là về trách nhiệm rõ ràng và biết các sản phẩm cung cấp. Nếu ai đó được cho là cung cấp một số thứ nhất định vào một số thời điểm nhất định, và dự án đã theo lịch trình, thì không có lý do gì để chấp nhận người nghèophẩm chấtkết quả.

Chỉ chấp nhận làm việc kỹ lưỡng, và nhân viên của bạn sẽ biết tiêu chuẩn mà họ cần để đạt được. Rốt cuộc, nếu bạn phải hoàn thành nó, thì điểm của phái đoàn là gì?

Hãy thử điều này thay vào đó:"Điều này không chính xác đúng; chúng ta sẽ có một cuộc họp về cách bạn có thể sửa nó?"

Bạn có bất kỳ cụm từ nào để thêm vào "Danh sách Đỏ Đoàn" này?