10 عبارات لا يمكنك أن تقولها أبدا عند تفويض مهمة

فيما يلي 10 عبارات يجب ألا تسمعها أعضاء الفريق منك أبدا:

1. "أعرف أنك لم تنته هذا القسم حتى الآن، ولكن هذا يجب القيام به الآن!"

وفد جيد يدور حول تحديد الأولويات. في حين أن حالات الطوارئ تحدث، فإن وجود "حالات الطوارئ" كل يومين لن يساعد الإنتاجية. سوف تعيق الإنتاجية. كل تلك المهام المتعددة والتبديل حولها فقط ليست جيدة لمعنويات الفريق.

نهج أفضل هو التفكير في الأهداف والأولويات والمواعيد النهائية من البداية والتأكد من أن فريقك يفهمهم، بحيث لن يضطر الناس بشكل عشوائي مهمتهم الأخرى من أجل تلبية موعد نهائي معينمهمةوبعد

جرب هذا بدلا من ذلك:"لقد اضطررنا إلى تعديلالجدول الزمنى للمشروع، يجب أن تكون هذه المهمة موجودة في الصف التالي عند الانتهاء من مهمتك الحالية. "

2. "أعلم أنك لم تفعل أي شيء مثل هذا من قبل، لكنني متأكد من أنه يمكنك التعامل معها."

لا يوجد شيء لرفع مستوى ضغط عضو الفريق مثل سماع هذه العبارة. الجميع يريد فرصة تحسين مهاراتهم، ولكن هل من العدل حقا وضع شخص ما في هذا الموقف دون إعداد أو تدريب مناسب؟ ليس حقا، و المشروع لن يتم تشغيله بكفاءة بهذه الطريقة، سواء.

حاول دائما تفويض المهام من منطقة واحدة إلى نفس الأشخاص، حتى يتمكنوا من إكمال مهاراتهم، وكذلك السماح لهم بالتعلم من شخص مختلف، إذا لزم الأمر. خلاف ذلك، كن مستعدا لتخصيص بعض وقتك لإطلاعها إذا كنت ترغب في الحصول على نتائج جديرة.

جرب هذا بدلا من ذلك:"لقد رتبت من أجلك أن تعمل مع زميل حتى تتمكن من تعلم هذه المهارة؛ في المستقبل ستتمكن من التعامل معها بمفردك."

3. "حسنا، هذا هو في الواقع مهمة سهلة للغاية للقيام بها؛ يمكن لأي شخص القيام بذلك".

عادة ما أقول هذا هو المقصود أن يجعل المحالى يشعر بالتوتر أقل من المهمة المقبلة. هذا أمر جدير بالثناء، لكنه غالبا ما يكون له تأثير جانبي غير مقصود. يمكن أن يعتقد الناس أنك تقول حقا أنهم ليس لديهم المهارات المناسبة للتعامل مع شيء معقد حقا وتحديا - وهذا ليس الرسالة التي تريد إرسالها على الإطلاق.

هناك شيئان في الاعتبار: لا يقلل أبدا من أهمية المهمة التي تفويضها، ولا تشك في مهارات المحال إليه. شخص يشعر بالتقدير والموثوق به لفعل شيء مهم سوف يصعد ويفعل وظيفة أفضل.

جرب هذا بدلا من ذلك:"هذه المهمة مهمة للمشروع؛ لهذا السبب أنا أثق بك للقيام بذلك."

4. "فقط يأتي بشيء ما، وسنرى ما إذا كان يناسب".

القضية مع هذه العبارة هي عدم وضوح، ونحن جميعا نعرف كيف ينتهي الأمر. إذا لم يكن لديك فكرة عن النتيجة التي تريدها، فماذا يمكن أن يسلمه المحال إليه؟ على الأرجح، سوف تضيع الكثير من الوقت في الخيارات التي يقترحها، بناء على وجهة نظره ومهاراته، ومن الممكن أن لا يلائم أي منهم.

يتم وضع نهج أفضل معا قائمة بالمعايير للحلول الممكنة واطلب من المحال إليه من التوصل إلى خيارات مختلفة، حتى تتمكن من تحديد أفضل طريقة.

جرب هذا بدلا من ذلك:"أود منك أن توصل إلى حل. إليك معايير الاستخدام لتقييم الاحتمالات".

5. "هذه ليست هي الطريقة التي كنت سأفعلها."

يقودك نهج "طريقي أو الطريق السريع" مباشرة إلى مجهري وتثاقم الآخرين من تحمل المسؤولية عن المهام والإنجازات - وهذا هو نقطة الوفود بأكملها. حسنا، لذلك كنت قد اتخذت طريقا آخر، ولكن طالما أن الحل يعمل، فهل يهم إذا فعل زميلك بشكل مختلف؟ في النهاية، فوائد المشروع لأن لديك الآن مناهضين قابلة للحياة لقضية.

جرب هذا بدلا من ذلك:"لم أفكر في معالجة المهمة بهذه الطريقة، ولكن أحسنت بشكل جيد للعودة إلى حل كبير!"

6. "أنا ذاهب في رحلة عمل لمدة أسبوع. بحلول ذلك الوقت، يجب القيام بالأشياء."

يتعين علينا جميعا أن نأخذ رحلات عمل تجارية، ولكنها تختفي مباشرة قبل أن يكون المشروع ضروريا ليس مثاليا، خاصة إذا كنت ستكون خارجا لجزء من الفترة. عندما يقترب وقت الأزمة، هذا بالضبط عندما يحتاج أعضاء الفريق إلى طرح الأسئلة وتوضيح الأشياء - وتحتاج إلى أن تكون متاحة.

الاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هو إذا كنت لا تزال تستطيع البقاء في الحلقة مع المحالين، وتتبع تقدمهم وتوجيههم إذا لزم الأمر بمساعدة أداة عبر الإنترنت.

جرب هذا بدلا من ذلك:"أنا ذاهب في رحلة عمل، لكنني سوف تحقق في مساحة عملنا[في UDN مدير المهام برنامج إدارة المشاريع ]يوميا للإجابة على أي استفسارات ".

7. "يجب أن تظهر لي ذلك قبل الموعد النهائي ..."

من أي وقت مضى تم تسليم مشروع ووجد أنه لم يكن ما توقعته؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه العبارة أعلاه، ولكن استخدامها عادة ما تعني فشل في إعداد المشروع بشكل صحيح.

قد تكون أهدافك واضحة بلورية، ولكن الطريقة الوحيدة لمعرفة ما إذا كنت في المسار الصحيح لمقابلتها هي إعداد معالم ونقاط تفتيش مع المحال إليه، لذلك لا تشعر بخيبة أمل في تاريخ تسليم المشروع. قم بذلك، ويمكنك التخلص من القضايا قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.

جرب هذا بدلا من ذلك:"هل المشروع على المسار الصحيح؟ يجب أن يكون لدينا اجتماع لمعرفة أين نحن قبل الموعد النهائي النهائي".

8. "يجب أن تسألني أولا قبل اتخاذ قرار مهم!"

والوفد هو كل شيء عن السماح للآخرين بإجراء بعض القرارات. ولكن إذا كان الأشخاص المعنيين لا يعرفون مسؤولياتهم وسلطتهم وسلسلة القيادة، فقد تحصل على بعض المفاجآت التي لن تحبها. يجب أن يكون واضحا ما القرارات التي يمكن للمحال فيها أن يأخذها من تلقاء نفسها، ببساطة الإبلاغ عن النتائج لك، والتي تتطلب منها إذنك.

جرب هذا بدلا من ذلك:"إليك الخطوط العريضة لفريق المشروع والمسؤوليات حتى تعرف ما هي القرارات التي يمكنك إجراءها".

9. "لقد طلبت من زميلك التعامل مع المهمة، كذلك".

تفويض نفس المهمة إلى أكثر من شخص هو خطأ كلاسيكي. يفكر بعض الناس في هذا الأمر كوسيلة لإلهام المنافسة الصحية، ولكن عادة ما يكون له تأثير معاكس. بدلا من ذلك، تصبح الزملاء مهووسين كونهم الشخص الذي يفوز بالاعتراف بالحصول على مشروع المشروع. وهذا يعني أنهم لا يشاركون في المعلومات، ولا يتعاونون بشكل فعال - وهذا يمكن أن يضر بالمشروع العام.

النتيجة المحتملة الأخرى هي عندما يبدأ الناس في تحويل مسؤوليتهم إلى بعضهم البعض، بحيث لا يشعر أحد المسؤولين عن النتيجة بعد الآن. في كلتا الحالتين، ليس ما تريد الحصول عليه، أليس كذلك؟

جرب هذا بدلا من ذلك:"أريدك أن تعمل مع زميل في هذا الأمر، لكن كل منها تتحمل مسؤولية جزء مختلف من المشروع".

10. "هذا ليس بالضبط ما يفترض أن يكون عليه، ولكن حسنا، سألقي اللمسات الأخيرة عليها بمفردي".

أخيرا، يعتبر وفد جيد مساءلة واضحة ومعرفة التسليمات. إذا كان من المفترض أن يقدم شخص ما أشياء معينة في أوقات معينة، فقد كان المشروع في الموعد المحدد، فلا يوجد سبب لقبول الفقراءجودةنتيجة.

تقبل فقط العمل بدقة، ويعرف موظفيك المعيار الذي يحتاجون إليه لتحقيقه. بعد كل شيء، إذا كان عليك وضع اللمسات الأخيرة عليه، فما هي نقطة الوفد على أي حال؟

جرب هذا بدلا من ذلك:"هذا ليس صحيحا تماما؛ يجب أن يكون لدينا اجتماع حول كيف يمكنك إصلاحه؟"

هل لديك أي عبارات لإضافتها إلى هذه القائمة السوداء "؟