نطاق العمل مقابل بيان العمل: ما الفرق؟
ملخص
في حين غالبا ما يختصر نطاق عمل العمل وبيان العمل كأزرار، فهي ليست هي نفس الشيء. نطاق العمل هو مجموعة فرعية من بيان وثيقة العمل التي تصف كيفية تحقيق أهداف المشروع. استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول الاختلافات بين هاتين المستندين وما يجب أن تشمله في كل منها.
في بعض الأحيان تحتاج إلى مساعدة خارجية في مشروع لأن احتياجات الموارد الخاصة بك تتجاوز قدراتك الداخلية. عند توظيف خارج المقاولين أو الوكالات أو البائعين، يمكن أن يساعد نطاق العمل أو بيان العمل في ضمان مشروع ناجح،التواصل الفعالوفي الوقت المناسب التسليم.
ولكن ما هو الفرق بالضبط بين نطاق العمل وبيان العمل وما يدخل هذه الوثائق؟ في هذه المقالة، سنشرح كيفية سرد هذه الوثيقتين بعيدا ولماذا هي أدوات إدارة مشاريع قيمة.
ملاحظة لا يهدف هذا إلى أن تكون نصيحة قانونية، ويجب عليك التشاور مع فريقك القانوني الداخلي الخاص بك لتحديد النهج الذي يعمل بشكل أفضل لوضعك.
نطاق العمل مقابل بيان العمل
في حين غالبا ما يختصر نطاق عمل العمل وبيان العمل كأزرار، فهي ليست هي نفس الشيء.
نطاق العمل هو أداة لتحديد وتبادل اعتبارات العمل الهامة وأهداف المشروع. اعتمادا على احتياجات مشروعك، قد تحتاج فقط إلى نطاق مستقل من العمل. إذا كان فريقك يعمل مع عميل أو وكالة خارجية، فقد تقرر بعد ذلك إنشاء بيان عمل. هذه وثيقة المواجهة الخارجية هي مخطط تفصيلي شامل لتنسيقات المشروع والمتطلبات والأهداف والجدول الزمني والتكاليف، ويوفر فريق المشروع وأصحاب المصلحة مع سرد مفصل لما يجب القيام به لإكمال المشروع بنجاح لاستكمال المشروع بنجاح.
دعونا نلقي نظرة أكثر عمقا على كلا الوثيقتين، بدءا من نطاق العمل.
ما هو نطاق العمل؟
نطاق العمل هو دليل لمساعدة فريقك على فهم ما يفعله المشروع ولا يغطي. يناقش نطاق العمل عادة احتياجات المشروع ويوضح كيف سيتم تلبية أهداف المشروع. عادة ما توضح هذه الوثيقة العمل الذي ستقوم به أثناء المشروع ويشمل تفاصيل على التسليمات والجدول الزمني والمعالم والمعالم والتقارير.
يمكن أن يقف نطاق العمل بمفرده إذا كان مشروعك لا يتطلب بيان عمل. اعمل مع فريقك القانوني الداخلي لتقرير ما إذا كنت بحاجة إلى توسيع نطاق عملك في بيان عمل.
متى يمكن أن يكون نطاق العمل مفيدا؟
نطاق العمل هو أساس مشروع مخطط للغاية ويمكن أن يساعده بسلاسة. يمكن أن تساعد هذه الوثيقة فريقك وأصحاب المصلحة في المشروع يتفقون على متطلبات المشروع وتحديد المخاطر المحتملة التي يمكن أن تمنع الانتهاء الناجح وفي الوقت المناسب.
على سبيل المثال، أثناء صياغة نطاق العمل، قد يلاحظ فريقك أن التسليم المجدول لهذه النزاعات ذات مهمة منفصلة مستمرة. يمكنك بعد ذلك إجراء تغييرات على الجدول الزمني وضبط نطاق العمل وفقا لذلك.
يمكن أن يساعد نطاق العمل في محاذاة فريقك في نواتج المشروع للمساعدة في ضرب المواعيد النهائية، أو تجنب تراكم، أو نفقات إضافية.
ما هو بيان العمل (زرع)؟
يعد بيان وثيقة العمل اتفاقية عمل بين طرفين مفيد لمحاذاة أهداف المشروع. زرع يبني على نطاق عملك. عادة ما يتم صياغة هذه الوثيقة في بداية المشروع ويمكن أن تحدد كل شيء من أهداف المشروع إلى مهام مفصلة وتكلفة المشروع والجدول الزمني والمزيد.
غالبا ما تستخدم في المشاريع الخارجية وتكون بمثابة عقد بين مؤسستك والعميل أو المشتري أو الوكالة أو المقاول الذي توظفته. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى وضع بيان عمل عند التعاون مع وكالة تصميم خارجية لمشروع أو عند العمل مع مقاول على مشروع بناء واسع النطاق.
تتم كتابة بعض أكثر بيانات وثائق العمل الأكثر تعقيدا للعقود الحكومية وهي جزءية عادة من RFP (طلب الاقتراح) أو RFQ (طلب الاقتباس).
يمكنك أيضا استخدام بيان عمل للمشاريع الداخلية عندما تتعاون قسمان مختلفان.
تتلقى الأطراف التالية بشكل عام زرع:
مدير المشروع أو الرصاص
المقاولين والمتعاونين
الجميع يشارك في العقد
تحقق مع فريقك القانوني الداخلي لاتخاذ قرار إذا كان بإمكان المشروع الاستفادة من بيان العمل.
متى يمكن أن يكون بيان العمل مفيدا؟
يمكن ل Sow مكتوبا جيدا جنبا إلى جنب مع أداة فعالة لإدارة المشاريع لإعدادها لمشروع ناجح. يساعد هذا المستند فريقك والحفل الذي استأجرته إدارة وتوقعات المستندات. إنه وصف سردي للمشروع الذي يمكن أن يساعد في تجنب النزاعات وسوء الفهم.
في نهاية المشروع، ستنعكس النتائج مرة أخرى في هذه الوثيقة للتحقق من أن الأداء النهائي قد التقى الزرع. اعتمادا على عقدك ونصيحة الفريق القانوني الخاص بك، يمكن أن يكون لهذا تأثير إضافي، مثل ما إذا كانت مؤسستك ستدفع بالكامل، أو احصل على مكافآت، أو تعاني من عقوبات.
كيفية كتابة نطاق العمل
يساعدك نطاق العمل الجيد على تحديد اعتبارات العمل الهامة وتبادل أهداف المشروع والتفاصيل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
كثير من الناس يبقون في الاعتبار عند الاقتراب من نطاق العمل:
كن دقيقا.استخدم لغة دقيقة وواضحة بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة حول متطلبات المشروع والنتائج المتوقعة. سرد التسليمات القابلة للقياس، ومعالم المعالم، والمهام قد تساعدك على تجنب الارتباك في وقت لاحق.
استخدام الصور.صور مثل هيكل انهيار العمل جعل المعلومات أسرع وأسرع للهضم للجميع المعنيين. كما أنها تسمح لك وفريقك باكتشاف مخاطر مثل الاختناقات التي يمكن أن تضع الانتهاء الناجح في الوقت المناسب من مشروعك على الخط.
التعاون مع أصحاب المصلحة.لقد ذكرنا بالفعل أنه يجب عليك طلب المشورة من فريقك القانوني خلال هذه العملية. بالنسبة لهذه المهمة المحددة، يمكن التعاون مع أصحاب المصلحة توفير الوقت في المدى الطويل. وبهذه الطريقة، يمكنك استئصال سوء الفهم في المستقبل في برعم من خلال الحصول على جميع المشاركين من البداية.
لا اثنينخطط إدارة النطاقتبدو متشابهه. ما يجب أن تدرج وكيف ينبغي أن يبدو هذا القسم في العمق مختلفا تماما عن كل صناعة ومشروع. عندما تكون في شك، تحقق من فريقك القانوني الداخلي للإرشاد.
الإجراءات التالية تعوض عموما نطاق العمل:
الإنجازات
يغطي هذا القسم في نطاق العمل المنتج أو الخدمة التي سيقدمها المشروع. هذا هو المكان الذي سيأتي فيه هيكل انهيار العمل في متناول يدي.
الجدول الزمني
تشمل الجدول الزمني أومخطط جانتهذا يصف بالضبط المراحل الرئيسية لمشروعك. هذا القسم بمثابة المرئيخريطة طريق المشروعقيادة فريقك والجميع المشاركين في المشروع من البداية إلى النهاية.
معالم
على غرار نطاق العمل، تساعدك المعالم في تفكيك مشروعك في قطع أكثر هضمية. اكتب جميع المعالم السياحية لمشروعك لجعل التقدم المراقبة والالتزام بالجدول الزمني الخاص بك مهمة أسهل.
الإبلاغ
يتضمن نطاق العمل عادة أيضا أي تقارير ستولد طوال المشروع. سواء كان ذلكتقرير حالةللعميل، تقرير مرحلي كنت يستفسر عنه من البائع، أو التقرير المالي لتحليل الفرق بين الميزانيات والأداء، يشمل تفاصيل حول كل هذه الوثائق، التي ستخلقها، وعندما يكون من المقرر أن تكون تم التوصيل.
ستكون هذه التقارير وسيلة اتصال عبر المشروع وتزويد جميع الأطراف المعنية بالبيانات والمعلومات التي يحتاجون إليها للبقاء على نحو أداء المشروع.
قد يتضمن بعض نطاق مستندات العمل مسرد المصطلحات، نظرة عامة على المختصرات والاختصارات، أو أقسام أخرى تصف التفاصيل المرتبطة بالإنهاء الناجح للمشروع.
كيفية كتابة بيان العمل
يمكنك الاستفادة من نطاق عملك في بيان العمل لتحسين المساءلة مع الشركاء الخارجيين. يمكن أن يحاكي بيان شامل ومفصل ودقيق للعمل الفرق في جميع تفاصيل المشروع.
إذا كان بيان العمل غير واضح، فقد يؤدي ذلك إلى الارتباك بين الطرفين المعنيين. لهذا السبب هو مفتاح الحصول على جميع المهام والتفاصيل المحددة بوضوح.
فيما يلي بعض الاستراتيجيات التي يجب مراعاتها عند إعداد بيان عمل:
كسر المشروع إلى مراحل.يمكن أن تبدو قائمة طويلة من المهام بسهولة ساحقة. من خلال كسر المشروع إلى مراحل فردية، يمكنك تناول بعض الضغط من فريقك وأصحاب المصلحة.
اكتب جمل قصيرة وواضحة.سيتم كتابة جمل قصيرة وواضحة تقليل مساحة لتفسير التفسير. إذا كنت تخطط لاستخدام المختصرات أو الاختصارات، فضم مسرد ما يفهم الجميع ما يقفون إليه.
اشرح الغرض من المشروع.أهداف المشروع وتساعد أصحاب المصلحة في المشروع في فهم سبب هذا المشروع.
تحديد هدف المشروع وكيفية الوصول إليها.الهدف المحدد بوضوح سوف يساعدك على البقاء على المسار الصحيح. سيساعدك ذلك أيضا في تجنب سوء التفسير المحتمل للهدف النهائي والخطوات نحو تحقيق ذلك.
تحديد معالم المشروع والنجاح معا.بما في ذلك أصحاب المصلحة وفريقك في عملية الكتابة يمكن أن يخلق أساسا للتعاون السلس والناجح.
ضبط حدود واضحة وبسيطة وقابلة للقياس.يمكن أن يساعدك تحديد حدود المشروع، مثل نطاق المشروع والأهداف والمراحل الرئيسية، في تجنب النزاعات أسفل الخط. تشمل حدود قابلة للقياس الكمي لذلك لا يوجد مجال لسوء التفسير.
قم دائما بتشغيل زرعك من قبل فريقك القانوني.هذا يضمن إعدام كل ما ذكر أعلاه بشكل جيد وبشكل جيد. يمكن لطرف ثالث، مثل فريقك القانوني الداخلي، أن يكشف عن أقسام محفوفة بالمخاطر ومساعدتك وينشأ فريقك وفقا لذلك.
تثقيف فريقك والتحقق بانتظام.بمجرد الانتهاء من بيان العمل وتوقيعه، تأكد من تعليم فريقك وجميع أصحاب المصلحة على التفاصيل والبقاء حتى الآن طوال العملية. يتيح لك ذلك مراقبة ما إذا كان الجميع يلتزمون بالتفاصيل المتفق عليها أم لا.
يمكن بيان عملك أن يغطي الجانب القانوني للأشياء ولكن أداة لإدارة المشاريع ستتيح لك تتبع العمليات والعروض في جميع أنحاء المشروع. بمجرد اكتمال بيان العمل، نقل جميع المعلومات المهام المهمة والمواعيد النهائية في خطة المشروع للتواصل والتعاون مع فريقك وأصحاب المصلحة في الوقت الفعلي.
ما الذي يشكل زرع؟
بيان العمل يتكون عموما من 13 قسم. يغطي كل قسم جانب معين من المشروع ومعالجة أصحاب المصلحة المعنيين. اعتمادا على صناعتك ونطاق مشروعك، يمكن أن يكون بيان العمل أقسام أكثر أو أقل.
التشاور مع فريقك القانوني الداخلي عند صياغة بيان عمل للمحاذاة مع المعايير والمتطلبات الخاصة في مجالك أو تنظيمك أو عميلك أو مقاولك أو غيرها من أصحاب المصلحة.
على سبيل المثال، قد يتضمن بيان العمل الأقسام التالية:
1 المقدمة
في بداية بيان العمل، هناك عموما مقدمة موجزة، لذلك أي شخص يقرأ الوثيقة يعرف ما هو المشروع حول ومن المعني.
2. غرض المشروع
يحدد القسم الثاني سبب المشروع. هذا القسم هو عادة الخطوط العريضة للأهداف المشروعوالغرض من المشروع لإعطاء القارئ فهم أفضل لماذا هذا المشروع يهم.
3. نطاق العمل
من المحتمل أن يكون نطاق العمل هو الجزء الأكثر تفصيلا في بيان العمل. يغطي هذا القسم كيف تخطط لإنجاز أهداف المشروع.
4. موقع العمل
في القسم الرابع، ستحدد عادة موقع المشروع. على سبيل المثال، هل سيتم تعيين المشروع في بيئة عن بعد أو هل تحتاج إلى تلبية الموقع حتى يمكن لأعضاء فريقك إكمال المشروع؟
5. مهام مفصلة
بعد ذلك، سيقوم Sow بتكسر نطاق المشروع إلى مهام أصغر تحتاج إلى إكماله. يتضمن هذا القسم معلومات لمساعدة جميع الأطراف المعنية على فهم الخطوات المحددة التي يحتاجون إليها لاستكمال المشروع بنجاح. اعتمادا على نطاق العمل، قد يشمل هذا القسم هيكل انهيار العمل (WBS) لتصور المهام الفردية وجعل هذا القسم أسهل في هضم للقارئ.
6. معالم
بالإضافة إلى تضمين تفاصيل المهام، قد يتضمن بيان العمل قسم لتحديد أي معالم مشروع قابلة للقياس. يمكن لهذا القسم أن يساعد في تقسيم المشروع إلى مزيد من القطع الإدارات وأوضح أيضا جميع الأطراف تشمل الفرصة للوصول إلى أهدافها في الوقت المحدد.
7. النواتج
يسرد هذا القسم جميع النواتج المتوقعة، بما في ذلك تواريخ استحقاقها. عادة ما يشمل هذا القسم نواتج محددة وقابلة للقياس الكمي التي لا تترك أي غرفة لسوء التفسير.
8. الجدول الزمني
هنا، قد يشمل الجدول الزمني التواريخ المستحقة للتسليمات، وكمية الوقت الذي سيتم إنفاقه على كل مهمة، وأي ساعات قابلة للفوترة. يشمل هذا القسم عادة أيضا الجداول الزمنية ذات الصلة، بما في ذلك تاريخ البداية والنهاية لكل مهمة.
9. المعايير والاختبار
سيتم شرح أي معايير خاصة بالصناعة تنطبق على المشروع وإدراجها هنا. ستشير Sow إلى جميع مراحل الاختبار المطلوبة لإكمال المشروع بنجاح. يجب أن تتضمن كل مرحلة اختبار معلومات حول من يشارك في المشروع، والموارد والمعدات المطلوبة، وفي أي مرحلة ستعقد الاختبار.
10. تعريف النجاح
يتضمن هذا القسم معلومات تحدد بوضوح ما يرى أصحاب المصلحة مشروعا ناجحا. عادة ما يشارك أصحاب المصلحة في المشروع في صياغة هذا القسم من أجل ضمان توافق جميع الأطراف على ما هو الهدف للمشروع.
11. المتطلبات
في هذه المرحلة، يجوز لبيان العمل سرد أي متطلبات خاصة أو متطلبات عمل خاصة أو محددة. يمكن أن يشمل ذلك المعدات اللازمة للمشاريع أو الشهادات التي يتعين على فريقك اكتسابها أو التصاريح الأمنية التي يتعين على المقاولين المرور بها.
12. المدفوعات
يمكن أن يشمل هذا القسم أي تكاليف مرتبطة بالمشروع. عادة ما يتم سرد أي شيء من النفقات الخارجية التي تتراكم في مراحل المشروع بتكلفة العمل هنا هنا.
يمكن أيضا توضيح جدول الدفع وكيفية صنع المدفوعات في هذا القسم. يمكنك تحديد ما إذا كنت تخطط لسداد الأمام، بعد كل علامة فارقة، أو بعد التسليم الناجح. بشكل عام، يتم إعداد شروط الدفع إما عن طريق الجدول أو عن طريق علامة فارقة من التسليم. التنسيق مع فرقك القانونية والتمويل لتحديد أفضل ما هو أفضل وضعك المحدد.
13. غير ذلك
يجب إدراج أي شيء مناسب للمشروع الذي لم يتم إدراجه بعد في هذا القسم. سيختلف هذا بناء على الصناعة، ولكن يمكن أن يشمل دفع السفر أو المتطلبات أو المخاوف الأمنية أو البرامج أو القيود المفروضة على الأجهزة، ودعم ما بعد المشروع والاختبار.
تحقق مع الفريق القانوني الداخلي الخاص بك حتى يتمكنوا من مساعدتك في تغطية كل ما هو مناسب للمشروع في هذا القسم.
استخدام نطاق العمل لتجنب النطاق الزحف
سواء كنت تستخدم بيان عمل أو نطاق العمل لتحديد أهداف المشروع الخاصة بك، فإن هذه الوثائق ستكون حاسمة في الحفاظ على فريقك وأي أصحاب المصلحة المتورطين مسؤولين عن عملهم وأدائهم.
الالتزام بنطاق وثيقة العمل الخاصة بك كأفضل ما تستطيع لتجنبهالنطاق زحفوبعد سيضمن ذلك تسليم مشروعك في الوقت المحدد ويلبي توقعاتك.
إن محاذاة نطاق عملك مع برنامج إدارة المشروع سيبقي فريقك على المسار الصحيح ويساعدك على الوصول إلى أهدافك.
